Reuniões virtuais: Seu guia completo para 2024 e além

71% das reuniões são consideradas “improdutivas”. Às vezes, os participantes acham que as reuniões não são relevantes para eles. Em outras ocasiões, eles podem se ressentir por terem que viajar uma longa distância e dedicar muito de seu tempo. No entanto, as reuniões continuam sendo uma parte vital da administração de uma empresa e da manutenção de todos os seus funcionários informados e engajados.

Então, como a sua empresa pode garantir que cada apresentação, conferência e reunião seja envolvente e relevante? Usar o software de reunião virtual certo pode ser a resposta. Afinal, você pode realizar reuniões remotas pagando apenas o custo de uma assinatura de software.

Principais conclusões:

• As reuniões virtuais são uma ferramenta valiosa para as empresas modernas, pois 40,9% dos funcionários em tempo integral trabalham remotamente ou em um modelo de trabalho híbrido.
• O funcionário médio passa de 3 a 5 horas por semana participando de reuniões. Cada vez mais, elas são realizadas em espaços de reuniões virtuais on-line em vez de pessoalmente.
• Você pode realizar muitos tipos diferentes de reuniões remotamente, incluindo reuniões de equipe, sessões de estratégia e encontros improvisados.
• O software de reunião virtual certo pode tornar as reuniões mais econômicas e acessíveis, graças a recursos como alta qualidade de chamada, transcrição em tempo real e gravação de chamadas.
• Para tornar as reuniões virtuais mais produtivas, você deve sempre preparar uma pauta, convidar apenas as pessoas para as quais a reunião é relevante e definir regras claras para manter a reunião em dia.

O que é uma reunião virtual?

Uma reunião virtual é realizada on-line quando todos ou alguns dos participantes estão em locais geográficos diferentes.

Desde a pandemia de 2020, quando muitas empresas foram forçadas a adotar o trabalho remoto pela primeira vez, as reuniões à distância se tornaram parte integrante das operações diárias de muitas empresas.

Portanto, as ferramentas de comunicação da sua equipe virtual podem ter um grande impacto na produtividade, na eficiência e na coesão da equipe.

Quais são os principais tipos de reuniões virtuais?

Há duas maneiras diferentes de categorizar as reuniões virtuais. Um deles é o tipo de tecnologia usada e o outro é o objetivo ou estilo da reunião.

Os três principais tipos de reuniões virtuais, em termos da tecnologia utilizada, são:

• Teleconferências – Reuniões semelhantes às chamadas em conferência tradicionais que usam apenas áudio. Alguns participantes podem discar usando um telefone fixo ou mobile, mas as plataformas de reunião on-line geralmente também permitem teleconferências somente com áudio.
• Videoconferências – Reuniões que introduzem um elemento visual e também de áudio. Os participantes podem se ver e se comunicar “cara a cara”.
• Webconferências – Reuniões que adicionam elementos colaborativos extras, como compartilhamento de tela ou de conteúdo. Os participantes podem compartilhar, visualizar ou trabalhar em apresentações e documentos juntos, além de poderem ver e falar uns com os outros.

Quando se trata do estilo ou do objetivo da reunião, há mais tipos de reuniões virtuais. Aqui estão apenas alguns dos mais comuns:

Reuniões regulares para suas equipes

Uma reunião “standup” é um check-in rápido, idealmente não superior a 10 ou 15 minutos. Normalmente, as reuniões de standup ocorrem no início de um dia ou turno. O objetivo é reunir rapidamente a equipe, certificar-se de que todos saibam o que estão fazendo, estejam confiantes em seu trabalho e que todas as dúvidas sejam esclarecidas.

Reuniões de estratégia ou planejamento

As reuniões de estratégia ou planejamento geralmente são mais longas e aprofundadas do que as reuniões de standup. Seu objetivo é traçar estratégias para as próximas campanhas, projetos ou eventos. Eles são o local para discussões mais longas sobre como a empresa atingirá suas metas e as funções que os indivíduos ou as equipes devem desempenhar.

