O que é um ramal telefônico VoIP e como funciona?

Conforme sua empresa cresce, você começará a empregar mais pessoas. Normalmente, isso é ótimo. Mas quando você começa a ter problemas de comunicação por não ter uma maneira eficiente de entrar em contato com alguém, isso rapidamente se torna um problema.

A comunicação eficaz é ainda mais problemática hoje em dia, quando é altamente provável que pelo menos alguns de seus funcionários trabalhem remotamente. E considerando que 84% dos trabalhadores remotos dizem que preferem trabalhar de casa, encontrar uma maneira de manter a comunicação suave, independentemente da distância, é uma prioridade.

Felizmente, há um recurso útil que pode ajudá-lo a conectar todos os seus funcionários, independentemente de onde eles estiverem – os ramais telefônicos Para descobrir como eles funcionam e como você pode usá-los para otimizar seus negócios, continue lendo.

O que é um ramal telefônico VoIP?

Se você tiver experiência em gerenciar ou trabalhar em um escritório, talvez já esteja familiarizado com o conceito de ramal telefônico. É um número curto, geralmente de quatro dígitos, que você pode atribuir a um funcionário, sala ou departamento individual. Ou seja, qualquer pessoa que discar esse número pode entrar em contato com a pessoa exata que deseja.

Os ramais telefônicos funcionam como linhas telefônicas comuns, pois estão vinculadas aos seus números comerciais padrão. Mas sua principal vantagem é que um ramal pode abranger quantos departamentos ou pessoas forem necessários sem ter que adicionar linhas extras. Além disso, eles são simplesmente convenientes.

Se um membro da equipe quiser entrar em contato com alguém em particular, basta discar um número curto para ser imediatamente conectado à pessoa certa. O mesmo vale para pessoas de fora da sua empresa ligando para qualquer um de seus funcionários.

Dessa forma, os membros de sua equipe podem transferir chamadas para seus colegas de trabalho simplesmente tocando em um número interno curto em vez de discar todos os dígitos. Isso significa menos tempo gasto ligando para colegas, menos erros cometidos e comunicação interna muito mais suave.

As diferenças entre um número de telefone, linha e um ramal

Você provavelmente está familiarizado com o que é um número de telefone – uma sequência de dígitos através da qual você pode entrar em contato com uma pessoa ou empresa. No entanto, um número de telefone não pode funcionar sem uma linha telefônica.

No sentido tradicional, “linha telefônica” refere-se aos fios da Rede Telefônica Pública Comutada (RPTC) que podemos ver nas ruas. Quando você disca um número, sua chamada viaja como impulsos elétricos pelos fios até o destinatário. Normalmente, um número de telefone está associado a uma única linha telefônica.

Mas, embora o sistema de linha única funcione muito bem para usuários individuais, costumava ser um grande problema para as empresas. Cada funcionário precisava de uma linha separada conectada ao telefone de mesa para fazer e receber chamadas, o que era complicado e caro.

Ramais telefônicos provenientes de um conjunto de Centro de distribuição telefônica (PBX) podem economizar muito tempo e frustração para as empresas. Em vez de ter que configurar várias linhas telefônicas, eles poderiam usar apenas uma linha telefônica com diferentes ramais. No entanto, historicamente, estes funcionavam apenas no escritório central, onde ainda estavam conectados à linha telefônica principal. Assim, no momento em que um funcionário se ausentava da sua mesa, entrar em contato com ele se tornava complicado.

No entanto, o VoIP resolve esse problema. Em vez de ter ramais funcionando apenas em seu escritório principal, você pode configurá-los para funcionar em vários lugares, independentemente da localização física. Não importa quantos escritórios você tenha ou onde eles estejam, sua equipe ainda poderá entrar em contato com qualquer usuário discando o ramal apropriado.

Isso os torna uma solução ideal não apenas para a comunicação no escritório, mas também remotamente. Desde que o usuário tenha uma conexão estável com a internet para fazer e receber chamadas, os ramais se comportarão conforme o esperado.

Como funcionam os ramais telefônicos?

Geralmente, os ramais VoIP são números de quatro dígitos, mas muitos provedores também suportam ramais mais curtos.

