Top 6 canais de comunicação para expandir seus negócios

Para conseguir novos clientes, o primeiro passo é se comunicar com eles de alguma forma – por escrito, vídeos ou ligações de alguma forma. Em vez de encontrar maneiras de ajustar seus estilos de comunicação, muitas empresas hoje se concentram em táticas de crescimento sofisticadas que geralmente não levam a lugar nenhum.

Em vez disso, dê um passo para trás e pense na maneira como você se comunica – tanto com seus clientes quanto com seus funcionários. Mudanças pequenas e sutis podem causar um grande impacto nos seus resultados e na satisfação dos seus funcionários.

No artigo de hoje, vamos explorar os melhores canais de comunicação que você pode usar para expandir seus negócios, com novos clientes e deixando seus funcionários mais engajados e satisfeitos.

O que são canais de comunicação?

Os canais de comunicação são os meios de comunicação usados para transmitir mensagens específicas.

Exemplos de canais de comunicação são as redes sociais, e-mail, telemarketing, aplicativos de mensagens instantâneas ou até mesmo interações cara a cara.

Os canais de comunicação são vitais para uma empresa porque permitem que as pessoas se conectem e se envolvam. Eles também fornecem uma maneira para as empresas alcançarem novos clientes e manterem contato com seus funcionários regularmente. Além disso, muitas vezes eles podem desempenhar um papel crucial no sucesso da sua empresa.

A escolha do canal de comunicação certo para a sua empresa dependerá do objetivo da mensagem e do seu público-alvo.

Como escolher os canais de comunicação certos?

Depende de alguns fatores, e realmente se resume às suas necessidades específicas e ao que você está tentando alcançar. Pensando nisso, preparamos algumas dicas práticas que vão te ajudar nessa tarefa.

Pense no tipo de suas mensagens em relação ao seu público

A primeira coisa que você deve considerar é o tipo de mensagem e audiência. Tente se fazer as seguintes perguntas:

• O que você está tentando comunicar? É formal ou informal?
• Os clientes ou funcionários precisam ver a mensagem em um período de tempo específico?
• É necessário passar uma mensagem para sua equipe ou para toda a empresa?
• Esta comunicação precisa de uma resposta ou não?
• Você está se comunicando com uma pessoa ou um grupo de pessoas?

Isso ajudará você a escolher o tom de voz certo para combinar com a mensagem e torná-la mais envolvente para seu público.

Considere os valores da sua empresa, os recursos disponíveis e os métodos de entrega adequados

Seguindo em frente, você deve garantir que os potenciais canais de comunicação estejam alinhados com a cultura e os valores da sua empresa.

Por exemplo, se você administra uma empresa SaaS que oferece software de comunicação, uma boa ideia seria usar sua própria ferramenta como um dos canais de comunicação – caso você esteja se comunicando com seus funcionários.

Isso não apenas será muito conveniente, pois você provavelmente conhece bem esse canal, mas também mostrará a outras pessoas que seu produto é muito confiável e tem uma aplicação prática na vida real.

No entanto, a maioria das empresas não possui suas próprias ferramentas personalizadas. O que você deve fazer neste caso é pensar em como você gostaria que sua empresa específica fosse contatada por outras pessoas. Passe algum tempo também pensando em como você gostaria que seus funcionários interagissem uns com os outros.

Além disso, se a sua empresa valoriza o trabalho em equipe e a colaboração perfeita, suas decisões em relação aos seus canais de comunicação também devem refletir isso.

Escolha os canais de comunicação adequados para o seu público

Por último, mas não menos importante, você deve escolher os canais de comunicação apropriados para as pessoas com as quais deseja enviar e/ou trocar mensagens.

São seus consumidores, seus funcionários, seus clientes ou talvez outra pessoa? Por exemplo, a videoconferência pode ser uma excelente plataforma para se comunicar com sua equipe, mas não tanto com clientes que querem apenas que seus problemas sejam resolvidos na primeira ligação.

Depois de ter a resposta para essas perguntas, você está pronto para começar sua caçada.

Aqui estão algumas regras gerais ao escolher canais de comunicação específicos adaptados à sua empresa.

