27 de mesaje de întâmpinare în mesageria vocală pentru comunicarea de afaceri

Rapoartele arată că aproximativ 80 % dintre apelanții trimiși la Mesagerie vocală nu vor lăsa mesaje. Dar un mesaj de întâmpinare impresionant pentru Mesagerie vocală îi va încuraja să facă acest lucru, iar tot ce trebuie să faceți este să răspundeți.

Mesageria vocală este un instrument la îndemână care permite clienților să interacționeze cu dvs., chiar dacă nu vă pot contacta la momentul respectiv. Motivați-vă clienții să vă lase un mesaj prin crearea unor întâmpinări telefonice profesionale notabile pe care nimeni nu le va abandona.

Nu știți cum ar trebui să arate o felicitare profesională? Mai jos, veți găsi 27 de mesaje de întâmpinare realizate de experți pe care le puteți folosi pentru o varietate de ocazii. Continuați să citiți!

Principalele concluzii:

• Personalizați-vă mesajul de întâmpinare pentru a reflecta personalitatea mărcii dvs. și pentru a vă adresa audienței specifice, făcând ca fiecare apelant să se simtă valoros.
• Claritatea contează: Păstrați-vă mesajul clar și concis, asigurându-vă că apelanții știu exact ce informații să lase și la ce să se aștepte în continuare.
• Includeți informații esențiale: Precizați întotdeauna numele firmei dvs., motivul indisponibilității și o solicitare pentru detaliile apelantului.
• Direcționați apelanții în mod corespunzător: Oferiți modalități alternative pentru apelanți de a găsi informații sau de a obține asistență, cum ar fi vizitarea site-ului dvs. web.
• Acțiune promptă: Încurajați apelanții să lase un mesaj și asigurați-i că vor primi un răspuns în timp util, arătându-le respect pentru timpul și cererea lor.

Ce este un salut bun pentru Mesagerie vocală pentru afaceri?

Salutul ideal este actual, clar, precis și informativ. Ar trebui să includă numele firmei dvs. și o exprimare a regretului pentru că ați pierdut apelul. De asemenea, trebuie să invitați apelantul să plece:

• datele lor de contact
• motivul chemării lor
• orice alte detalii de care ați putea avea nevoie pentru a asigura o urmărire eficientă.

În plus, o bună întâmpinare pentru Mesagerie vocală de afaceri include adesea un interval de timp estimat pentru un apel de răspuns, stabilind așteptări realiste pentru apelant.

Este benefic să includeți metode de contact sau resurse alternative, cum ar fi direcționarea apelanților către site-ul dvs. web pentru răspunsuri imediate la întrebări comune. Această abordare demonstrează angajamentul întreprinderii dvs. față de serviciile pentru clienți și eficiență.

De ce sunt importante mesajele de întâmpinare ale mesageriei vocale?

Potrivit Nectafy, 88% dintre persoanele care caută o afacere locală vor suna sau vor vizita biroul în 24 de ore. Dar dacă firma dvs. nu are prea multe de oferit în afară de un semnal de ocupat, există șanse mari ca apelantul să închidă și să caute o altă companie.

Evident, nu puteți răspunde imediat la toate apelurile. Din acest motiv, trebuie să aveți pregătite mesaje profesionale de întâmpinare la telefonul pentru afaceri.

7 elemente cheie ale unei întâmpinări telefonice profesionale

O întâmpinare profesională la telefon este prima ocazie de a prezenta o imagine pozitivă și eficientă a dumneavoastră sau a afacerii dumneavoastră. Aceasta dă tonul interacțiunii și poate avea un impact semnificativ asupra percepției apelantului.

Mesajele vocale de întâmpinare au o structură de bază a ceea ce ar trebui să conțină. Urmarea acesteia poate fi baza dumneavoastră pentru a personaliza un mesaj perfect.

Iată componentele esențiale pe care trebuie să le includeți pentru un salut profesional eficient:

1. Creați o primire călduroasă

Salutul inițial trebuie să fie prietenos și cald, arătând apelantului că este apreciat.

Exemplu:„Bună ziua” sau„Bine [morning/afternoon/evening]”

2. Prezentați-vă

Prezentați-vă imediat și prezentați-vă compania sau departamentul. Acest lucru confirmă apelantului că a ajuns la locul potrivit și adaugă o notă personală.

