Vantagens e desvantagens do VoIP: seu guia para você 2024

Você sabia que mais de 40% de todas as empresas agora usam software VoIP (Voice over Internet Protocol) para suas necessidades de comunicação? A tecnologia facilita e simplifica as comunicações empresariais modernas.

O uso da Internet para chamadas de voz não apenas reduz os custos, mas também oferece uma ampla gama de funções. Por outro lado, o VoIP depende de uma Internet estável e rápida e não funcionará durante uma queda de energia.

Se preferir ver a tabela resumida que lista os prós e contras dos sistemas de telefonia VoIP imediatamente, você a encontrará no final do artigo.

Principais conclusões:

• O VoIP transforma o seu dispositivo habilitado para Internet em um hub de comunicação abrangente, permitindo que você faça chamadas de qualquer lugar e gerencie todos os seus requisitos de interação – de voz a e-mail – em um só lugar.
• Acima de tudo, o VoIP reduz os custos, mas também tem outros benefícios, por exemplo, a escalabilidade e a integração com as principais ferramentas de negócios, como o Salesforce ou o Pipedrive.
• As principais desvantagens do VoIP são sua dependência da Internet e de uma fonte de alimentação estável.

Dominando o VoIP: um guia para a comunicação inteligente

O VoIP permite que você faça chamadas a qualquer momento e de qualquer lugar. Tudo o que você precisa é de uma conexão confiável com a Internet e um dispositivo inteligente habilitado para a Internet com alto-falante e microfone.

Confira nosso vídeo, que aborda tudo sobre VoIP:

Principais benefícios do VoIP

Não importa se a sua empresa é grande ou pequena, você deve considerar todas as oportunidades de economia de custos. O VoIP utiliza seu serviço de Internet existente e pode reduzir suas despesas telefônicas mensais em até 50%. Vamos dar uma olhada na economia de custos diretos e indiretos que o VoIP pode oferecer a você.

Economia de custos diretos com VoIP

1. Diminuir os custos de PBX

Um PBX (Private Branch Exchange, central telefônica privada) no local compreende um hardware físico extenso ao qual estão conectados vários telefones fixos de uma empresa. A configuração de um sistema telefônico desse tipo geralmente envolve um alto investimento inicial. Dependendo dos recursos selecionados, esse valor pode variar de 500 a 2.000 euros por usuário.

Os sistemas de telefonia VoIP permitem que você evite esses requisitos dispendiosos de hardware usando sua conexão de banda larga.

Se você quiser fazer upgrade sem precisar descartar o hardware atual do seu escritório, a implementação de um protocolo iniciado por sessão (SIP) pode ser uma medida inteligente.

Com o SIP-Trunking, você pode passar rapidamente de um PBX (private branch exchange) de linha fixa desatualizado para um sistema telefônico inteligente e baseado na nuvem. Ele cria uma ponte digital para serviços de voz, reduzindo custos e simplificando o gerenciamento.

2. Elimine as cobranças de fiação

Os sistemas VoIP simplificam a configuração do seu escritório, permitindo a transmissão de voz e dados pelo mesmo canal, eliminando a necessidade de fiação adicional. Esse recurso permite que você envie e receba dados simultaneamente, exigindo apenas um cabo Ethernet para conexão, o que não apenas reduz a confusão de cabos extras, mas também economiza os custos relacionados à modificação da fiação elétrica do seu prédio.

Além disso, a tecnologia Power over Ethernet (PoE) aumenta a flexibilidade do escritório ao reduzir a dependência das configurações de energia convencionais, permitindo que você reposicione a equipe e o hardware com mais liberdade, sem a necessidade de um cabeamento extenso.

Se preferir cortar completamente os cabos, você também pode acessar os serviços de VoIP por meio de aplicativos para computador e smartphone.

3. Reduzir as despesas com chamadas

Ao utilizar o VoIP, você pode reduzir consideravelmente o custo do seu sistema telefônico, principalmente devido às tarifas mais baixas de transmissão de dados. Nos últimos anos, as velocidades da Internet aumentaram substancialmente, enquanto os custos de dados caíram drasticamente, tornando as chamadas VoIP de alta qualidade mais acessíveis até mesmo para pequenas empresas.

