Sistema telefônico com várias linhas: Tipos, benefícios e recursos Essential

90% dos clientes dizem que é essencial ou muito importante que a consulta de atendimento ao cliente que eles fazem seja respondida imediatamente. Isso significa que seu sistema telefônico deve atender a essa demanda.

Se você deseja upgrade as comunicações da sua empresa e lidar com um volume maior de chamadas, o uso de um sistema telefônico multilinha pode ser uma opção econômica.

Se você quiser saber mais sobre os tipos de sistemas telefônicos multilinha, seus benefícios e os principais recursos que deve procurar, continue lendo.

Principais conclusões

• Um sistema telefônico multilinha é uma solução de telefonia empresarial que permite que você gerencie várias chamadas ao mesmo tempo.
• Os sistemas telefônicos multilinha melhoram a eficiência e o atendimento ao cliente e proporcionam economia de custos.
• Há diferentes tipos de sistemas telefônicos multilinhas, como os de 2 linhas, 4 linhas, 6 a 12 linhas e alternativas baseadas em VoIP. Cada um deles é adequado para diferentes necessidades e tamanhos de negócios.
• Os sistemas telefônicos VoIP têm uma variedade de recursos sofisticados, além de serem escalonáveis e flexíveis.
• Para que a sua empresa tenha o melhor sistema telefônico multilinha, você precisa analisar o número de linhas necessárias, os recursos exigidos e as integrações necessárias com outras ferramentas.

O que é um sistema telefônico com várias linhas?

Um sistema telefônico multilinha é uma solução de telefonia empresarial que permite que você gerencie várias chamadas ao mesmo tempo. Ao contrário dos telefones tradicionais de linha única, eles permitem que você gerencie as chamadas recebidas e efetuadas em diferentes linhas, garantindo que nenhuma chamada fique sem resposta.

Um sistema telefônico comercial multilinha ajuda a maximizar a sua produtividade por meio de uma série de recursos importantes:

• Vários ramais para diferentes departamentos ou membros da equipe
• Recursos de roteamento e transferência de chamadas
• Música ou mensagens em espera
• Caixas de correio de voz para cada ramal

Com um sistema telefônico com várias linhas, os agentes do seu call center podem lidar eficientemente com um volume maior de chamadas, o que ajudará a reduzir o tempo de espera e a aumentar a satisfação do cliente. Isso também facilitará as interações entre seus próprios funcionários, tornando mais fácil para sua equipe colaborar e compartilhar informações.

Mas, embora a velocidade e a qualidade das duas redes possam ser semelhantes, ainda há muitas diferenças entre elas. A seguir, destacamos as diferenças mais importantes entre PBX e VoIP para que você possa escolher a melhor opção para as necessidades da sua empresa.

Como funciona um sistema telefônico com várias linhas?

Os sistemas telefônicos multilinha podem ser categorizados em dois tipos: sistemas locais e sistemas baseados na nuvem. Aqui está uma comparação dos dois:

Um sistema telefônico baseado na nuvem pode ser flexível, escalável e econômico, graças à tecnologia Voice over Internet Protocol ou VoIP.

A tecnologia VoIP converte sinais de voz em dados digitais e os transmite usando a Internet. Como resultado, sua equipe pode fazer e receber chamadas de praticamente qualquer lugar, a qualquer momento e de qualquer dispositivo que tenha uma conexão com a Internet.

Entenda os diferentes tipos de sistemas telefônicos com várias linhas

Há vários sistemas telefônicos multilinhas que você pode escolher para atender às suas necessidades comerciais. Cada um desses sistemas tem diferentes recursos e benefícios. O melhor sistema para você dependerá do tamanho da sua empresa, do número de chamadas que você faz e das suas necessidades específicas de comunicação.

Vamos dar uma olhada mais de perto nos diferentes tipos de sistemas telefônicos multilinhas:

Telefones de 2 linhas

Um sistema telefônico de duas linhas é um tipo de sistema telefônico multilinha que fornece duas linhas ou números de telefone separados em um único dispositivo.

Os principais recursos de um sistema telefônico de 2 linhas incluem:

• Duas linhas telefônicas distintas com números de telefone separados.
• Capacidade de colocar uma chamada em espera enquanto você atende ou faz outra chamada.
• Chamada em conferência entre as duas linhas.
• Toques ou indicadores separados para cada linha para que você identifique facilmente as chamadas recebidas.
• Transferência de chamadas entre as duas linhas.

