Cold Calling Software: Do’s and Don’ts for Outbound Sales

Cold calling software makes hard work easy and keeps your agents productive and happy. Learn about the do’s and don’ts of cold calling for your outbound sales team.

A ligação fria não funciona.

Isso é algo que você já ouviu antes?

Esta afirmação está longe de ser verdadeira. De acordo com a pesquisa mais recente, 49% dos compradores preferem ser contatados por telefone.

As ligações frias podem não ser o problema aqui, mas sim a maneira pela qual sua equipe de vendas tenta alcançar os clientes em potencial. Que tal investir em software de ligação fria? Será que vai resolver o problema?

Se você tiver alguma dúvida, este artigo mostrará por que o software de ligação fria pode ser uma boa maneira de melhorar a eficácia das suas chamadas. Mostraremos as melhores e as piores práticas de uso desse tipo de software. Saiba como esta solução pode ajudar seus atendentes a aproveitar ao máximo seu trabalho.

O que é software de ligação fria e será que devo usá-lo?

Os softwares de ligação fria são soluções projetadas para agilizar o trabalho em equipe de vendas, gerenciando leads e tornando as chamadas mais eficientes. Esse tipo de software possibilita a automação de chamadas, o que ajuda a alcançar mais clientes em potencial.

Ter acesso a muitas métricas que o software nos fornece, incluindo atividade de vendas e desempenho de chamadas, pode fornecer à sua empresa insights mais profundos sobre a produtividade dos atendentes para ajudá-lo a melhorar.

Quais são os outros benefícios de tal solução? Aqui estão alguns dos principais:

• Streamlines workflow – by using automated dialling, you and your team will be able to run through calls much faster while increasing your productivity.
• Increases chances of closing a deal – it helps with tracking leads and getting information about your potential clients, which you can use to lead conversations better.
• Saves time – it helps organize and optimize your time, which is essential for boosting your performance.
• Makes calls more personal – by integrating cold calling software with CRM systems, your agents will have more information about their leads so they can personalize their pitches.
• Contributes to development – cold calling software provides advanced call statistics that help you identify areas for improvement and determine friction points.

Agora que você conhece as vantagens do software de ligação fria, precisa aprender algumas práticas recomendadas para obter o máximo de valor. Entenda as estratégias da ligação fria e saiba o que fazer e o que evitar (principalmente do aspecto legal).

O que fazer ao usar o software de ligação fria

A seguir estão algumas dicas que você pode seguir para garantir que você use o software de ligação fria de forma eficaz e, mais importante, com segurança.

Escolha um software confiável

Vamos começar com os aspectos que você deve levar em consideração ao escolher o software de ligação fria. O que você escolher deve definitivamente ser confiável. Em última análise, de alguma forma, será a chave para o seu negócio. Existe alguma maneira de garantir que você está fazendo uma boa escolha?

Existem algumas etapas que você não deve pular, pois elas podem dizer muito sobre o provedor em potencial:

1. Make sure you carry out thorough research and check references, not only on the company website but also on forums and platforms like G2 or Capterra.
2. Verify the safety of their software, whether they adhere to the highest security standards. Make sure the company regularly audits their data centers and that all information is encrypted.
3. Cold calling software must also follow GDPR guidelines (For example, Cloudtalk.io uses them for clients outside of the EU, who are not directly affected by these regulations, to improve the overall safety of the product).

Escolher o software certo é bastante difícil. Claramente, você deve considerar mais do que apenas um bom preço e uma ampla gama de recursos.

Pesquise suas leis locais

As ligações frias são uma maneira legítima de alcançar novos clientes se você seguir regras específicas. Não fazer isso pode levar a problemas. As leis variam de acordo com o país e, nos Estados Unidos, cada estado tem regras diferentes sobre as ligações frias.

