Sistema de telefonia VOIP comercial:
tudo o que você precisa saber

O sistema de telefonia VoIP comercial é uma solução poderosa que usa a internet (em vez de uma conexão fixa) para fazer e receber chamadas. Pode não parecer muito, mas na verdade, pode trazer muitos benefícios para a sua empresa. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre um sistema de telefonia VoIP comercial.

Não há dúvida de que os sistemas telefônicos comerciais mudaram ao longo dos anos. Hoje em dia, eles não apenas facilitam a comunicação entre os funcionários, mas também servem como a principal ferramenta para muitas equipes de suporte ao cliente e vendas. Mas, à medida que sua popularidade está aumentando, o mesmo acontece com as expectativas do usuário.

Como resultado, os sistemas de telefonia comercial de hoje simplesmente precisam ter muito a oferecer. Fornecer suporte omnichannel aos call centers, permitir que a equipe se comunique com facilidade, oferecer recursos avançados e integração com outras ferramentas – são apenas alguns exemplos do que se espera deles. Felizmente, as soluções VOIP modernas são totalmente capazes de atender a essas expectativas.

O que é VoIP?

O Voice over Internet Protocol (VoIP) transforma os sinais telefônicos analógicos em digitais, para poder enviá-los por uma rede IP. Isso significa que você não precisa mais de uma companhia telefônica local – se você tiver uma conexão estável com a internet, poderá usá-la para fazer e receber chamadas. Algumas pessoas o usam como um complemento ao seu serviço telefônico “tradicional”, principalmente porque os provedores de serviços VoIP geralmente oferecem tarifas mais baixas do que as companhias telefônicas. Essa não é a única razão, no entanto – principalmente para as empresas.

O VoIP comercial visa substituir os sistemas telefônicos corporativos que as organizações aproveitam para conectar seus funcionários internamente uns aos outros e externamente aos seus clientes e parceiros. Ele oferece uma variedade de recursos que podem ser úteis para qualquer empresa (como URA, chamadas em conferência ou mensagem de voz). Além disso, os funcionários que trabalham remotamente podem acessar facilmente o sistema VoIP comercial de qualquer lugar e dispositivo, o que também facilita a comunicação dentro da equipe.

Para que um sistema VoIP funcione corretamente, porém, ele precisa de uma maneira de rotear as chamadas entre os usuários e fora da organização. Em um sistema telefônico baseado em nuvem, isso é possível graças a um centro de distribuição telefônica (PBX). Um PBX funciona como uma estação de comutação para sistemas telefônicos: geralmente consiste em algumas ramificações, trocando conexões de e para elas sempre que necessário. Não tem necessidade de executar uma grande operação de PBX por conta própria – provedores dedicados cuidarão do roteamento das suas chamadas, permitindo que você compartilhe seu PBX com outros clientes em troca de uma taxa mensal. Esses recursos são cruciais se você tiver uma grande equipe de vendas e suporte e, portanto, processar muitas chamadas diariamente.

Aqui, você pode assistir ao nosso breve guia em vídeo sobre a tecnologia VoIP:

O que mais você pode obter de um sistema de telefonia VoIP comercial?

Além de facilitar as ligações e reduzir os custos, um sistema de telefonia VoIP baseado em nuvem pode trazer muitos benefícios para a sua empresa. Os recursos mais comuns que você deve analisar são definitivamente:

• Fila de chamadas – você pode ter todas as chamadas recebidas classificadas em filas, com base em regras predefinidas e disponibilidade dos atendentes,
• Gravação de chamadas – você grava todas as suas chamadas automaticamente e pode acessá-las em qualquer lugar e a qualquer hora,
• Saudações e músicas personalizadas – você pode personalizar facilmente a primeira coisa que quem liga ouve quando entra em contato com você e incentivá-lo a deixar uma mensagem de voz que você possa ouvir depois (falando nisso: Veja como você pode acertar suas saudações de mensagens de voz após o expediente),
• Ramais – ter números e ramais personalizados permitirá que quem liga alcance qualquer pessoa na sua empresa e permita que você encaminhe uma chamada para um atendente diferente, se necessário,
• Retorno de chamada – a capacidade de entrar em contato automaticamente com seus clientes sempre que você perder a chamada pode ajudá-lo a reduzir as taxas de abandono de chamadas e aumentar a satisfação do cliente,
• Integrações – você poderá integrar seu sistema telefônico a um CRM, soluções de e-commerce ou ferramentas de help desk para manter todos os dados relevantes em um só lugar e atender melhor quem liga,
• Histórico de contato – uma visão geral completa de todas as interações com o cliente estará sempre ao seu alcance, incluindo chamadas anteriores, pedidos, chats ou anotações, para que não seja necessário procurá-los em vários sistemas,
• Dashboard em tempo real – ele permite que você monitore suas atividades de call center em tempo real, independentemente do tamanho da sua equipe,
• Teleconferências – a possibilidade de agendar teleconferências pode melhorar o fluxo de informações na sua equipe e com seus clientes ou parceiros de negócios.

Esses são apenas alguns dos recursos que você pode encontrar em um poderoso sistema de telefonia VoIP. Na verdade, eles são os principais diferenciais entre o VoIP e os sistemas de telefonia tradicionais – e isso não é surpreendente, visto os benefícios que eles oferecem. Na verdade, os sistemas telefônicos baseados em nuvem podem apoiar facilmente os esforços da suas equipes de atendimento ao cliente e vendas.

CloudTalk é um exemplo perfeito de tal solução. Ele não apenas permite que você faça e receba chamadas, mas também aproveite os insights sobre seus atendentes e chamadas, sejam elas receptivas ou ativas. Você também pode integrá-lo a várias ferramentas que já está usando – incluindo software de CRM, ferramenta de suporte técnico ou chat ao vivo, para dar suporte ao seu contact center.

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