Graças aos ramais VoIP, não importa onde os funcionários estejam – no escritório, em casa ou na rua. Contanto que eles tenham uma conexão de internet estável em seu dispositivo, eles podem fazer e receber chamadas normalmente. Além do mais, mesmo que a pessoa que está contatando esteja no exterior, ela não pagará nada extra – as chamadas VoIP custam o mesmo para ligações locais e internacionais.

Quão fácil é adicionar os ramais?

Se você já teve que adicionar uma nova linha telefônica ao seu escritório porque contratou uma nova pessoa, saberá quanto tempo, esforço e dinheiro são necessários. Felizmente, adicionar novos ramais VoIP é muito mais fácil, rápido e barato. Principalmente com o CloudTalk.

Veja como você pode adicionar um ramal dentro do aplicativo:

1. Encontre a guia do Atendente no dashboard e clique em “Adicionar Atendente” no canto superior direito.
2. Em seguida, adicione o nome, sobrenome e endereço de e-mail do atendente. Seus nomes serão usados para identificar o atendente no histórico de chamadas e lista de contatos internos, etc. Enquanto isso, os endereços de e-mail serão usados para inscrição, notificações por e-mail e recebimento de mensagem de voz.
3. Agora, você pode configurar o ramal para o novo funcionário. Clique em “Deseja configurar um ramal?”, e um novo campo aparecerá. Lá, você pode adicionar qualquer ramal de quatro dígitos que deseja usar para chamadas internas. Se você deixar o campo vazio, o CloudTalk preencherá o campo por conta própria.
4. Por fim, você só precisa criar uma senha para a conta (que seus atendentes podem alterar posteriormente) e definir permissões para eles. É isso, seus atendentes podem começar a usar a conta e os ramais imediatamente.

Além disso, você pode adicionar quantos ramais quiser no CloudTalk. Isso significa que você pode continuar adicionando novos ramais à medida que sua empresa cresce.

Também é fácil excluir um ramal. Basta acessar a seção de gerenciamento de usuários, selecionar o usuário cujo ramal você deseja remover e clicar em Excluir. O sistema solicitará que você confirme se deseja remover este ramal do seu número comercial. É isso.

Quais são os benefícios de ter ramais?

Se você ainda não tiver muitas pessoas trabalhando na sua empresa, ter uma única linha telefônica sem ramais pode ser suficiente. No entanto, se o número de funcionários na sua empresa continuar crescendo ou você precisar de uma maneira de entrar em contato com funcionários remotos, os ramais telefônicos terão muitos benefícios para você:

Economiza tempo

Economizar alguns segundos de cada vez ao discar um número pode não parecer muito à primeira vista. Mas quando você soma todo o tempo economizado por toda a sua força de trabalho, a diferença rapidamente se torna significativa.

Ele cria uma melhor experiência para o cliente

Quando um cliente liga para você, ele normalmente procura uma solução rápida para qualquer problema que esteja enfrentando. Então, se você conseguir encaminhá-los para alguém que possa ajudá-los o mais rápido possível, eles ficarão ainda mais gratos por isso.

Facilita o trabalho dos seus atendentes

As chamadas na nuvem podem melhorar a vida profissional dos seus funcionários, pois eles podem conectar vários dispositivos à mesma linha graças aos ramais ilimitados. Por exemplo, se um atendente usa um celular comercial, um dispositivo pessoal, um telefone de mesa no escritório e um aplicativo de softphone em seu laptop, ele pode vincular todos esses dispositivos a uma linha telefônica e estar acessível onde quer que esteja.

Além disso, com os ramais VoIP, os funcionários não precisam mais se preocupar em gerenciar diferentes códigos de área ao ligarem uns para os outros. Em vez disso, basta discar um ramal de quatro dígitos para falar com um colega, não importa se ele está em outro departamento ou trabalhando em uma filial em outro país.

Conclusão

Ao procurar uma maneira de aprimorar a comunicação entre os membros da sua equipe e aumentar sua produtividade, considere o uso de ramais telefônicos.

Em vez de pagar muito dinheiro para adicionar linhas telefônicas extras, sua equipe poderá entrar em contato um com o outro imediatamente. Quando se trata de fornecer suporte ao cliente incrível ou resolver problemas rapidamente, esses segundos economizados certamente contarão.

E considerando que o CloudTalk permite adicionar facilmente uma quantidade ilimitada de ramais, leva apenas alguns minutos para mudar a forma como sua equipe trabalha em conjunto.
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