Os países devem estabelecer tais limitações para evitar assediar os residentes ou obter acesso ilegal a informações confidenciais sobre eles. Caso contrário, algumas empresas podem explorar esses dados. O que você deve fazer para ter certeza de que cobriu todos os aspectos das leis aplicáveis no seu país?

Alguns países impõem restrições de tempo nas quais quem liga pode tentar entrar em contato com novos clientes. Essas limitações não se aplicam a pessoas que já são clientes de uma determinada empresa.

Também existem regras específicas sobre como quem liga deve se apresentar, quais informações devem ser fornecidas, etc. Há também uma linha fina para conexões automáticas. Em alguns casos, elas são totalmente proibidas. Lembre-se de conhecer as leis locais e ver como ficam as restrições em seu país.

Crie um scrip

Que tal o próximo “Faça”? Você precisa estar preparado para a conversa e criar um script de ligação fria. Isso significa que você deve:

• Introduce yourself
• State which company you’re calling from 
• Establish contact by asking some questions first
• Use a positioning statement to show your prospects that you understand their problems

Mesmo se você tiver um roteiro bem preparado, lembre-se de que as pessoas podem sentir se você estiver lendo notas escritas ou tenta artificialmente prosseguir com uma conversa. Como resultado, eles vão supor que o que você está dizendo é uma perda de tempo. Tente dar um tom natural à sua voz e seja enérgico – as pessoas vão gostar se você não parecer com um robô.

Lembre-se de praticar o script antes de começar a ligar. Prepare-se para as perguntas que as pessoas possam fazer. Tente intrigar e interessar o cliente em potencial logo no início da conversa.

Se você usar o software de ligação fria com o script certo, poderá facilmente ter interações que farão com que seus clientes em potencial se sintam ouvidos. Isso lhe dará a confiança para fechar negócios.

Crie listas específicas para chamadas

Como você provavelmente sabe, você pode facilmente integrar seu software de ligação fria com sistemas de CRM. Tenha cuidado, no entanto.

Escolha seus clientes em potencial com cuidado, em vez de ligar para todos do seu banco de dados. Coloque-os em grupos específicos para aumentar a eficácia da sua equipe de vendas. Ao fazer isso, as conversas podem ter prioridade sobre a inserção de dados.

Priorize os seus leads. Comece entrando em contato com aqueles que são mais propensos a se interessar pela sua oferta. Os dados das ligações frias indicam que, se você alcançar um contato no minuto em que ele for marcado como lead, aumentará suas chances de conversão em quase 400%.

O que NÃO FAZER ao usar o software de ligação fria

Agora vamos descobrir quais coisas você precisa evitar a todo custo. Aqui estão algumas das piores práticas e dicas sobre como se manter longe delas.

Não passe a maior parte do tempo falando – ouça em vez disso

Todos os atendentes de vendas se concentram em falar. O que eles devem dizer, como dizer e em que tom, etc. No entanto, a maioria deles esquece uma das coisas mais importantes. Tem uma pessoa do outro lado do telefone que você deve ouvir com atenção.

Ouvir atentamente aos seus clientes em potencial é a chave para o sucesso. Parece muito profundo? Não deveria. Dê aos seus clientes em potencial a oportunidade de falar. Não há dúvida de que você precisa se comunicar muito, mas tente manter seu monólogo curto (e não jogando palavras na velocidade da luz).

Ouvir é uma maneira fácil de construir confiança e fazer com que as pessoas se sintam mais valorizadas. É também uma ótima maneira de conhecer mais sobre as necessidades e expectativas dos clientes em potencial. 93% dos compradores acreditam que a capacidade de colaborar durante uma ligação é um fator decisivo para a sua decisão de compra.

A ligação fria é uma conversa de mão dupla. Certifique-se de fazer perguntas abertas para que os clientes em potencial se sintam à vontade para falar.

Não use nenhum número

A próxima coisa que você deve evitar é usar o mesmo número para todos os países em que você opera. Um número de telefone desconhecido ou do exterior faz com que as pessoas suspeitem que seja uma fraude. Por isso, é essencial usar números locais.