Os provedores de VoIP também costumam cobrar as mesmas tarifas para chamadas locais e internacionais. As empresas podem expandir seu alcance global sem incorrer em altas taxas de longa distância ou roaming.

Esse modelo de preço é especialmente vantajoso se você se comunica frequentemente com clientes ou fornecedores internacionais.

Além disso, as estatísticas mostram que as pequenas empresas podem reduzir suas contas telefônicas em até 60% e economizar até 90% em chamadas internacionais ao mudar para o VoIP.

4. Reduzir as taxas de manutenção

Os serviços de VoIP reduzem significativamente as despesas recorrentes, como reparos, taxas de manutenção e impostos, consolidando esses custos em planos de assinatura acessíveis.

Esse agrupamento de despesas em um custo único e gerenciável torna o VoIP uma opção atraente, especialmente para startups em crescimento e pequenas e médias empresas (SMBs).

É o melhor serviço de chamadas VoIP com o qual qualquer empresa pode contar, as chamadas são de muito boa qualidade, os serviços são muito estáveis e o serviço de PÓS-venda é o melhor, são pessoas que estão sempre prontas para qualquer solicitação ou preocupação.

Johan Contreras, engenheiro de suporte da RPS Processing Service

Economia de custos indiretos de VoIP

Embora as economias indiretas com VoIP sejam mais difíceis de medir, elas não são menos significativas para o resultado final da sua empresa. Aqui estão algumas das principais áreas em que o VoIP pode ter um impacto financeiro de longo prazo:

5. Economia com o trabalho remoto

A tecnologia VoIP permite que seus funcionários se conectem perfeitamente ao sistema telefônico da sua empresa de qualquer lugar. Essa conectividade é apoiada por um conjunto de recursos avançados, como flexibilidade ou compatibilidade com vários dispositivos, que os telefones tradicionais normalmente não oferecem.

Por exemplo, um estudo recente da Global Workplace Analytics descobriu que as empresas podem economizar aproximadamente US$ 11.000 por pessoa anualmente se permitirem que a equipe trabalhe em casa 50% do tempo.

6. Mais flexibilidade

Com os softphones, você pode fazer chamadas diretamente de um computador ou dispositivo mobile e não está mais vinculado a uma configuração tradicional de escritório. Isso significa que você pode atender a chamadas de clientes, participar de chamadas em conferência e acessar o correio de voz de qualquer local.

Seja trabalhando em casa, em um hotel ou em uma cafeteria, sua comunicação permanece ininterrupta e seus agentes respondem.

7. Número de telefone portátil

Os números VoIP são totalmente portáteis, permitindo que você mantenha o mesmo número mesmo que mude de local ou endereço comercial. Isso é ideal para viajantes de negócios frequentes e empresas em transição, que podem passar por uma reorientação estratégica ou fazer atualizações tecnológicas.

8. Aproveite a qualidade do som e garanta a qualidade da chamada

Ao avaliar a qualidade da chamada, a latência e o jitter são os principais fatores que influenciam a clareza de uma conversa, garantindo que as vozes sejam ouvidas sem distorção. Se a qualidade da chamada se deteriorar, o sistema do provedor muda automaticamente a rota da chamada em tempo real.

O monitoramento ao vivo garante que as chamadas sejam encaminhadas para os melhores canais e operadores possíveis. A tecnologia VoIP pode fornecer áudio cristalino, desde que haja uma conexão rápida e estável com a Internet, o que é crucial para comunicações profissionais em que a clareza é importante. Seu provedor deve ser uma operadora registrada em vários países, permitindo o controle direto sobre vários aspectos da qualidade da chamada.

9. Amplie suas ferramentas de comunicação

Ao integrar chamadas de voz, bate-papos com vídeo e mensagens em uma única plataforma, você não apenas melhora a colaboração da equipe, mas também torna as reuniões com clientes mais produtivas e eficazes em todo o mundo.

Com o VoIP, você pode enviar imagens, vídeos e documentos durante uma chamada, tornando a comunicação perfeita e eficiente. Use esses recursos versáteis para otimizar seus processos de comunicação e manter todos envolvidos o tempo todo.