Reuniões individuais

Esses tipos de reuniões virtuais geralmente são entre um membro da equipe e seu supervisor direto. Eles oferecem uma oportunidade de feedback bidirecional sobre coisas que incluem:

• Desempenho no trabalho atual
• Preocupações ou preocupações
• Desenvolvimento de carreira futura
• Suporte ou treinamento adicional que possa ser necessário

Reuniões mensais ou trimestrais para apresentação de relatórios

Nessas reuniões, as equipes podem fazer um balanço de seu desempenho recente. Os líderes de equipe podem apresentar uma seleção de estatísticas ou resultados que resumam as conquistas da equipe. Provavelmente, haverá uma oportunidade para uma discussão mais ampla sobre as informações.

O objetivo dessas reuniões de relatório é:

• Destaque os sucessos recentes
• Identifique os pontos fracos ou as áreas que precisam ser melhoradas
• Descobrir maneiras de capitalizar esses sucessos ou de reforçar os pontos fracos

Reuniões ou demonstrações All Hands

Às vezes, as empresas podem precisar reunir toda a sua força de trabalho. Isso pode ser feito em uma reunião do tipo “town hall” para discutir a direção geral da empresa ou para demonstrar um novo processo ou ferramenta de software que todos precisam conhecer.

Para esses tipos de reuniões, a qualidade da chamada é fundamental para que o grande número de participantes não cause latência, jitter ou outros problemas semelhantes. Isso significa que é fundamental usar um software de chamadas que garanta a qualidade, independentemente do número de usuários ou de onde eles estejam.

Reuniões com clientes ou consumidores

Muitas vezes, é mais conveniente realizar reuniões com clientes ou consumidores on-line. Uma reunião virtual é mais fácil de organizar e participar do que uma reunião presencial.

Seus clientes podem receber toda a sua atenção sem sair do escritório. Assim, você pode criar relacionamentos eficazes sem o incômodo de organizar uma reunião presencial em que uma ou todas as partes tenham que viajar.

Reuniões de fornecedores, parceiros ou outras partes interessadas

Muitas vezes, as empresas precisam se reunir com terceiros que podem não pertencer à empresa, mas que têm participação em determinadas operações ou projetos.

Fornecedores, parceiros e outras partes interessadas são essenciais para a administração bem-sucedida de uma empresa, mas, como tecnicamente não fazem parte da equipe, reunir-se com eles para reuniões pode ser complicado.

O software de call center virtual facilita a conexão com esses terceiros. Os participantes podem participar de qualquer lugar com uma conexão à Internet e podem até mesmo compartilhar documentos ou dados relevantes dentro do próprio software.

Reuniões Ad Hoc

Talvez você precise fazer reuniões rápidas e improvisadas para lidar com situações de rápida movimentação. As reuniões virtuais são ótimas nessas circunstâncias, pois são rápidas de configurar e muito acessíveis. Você pode entrar em contato rapidamente com os membros da equipe em todo o mundo e resolver situações urgentes ou mudanças de forma rápida e eficiente.

“Reuniões “divertidas

As reuniões nem sempre precisam ser sérias. Às vezes, você pode querer reunir sua equipe, ou até mesmo toda a empresa, para se divertir um pouco. Alguns exemplos de reuniões divertidas que você pode realizar virtualmente incluem:

• Reuniões virtuais de Natal ou de férias
• Sessões de formação de equipes, jogos ou questionários
• Reuniões para quebrar o gelo e dar as boas-vindas aos novos funcionários

Os benefícios das reuniões virtuais

Você pode aproveitar os benefícios das reuniões virtuais independentemente do tamanho da sua empresa ou do setor em que trabalha. Aqui estão alguns dos mais notáveis:

Mantenha-se conectado com seus funcionários remotos e híbridos

Muitas empresas têm escritórios, híbridos e funcionários remotos. As reuniões virtuais são ideais para manter todos esses funcionários conectados e na mesma página. Se você realizar apenas reuniões presenciais, quem estiver fora do escritório no momento poderá perder atualizações ou instruções cruciais.

As melhores ferramentas de reunião virtual e soluções de chamadas comerciais garantem uma comunicação perfeita ao trabalhar remotamente, como o MyHeritage descobriu ao adotar o CloudTalk:

Reduzir viagens e outros custos

De acordo com um whitepaper da Verizon, uma reunião presencial com apenas cinco pessoas pode custar até sete vezes mais do que uma reunião equivalente realizada virtualmente.