Além disso, os números locais permitem que seus clientes liguem para você com tarifas locais padrão ou gratuitamente do exterior. Portanto, se a sua empresa opera em mais de um país, você deve usar um recurso que dê acesso a números de telefone internacionais.

Cloudtalk can help you with this. It gives you access to numbers from more than 160 countries around the World. Additionally, you can select between geocodes and non-geographic codes (which tend to be more familiar to users because they know it will be charged locally).

É benéfico usar números de telefone internacionais a longo prazo, pois menos chamadas ficarão sem resposta.

Não ligue despreparado

Antes mesmo de pensar em ligar para um determinado número, pesquise bem o cliente em potencial para garantir que você tenha informações suficientes para iniciar uma conversa. Felizmente, a integração de software de ligação fria com sistemas de CRM permite verificar detalhes rapidamente com um clique. Não há nada mais frustrante do que receber uma ligação que não era para você.

Pesquise os dados sobre seu cliente em potencial com antecedência para tornar sua conversa mais pessoal. Este deve ser o seu ritual antes de uma ligação. Uma pesquisa completa garantirá que você esteja se comunicando com a pessoa certa dentro da organização.

O software de ligação fria permite que você colete informações como o identificador de chamadas. Você pode querer iniciar uma conversa com “Olá, Roberta”, por exemplo. Além disso, essas integrações concederão acesso ao histórico de contatos e possível envolvimento anterior.

Ao realizar uma pesquisa adequada, você parecerá pouco profissional e egoísta, portanto, certifique-se de descobrir o máximo possível sobre seus clientes em potencial.

Não esqueça de ser claro

“Com licença, você pode repetir, por favor?” Não desperdice o seu tempo e o de seus clientes em potencial falando muito rápido ou sendo pouco claro. Tentar encaixar o máximo de palavras no menor tempo possível não é uma boa ideia.

Explique o propósito da sua chamada desde o início. Prepare uma frase de abertura forte. Pense em algo que vai diferenciar a sua ligação de outras empresas.

A cada ligação, você ganhará mais confiança. Você sabia que as pessoas podem “ouvir” um sorriso quando você fala? Seja positivo, fale de forma clara, breve e direta. Você vai notar a diferença.

Top 10 Cold Calling Software Solutions

1. CloudTalk

Cloudtalks’ benefits

CloudTalk is a cloud-based call center and business phone system built to maximize your customer support efforts across all channels. All you need to do is choose a number for one of the 160 supported countries, and you can instantly start optimizing your workflows with advanced features, including IVR, click-to-call, power dialers, and more! CloudTalk also supports 35 other powerful integrations for helpdesk, e-commerce, and CRM systems, including HubSpot and Zendesk.

Key features

• High-quality calls with guaranteed latency and minimal jitter
• Smooth workflow with our Intelligent call-routing tools
• Callback feature that redials the number until connected with the agent
• Redirecting calls during busy hours or when outside the office
• The call masking feature keeps your number private

What is CloudTalk missing?

According to some users, CloudTalk Analytics needed a refresh, which would afford our users deeper insights into the data that drives their business forward. 

We answered the call and recently launched Analytics 2.0, a powerful new data-visualization framework that gives users in-depth reports on the day-to-day operations of their call center. Identify problem areas and apply data-driven solutions faster than you ever thought possible. 

What Type of Business Is It Best For?

CloudTalk is the perfect phone system for mid-sized companies looking to grow. Typically, it’s used in sales for outbound calls and customer service for inbound calls.

Pricing

2. Aircall 

Aircall is an advanced calling solution used by 15,000+ clients. It’s designed to speed up sales processes, boost communication with prospects, and close more deals. You can automatically dial multiple candidates in a back-to-back queue and surface crucial contact information directly within the phone interface. 