Exemplu: „Ați sunat la CloudTalk, departamentul de vânzări. Numele meu este …”

3. Oferiți asistență

După introducere, exprimați-vă dorința de a ajuta. O întrebare simplă invită apelantul să își precizeze scopul și demonstrează disponibilitatea dumneavoastră de a ajuta.

Exemplu:„Cu ce vă pot ajuta astăzi?„

4. Oferiți îndrumări clare

Ghidați apelanții cu privire la ce trebuie să facă în continuare. Claritatea este esențială, fie că este vorba de navigarea într-un meniu telefonic sau de explorarea opțiunilor alternative de contact.

Exemplu: „Dacă sunați în legătură cu o comandă existentă, vă rugăm să apăsați 1. Dacă doriți ajutor pentru a plasa o comandă nouă, apăsați 2. ”

5. Menționați timpul de răspuns și oferiți un apel la acțiune

Este util pentru apelant să știe când se poate aștepta să fie contactat. Prin urmare, menționați un timp de răspuns preconizat. De asemenea, furnizați o invitație la acțiune, cum ar fi lăsarea unui mesaj sau o solicitare privind identitatea apelantului și motivul pentru care v-a contactat.

Exemplu: „Vă voirăspunde în 24 de ore”. / „Vă rugăm să lăsați un mesaj după semnal.Precizați-vănumele și scopul apelului dumneavoastră.„

6. Simplificați și concentrați-vă

Salutarea trebuie să fie clară și la obiect. Încercați să spuneți ce este necesar în 20-25 de secunde și evitați frazele prea complexe sau jargonul industrial care ar putea deruta apelantul.

7. Folosiți un ton profesional

Folosiți un ton profesional pe tot parcursul salutului. Aceasta înseamnă să fiți politicos, să folosiți un limbaj adecvat și să păstrați o atitudine pozitivă.

În funcție de situație, ați putea include și următoarele:

• O scuză pentru indisponibilitatea dumneavoastră și o scurtă explicație;
• Mulțumiți apelantului pentru că și-a făcut timp să lase mesajul;

SFAT PRO: Dacă aveți apelanți din diferite fusuri orare, asigurați-vă că includeți orele dvs. de lucru și fusul dvs. orar, astfel încât să comunicați precis și să stabiliți așteptările.

27 de scripturi profesionale de salut pentru mesagerie vocală de afaceri

Explorați colecția noastră de 27 de mesaje de întâmpinare profesionale pentru mesageria vocală de afaceri, fiecare fiind creat pentru a transmite eficiență, căldură și profesionalism. Aceste exemple garantează că se simt apreciați chiar și atunci când nu puteți răspunde la telefon.

Mesagerie vocală de afaceri Salutări

1. Mesaj vocal standard de afaceri

Acesta este un salut care se redă atunci când sunteți la serviciu, dar nu sunteți disponibil din orice motiv. De exemplu, participați la o întâlnire.

Puteți să o mențineți mai lungă, dar totuși la rata recomandată de maximum 30 de secunde.

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la<numele companiei>. We are sorry, but we can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] pentru mai multe opțiuni. Vă mulțumim pentru că ne-ați contactat.”

2. Mesaj vocal personalizat în așteptare

Aceasta este ceea ce aude clientul atunci când stă la coadă, deoarece toți agenții dvs. se ocupă în prezent de un alt caz. Clienții pot aștepta la coadă sau pot lăsa un mesaj vocal imediat.

EXEMPLU: „Stimate apelant, ne pare rău, dar toți agenții noștri sunt momentan ocupați. Vă rugăm să rămâneți pe linie, iar un agent vă va răspunde cât mai curând posibil. De asemenea, puteți alege să lăsați un mesaj. Vă mulțumim pentru răbdare.”

3. Mesagerie vocală în afara biroului (Out-of-Office Mesagerie vocală Message)

Dacă echipa dvs. este plecată, vă recomandăm să adaptați mesaje specifice pentru aceste scopuri. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să anunțați clienții că biroul dvs. este disponibil în anumite ore de lucru. În acest fel, stabiliți o așteptare cu privire la momentul în care clienții vă pot contacta sau când vă pot contacta.

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la<numele companiei>. We are currently not able to answer your call. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday.

