A Step-By-Step Guide to an Efficient Sales Territory Plan

According to Harvard Business Review, quality territory design can increase your revenue by 2 to 7 %. That’s why the territory plan is an important strategic groundwork for sales.

It helps you understand where your opportunities are. How to reach the right potential clients and achieve your goals. If it lacks balance, you invest too much time into non-potential leads and too little energy into profitable ones.

Este guia o guiará pelas etapas necessárias para elaborar um plano de território de vendas bem-sucedido.

O que é o Plano de Território de Vendas?

It is a strategy for effectively targeting and approaching prospects, leads, and existing customers. The main objective is to close more deals. Traditionally, sales territories were created solely by geographical locations. That is where the word “territory” originates. Salespeople focused on prospects within a specific geographic area. 

Hoje em dia, a era digital mudou isso. Os representantes entram em contato com leads e clientes por telefone, e-mail ou outros canais virtuais. As reuniões pessoais de vendas foram quase totalmente eliminadas.

Portanto, uma abordagem ao trabalho principalmente geograficamente perdeu seu propósito.

The territory mapping template now covers many factors:

• Types of industries
• Business site
• Deal potential
• Customer types
• Account types
• Referral source
• Degree of purchasing a product
• Etc.

O papel atual do mapeamento de território é definir cotas de vendas adequadas, definir vários campos estratégicos e reduzir custos. Com base nisso, os gerentes devem fornecer à equipe um plano eficiente para melhorar a produtividade. Portanto, os representantes de vendas podem trabalhar estrategicamente para atender às necessidades certas dos clientes certos.

Um plano de território de qualidade deve ter vários objetivos principais:

• Assign the right segments to the right reps based on their expertise
• Optimize customer experience by equipping the team with unique challenges
• Build a base for strong, lasting customer relationships
• Ensure that sales teams’ work ensures the strongest ROI possible

Por que o planejamento do território de vendas é importante?

A Associação de Gerenciamento de Vendas realizou uma pesquisa com cerca de 100 organizações. Aquelas com um design de território eficaz tiveram uma conquista de objetivos de vendas 14% maior do que a média. Ao contrário, o mesmo estudo afirma que as instituições com planos ineficazes tiveram uma taxa de sucesso 15% inferior à média.

Portanto, criar um modelo de plano de território de vendas realmente incentiva a eficiência e aumenta os lucros. Vamos ver algumas vantagens mais importantes.

Higher progress and optimized strategies: Segmenting your opportunities by detailed criteria helps you to build a tactical approach towards sales. With data-driven insights into territories, you improve performance and see strengths as well as weaknesses. Therefore, you make more strategic decisions. 

Mais tempo para vender: estudos de analistas do setor mostram repetidamente um declínio na produtividade devido a abordagens improdutivas de vendas. Como educar os atendentes sobre segmentos que outros representantes já podem conhecer.

In contrast, Harvard Business Review claims that businesses show a sales increase of up to 7 % by simply redesigning their focus. Having a great territory mapping strategy, therefore, leads to less time for unnecessary training and more space for selling. 

Carga de trabalho equilibrada: o modelo de mapeamento de território ajuda a evitar que as pessoas sejam contraproducentes trabalhando na mesma tarefa. Ela garante que cada representante de vendas esteja em plena capacidade em sua própria função. Dessa forma, você também diminui a frustração dos atendentes e reduz a rotatividade.

5 etapas para criar um plano de território de vendas

A balanced sales territory plan makes wonders for your business. Yet, you need a unique approach. One that fits your business specifically. What works for one company doesn’t necessarily have to work for another. 

Veja aqui 5 passos que você deve seguir para criar um plano de território adequado.

Nº 1 Defina suas metas e objetivos de negócios

• Financial Goals

Antes de começar a planejar, você precisa saber o que quer alcançar. Existem diferentes abordagens para definir metas de vendas.

Primeiro, vamos falar sobre metas financeiras. Comece de cima – a partir de grandes números de vendas – e vá descendo. Defina sua meta financeira anual. Em seguida, divida-a em trimestres, meses e até semanas.