Aircall’s benefits

Aircall excels when it comes to automation. The provider also features many useful integrations, including Intercom, Pipedrive, and Zapier. Furthermore, it offers Advanced automation tools, user-friendly apps, and reliable customer support.

Key features

• Automatic Call Distribution
• Call Monitoring
• Call Transfer
• Call Recording 
• Call routing

What is Aircall missing?

Aircall lacks some essential video-calling features. Webinar hosting and screen-sharing capabilities are severely limited on the platform, which can lead to a fair amount of frustration for users. 

What Type of Business Is It Best For?

Aircall is a calling software primarily targeted at small businesses using the phone to conduct sales and support business daily, but certainly not all of them. Think about how frequently your team uses smart dialers. You might consider looking elsewhere if they’re a core part of your day-to-day work. 

Pricing

3. Justcall

Justcall is a cloud phone system that provides businesses with a seamless calling experience. It’s a VoIP solution offering advanced features and tools for managing customer communications. The company was founded in 2016 and has grown to serve over 6,000 customers globally.

Justcall’s benefits

• Integrates with multiple CRM and helpdesk platforms, including HubSpot, Zendesk, and Freshdesk.
• Provides a dedicated mobile app for both iOS and Android devices.
• It offers local phone numbers in over 95 countries and enables you to make calls anywhere worldwide.
• It lets you track your team’s performance with real-time analytics and insights.

Key features

• Automatic Call Distribution: Route calls to the right agent or team based on their skill set and availability.
• Call Recording: Keep a record of all incoming and outgoing calls.
• Call Masking: Protect your agents’ privacy using Justcall’s masking feature, which replaces their phone numbers with a business number.
• International Phone Numbers: Get local phone numbers in over 95 countries worldwide.
• Conference Calls: Easily add up to 50 participants to a call with Justcall’s conference calling feature.

What is Justcall Missing?

Justcall doesn’t offer some of the more advanced features, such as auto-attendant, call tagging, or skill-based routing. Additionally, while it does offer some integrations with popular CRM platforms, it doesn’t offer as many as some other competitors.

What Type of Business is It Best For?

Justcall is best suited for small and medium-sized businesses that need a reliable phone system with advanced features. Its integrations with popular CRM and helpdesk platforms make it a great choice for sales and customer service teams.

Pricing

4. Ringover

Ringover is a cloud-based phone system offering various features to enhance business communications, including call recording, IVR, and analytics. The software provides multichannel communication options, including voice, chat, and video.

Ringover’s benefits

• Easy to set up and use.
• Integrations with various third-party tools.
• 24/7 customer support.
• Mobile application for on-the-go business management.
• Advanced analytics and reporting tools.

Key features

• Call Recording: Records and stores all calls for future reference.
• IVR System: Offers a menu of options for customers to direct their calls.
• Real-Time Monitoring: Allows managers to monitor calls and agents in real-time.
• Multichannel Communication: Offers voice, chat, and video options for communication.
• Analytics and Reporting: Provides data-driven insights into call volume and agent performance.

What is Ringover Missing?

Ringover’s pricing plans can be expensive for small businesses, and its customer service can be slow to respond. Additionally, some users have reported issues with the software’s call quality and reliability.

What Type of Business is it Best For?

Ringover is a good choice for businesses of all sizes that require a multichannel communication solution with advanced analytics and reporting tools.

Pricing

5. 8×8

8×8 is an evergreen telephony solution focusing on integrations and analytics. The provider is well-suited for enterprises, but lower-tier subscriptions also work for smaller organizations. There are many benefits 8×8 can offer its subscribers.

8×8′ benefits

First, the provider has built an Analytics system that can effectively track large-scale business processes. 8×8’s reporting system centralizes all data in a single place so managers can make their teams more organized and speed up their workflow. You’ll also get real-time reports.

Then, we have the solution’s comprehensive integrations with software like Salesforce, Slack, Microsoft Teams, and many more. Furthermore, 8×8 users get unlimited calling to 40+ countries. 8×8 telephony software has a smart dialer, click-to-call, and call recording.