Puteți vizita site-ul nostru web pentru informații conexe. Dacă doriți să ne lăsați un mesaj, vă rugăm să furnizați numele, numărul și motivul apelului. Vă vom răspunde. Vă mulțumim.”

4. Mesagerie vocală pentru apelurile primite după orele de program

Pentru momentele în care clienții sună în afara orelor obișnuite de funcționare, este esențial să aveți un salut care să îi informeze când se pot aștepta la un răspuns.

EXEMPLU: „Vă mulțumim pentru apel [company name]. Our office is currently closed. Our business hours are from [start time] pentru [end time], de luni până vineri.

Vă rugăm să lăsați numele, numărul de telefon și un scurt mesaj, iar noi vă vom suna când biroul nostru se va redeschide. Pentru mai multe informații, vizitați site-ul nostru la adresa [website URL]. Thank you!”

5. Mesagerie vocală pentru numărul dvs. de telefon mobil pentru afaceri

Atunci când utilizați un telefon mobil pentru afaceri, vă doriți un mesaj de întâmpinare care să fie profesional, dar și personal. Acest exemplu atinge echilibrul corect:

EXEMPLU: „Bună, ați ajuns la [your name] cu [company name]. I’m currently unavailable to take your call. Please leave your name, number, and a detailed message, and I’ll return your call as soon as I can. Thank you for reaching out, and I look forward to speaking with you soon.”

6. Răspuns prompt prin e-mail Mesagerie vocală

Dacă e-mailul este metoda dvs. preferată de contact, lăsați mesageria vocală să reflecte acest lucru pentru a încuraja ascultătorii să o folosească.

Acest scenariu prezintă e-mailul ca un canal de comunicare mai rapid și mai eficient, îndrumând apelanții către acesta.

EXEMPLU: „Bună ziua, sunt [name] de la [company]. Pentru un răspuns imediat, vă rog să-mi trimiteți un e-mail la [insert email address], iar eu vă garantez un răspuns până la sfârșitul următoarei zile lucrătoare. Dacă problema dvs. nu este urgentă, vă rugăm să lăsați datele dvs. de contact, iar eu vă voi răspunde. Vă urez o zi minunată.”

7. Mesaj vocal pentru direcționarea întrebărilor specifice

Pentru a evita să pierdeți timp cu apeluri care ar putea fi gestionate mai bine de altcineva sau prin alte mijloace, acest mesaj de Mesagerie vocală oferă indicații clare pentru întrebări frecvente.

EXEMPLU: „Bună ziua, sunt[your name]. Pentru întrebări despre [X reason], ar trebui să contactați [alternate contact] sau [vizitați site-ul nostru, trimiteți un e-mail]. For everything else, please leave your name and a short message, and I promise to return your call within [one to three] zi[i] lucrătoare„.

8. Script pentru Mesagerie vocală informativă pentru întrebări generale

Acest scenariu de Mesagerie vocală ar trebui să direcționeze în mod eficient apelanții către cele mai solicitate informații, economisind timp atât pentru apelant, cât și pentru echipa dumneavoastră. Acesta oferă o cale directă de obținere a informațiilor, oferind în același timp opțiunea de contact personal, dacă este necesar.

EXEMPLU: „Bună, v-ați conectat cu [company]. For details on [X], [pagina noastră de Facebook, site-ul companiei etc.] este o resursă excelentă. Interesat să aflați mai multe despre [Y]? Check out [pagină specifică pe site-ul nostru, canalul nostru YouTube etc.].

Dacă aveți întrebări suplimentare sau pur și simplu doriți să vorbiți cu cineva din echipa noastră, vă rugăm să ne lăsați numele și numărul dvs. de contact și vă vom contacta rapid.”

9. Solicitarea unei ore convenabile pentru apelul de răspuns

Informați-vă interlocutorii despre dorința dvs. de a intra în contact, solicitându-le să vă lase o oră preferată la care să vă sune înapoi, demonstrând astfel angajamentul dvs. de a nu pierde nicio șansă de a purta o conversație.

EXEMPLE: „Alo, aici este [company name]. Sorry we missed your call! We’d love to get back to you. Kindly leave your name, phone number, why you’re calling, and when the best time to return your call would be – we want to make sure we catch you next time. Looking forward to speaking with you soon.”