Desde os custos de viagem dos participantes até o aluguel da sala, bebidas e outras despesas gerais, o custo de realizar reuniões presenciais aumenta rapidamente. Por outro lado, as reuniões remotas podem ser realizadas pelo custo de uma assinatura de software. Para uma empresa que realiza muitas reuniões, isso representa uma economia significativa.

Seja mais amigável ao meio ambiente

Durante a pandemia de Covid-19, as emissões globais caíram 17%. Uma grande parte disso pode ser atribuída à mudança do trajeto diário de horas de carro para uma caminhada do quarto ao computador.

Portanto, qualquer coisa que reduza a necessidade de dirigir ou voar fará maravilhas para suas credenciais ambientais. Realizar reuniões remotamente em vez de pessoalmente é uma excelente maneira de ser mais ecologicamente correto.

O que você deve procurar nas plataformas de reuniões virtuais

A plataforma que você usa para reuniões virtuais terá um grande impacto sobre o sucesso de suas reuniões e o que você conseguirá. Vejamos alguns dos principais aspectos que você deve procurar em uma plataforma de reunião virtual:

Chamadas confiáveis e de alta qualidade

Uma boa qualidade de chamada é essencial para a realização de reuniões remotas. Procure um software que priorize a alta qualidade da chamada, sem latência, jitter ou distorção.

O CloudTalk trabalha duro para manter as redes limpas e confiáveis. Nossa taxa de jitter é extremamente baixa – apenas 17,8 milissegundos em toda a rede distribuída. Isso significa que você pode confiar no CloudTalk para fornecer uma qualidade de chamada nítida e clara, não importa onde você esteja no mundo.

Gravação de chamadas

A gravação de chamadas permite que você reproduza momentos importantes da reunião e revise as discussões, além de facilitar o esclarecimento de qualquer confusão.

Além disso, um registro de áudio de uma reunião pode ajudar qualquer pessoa que não tenha podido comparecer a se inteirar do que foi decidido.

Transcrição e resumos automáticos

A transcrição automática de chamadas é um recurso alimentado por IA em que o diálogo da reunião é convertido em forma de texto. Você pode usar as transcrições para verificar rapidamente os pontos de ação da reunião ou compartilhar facilmente o conteúdo das reuniões com colegas que não puderam comparecer.

O CloudTalk pode detectar e transcrever chamadas em até 145 idiomas diferentes e facilita a importação dessas transcrições para outras ferramentas e plataformas (seu CRM, por exemplo).

Integrações com outras ferramentas

As integrações com suas outras ferramentas de negócios são outro item obrigatório quando se trata de software de reunião on-line.

Por exemplo, você quer uma solução que se integre ao seu CRM. Isso pode dar a você acesso rápido às informações do cliente quando alguém ligar para a sua empresa e facilitar muito a atualização dos registros (com notas de chamadas e muito mais).

Não são apenas as integrações de CRM que você deve procurar. Por exemplo, a integração com o Krisp do CloudTalk ajuda a manter as chamadas claras e sem distrações. Enquanto isso, as integrações de calendário podem simplificar a marcação de compromissos e garantir que ninguém perca suas reuniões.

Práticas recomendadas para reuniões virtuais: Se você estiver realizando a reunião

A maneira como você conduz suas reuniões virtuais também terá um grande impacto sobre o sucesso delas. Aqui estão cinco práticas recomendadas de reuniões virtuais para ajudar você a realizar encontros eficazes, produtivos e envolventes:

Prepare uma agenda com antecedência

Isso pode fazer com que você economize muito tempo e torne suas reuniões muito mais eficientes.

Se todos tiverem uma cópia da pauta, você não perderá tempo no início explicando sobre o que será a reunião. Simplificando, se não houver uma pauta, não marque uma reunião.

Convide somente aqueles que precisam estar presentes

As reuniões são uma parte essencial do gerenciamento de equipes remotas, mas você não precisa ter todos em todas as reuniões. Portanto, certifique-se de que você só convide pessoas que realmente precisam estar presentes. Pense em quem se beneficiará com a reunião e em quem tem coisas importantes a dizer.

Definir as regras da reunião

As regras ajudam a manter a reunião organizada e dentro do tópico.

Pense em coisas como:

• Se as pessoas devem desligar os microfones quando não estiverem falando
• Se você precisa de uma ajuda virtual quando alguém tem algo a dizer
• Como você acompanhará a agenda
• Como você evitará que as pessoas falem umas sobre as outras.