Um sistema telefônico de duas linhas é excelente para escritórios de pequenas empresas, uma empresa doméstica ou alguém que precise receber apenas algumas chamadas ao mesmo tempo. Eles oferecem uma solução econômica para lidar com várias chamadas sem a necessidade de recursos mais avançados ou de um número maior de linhas.

Exemplo de caso de uso: Esse sistema telefônico funcionará para você se for uma pequena loja de varejo que precisa estar disponível para chamadas de clientes e, ao mesmo tempo, fazer chamadas para fornecedores. Ou, se você tem uma empresa doméstica que precisa manter as chamadas pessoais e profissionais separadas.

Telefones de 4 linhas

Um sistema telefônico de 4 linhas tem quatro linhas telefônicas separadas, ou números de telefone. Esse sistema telefônico é ideal se você tiver uma equipe pequena e quiser que alguns colegas possam atender e fazer chamadas simultaneamente.

Os principais recursos de um sistema telefônico de 4 linhas incluem:

• Quatro linhas telefônicas distintas com números de telefone separados.
• Capacidade de colocar chamadas em espera, transferir chamadas entre linhas e configurar chamadas em conferência.
• Toques ou indicadores separados para cada linha para que você identifique facilmente as chamadas recebidas.
• Funcionalidade de viva-voz para comunicação sem o uso das mãos.
• Sistema de intercomunicação para comunicação interna entre ramais.

Um sistema telefônico de 4 linhas é uma boa escolha para uma pequena empresa ou escritório que precisa de recursos adicionais, como chamada em espera, além da capacidade de lidar com um volume moderado de chamadas recebidas de clientes.

Eles aumentam a eficiência e o atendimento ao cliente, permitindo que vários membros da equipe atendam às chamadas simultaneamente e colaborem de forma mais eficaz.

Exemplo de caso de uso: Esse sistema pode funcionar para você, caso administre uma agência imobiliária que precise lidar com centenas de chamadas de clientes todos os dias, organizar exibições de imóveis e facilitar a comunicação entre os agentes e a equipe de suporte

Telefones de 6 a 12 linhas

Um sistema telefônico de 6 a 12 linhas é um tipo de sistema telefônico multilinha projetado para atender às necessidades de grandes empresas ou escritórios com alto volume de chamadas.

Esses sistemas suportam de seis a 12 linhas telefônicas ou números individuais, permitindo a distribuição de chamadas entre vários departamentos ou membros da equipe.

Os principais recursos de um sistema telefônico de 6 a 12 linhas incluem:

• Suporte para seis a 12 linhas telefônicas distintas com números de telefone separados.
• Recursos avançados de roteamento e distribuição de chamadas, como atendimento automático e enfileiramento de chamadas.
• Opções personalizáveis de encaminhamento e transferência de chamadas.
• Recursos de conferência para vários participantes.

Exemplo de caso de uso: Esse sistema pode ser adequado se você administra escritórios de médio a grande porte, call centers ou departamentos de atendimento ao cliente que lidam com um volume moderado de consultas.

Sistemas telefônicos baseados em VoIP

Um sistema telefônico baseado em VoIP é um tipo de sistema telefônico multilinha que usa a Internet para fazer e receber chamadas telefônicas.

Os principais elementos de um sistema telefônico baseado em VoIP incluem:

• Flexibilidade e escalabilidade: Os sistemas VoIP podem suportar um número ilimitado de linhas ou ramais, facilitando a adição ou remoção de usuários à medida que sua empresa cresce.
• Recursos avançados: Como análise de chamadas, correio de voz para correio de voz e integração com CRM ou helpdesk.
• Custo-benefício: Mais barato do que as linhas telefônicas tradicionais para chamadas de longa distância e internacionais. Além disso, é mais fácil e econômico de instalar e manter.
• Mobilidade e trabalho remoto: Os usuários podem fazer e receber chamadas de qualquer lugar com uma conexão à Internet, usando um smartphone, laptop ou telefone desktop.
• Melhor qualidade de chamada: Com uma conexão estável à Internet e uma configuração adequada, os sistemas VoIP podem fornecer chamadas de voz de alta qualidade com o mínimo de latência e interrupções.

Exemplo de caso de uso: Os sistemas telefônicos baseados em VoIP são adequados para empresas de todos os tamanhos. Eles são ideais se você tiver:

• Vários locais ou trabalhadores remotos que precisam de ferramentas de comunicação e colaboração ininterruptas. Por exemplo, a Finax achou fácil fazer a transição para o trabalho remoto graças à facilidade de uso do CloudTalk.
• Alto volume de chamadas ou requisitos complexos de roteamento de chamadas.
• Orçamentos limitados para infraestrutura de comunicação ou necessidade de reduzir as despesas telefônicas mensais.
• Desejo de integrar a comunicação telefônica com outros aplicativos e fluxos de trabalho comerciais.