„Vă mulțumim pentru că ați sunat la [your company]. Așteptăm cu nerăbdare să vorbim cu dvs. Permiteți-ne să vă sunăm înapoi de îndată ce suntem disponibili, lăsându-ne numele dumneavoastră, informațiile de contact și motivul apelului dumneavoastră. Să aveți o zi bună.”

Vacanță, Sărbători și Plecare Mesagerie vocală Salutări

10. Mesaj vocal de vacanță

De obicei, companiile nu lucrează în timpul sărbătorilor, cum ar fi Crăciunul sau Paștele. Trebuie să informați un client când vă veți întoarce.

Acest salut poate fi, de asemenea, un pic mai informal, deoarece sărbătorile sunt perioade vesele ale anului.

EXEMPLU: „Bună ziua, <numele companiei/ numele echipei> este afară până când [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

11. Mesagerie vocală pentru concediul parental

Ah, bucuria de a primi un nou membru al familiei! Dacă ați primit concediu parental, luați în considerare utilizarea unui scenariu de Mesagerie vocală care direcționează apelanții către un alt punct de contact, arătând în același timp un pic din personalitatea dumneavoastră.

Nu trebuie să rămâneți la un ton formal; nu ezitați să personalizați mesajul pentru a vă reflecta stilul.

EXEMPLU: „Alo, ați sunat la [your name and title]. I’m currently out on parental leave until [date]. In the meantime, please direct all phone calls to [alternate contact name] la [phone number] și e-mailuri la [email address]. Thanks, and I’ll see you in [month you’ll be back in the office].”

12. Mesagerie vocală de vacanță aventuroasă

Pentru o notă de umor în mesajul Mesagerie vocală de vacanță, nu ezitați să personalizați exemplul dat. Este o modalitate amuzantă de a le spune celor care vă sună despre escapadele dumneavoastră. Nu uitați să menționați când vă veți întoarce pentru a relua legătura.

EXEMPLU: „Bună, aici este [your name]. I’m off on an adventure, maybe [trekking prin America de Sud, navigând prin junglele dense din Borneo, făcând snorkelling cu balene în Galapagos] – sau, foarte probabil, [luptând cu jet lag-ul sever, căutând „Sunt scorpionii negri mortali” sau în căutarea unui after-screen foarte puternic].

Nu voi fi la îndemână până când [date]. Please leave your name and the reason for your call, and I’ll contact you as soon as I’m back.”

13. Mesagerie vocală de demisie

Când vine vorba de trecerea la noi oportunități, este util să aveți pregătit un scenariu pentru Mesagerie vocală pentru fosta dvs. companie, care să informeze apelanții despre plecarea dvs. într-o manieră pozitivă și informativă. Includerea unei note personale despre „căutarea de noi aventuri” adaugă o notă prietenoasă și transmite entuziasm cu privire la următorul capitol.

EXEMPLU: „Bună ziua, [Person’s name] urmărește noi aventuri și nu mai este cu [Company name]. Please forward all future requests to [new or interim person’s name] la [phone number]. Thank you for calling!”

Mesagerie vocală de întâmpinare pentru anumite întreprinderi

14. Mesagerie vocală pentru profesioniștii din vânzări

Crearea impresiei corecte este esențială pentru profesioniștii din vânzări.

Acest salut încurajează potențialii clienți să își lase informațiile pentru o urmărire promptă:

EXEMPLU: „Bună ziua și vă mulțumim că ați sunat la departamentul de vânzări de la [company name]. All of our sales professionals are currently assisting other customers, or you’ve called outside of our regular business hours, which are [start time] pentru [end time].

Vă rugăm să ne lăsați numele dumneavoastră, datele de contact și un scurt mesaj despre ceea ce căutați, iar noi vom fi nerăbdători să vă sunăm și să vă ajutăm. Vă mulțumim pentru că ați luat în considerare [company name] pentru nevoile tale.”

15. Mesagerie vocală de întâmpinare pentru cabinete medicale

Într-un cabinet medical, salutul Mesagerie vocală trebuie să echilibreze urgența cu instrucțiunile pentru situațiile care nu sunt de urgență.

EXEMPLU: „Vă mulțumim pentru apel [medical office/doctor’s name]. We are currently unavailable to take your call. If this is a medical emergency, please dial 911 or go to your nearest emergency room.