Key features

• Call Center Management
• IVR
• Contact Management
• Analytics & Reporting
• Call Monitoring

What is 8×8 missing?

If you own a business that works globally, there are a few things about 8×8 you might want to consider:

A crucial restriction, mainly for big international companies, is that there are regional constraints on unlimited calling. Users with the basic Express plan can only use unlimited calling in the US and Canada.  

• Office is required: You need an office where you want to call to get a number from there.
  
• Geographical restrictions for SMS: You can only use the SMS feature within the US, and 8×8 does not cover costs for mobile numbers in Brazil.
  
• Integrations: 8×8 doesn’t partner with telco companies so users won’t have native integration with specific solutions like WhatsApp. The tech team must set up non-native integrations.
  
• Features: 8×8 lacks features like call tagging for more efficient calling processes, call masking for protecting your personal information, and API for connecting with the tools you love. Automation tools like IVR, skill-based routing, or automated callback come only with high-tier plans. You have to pay extra to get a call recording. 

What Type of Business Is It Best For?

Flexible for Any Business

Pricing

6. Dialpad

Unless you’re new to the VoIP telephony market, you’ll surely have heard of Dialpad. It’s a reliable, unified telephony solution with simple built-in AI and advanced analytics. A live chat, phone hotline, and knowledge base make it a great deal for customer support teams. 

Dialpad’s benefits

Dialpad’s main advantages are voice intelligence and uptime between 99% and 100%. You’ll get conference video calls, sentiment analysis, voicemail transcriptions, call tracking metrics, Speech-to-Text for an automatic call recording, and much more. 

With Dialpad, you can call the US and Canada for free from anywhere in the world. Inbound and outbound calling within your country is also free of charge. The provider has a modern, well-organized UI, plenty of training videos, and a well-built mobile application.

Key features

• Call Recording
• Machine Learning
• Call Analysis
• Customer Scoring
• Call Routing

What is the Dialpad missing?

While Dialpad offers a Power dialer, it lacks a Smart and Predictive dialer. The Power dialer feature is limited, as it only works with Salesforce. Unlike the CloudTalk app, the Dialpad app only allows users to dial phone numbers manually. 

The Preferred agent feature only works through API. 

Dialpad also lacks a visual flow editor for its Call flow designer. Furthermore, you can’t send SMS messages outside the US and Canada, although this feature will soon become available to UK users.

The provider offers a limited integration stack, and Voicemail drop comes only with Dialpad Sell.

What Type of Business Is It Best For?

Any size of sales organization looking to drive agent efficiency and speed up ramp times.

Pricing

7. Talkdesk

Talkdesk is a cloud-based contact center solution that enables businesses to provide customer support via phone, email, chat, and social media. It offers a range of features such as call routing, IVR, and workforce management and is used by companies of all sizes.

Talkdesk’s benefits

• Easy to set up and use.
• Wide range of features and integrations.
• 24/7 customer support.
• Advanced analytics and reporting tools.
• Voice and screen recording for quality assurance.

Key features

• Call routing: Route calls based on skills, language, and more.
• Interactive Voice Response (IVR): Provide customers with options.
• Workforce management: Schedule and manage agents and their tasks.
• Real-time monitoring: Monitor calls and agents in real time.
• Voice and screen recording: Record calls and screens for quality assurance.

What is Talkdesk Missing?

Talkdesk doesn’t offer conference calling or auto-attendants, which may disadvantage sales teams. Additionally, some users have reported that the platform can be slow and prone to technical issues. There’s also no free trial available. 

What Type of Business is It Best For?

Talkdesk is a good choice for businesses of all sizes that need a flexible and scalable contact center solution. It’s especially useful for companies that want various integrations and analytics tools.

Pricing

8. RingCentral

When you think about VoIP telephony solutions, RingCentral is among the first ones that come to mind. It’s no wonder the company has been on the market for over 20 years and has built quite a reputation. 