Exemplo: digamos que sua meta anual seja 500 mil dólares. Isso faz com que sua meta trimestral seja de 125 mil dólares e a meta mensal de 41,7 mil dólares.

Unsure what your annual goal should be? For starters, it’s good to take last year’s sales numbers and add ten percent to them. Of course, this depends on your financial situation. It can be more, and it can be less. 

• Strategic Goals and Objectives

Agora, vamos continuar com um plano sobre quais objetivos você está tentando alcançar. Isso trará mais clareza aos objetivos da sua empresa e às tendências do setor.

To put together what you are trying to achieve, answer the following questions:

• What is the mission you are heading towards?
• What do you want to offer your customers? 
• What are key trends in your industry?
• Do you comply with these trends?
• What is your average conversion rate?
• How many prospects do you need to meet your goals?
• Which of your services is selling the best?
• Why can that be?

Este é o primeiro passo para a criação de um sistema de mapeamento de território produtivo.

Nº 2 Analise seu mercado e segmente seus clientes

Depois de esclarecer seus objetivos, você deve se aprofundar em seu campo de mercado e dividir seus clientes em segmentos. Isso pode ser feito com base em diferentes características. Setor, histórico de compras, localização ou quaisquer outros dados relevantes.

Defina seus clientes:

explorar o seu mercado mostra claramente quem são seus clientes.

Use estas perguntas para examiná-los mais de perto:

• What is your target group’s common pain point?
• What do they often purchase? 
• How does it lead to deals you have won? 
• What caused a loss of deals you didn’t win? 

Segmente seus clientes:

Determine how to segment based on what is relevant for your business. You can divide the criteria by B2B and B2C sectors. 

• For B2B (business-to-business) sales: department function, organizational roles or business type and size, etc. 
• For B2C (business-to-consumer) sales: behavioral patterns, location, demography, psychography, etc.

Defina as principais tendências do mercado:

It may be based on your market or on geographical location. Simply, on anything relevant to your business focus. The main point is to identify your business environment. 

O que procurar:

• What are the key trends in your industry based on diverse criteria?
• What makes your business unique?
• How can you use your findings to drive more sales?

Besides searching for new findings, look at relevant statistics you have already collected. An intelligent revenue platform Xactly claims that with the right data insights, companies can reduce territory planning time by up to 75 %. 

Based on your current findings, select those territories that show signs of growth in comparison to the past results. Then assign these to your best-fitting sales reps. This way, they will know how to drive sales based on trend-evolving tendencies. 

Avalie a concorrência

Your own business data is not the only way to analyze and segment a market base for territory planning. You can, and you should learn a lot from your competition. 

First, put together who they are. Then, think of what they offer and why customers choose their products. How can you use it, so they rather choose you next time? 

Observe os recursos do produto de um concorrente e compare-os com os seus.

Follow mainly these criteria: 

• Pricing
• Reviews
• Positioning 
• Use-cases

Nº 3 Defina metas e crie objetivos

Until now, you had defined your goals, analyzed your market environment, and segmented your customers. Now it’s time to create targets. Well-tailored targets let you achieve bigger things. 

Our advice – do it S.M.A.R.T. This abbreviation represents how your targeting strategy should look: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-based. 

Create targets for both your teams but also for individual reps. These will put your business into order, as well as uncover what works and what needs to be modified. It will also motivate your sales agents to be more productive and motivated. 

Então, como você cria metas específicas, alcançáveis, mas baseadas no tempo e mensuráveis? O objetivo deve ser o mais tangível e bem organizado possível. Você precisa ter um número-alvo preciso em mente, mas não coloque muita pressão em seus atendentes de vendas. Caso contrário, eles acabarão confusos e frustrados.

Veja aqui um exemplo prático:

Rather than setting a target of closing 60 deals a year to meet quotas, set a target of making 15 calls each week. A smaller number in a relatively short time feels much more tangible. This way, you are giving your agents a task but empowering them to take a charge of how they handle it. The above-mentioned approach is also easier for you to monitor. 