Pentru programări și orice alte solicitări, vă rugăm să lăsați numele, numărul de contact și un mesaj scurt, iar noi vă vom contacta cât mai curând posibil. Orele noastre obișnuite de lucru sunt [hours and days]. Thank you for calling [medical office/doctor’s name].”

16. Mesaje vocale de întâmpinare pentru agenții imobiliari

Pentru agenții imobiliari, o bună întâmpinare în Mesagerie vocală poate fi începutul unei noi relații cu clienții. Acest exemplu invită potențialii cumpărători și vânzători să își lase datele:

EXEMPLU: „Alo, ați sunat la [your name], agentul dvs. imobiliar dedicat la [real estate company]. I’m currently assisting another client or out of the office.

Apelul dvs. este foarte important pentru mine. Vă rugăm să lăsați numele, datele de contact și detalii despre proprietatea care vă interesează și vă voi răspunde cât mai curând posibil. Vă mulțumesc pentru că ați ales [real estate company], unde transformăm casa visurilor tale în realitate.”

17. Mesagerie vocală de întâmpinare pentru firmele de avocatură

Într-o firmă de avocatură, mesajele de întâmpinare ale mesageriei vocale trebuie să transmită profesionalism și confidențialitate. Iată un exemplu care le îndeplinește pe amândouă:

EXEMPLU: „Vă mulțumim pentru apel [law firm name]. Our office is currently closed, or we’re in a consultation. Please leave your name, contact information, and the nature of your legal inquiry after the beep.

Tratăm fiecare apel cu confidențialitate și prioritate. Vă vom returna apelul în timpul următoarelor noastre ore de lucru, care sunt [hours and days]. Thank you for choosing [law firm name], unde nevoile dvs. juridice sunt prioritatea noastră principală.”

18. Mesagerie vocală de întâmpinare pentru întreprinderi mici și start-up-uri

Pentru întreprinderile mici și start-up-uri, fiecare apel este o oportunitate potențială de a construi relații, de a vă dezvolta rețeaua sau de a realiza o vânzare. Un salut concis și prietenos în Mesagerie vocală poate face o mare diferență, arătând profesionalism și căldură chiar și atunci când nu puteți răspunde la telefon.

Este șansa dumneavoastră de a lăsa o impresie pozitivă, de a încuraja implicarea ulterioară și de a transmite succint informații cheie.

EXEMPLU: „Bună ziua! Ați ajuns la [Your Business Name]. We’re all hands on deck right now, bringing you the best [product/service] posibil, și nu poate răspunde la telefon.

Vă rugăm să lăsați numele dvs., numărul de telefon și un mesaj scurt. Suntem nerăbdători să discutăm cu dumneavoastră! De asemenea, vizitați site-ul nostru la [Website URL] pentru informații rapide. Vă mulțumim pentru apel [Your Business Name], unde se întâlnesc idei mari și servicii excelente. Vorbim cu voi în curând!”

19. Mesagerie vocală de întâmpinare pentru industria ospitalității și a serviciilor

Un mesaj de întâmpinare bine conceput îi poate asigura pe apelanți că satisfacția și confortul lor sunt prioritățile dvs. principale, chiar și atunci când nu puteți răspunde la telefon.

Este o oportunitate de a transmite căldură, profesionalism și esența serviciului dvs., furnizând în același timp informații esențiale.

EXEMPLU: „Vă mulțumim pentru apel [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name], unde experiența dumneavoastră este prioritatea noastră absolută. Din păcate, nu vă putem prelua apelul în acest moment. Probabil asistăm alți oaspeți sau clienți.

Vă rugăm să ne lăsați numele dvs., numărul de contact și motivul apelului. Dacă sunați pentru a face sau a modifica o rezervare, pentru a vă informa cu privire la serviciile noastre sau pentru orice solicitări speciale, dorim să aflăm și promitem să vă răspundem cât mai curând posibil.

Pentru asistență imediată sau pentru a afla mai multe despre serviciile și ofertele noastre, vă rugăm să vizitați site-ul nostru la adresa [Website URL]. Thank you for choosing [Your Company Name], și așteptăm cu nerăbdare să vă facem experiența excepțională. Să aveți o zi minunată!”

20. Mesagerie vocală de întâmpinare pentru instituțiile de învățământ

Pentru instituțiile de învățământ, Mesagerie vocală servește ca un punct important de contact pentru studenți, părinți și personal, oferindu-le informații esențiale și reasigurare atunci când comunicarea directă nu este posibilă.