Alguns exemplos de sistemas telefônicos baseados em VoIP incluem:

• Sistemas telefônicos em nuvempara pequenas empresas que oferecem uma solução de comunicação completa, de ponta a ponta e sem hardware.
• Soluções VoIP de nível empresarial que se integram à infraestrutura de TI existente e fornecem os recursos avançados exigidos por grandes organizações.
• Sistemas VoIP híbridos que combinam uma linha telefônica padrão com chamadas pela Internet para máxima flexibilidade e confiabilidade.

Qual é a importância dos sistemas telefônicos multilinhas?

A escolha do sistema telefônico multilinha correto, especialmente uma solução baseada em VoIP, pode trazer inúmeros benefícios para a sua empresa:

Redução de custos e aumento da capacidade de chamadas

Uma das vantagens mais significativas de escolher um sistema telefônico multilinha é o potencial de economia de custos. Por exemplo, usar um sistema multilinha baseado em VoIP significa que você pode eliminar os custos mensais associados às linhas telefônicas com fio ou, no mínimo, reduzi-los.

Os sistemas VoIP também permitem que você aumente facilmente a capacidade de chamadas sem a necessidade de atualizações caras de hardware. Com uma solução baseada na nuvem, você pode adicionar rapidamente novas linhas ou extensões, se necessário, geralmente com apenas alguns cliques.

Aumentar a confiabilidade

Os sistemas telefônicos multilinhas são mais confiáveis do que os sistemas tradicionais de linha fixa. Desde que a sua conexão com a Internet seja estável e o seu sistema esteja configurado corretamente, você não deverá sofrer com o tempo de inatividade e desfrutará de chamadas de voz de alta qualidade.

A maioria dos provedores de VoIP tem uma infraestrutura robusta, geralmente com redundância incorporada. Portanto, mesmo que a rede elétrica local caia ou haja uma interrupção na rede local, você ainda poderá usar seus telefones.

Além disso, o VoIP geralmente vem com recursos úteis, como encaminhamento automático de chamadas, IVR (resposta interativa de voz) e correio de voz para correio. Você nunca mais perderá uma chamada ou mensagem importante.

Fortaleça a reputação de sua marca

Os recursos e as funcionalidades avançadas de um sistema telefônico multilinha podem ajudar a projetar uma imagem mais profissional e impressionante da sua marca.

Recursos como atendente automático, enfileiramento de chamadas e música de espera personalizável podem criar uma experiência refinada e eficiente para os autores das chamadas, reforçando seu compromisso com a qualidade do atendimento ao cliente.

Além disso, esses sistemas podem se integrar ao software de CRM e a outras ferramentas de negócios. Isso permite saudações personalizadas e interações com o cliente que demonstram sua atenção aos detalhes e sua abordagem centrada no cliente.

Mantenha a flexibilidade e a escalabilidade

Os sistemas telefônicos multilinhas baseados em VoIP oferecem flexibilidade e escalabilidade inigualáveis para a sua empresa. Com a capacidade de fazer e receber chamadas de qualquer lugar com uma conexão à Internet, sua equipe pode trabalhar remotamente ou em vários locais sem comprometer a qualidade ou a eficiência da comunicação.

À medida que sua empresa evolui, um sistema multilinha pode se adaptar facilmente às suas necessidades em constante mudança. Se precisar reconfigurar o roteamento de chamadas ou integrar-se a novas ferramentas de software, você terá a flexibilidade para fazer alterações de forma rápida e econômica.

Configure e personalize as comunicações instantaneamente

Personalizar um sistema telefônico multilinha baseado em VoIP de acordo com as necessidades específicas da sua empresa e dos seus clientes é mais rápido e fácil do que os sistemas tradicionais de telefonia fixa. As interfaces intuitivas baseadas na Web e as ferramentas de configuração do tipo arrastar e soltar permitirão que você personalize o seu sistema telefônico em minutos.

Essa facilidade de personalização permite que você adapte rapidamente seus fluxos de trabalho de comunicação a circunstâncias variáveis, como flutuações sazonais ou lançamentos de novos produtos.

Você também pode criar experiências de usuário exclusivas para diferentes segmentos de clientes ou departamentos. Dessa forma, cada pessoa que liga recebe o suporte mais relevante e eficaz.