Nº 4 Realize uma análise SWOT

A análise FOFA não é complicada. No entanto, é uma ferramenta incrivelmente poderosa para impulsionar sua estratégia de negócios.

Ela revela fatores básicos que influenciam seus negócios, para que assim você possa desenvolver um plano de território forte. Dessa forma, você terá uma compreensão clara de quais trabalhos precisam ser priorizados para que a empresa cresça.

SWOT consists of 4 words: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats. 

Forças

A análise de pontos fortes informa quais das suas vantagens você pode utilizar para fazer seu negócio crescer.

O primeiro passo é definir os objetivos dos seus pontos fortes:

• Where do they excel?  
• What strengths do you want to build on?
• How can you use your team to execute the strategy?

Concentre-se principalmente na última pergunta. Os representantes de vendas são seu atributo mais forte. Cada pessoa consegue oferecer seu próprio histórico e experiências únicas. Veremos isso mais a fundo um pouco mais tarde.

Fraquezas

Aqui, pense em seus pontos fracos. Quais são as vulnerabilidades do seu negócio? Analise seus processos de vendas, mas também identifique pontos fracos em sua equipe.

Exemplos de suas possíveis fraquezas:

• An overly large geographical area you cover
• Insufficient understanding of your product – from both your and customers’ side
• Lack of understanding to your customer’s real needs
• Chaotic or missing sales tactics

Oportunidades

A maioria das empresas tem oportunidades que não percebem ou não utilizam. Quais são as suas? Procure uma lacuna que você possa preencher no mercado.

Exemplos de possíveis oportunidades?

• Lack of competition in your field
• Under-served territories
• Growing demand for your products or services
• Sales representatives with connections to the right customers

Ameaças

Assim como existem oportunidades, também existem tópicos que você precisa estar atento. Em cada território do seu plano, considere o que pode prejudicar o seu negócio. Dessa forma, você pode facilmente evitá-lo.

Exemplos de possíveis ameaças:

• Unexpected changes in your market
• New industry and regulation standards
• Strong competitors fighting over the same market

Keep in mind that these factors are not standing alone. They work together. What is your strength that may also be a big opportunity? You just need to find the right territory and sales professionals to make use of it. 

Mas não se concentre apenas em onde você pode se beneficiar. Por outro lado, uma área que esconde uma grande ameaça competitiva requer atenção especial para proteger seu negócio de qualquer surpresa negativa.

Another important insight – SWOT analysis doesn’t only point out big things, such as revenue, market needs, or geography. It can reveal small issues you shouldn’t overlook. Such as gaps in the systems you otherwise wouldn’t see. Or a need for better training. There may even be a hidden challenge within the product or service you offer.

Therefore, the SWOT analysis is not only here to show precise results. It makes you think complexly about how your business and territory plan works and how it should work.

Nº 5 Atribuir leads

Now that you analyzed where your agents’ best knowledge lies, start assigning the most suitable reps to each territory. 

Primeiro, recomendamos categorizar seus leads por valor. Alguns deles não são muito propensos a trazer muito lucro. Outros são promissores, com grande chance de se tornarem clientes. E alguns estão quase no seu bolso.

1. First group: It should contain your most valuable leads. Those who require little effort in order to purchase your product. 
2. Second group: Here are leads who need a bit more work but still present a pretty high chance of generating revenue. Therefore, they are worth investing more time into.
3. Third group: Leads in this category require a lot of effort in order to turn them into paying customers. 

Depois de formar os grupos, decida como usar seus recursos para melhor refleti-los. Atribua leads de cada uma das três categorias aos representantes de vendas adequados. O primeiro grupo provavelmente exigirá seu atendente mais experiente. Outros atendentes podem lidar com o segundo e terceiro grupo.

Also, as we mentioned earlier, use reps’ specific experiences. If you communicate with a lead from the pharmaceutical industry, assign an agent who already has established relationships in this field. She or he, therefore, knows how to talk the leads’ language. Another person can have deep knowledge in closing deals within the financial sector. Use it to your advantage.

Você também pode usar o mesmo sistema com experiências baseadas em outros atributos, tais como tamanho da empresa ou negócio, localização etc.