Este o oportunitate de a exprima angajamentul instituției față de educație și sprijin, ghidând în același timp apelanții către următorii pași.

EXEMPLU: „Vă mulțumim pentru apel [School/College/University Name]. We’re currently unavailable, but we’ll get back to you as soon as we can. Please leave your name, contact information, and reason for calling.

Pentru asistență imediată, vizitați site-ul nostru la adresa [Website URL] pentru întrebări frecvente și mai multe informații. Apreciem apelul dvs. și așteptăm cu nerăbdare să vă susținem călătoria educațională.”

Mesagerie vocală de întâmpinare pentru diferite departamente

21. Mesagerie vocală de întâmpinare pentru recepții

Prima impresie contează, iar salutul recepției Mesagerie vocală este adesea prima interacțiune pe care cineva o are cu compania dumneavoastră. Faceți-o primitoare și utilă:

EXEMPLU: „Bună ziua, ați ajuns la recepția de la [company name]. We’re currently either on another call or out of the office.

Vă rugăm să ne lăsați numele dvs., numărul de telefon și scopul apelului dvs. și ne vom asigura că persoana potrivită vă va contacta cât mai curând posibil. Vă mulțumim pentru apel [company name], unde interesul dumneavoastră este apreciat.”

22. Mesaje vocale de întâmpinare pentru numărul de telefon al serviciului clienți

Serviciul clienți înseamnă să vă asigurați că clienții dvs. se simt auziți și ajutați, chiar dacă este vorba de o mesagerie vocală.

Acest salut dă tonul potrivit pentru asistența pentru clienți:

EXEMPLU: „Ați sunat la echipa de servicii pentru clienți de la [company name]. We’re sorry we missed your call. Our team is available from [start time] pentru [end time], de luni până vineri.

Vă rugăm să ne lăsați numele dumneavoastră, numărul de contact și motivul apelului, iar unul dintre reprezentanții serviciului nostru pentru clienți vă va contacta cât mai curând posibil. Vă mulțumim pentru alegerea [company name].”

Salutări Mesagerie vocală vânzări

23. Mesagerie vocală pentru departamentul de vânzări

Acest salut nu numai că subliniază dedicarea echipei de vânzări pentru succesul clienților, ci și sugerează subtil cererea ridicată și eficiența serviciilor lor.

Este o modalitate inteligentă de a comunica propunerea de valoare a companiei, gestionând în același timp așteptările apelanților.

EXEMPLU: „Bună ziua, ați apelat Departamentul de vânzări de la [Company name]. Our team members are currently assisting other clients, helping them [inserați obiectivul, cum ar fi „să obținem o creștere de 25% prin eficientizarea operațiunilor de resurse umane”] și nu vă pot prelua apelul chiar acum.

Vă rugăm să ne lăsați numele dvs., numele companiei dvs. și numărul dvs. de telefon, iar noi vă vom contacta cât mai curând posibil. Apreciem apelul dumneavoastră!”

24. Evidențiați promoțiile în mesageria vocală

Informați-vă apelanții despre promoțiile curente, actualizări sau lansări de noi produse. Procedând astfel, ați putea răspunde în mod convenabil la unele dintre întrebările lor în avans.

EXEMPLU: „Vă mulțumim pentru că ați contactat [company name]. It sounds like you’re interested in our latest [produs nou, afacere, ofertă]. We’re thrilled about it as well!

Vă rugăm să ne lăsați numele dvs., numărul de contact și ora cea mai convenabilă la care vă putem suna înapoi. Suntem nerăbdători să răspundem oricăror întrebări pe care le puteți avea și să vă împărtășim cele mai recente actualizări de la [company name] cu dumneavoastră. Așteptăm cu nerăbdare să vorbim cu dvs. și vă dorim o zi minunată!”

25. Mesagerie vocală pentru realizarea vânzărilor

Folosirea mesageriei vocale pentru stimularea potențialilor clienți este o mișcare inteligentă pentru orice profesionist în vânzări. Un astfel de scenariu vă permite să subliniați pe scurt modul în care adăugați valoare clienților dumneavoastră, reamintind apelanților propunerea dumneavoastră unică de vânzare.

Este, de asemenea, o modalitate inteligentă de a informa persoanele care v-au format numărul din greșeală despre ceea ce faceți.