RingCentral’s benefits:

RingCentral has a great variety of features and offers HD-quality voice and video. The provider is a good fit for enterprises since it provides an omnichannel experience, lead qualification tools, management, collaboration, and performance features – all in a single software.

Key features

• SIP Trunking
• IVR
• Call Recording
• Call Routing
• Contact Management

What is RingCentral missing?

Despite all the positives, RingCentral lacks many essential tools that modern businesses require. 

Features like native sentiment analytics, Speech-to-Text transcription, smart dialers, or Skill-based routing are only included in Contact Centre Solution. The same goes for some agent management features, like monitoring.

The Call recording tool and Toll-free numbers are only available as add-ons for an additional cost. 

Furthermore, RingCentral’s implementation can take as much as 90 days and involves an implementation fee. 

RingCentral UI is also not always the friendliest to work with. 

What Type of Business Is It Best For?

RingCentral MVP is a flexible cloud-based solution ideal for businesses of all sizes.

Pricing

9. Nextiva

Nextiva is a big player in the VoIP market, providing services to more than 15,000 customers. Nextiva is widely regarded as user-friendly — users can start calling within minutes thanks to a simple and intuitive setup process. Furthermore, the system is hosted by Nextiva, which makes maintenance of the software Nextiva’s responsibility.

Nextiva’s benefits:

Nextiva offers advanced features, including conference calling, voicemail transcription, multi-level attendant, and much more. The provider also integrates with solutions like Zendesk, ConnectWise, or MS Teams.

Nextiva’s HIPAA-compliant virtual faxing makes it a great solution for healthcare workers. Medical employees can share information without having to worry about data breaches. 

Furthermore, 24/7 support means agents are always on hand to assist you. 

Key features

• Unlimited Calling
• Video Conference Recordings
• Mobile & Desktop Apps
• Workflow Optimization
• Omnichannel Communications

What is Nextiva missing?

Although Nextiva is a well-known VoIP solution, there are some issues you should know about when considering this provider:

• Integrations: Nextiva is missing certain integrations, like Slack or Zapier. With Zapier, users can connect their VoIP telephony system with thousands of non-native systems. 
• Prices: Many consider Nextiva’s prices high, especially for small businesses.

What Type of Business Is It Best For?

Pricing

Businesses need a robust, secure, and reliable enterprise phone system that works across every device and has advanced features like video conferencing, mobile apps, call recording, and more.

10. Five9

Five9 is a cloud-based contact center solution offering various features for customer service and sales teams. These include omnichannel support, workforce optimization, reporting and analytics, and more.

Five9’s benefits

• Offers an all-in-one cloud contact center solution.
• Omnichannel support for a seamless customer experience.
• Advanced workforce optimization features for improved agent productivity.
• Robust reporting and analytics capabilities.
• Easily integrate with other software.

Key features

• Omnichannel Support: Enables interaction across all channels.
• Workforce Optimization: Improves agent productivity and engagement.
• Reporting and Analytics: Provide insights to improve performance.
• Integrations: Easily connect with other software.
• All-in-one Solution: Offers an all-in-one cloud contact center solution.

What is Five9 Missing?

Five9’s pricing can be higher than other contact center solutions in the market, which may make it less attractive to some businesses. Additionally, some users have reported issues with the platform’s call quality.

What Type of Business is it Best For?

Five9 is suitable for mid-sized and large enterprises that require an all-in-one cloud contact center solution with omnichannel support, advanced workforce optimization features, and robust reporting and analytics capabilities.

Pricing

Conclusão

Pode parecer que a ligação fria está desatualizada, mas se você escolher a solução de software certa, poderá capacitar sua equipe de vendas e tornar a ligação fria uma maneira eficaz de conquistar novos clientes.

A integração de um bom software de ligação fria com um sistema de CRM tornará o processo de ligações frias perfeito. Você quer experimentar?