• Confira as avaliações, por exemplo, no Capterra.
• Pergunte aos seus funcionários qual a melhor forma de comunicação para eles.
• Faça uma pesquisa para descobrir quais dos seus canais existentes são mais usados por seus clientes e sua própria equipe internamente.
• Pense em qual é o seu orçamento e tente encontrar soluções que você possa pagar facilmente.
• Considere consultar seus funcionários para ver se eles gostariam de experimentar uma ferramenta específica.
• Dê uma olhada nos recursos disponíveis das ferramentas e decida se você as usará ou não.
• Descubra o que está funcionando para sua concorrência.
• Faça alguma pesquisa para ver quão eficazes são os canais de comunicação específicos em geral.

Seguir este guia deve permitir que você se prepare para escolher as ferramentas certas para se comunicar com outras pessoas. Dependendo dos seus objetivos e do seu público-alvo, você pode escolher o melhor para o seu cenário específico.

Aqui estão algumas recomendações para ajudá-lo.

Os três melhores canais de comunicação para equipes

O trabalho em equipe eficaz é vital para o sucesso de uma empresa. Diferentes equipes preferem diferentes canais e formas de comunicação. Se você quiser tirar o máximo proveito de cada um dos seus departamentos, tente levar essas preferências em consideração e crie uma estratégia de comunicação eficiente.

1 – Comunicação pessoal

Os benefícios da comunicação cara a cara são muitos e variados, mas há um que é o mais proeminente: a capacidade de ler os sinais não verbais da outra pessoa. Essas dicas geralmente nos dizem onde estamos com alguém, como devemos responder ao que eles disseram e fizeram e qual deve ser nosso próximo passo.

A pandemia mudou algumas coisas e a comunicação pessoal tornou-se menos comum. Graças a isso, 61% das pessoas começaram a usar novas ferramentas de comunicação desde o início da pandemia. Apesar disso, 33% das pessoas consideram que a comunicação se tornou mais desafiadora.

Há uma abundância de estudos que foram realizados sobre o tema da comunicação cara a cara. Muitos deles afirmam que pelo menos 70% da comunicação entre as pessoas é não verbal. Dependendo da pesquisa específica, esse número pode variar de 70% a 93%!

Considerando isso, é fácil chegar à conclusão de que as pessoas que se comunicam por meio de outros canais, como mensagens de texto, e-mail ou videochamadas, simplesmente podem perder esse aspecto vital da não-verbalidade.

Elas não recebem nenhuma sugestão social, como tom de voz ou expressões faciais. Isso significa que sua comunicação pode se tornar ineficaz ou até prejudicial.

Por isso, um canal de comunicação importante e produtivo que pode evitar essa ineficácia e danos dentro de suas equipes é a comunicação cara a cara.

Como você pode trabalhar usando a comunicação profissional cara a cara?

Existem muitos métodos que você pode usar para implementar a comunicação cara a cara em seu local de trabalho, e aqui estão alguns exemplos:

• conferências regulares
• reuniões matinais
• sessões de chat rápidas ao longo do dia
• reuniões de brainstorming presenciais

Abaixo temos algumas vantagens e desvantagens deste método de comunicação para testar se você o implementa.

Benefícios da comunicação presencial

Desvantagens da comunicação pessoal

• Pode criar possíveis barreiras linguísticas
• Pode ser difícil ou impossível no caso de equipes virtuais ou internacionais
• É quase impossível durante um lockdown e trabalho remoto
• Pode ser inadequado para grandes equipes, pois transmitir uma mensagem para grandes reuniões é um desafio devido à falta de toque pessoal
• Vem com possível má retenção pelo ouvinte

Embora tenha suas desvantagens, a comunicação pessoal deve ser sua escolha se você tiver a opção de ver seus colegas de trabalho todos os dias.

2 – Videoconferência

Seguindo em frente, temos a videoconferência, que ganhou muita popularidade quando o mundo foi atingido pela pandemia, e muitos funcionários foram forçados a mudar para o trabalho remoto.

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A videoconferência é um pouco semelhante à interação cara a cara. Assim como na comunicação pessoal, permite que as pessoas vejam e ouçam umas às outras. No entanto, por se realizar no mundo virtual, existem outros benefícios, bem como alguns inconvenientes, decorrentes deste tipo de comunicação, com as equipas.

Mas antes de dizermos quais são, vamos primeiro olhar para alguns números importantes:

• Nos primeiros quatro meses da pandemia do COVID-19, houve um aumento de 500% nas impressões de pesquisa para software de web e videoconferência.
• Espera-se que o mercado de videoconferência ultrapasse USD 75 bilhões até 2027.
• 67% das empresas planejavam gastar mais em web e videoconferência em 2021.