Mantenha os participantes envolvidos

Uma reunião que envolva as pessoas será mais produtiva e divertida para todos. Portanto, trabalhe para manter todos os participantes envolvidos. Pense em adicionar recursos visuais às apresentações e, ocasionalmente, fazer perguntas para buscar ativamente opiniões.

Se você também quiser mais ideias, temos um ótimo guia sobre como tornar as reuniões virtuais mais interativas, que pode ajudá-lo em seu caminho.

Definir os itens de ação pós-reunião

Mesmo a reunião mais envolvente não será produtiva se todos se esquecerem do que foi decidido.

Mantenha o ímpeto definindo itens de ação e enviando-os a todos após a reunião.

Os recursos de transcrição e gravação de chamadas do CloudTalk são úteis aqui, permitindo que você relembre facilmente o que foi discutido e resuma os pontos de ação acordados.

Práticas recomendadas para reuniões virtuais: Se você é um participante

Não é apenas o líder de uma reunião que tem a responsabilidade de garantir que ela seja produtiva. Aqui estão algumas coisas que você deve fazer como participante:

Prepare-se totalmente

Certifique-se de que você esteja totalmente preparado para a reunião antes de ela começar. O líder ou coordenador da reunião deve ter enviado uma pauta. Leia-o com atenção e certifique-se de que você está atualizado sobre tudo o que será discutido.

Se você tiver informações ou atualizações a fornecer, prepare todos os materiais relevantes e certifique-se de que sabe exatamente o que precisa dizer.

Verifique sua tecnologia

Os problemas técnicos que você enfrenta podem interromper toda a reunião. Portanto, certifique-se de que toda a sua tecnologia esteja em boas condições de funcionamento.

Verifique isso:

• Seu microfone está funcionando
• Sua conexão com a Internet é forte
• Sua webcam está devidamente preparada (se for uma reunião por vídeo).

Sempre use planos de fundo profissionais

Os antecedentes não profissionais podem prejudicar uma reunião e refletir negativamente sobre você. Evite coisas como ter roupas sujas ou bagunça atrás de você enquanto fala com seus colegas. Procure um plano de fundo que seja sensato, não distraia e demonstre seu profissionalismo.

Se você não tiver um plano de fundo com aparência profissional no local em que estiver trabalhando, adicione um plano de fundo virtual ou simplesmente desfoque o plano de fundo.

Chegar no horário

Chegar no horário para as reuniões é tão importante virtualmente quanto na vida real. Caso contrário, as pessoas terão de esperar por você, o que é frustrante e pode afetar a produtividade da reunião ou fazer com que ela se estenda por mais tempo.

Preste toda a sua atenção

Uma das desvantagens das reuniões remotas é que é mais fácil para você desviar a atenção. Tente se manter totalmente envolvido na reunião. Aqui estão algumas dicas importantes:

• Não abra outras guias
• Não jogue no seu celular
• Não verifique seus e-mails
• Repita as frases de seus colegas em sua cabeça para manter o foco.

Seja cortês com os outros participantes

Há muitas coisas que fazemos automaticamente em pessoa que nem sempre são tão fáceis virtualmente. Por exemplo, pessoalmente, é muito mais fácil perceber quando outra pessoa está prestes a falar e evitar falar por cima dela.

Em um ambiente virtual, você precisa se esforçar um pouco mais para manter os padrões básicos de cortesia. Portanto, faça um esforço consciente para ser gentil e atencioso com os outros participantes.

Aumente a produtividade das equipes remotas com reuniões virtuais

Gerenciar equipes remotas pode ser um desafio, mas as melhores plataformas de reuniões virtuais ou soluções de chamadas em conferência podem ajudar a manter as equipes envolvidas, conectadas e produtivas.

Com o CloudTalk, você pode se comunicar sem esforço com equipes, funcionários e clientes em todo o mundo. A ampla variedade de integrações simplifica tudo, desde o cancelamento de ruído até a sincronização de calendários, e a alta qualidade da chamada significa que você pode colaborar sem problemas, independentemente de onde você ou seus participantes estejam.

Para saber mais sobre como o CloudTalk pode ajudar a aumentar a produtividade de suas equipes remotas, por que você não se inscreve em nosso teste gratuito de14 dias?