Ferramentas que você precisa para construir seu plano de território de vendas

Depois de concluir todas as etapas de acordo com nosso guia, você precisará de algumas ferramentas para colocar tudo em ação. Aqui, explicaremos quais sistemas são essenciais para executar perfeitamente seu plano de território de vendas com qualidade.

Nº 1 Software de escritório

Whatever visual approach you take towards crafting your territory map, you need reliable office software. That helps you turn your plan into tangible documentation, no matter if you seek an image, graph, or table. 

Office software usually includes applications for word processing, email, spreadsheets, and presentation decks. The two most popular tools are Microsoft 365 and Google Workspace. 

Google Workspace is generally a better choice for small to medium-sized businesses. Those that are good to go with a simple solution. In contrast, Microsoft 365 has enterprise-grade features for big, more complex companies.

Here, you can find an overview of the best office software for 2024.

Nº 2 Mapeamento de território

Sales territory mapping software is key for each successful plan, taking all important data from the CRM (customer relationship management) system. It assists with organizing information for various territories and visualizing them on a map. This gives you a detailed insight into prospects within a specific area. 

O software de mapeamento de território de vendas facilmente filtra dados importantes. Ele oferece insights sobre o comportamento do cliente ou dos leads. Tais como as interações anteriores ou suas últimas visitas. Portanto, ajuda a descobrir quais são as próximas etapas que você precisa implementar a fim de ter uma segmentação melhor. Esta informação pode então ser facilmente distribuída entre todos os atendentes.

Managers can also make use of the sales territory mapping software to measure performance and see which process resulted in a sale. It saves time and may result in better collaboration. Between sales reps and leads, as well as between your team members internally. 

Resumindo, ele permite extrair o máximo de cada campo de território.

Nº 3 Plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente

Um sistema de CRM facilita muito o processamento de dados. Ele permite que você acompanhe todos os detalhes importantes sobre clientes potenciais e suas interações. O CRM contém todo um histórico de comunicação e acompanha todas as informações necessárias.

Dessa forma, seus representantes sempre têm acesso a cada detalhe, o que ajuda eles a fechar mais negócios. A análise de dados no CRM também ajuda as empresas na retenção de clientes e no crescimento de conta.

Especialmente quando você o integra ao seu software de chamadas. Dessa forma, você automatiza o processo de mesclar os dados de ambos os sistemas. Você pode mantê-los em um único local bem organizado.

Nº 4 Software de comunicação da equipe de vendas

Quase tudo o que fazemos hoje, fazemos remotamente. Se você está vendendo, precisa de várias plataformas de comunicação online. Tais como e-mail, contas de mídia social, SMS ou um sistema de chamadas de qualidade.

Yet, for current needs, an old analog call center phone setup just doesn’t do the work anymore. Your reps are probably traveling a lot or working from home. A cloud-based calling solution – an online phone – allows them to contact leads and customers from anywhere. They can also receive inbound calls on their own laptops or phones without using a personal number. 

Não há necessidade de hardware adicional. O software faz todo o trabalho.

Além disso, as linhas telefônicas tradicionais não têm inúmeros recursos. Estes podem aumentar rapidamente suas vendas. Por exemplo, ter estatísticas que avaliam dados diretamente do seu software é uma grande vantagem para elaborar um plano de território de vendas eficaz.

Then, there is a call recording feature. This cuts the time for personally observing new sales reps’ performance. You may listen to their phone calls. Anytime, from anywhere. It further helps agents with closing deals faster and collects valuable insights for your territory planning. Since you can come back to each conversation, call recording lets you explore customers’ pain points, needs, likes, and dislikes. 

Through the call monitoring feature, you can listen to phone calls in real-time. It allows you to enter the call when agents need help. It also lets you talk with your reps without the caller hearing you or even joining the conversation. Call monitoring often discovers a space for additional mentoring. 

With skill-based routing, you can put your territory mapping findings into action. The tool allows you to assign the best-fitting agents to the best-fitting clients. Or utilize VIP queuing to make your most precious customers feel important. 

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