10 Recursos e funcionalidades dos sistemas telefônicos multilinhas

Os sistemas telefônicos multilinhas podem ter uma série de recursos avançados para ajudar você a melhorar as comunicações da sua empresa:

#Filas de chamadas nº 1

A fila de chamadas é um recurso essencial para empresas que recebem um grande volume de chamadas. Quando todos os agentes disponíveis estão ocupados, as chamadas são colocadas em uma fila e atendidas na ordem em que chegaram ou de acordo com outras regras predefinidas.

As filas podem ser personalizadas com música de espera, mensagens informativas e tempos de espera estimados. Isso reduz a frustração dos autores das chamadas e melhora a experiência geral do cliente.

#2 Gravação de chamadas

A gravação de chamadas permite que você capture e armazene o áudio de conversas telefônicas. Esse recurso é valioso para garantia de qualidade, fins de treinamento, conformidade legal e resolução de disputas.

#3 Roteamento de chamadas

Os recursos avançados de roteamento de chamadas permitem que você encaminhe as chamadas recebidas para o agente, departamento ou local mais adequado. O roteamento pode ser baseado em fatores como ID do chamador, hora do dia ou habilidades do agente. Os autores das chamadas obtêm a ajuda de que precisam mais rapidamente, o que, por sua vez, aumenta as taxas de resolução na primeira chamada e a satisfação do cliente.

#4 Números internacionais e gratuitos

Com um sistema telefônico multilinha baseado em VoIP, é fácil comprar e gerenciar números internacionais e gratuitos. Isso permite que você amplie o alcance da sua empresa e ofereça um grau maior de acessibilidade profissional e ininterrupta aos clientes, independentemente da região ou do país.

#5 Atendimento automático

Esse é um tipo de recepcionista virtual que atende às suas chamadas e apresenta opções para conectar os autores das chamadas ao departamento ou agente certo. O recurso pode rotear automaticamente as chamadas para reduzir o tempo de espera e dar à sua empresa uma aparência profissional.

#6 Correio de voz

Alguns recursos avançados de correio de voz, como transcrição de correio de voz para correio de voz e interfaces visuais de correio de voz, facilitam o gerenciamento e a resposta a chamadas e mensagens perdidas. Isso ajuda a garantir que comunicações importantes não sejam perdidas e possam ser tratadas conforme necessário.

#7 Personalização

Os sistemas telefônicos multilinhas baseados em VoIP permitem que você personalize o sistema telefônico de acordo com as necessidades da sua empresa. Isso inclui a criação de saudações personalizadas, a configuração de regras de roteamento de chamadas e a configuração de ramais telefônicos para usuários individuais ou departamentos.

#8 Analytics

A análise de chamadas oferece a você insights sobre os padrões de comunicação, o desempenho dos agentes e o comportamento dos clientes. Essas informações podem ajudar você a identificar oportunidades de treinamento e a tomar decisões baseadas em dados para melhorar o atendimento geral ao cliente ou as vendas.

#9 Insights sobre IA

Alguns sistemas telefônicos avançados com várias linhas usam inteligência artificial (IA) para fornecer insights e automação ainda mais sofisticados.

Por exemplo, a análise de sentimentos com tecnologia de IA pode ajudar a identificar os níveis de satisfação do cliente e alertar os supervisores sobre possíveis problemas. O roteamento inteligente de chamadas, por sua vez, usa algoritmos de aprendizado de máquina para combinar dinamicamente um chamador com o agente mais adequado.

#10 Integrações

Os sistemas telefônicos multilinhas podem se integrar a uma variedade de ferramentas de negócios e pilhas de software, como sistemas de CRM, software de helpdesk e suítes de produtividade. Isso ajuda a criar fluxos de trabalho mais contínuos e interações personalizadas com os clientes, além de fornecer uma visão unificada dos dados do cliente em vários pontos de contato.

Escolha o melhor sistema telefônico multilinha para sua empresa

Um sistema telefônico multilinha bem projetado otimizará a sua força de trabalho, simplificará as operações e fornecerá insights práticos sobre os seus hábitos de comunicação.

Os recursos de enfileiramento e roteamento de chamadas, juntamente com a análise orientada por IA, garantem que cada chamador receba respostas rápidas e adequadas. Isso reduz o tempo de espera e aumenta a produtividade dos agentes.

Não se contente com ferramentas de comunicação desatualizadas ou limitadas – dê o primeiro passo para transformar a sua empresa com um sistema telefônico multilinha poderoso e repleto de recursos hoje mesmo.

Entre em contato e saiba mais sobre o que o CloudTalk pode fazer por você.