Teleconferência Gratuita – Como Configurar em Sua Empresa

Teleconferências antes eram reservadas para grandes empresas que trabalhavam e realizavam reuniões em países estrangeiros. Elas também eram consideradas um luxo, especialmente porque a tecnologia do passado era dispendiosa e geralmente inacessível.

Com a transformação digital, essa visão foi mudando aos poucos. Teleconferência se tornou um método de comunicação importante e acessível.

Em 2020, teleconferências se tornaram a forma primária de comunicação para muitas empresas. Conferências digitais não eram mais opcionais. Tornou-se rapidamente um canal de comunicação essencial.

Desde o início da pandemia, a teleconferência se tornou um dos métodos mais eficazes de se conectar com as pessoas. Contudo, teleconferências ainda contêm muitos segredos que podem precisar de explicação adicional.

Nosso artigo explicará o que são teleconferências, como elas funcionam, e como você pode usá-las para fazer reuniões online sem incorrer em quaisquer custos. Você precisará de um bom aplicativo de chamada de conferência e, portanto, também daremos algumas dicas de como escolher um que seja adequado para o seu negócio.

Vamos começar.

O que é uma teleconferência?

Uma teleconferência permite que múltiplas pessoas em diferentes locais participem simultaneamente em uma conversa em grupo. Desde que os participantes tenham um número de acesso especial, ou um link para clicar, eles podem ingressar de qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

Como mencionamos, as teleconferências não são um fenômeno novo. Durante vários anos, virtualmente todos os telefones fixos tinham a capacidade de começar ou ingressar em teleconferências.

Contudo, algumas coisas mudaram.

Hoje em dia, os convidados podem ingressar nas teleconferências por meio de desktop, smartphones ou tablets, por exemplo, desde que tenham um telefone fixo ou conexão com a Internet.

A disponibilidade disseminada de chamadas interativas por videoconferência significa que os participantes não precisam depender apenas das chamadas de áudio.

Além disso, eles nem precisam se preocupar mais com os custos. Plataformas de VoIP (Voz sobre IP) podem fornecer teleconferências gratuitas aos usuários, independentemente de onde eles estejam localizados.

Como as teleconferências funcionam?

Se você já participou de uma teleconferência, então provavelmente sabe o básico de como elas funcionam.

Você liga para o número de cada participante e os adiciona à conversa, ou você envia convites de reunião com um link ou um número de acesso. O envio de uma senha única aos convidados também é um bom método. Isso impedirá que pessoas não autorizadas escutem sua chamada.

Além disso, todo mundo que liga para o número de acesso, ou que clica no link de convite e insere a senha, ingressará em uma sala de reunião virtual especial. Uma vez que todos os participantes ingressarem, a reunião pode começar.

Todavia, iniciar uma reunião sem a presença de todos os convidados não é um problema. Na maioria dos casos, os participantes podem acessar a reunião a qualquer momento durante a teleconferência.

Quais são os tipos diferentes de teleconferência?

Há dois tipos principais de teleconferência. Ambos podem ser aplicados simultaneamente ou alternativamente, e não são específicos para uma situação, setor ou empresa em particular.

Nº 1 Chamadas de videoconferência

O boom da videoconferência em 2020, quando as chamadas pela Internet dominaram as reuniões presenciais, pode ter passado a impressão de que já estava mais do que na hora disso acontecer. Porém, foi algo extremamente eficaz.

Os serviços de Internet normalmente são rápidos e estáveis o suficiente para que as empresas realizem videochamadas regulares, mesmo em dispositivos móveis. É verdade que um pouco de configuração antecipada é necessária, mas a videoconferência mostrou-se ser uma ótima ferramenta quando reuniões presenciais não são possíveis.

Chamadas de videoconferência fornecem conexões emocionais entre as pessoas, quando as empresas não conseguem reunir pessoalmente seus funcionários. Essa forma de manter interações humanas é importante, especialmente agora, durante a pandemia da Covid.

Uma vantagem enorme da videoconferência é o fato de ser muito, muito mais barato participar de reuniões online do que reuniões presenciais. Especialmente em termos de custos de viagem. Agora é possível contatar qualquer pessoa imediatamente, mesmo se ela estiver localizada em um continente diferente. Como se ela estivesse em sua cidade.

Além do mais, você pode realizar uma videoconferência a uma fração do custo das chamadas internacionais, ou até de graça.

Nº 2 Chamadas de audioconferência

Chamadas de audioconferência ainda funcionam muito bem para reuniões rápidas e urgentes. Você pode facilmente iniciar uma em poucos minutos.

Apesar da crescente popularidade das chamadas de vídeo, a maioria das reuniões remotas ainda é realizada sem contato visual. Forbes relata que 65% de todas as teleconferências são apenas com áudio.

Chamadas de audioconferência continuam populares por diversas razões.

Devido aos menores requisitos técnicos, é mais fácil para qualquer um se conectar sem afetar a qualidade da chamada.