Prós e contras da videoconferência

Compilamos uma tabela que resume os principais prós e contras da videoconferência que você pode considerar ao decidir se deve ou não implementá-la como parte da estratégia de comunicação de sua equipe.

PRÓS

• Mais envolvente do que a audioconferência, pois adiciona um toque mais pessoal graças à presença de câmeras
• melhor qualidade de comunicação em comparação com a audioconferência – de acordo com 62% dos executivos em uma pesquisa
• Melhora a produtividade da equipe
• Economiza tempo e problemas de logística

CONTRAS

• Não é tão envolvente quanto a interação cara a cara
• Não é acessível a todos (câmera, microfone e assim por diante)
• Pode ser desafiador em caso de problemas de conexão (que geralmente podem ser facilmente resolvidos, mas nem sempre)
• Pode ser difícil para alguns focar em seu trabalho com esse tipo de comunicação (mas a adaptação é rápida)
• Pode ser complicado em termos de equipes internacionais, viagens e fusos horários diferentes

Se você tiver capacidade na sua organização para realizar videoconferências, definitivamente recomendamos como canal de comunicação para equipes. É mais conveniente, é mais barato e se você trabalha remotamente e não tem escritório, é praticamente a única opção que você tem.

3 – Plataformas de mensagens online

Isso é muito, e só podemos imaginar o quão difícil pode ser para você ter que passar por isso para escolher a melhor solução para suas equipes.

Podemos, no entanto, dar algumas dicas sobre quais fatores você deve prestar atenção ao escolher a melhor plataforma de mensagens online:

• preço
• variedade de recursos
• compatibilidade com diferentes dispositivos e software
• facilidade de uso
• avaliações

Saber quais são suas necessidades e requisitos específicos tornará muito mais fácil escolher a plataforma de mensagens online certa. Como resultado, suas equipes poderão desfrutar mais de seu trabalho e fornecer resultados frutíferos de seu trabalho.

Os três melhores canais de comunicação para os clientes

Agora que abordamos os principais canais de comunicação para equipes, vamos focar nossos clientes.

1 – Telefonemas

As chamadas telefônicas são uma ótima maneira de se conectar com os clientes e oferecer a eles uma conexão de pessoa para pessoa, mesmo que seja por uma linha telefônica. A importância de causar uma ótima primeira impressão não pode ser exagerada, e é aí que as ligações telefônicas e os atendentes de call center podem ser úteis.

Além disso, esse método de comunicação oferece uma maneira mais pessoal de se conectar com outras pessoas, em comparação com chats ao vivo, por exemplo. Isso ocorre porque, com ligações telefônicas, pode ser muito mais fácil entender o tom de voz das pessoas.

fonte

Se você está procurando como criar um canal de comunicação eficaz com seus clientes, as ligações telefônicas e os call centers são o caminho.

A indústria de call center atende a muitas empresas em vários mercados. Além disso, as ligações telefônicas são ótimas para criar uma experiência positiva do consumidor e fidelizar a marca.

Principais estatísticas do call center:

• O mercado global de call centers deverá atingir USD 496 bilhões até 2027.

• 76% dos clientes que entram em contato com o atendimento ao cliente o fazem por telefone.
• Em comparação com o contact center no local, os contact centers na nuvem são 27% mais baratos e apresentam 35% menos tempo de inatividade.

Graças às tecnologias em constante desenvolvimento, como recursos de retorno de chamada e a unidade de resposta audível (URA), os call centers de hoje são ainda mais eficazes e agradáveis do que antes.

Quando você olha para soluções como o CloudTalk, que é a ferramenta perfeita para equipes de vendas e atendimento ao cliente, outros recursos que você pode esperar ver incluem:

• fila de chamadas
• gravação da chamada
• roteamento baseado em habilidades
• identificador de chamadas de saída automática
• encaminhamento de chamadas
• click to call.

Na verdade, existem muitos outros recursos que um provedor confiável de call center poderia oferecer. Por esse motivo, definitivamente recomendamos verificar diferentes variações.