10. Dimensione sem esforço

Ajuste seu sistema telefônico para acompanhar o crescimento da empresa ou as mudanças sazonais sem configurações complexas. Os sistemas VoIP são altamente escalonáveis, suportando chamadas em conferência de alta qualidade em grande escala e a capacidade de adicionar ou remover usuários conforme necessário.

11. Adapte os recursos às suas necessidades

Você pode personalizar recursos avançados, como transcrição de correio de voz para e-mail, Analytics e Call Flow Designer, para melhorar o atendimento ao cliente e a produtividade. Isso é especialmente útil para centros de suporte ao cliente e provedores de serviços.

12. Integrar com os principais aplicativos de negócios

Integre o VoIP a sistemas como CRM e ferramentas de negócios como Pipedrive, Salesforce ou HubSpot para otimizar o fluxo de informações e melhorar os tempos de resposta. Ao vincular o VoIP a esses sistemas, você pode registrar automaticamente as chamadas, sincronizar os contatos e garantir que dados valiosos sejam capturados e facilmente acessíveis.

Essa integração é crucial para as equipes de vendas e serviços, oferecendo acesso imediato aos históricos dos clientes para comunicação personalizada e solução rápida de problemas.

13. Garantir a continuidade da comunicação

Em caso de emergências ou interrupções inesperadas, é fundamental manter uma comunicação ininterrupta. Com um sistema VoIP, você pode redirecionar rapidamente seus serviços de comunicação para dispositivos ou locais alternativos, garantindo que suas operações comerciais continuem sem problemas.

Esse recurso é particularmente vital em áreas propensas a desastres ou durante cenários de gerenciamento de crises, em que a capacidade de permanecer conectado pode determinar a resiliência da sua empresa.

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Desvantagens do Voip

1. Dependência da conectividade com a Internet

O VoIP depende totalmente de uma conexão com a Internet. Se o seu serviço de Internet tiver baixa largura de banda ou interrupções frequentes, a qualidade e a confiabilidade das suas chamadas poderão ser afetadas.

Durante os horários de pico, por exemplo, sua Internet pode ficar lenta devido ao alto tráfego, o que leads diretamente à baixa qualidade de voz ou à interrupção das chamadas.

2. Quedas de energia

Os sistemas VoIP não funcionarão durante uma queda de energia, a menos que haja uma fonte de energia de backup, como um gerador ou uma fonte de alimentação ininterrupta (UPS).

Isso pode afetar as operações comerciais que dependem de comunicação constante, especialmente em regiões onde as quedas de energia são frequentes.

3. Latência e jitter

A latência é o atraso no processamento de dados em uma rede, enquanto o jitter se refere às flutuações no tempo de chegada dos dados. Isso pode fazer com que as chamadas soem como eco ou sejam interrompidas. Isso também pode levar a mal-entendidos ou à perda de oportunidades devido a atrasos ou à má qualidade da chamada.

4. Limitação de chamadas de emergência

Às vezes, os serviços de VoIP não se conectam diretamente às redes de serviços de emergência ou não transmitem corretamente os dados de localização.

Essa limitação pode ser crítica se, por exemplo, você tentar ligar para os serviços de emergência de um telefone VoIP durante uma crise em um local não registrado, o que pode atrasar a resposta de emergência.

5. Vulnerabilidades de segurança

Como o VoIP opera pela Internet, ele é vulnerável a ameaças cibernéticas. Os hackers podem interceptar chamadas VoIP ou implantar malware para roubar dados. As empresas que lidam com informações confidenciais correm um risco especial se o sistema VoIP não estiver adequadamente protegido.

6. Custos de hardware e instalação

O VoIP é econômico a longo prazo, mas a configuração inicial pode exigir a compra de telefones IP, roteadores ou hardware de rede adicional, o que nem sempre é barato. Isso se aplica especialmente às empresas que precisam ou desejam ter uma infraestrutura de telefone fixo.

Para as pequenas empresas, os custos iniciais às vezes parecem muito altos, sem perceber que esses custos serão compensados por custos operacionais mais baixos ao longo do tempo.

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