EXEMPLU: „Alo, ați apelat [your name] la [your company]. I’m currently assisting others—possibly empowering [type of company] pentru a obține [X rezultate, cum ar fi „dublarea numărului de clienți potențiali în 50 de zile”, „recrutarea de ingineri talentați de top”, „creșterea conversiei clienților cu 25%”].

Vă rugăm să ne lăsați datele dvs. de contact și să analizăm modul în care putem reproduce aceste succese pentru afacerea dvs.”.

Salutări scurte și amuzante pentru Mesagerie vocală

26. Salutul simplu al mesageriei vocale

Clienții dvs. sunt ocupați, la fel și dvs. Optați pentru aceste mesaje scurte de întâmpinare a mesageriei vocale pentru a ajunge rapid la esență și pentru a-i determina să lase un mesaj.

EXEMPLE: „Bună ziua! Vă mulțumim pentru apel [company name/your name]. Please leave us a brief message, and we will get back to you as soon as possible. Have a great day!”

„Ați ajuns la [company name]. We can’t take your call right now, let us call you back! Please leave us your name, number, the reason for your call, and the best time to call you back – we don’t want to miss you again. Talk to you soon.”

27. Mesaj vocal amuzant

Atunci când vorbim informal, puteți încerca să folosiți umorul în mesajul dumneavoastră. Această abordare este foarte eficientă pentru a menține atenția clienților, deoarece aceștia sunt de obicei amuzați și doresc să audă unde vreți să ajungeți.

Totuși, evaluați dacă acest tip de salut telefonic este potrivit pentru imaginea dvs. de marcă. Poate funcționa cu industriile creative, dar nu și cu cele strict profesionale, cum ar fi cele financiare.

EXEMPLE: „Bună ziua, ați sunat la<numele dvs.> la <numele companiei>. We are busy saving the world by <adăugați ceea ce face compania dvs. cel mai bine>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”

„Acesta este Bond. James Bond. Bine, nu e Bond, deși mi-aș dori să fie. Este într-adevăr [your last name], [your first name], [your last name]. I’m currently on a mission, perhaps not saving the world with MI6, but I promise to return your call by tomorrow at the latest. Hope you’re having a great day.”

8 bune practici pentru salutul telefonic

Prima impresie este vitală, mai ales la telefon, unde vocea și felul în care vorbiți dau tonul întregii conversații. Un salut profesionist și prietenos poate face diferența în ceea ce privește serviciile pentru clienți, relațiile de afaceri și comunicarea de zi cu zi.

Trebuie să țineți cont de mai multe atribute ale salutului telefonic de înaltă calitate pentru afaceri.

1. Fiți prompt și pozitiv

Răspundeți la telefon în primele câteva sunete și începeți cu un ton cald, pozitiv. O întâmpinare rapidă și veselă arată că prețuiți timpul apelantului și creează o atmosferă primitoare. Zâmbiți în timp ce vă înregistrați salutul telefonic. Poate părea o prostie, dar atunci când zâmbiți, ascultătorii vă pot auzi ca fiind optimist, deschis și prietenos.

2. Prezentați-vă pe dvs. și compania dvs.

De la bun început, anunțați apelantul că a ajuns la locul potrivit, spunându-i numele dvs. și al companiei. Acest lucru nu numai că îi confirmă apelantului că a format numărul corect, dar și personalizează interacțiunea de la început.

3. Vorbiți clar și încet

Claritatea și ritmul sunt esențiale. Vorbiți distinct și la o viteză moderată pentru a vă asigura că interlocutorul înțelege fiecare cuvânt. Acest lucru este deosebit de important într-un cadru profesional, unde comunicarea greșită poate duce la confuzie sau frustrare.

4. Fiți pregătiți să acordați asistență

Semnalați-vă disponibilitatea de a ajuta întrebând cum îl puteți ajuta pe apelant. Fraze precum„Cu ce vă pot ajuta astăzi?” demonstrează dorința de a oferi sprijin și de a direcționa conversația în mod productiv.

5. Oferiți alternative dacă nu sunt disponibile

Dacă persoana pe care apelantul încearcă să o contacteze nu este disponibilă, este esențial să oferiți metode alternative de contact sau să preluați un mesaj. Oferirea de opțiuni arată că se ține seama de nevoile apelantului și garantează că solicitarea acestuia va fi tratată.