Apesar de muitas plataformas modernas serem desenvolvidas, as chamadas continuam sendo uma das formas mais eficazes de entrar em contato. Quando você considera todos os recursos modernos de call center, faz sentido usar as chamadas como parte de sua estratégia de comunicação.

2 – Chat ao vivo

A seguir, falaremos sobre o chat na web ao vivo.

Os chats online ao vivo são uma forma de comunicação na qual seus consumidores e representantes de sua empresa podem conversar online. Essa comunicação geralmente ocorre em tempo real por meio da troca de mensagens escritas.

Esta é uma ótima maneira de construir um relacionamento entre o cliente e a empresa.

Também ajuda a transmitir informações com mais clareza do que por meio de conversas telefônicas ou e-mail, que às vezes podem ser mal interpretadas ou esquecidas, especialmente se as chamadas não forem gravadas.

Os chats ao vivo também são muito econômicos, por isso não é de admirar que estejam se tornando mais populares entre as empresas.

Se isso não for suficientemente convincente, pense em quão direto, pessoal e interativo esse canal de comunicação pode ser. Tudo o que você precisa adicionar é alguma personalização, recursos envolventes e é isso.

Eles também permitem que os consumidores desfrutem de uma experiência mais perfeita, pois geralmente não precisam esperar muito tempo por uma resposta.

Isso pode ser especialmente útil ao lidar com clientes novatos ou interessados em explorar seu site. E isso porque eles podem precisar de mais orientação sobre o que devem fazer a seguir. Eles também podem ajudar na geração de leads eficaz.

A conversa de chat ao vivo também é arquivada e pode ser usada como prova no futuro se o cliente tiver alguma reclamação sobre o atendimento que recebeu da empresa.

Other great benefits of live chat software include transparency and authenticity, all by providing a one-stop shop for customers. Don’t let yourself miss out on this great communication channel.

3 – Redes sociais

Além disso, se muitos de seus clientes são Millennials e Geração Z, as redes sociais podem ser um dos melhores canais de comunicação que você pode escolher para entrar em contato com eles.

Percorremos um longo caminho da comunicação apenas verbal, mas só recentemente começamos a usar as redes sociais como meio de comunicação com os consumidores.

Com a popularidade cada vez maior de smartphones e plataformas de redes sociais, os consumidores agora estão mais conectados do que nunca – e as marcas estão percebendo.

Principais estatísticas:

• Quando as consultas de rede social dos clientes obtêm uma resposta de uma marca, 74% dos millennials dizem que sua percepção dessa marca em particular melhora.
• De acordo com 65% das pessoas de 18 a 34 anos, as redes sociais são uma boa maneira de fornecer atendimento ao cliente, enquanto 75% das pessoas com 55 anos ou mais não acreditam que as mídias sociais possam ser um canal eficaz.
• 37% dos consumidores em todo o mundo esperam uma resposta a perguntas ou reclamações de rede social no mesmo dia em que a enviam, com 28% e 18% esperando dentro de uma hora ou até imediatamente, respectivamente.

Quando se trata do Facebook, existem muitas soluções interessantes de atendimento ao cliente que você pode implementar, como chatbots Messenger AI.

Além de estar mais próximo dos seus clientes, graças ao chatbot, também poderá responder às consultas de forma rápida e eficaz, deixando os seus consumidores satisfeitos com a experiência que proporciona.

O Twitter também é um bom lugar para oferecer atendimento ao cliente, com várias empresas engajando e ajudando ativamente seus clientes nessa plataforma. Basta dar uma olhada neste exemplo do Adobe XD:

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Outras plataformas de rede social que recomendamos usar:

• LinkedIn
• YouTube
• Instagram
• TikTok

As plataformas de redes sociais ainda são jogadores poderosos no jogo de atendimento ao cliente, especialmente quando se trata de gerações mais jovens. Não deixe este canal de comunicação eficaz de lado.

Canais de comunicação em resumo

Lembre-se de que o canal de comunicação escolhido para suas equipes ou seu atendimento ao cliente pode ter um grande impacto na eficácia e no desempenho.

Se você quiser ler lançamentos semelhantes a este, verifique nosso blog. Falamos sobre tópicos como atendimento ao cliente, estratégias eficazes no local de trabalho, recursos de call center e muito mais.

E se você estiver procurando uma solução confiável para lidar com suas comunicações de atendimento ao cliente, você precisa experimentar o CloudTalk – você não vai se arrepender!