Tais chamadas também são favoráveis para multitasking. Você pode fazer algumas outras tarefas durante uma chamada de audioconferência, como verificar e-mails. Embora isso nem sempre seja de bom tom, não há como negar que pode ser uma vantagem.

Para outros, é simplesmente mais conveniente fazer chamadas de áudio do que sentir a pressão de se preparar para uma câmera. Estar sob os holofotes também pode fazer com que algumas pessoas se sintam desconfortáveis.

Entretanto, você não precisa usar apenas um tipo de teleconferência – sinta-se à vontade de mudar suas escolhas conforme suas necessidades.

Quais recursos você deve procurar ao escolher um aplicativo gratuito de teleconferência?

Para aproveitar ao máximo as teleconferências, você primeiro precisa selecionar uma plataforma de teleconferência que seja adequada para você. Talvez você já tenha gastado algum tempo comparando as diferentes soluções e plataformas que estão disponíveis no mercado, mas ainda não consegue decidir qual é a melhor. O que você deve procurar ao selecionar uma plataforma gratuita de teleconferência?

Dê preferência a uma plataforma fácil de usar

É importante que a solução selecionada seja amigável e fácil de compreender. Por quê?

Mesmo que você seja um gênio da tecnologia, nem todo mundo que for usar a plataforma para participar das chamadas também será. Pense em seus parceiros de negócios, membros da equipe e clientes, que podem ter dificuldades configurando sua ferramenta de escolha. Sua própria reputação e negócio podem ser negativamente afetados caso seus convidados encontrem problemas.

Quando você está com pressa, a última coisa que deseja é percorrer por dezenas de opções para encontrar o que está procurando. Não há tempo para isso. Você simplesmente deseja enviar os convites, esperar o ingresso dos participantes e, então, começar a reunião.

Portanto, ao comparar as opções de plataformas de teleconferência, você deve primeiro verificar se os convidados podem ingressar em uma chamada de forma fácil e rápida, por exemplo, sem ter que baixar o software.

Além disso, verifique se não existem restrições quanto ao tipo de dispositivo que pode ser usado para ingressar nas chamadas. Igualmente, você deve considerar se existe uma limitação para criar o número de salas de conferência que desejar, e usá-las quando quiser.

Esses problemas ou desafios podem facilmente ser resolvidos com um software de teleconferência de qualidade.

Verifique se um recurso de gravação de chamada está disponível.

Escrever anotações das reuniões é uma boa ideia, mas é provável que você perca ou entenda mal alguns detalhes. E se houvesse uma gravação da reunião inteira? Sua plataforma de teleconferência deve permitir que você grave facilmente as reuniões.

Se você é o anfitrião de uma reunião, tudo o que precisa fazer é usar a opção de gravação e focar apenas na conversa.

Além disso, gravar uma reunião inteira facilita compartilhá-la com o restante de sua equipe. Se alguém perder uma reunião, pode simplesmente baixar e ouvir a gravação mais tarde, para ficar por dentro de tudo o que foi discutido.

Portanto, a gravação de reuniões pode ajudar com a recordação de fatos, mas também com questões legais, se necessário. Se um cliente alegar que você prometeu um determinado recurso (que você não prometeu), você pode simplesmente voltar para a gravação da reunião e provar que ele está errado. Caso você tenha que ir ao tribunal, essa é uma ótima forma de provar que você está certo.

CloudTalk também tem uma ferramenta como essa. Nosso recurso Teleconferências oferece a possibilidade de facilmente gravar ou agendar todas as suas chamadas em uma questão de minutos.

Garanta que a plataforma suporte chamadas em áudio e vídeo

Dependendo de onde você está, e qual é o objetivo de uma reunião em particular, você pode querer usar apenas áudio ou realizar uma videoconferência. Se esse é o seu caso, é fundamental escolher uma ferramenta de conferência que suporte ambas as opções.

No caso de chamadas curtas ou urgentes, somente áudio será a forma mais fácil e rápida de organizar uma reunião. Se você deseja ter chamadas longas com múltiplos participantes, ou discutir questões empresariais potencialmente importantes com seus clientes, reuniões em vídeo podem ser uma escolha mais adequada. É sempre melhor ter ambas as opções e usar apenas uma, do que ter apenas uma e sentir falta da outra.

Escolha uma solução completamente segura

A solução que você usa deve ser extremamente segura, especialmente quando você está realizando teleconferências para fins empresariais. Um único vazamento de informação poderia significar prejuízos para seu negócio. Portanto, pense duas vezes e escolha uma solução segura.

O recurso de Teleconferências do CloudTalk protege cada sala de reunião com um código PIN, a fim de evitar acesso não autorizado.

Como começar com teleconferência gratuita?

Embora seja improvável que as teleconferências se tornem o padrão para todas as reuniões no futuro próximo, elas têm muitas vantagens que irão garantir que permaneçam populares e transformem ainda mais o seu negócio.

Há muitas plataformas diferentes de teleconferência disponíveis hoje em dia, e não seríamos honestos com nós mesmos se não recomendássemos o CloudTalk.

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Então, o que você está esperando?