6. Fii original

Unele fraze, cum ar fi „Apelul dvs. este important pentru noi„,au fost folosite de atât de multe ori încât nu mai fac o impresie bună asupra apelanților. Păstrați salutul original. Puteți chiar să îndrăzniți și să folosiți umorul.

7. Fă-l ușor pentru ureche

Asigurați-vă că nu există zgomot de fond în timpul înregistrării. Aceasta poate face ca salutul Mesagerie vocală să fie dificil de înțeles. De asemenea, păstrați-vă salutul personal și ușor de ascultat. Vorbiți clar și încet. Nu fiți prea robotic.

8. Rămâneți scurt și eficient

Nu uitați că un scop al mesageriei vocale este și acela de a economisi timpul clienților. Evitați să înregistrați mesaje de întâmpinare lungi de 2 minute, cu toate prostiile care nu sunt relevante. Rămâneți scurt și la obiect. Durata recomandată este între 24 și 30 de secunde maximum, altfel apelantul poate închide în mijlocul mesajului dvs.

SFAT PRO: Dacă este necesar, puteți asigura calitatea mesajelor de întâmpinare apelând la actori vocali profesioniști.

Setați salutul telefonic pentru afaceri cu un sistem telefonic virtual

Dacă vă confruntați cu probleme legate de salutul mesageriei vocale, nu vă faceți griji. În zilele noastre, vă puteți baza pe un software de call center virtual – cum ar fi CloudTalk – pentru a vă da o mână de ajutor. Cu mai multe instrumente și caracteristici utile pe care nu le puteți avea atunci când utilizați un telefon fix, acesta vă poate ușura mult munca dumneavoastră și a echipei de asistență pentru clienți.

Cu un sistem telefonic virtual, puteți:

• Setați grupuri specifice în funcție de nevoile dvs. și sortați apelurile primite în grupuri(redirecționarea apelurilor). Astfel, apelantul va fi redirecționat către agentul potrivit pentru problema sa.
• Setați orele dvs. de lucru în cadrul aplicației. De asemenea, puteți programa ca toate apelurile și mesajele care sosesc după orele de program să fie redirecționate către un anumit număr.
• Înregistrați toate apelurile, astfel încât acestea să poată fi analizate ulterior.

Utilizând instrumente precum Cloudtalk, puteți, de asemenea, să configurați cât mai multe mesaje de întâmpinare profesionale personalizate pentru telefoanele pentru afaceri și să programați momentul în care doriți ca fiecare să fie redat.

Sistemele telefonice virtuale vă permit să pregătiți diverse alte tipuri de mesaje, de ex:

• Salutul de bun venit – un mesaj vocal standard pe care clienții îl vor auzi atunci când apelează centrul dvs. de apeluri.
• Răspuns vocal interactiv (IVR) – un meniu ușor de utilizat care oferă informații relevante pentru apelanți sau îi ajută să aleagă agentul/departamentul potrivit pentru o anumită problemă.

Aveți nevoie de un sistem de telefonie virtuală puternic, dar ușor de utilizat pentru compania dumneavoastră?

CloudTalk este un software avansat care vă poate duce salutul Mesagerie vocală la un nivel cu totul nou. Caracteristicile noastre funcționează perfect atât pentru companiile mari, cât și pentru cele mici, în creștere. Consultați toate caracteristicile avansate ale CloudTalk și încercați-l gratuit!

Concluzie

Un mesaj profesional de întâmpinare pentru Mesagerie vocală face parte integrantă din cadrul de comunicare al afacerii dumneavoastră. Mesajul potrivit poate îmbunătăți semnificativ imaginea companiei dvs., poate reasigura apelanții de importanța lor și poate simplifica procesul de servicii pentru clienți.

Prin selectarea sau adaptarea unuia dintre cele 27 de mesaje de întâmpinare profesionale pentru mesageria vocală pe care vi le-am împărtășit, nu numai că stabiliți un standard ridicat pentru interacțiunea cu clienții, dar vă asigurați și că fiecare apel, chiar și cele ratate, contribuie pozitiv la reputația afacerii dvs.

Nu uitați, scopul întâmpinărilor din Mesageria vocală este de a face ca fiecare apelant să se simtă auzit și respectat, deschizând astfel calea pentru angajamente viitoare fructuoase.