O que é Ponte Para Chamadas e como usá-la no seu call center

As reuniões virtuais ajudam os funcionários a se manterem conectados mesmo que estejam distantes uns dos outros. Uma tecnologia que ajuda a fazer essas reuniões acontecerem entre várias pessoas é a ponte para chamadas. Neste artigo, você pode aprender o que é uma ponte para chamadas e por que é ótimo ter uma no seu call center.

O que é uma ponte para chamadas de conferência?

Uma ponte para chamadas de conferência permite que pessoas em diferentes locais participem de uma conversa virtual em grupo ao mesmo tempo. Se você tiver um dispositivo com conexão estável à internet, poderá agendar e hospedar reuniões de praticamente qualquer lugar e convidar quem quiser em questão de segundos.

Os convidados podem participar da chamada em um dispositivo de sua escolha apenas usando um link ou um número de conferência discado. A maioria das plataformas também permite que você crie várias salas de conferência ou adicione quantos participantes forem necessários, para que você possa agendar facilmente reuniões de equipe simultâneas para cada departamento da sua organização.

Se você já usou o Zoom antes, estará perfeitamente familiarizado com esse fluxo de trabalho.

Como usar uma ponte para chamadas?

As teleconferências são uma das formas mais eficientes de realizar reuniões. Configurar uma ponte para chamadas de conferência é muito mais fácil do que reunir toda a sua equipe em uma sala.

Basta enviar aos participantes um link para a reunião, na qual eles podem participar clicando ou depois de inserir um código/senha. Outra maneira de usar uma ponte de conferência é por meio de um número de discagem para o qual os participantes podem ligar diretamente de seu telefone de mesa ou mobile para se juntar à conversa.

Isso torna muito fácil para um grande número de pessoas participar de uma chamada de uma só vez, sem complicações de ingressar em salas diferentes ou configurar um novo software.

Por que as pontes para chamadas estão mais populares do que nunca?

Quase 79% dos funcionários acreditam que as reuniões virtuais são tão ou mais produtivas do que as presenciais. Além disso, 7 em cada 10 trabalhadores consideram as reuniões virtuais menos estressantes do que as regulares, e 6 em cada 10 afirmam que é mais fácil para eles contribuir em uma discussão online do que offline, pois é muito menos estressante do que apresentar pessoalmente.

Vejamos os maiores benefícios do uso de pontes para chamadas em relação às reuniões presenciais.

Custos mais baixos

Os custos das reuniões de equipe no seu escritório podem parecer mínimos ou nulos. No entanto, há custos de aluguel de escritórios, contas de energia, despesas de deslocamento e suprimentos, etc., para se pensar.

Ter todos reunidos no escritório para uma reunião regular, na verdade, custa um bom dinheiro.

Por outro lado, a ponte de conferência requer menos tempo gasto no agendamento das reuniões e menos dinheiro para reunir equipes inteiras. Funciona muito bem para equipes remotas e distribuídas, pois você pode realizar reuniões regulares por pouco ou nenhum custo.

A pesquisa do Global Workplace Analytics indica que as empresas podem economizar USD 11 mil anualmente por funcionário, incentivando-os a trabalhar remotamente e participar de reuniões online em vez de presenciais. Além disso, seus funcionários também podem economizar bastante – em média, USD 2 a USD 5 mil por ano em custos de deslocamento.

Maior produtividade

Se configuradas corretamente, as pontes de chamada podem ajudar você, seus clientes e funcionários a economizar muito tempo. Em vez de gastar muito tempo organizando, agendando e realizando uma reunião, você pode simplesmente convidar todos para participar de uma audioconferência em uma hora e data predeterminadas.

Como resultado, você pode realizar suas reuniões em qualquer lugar – em casa, no trem ou onde quer que seus funcionários e clientes estejam localizados. Além disso, eles também não precisam de muito tempo para se preparar para as reuniões online – basta clicar no link relevante ou discar um número para que eles participem em minutos, sem deslocamento.

As pontes para chamadas também são ideais para lidar com questões urgentes. Ao simplesmente enviar a todos que precisam participar de uma reunião um link de convite junto com uma breve descrição do tópico, você pode ter uma discussão rápida sobre o assunto sem perder tempo levando todos ao escritório ou fazendo várias ligações.

Segurança

Quando se trata de reuniões presenciais, você pode ter certeza de que apenas seus funcionários ou parceiros irão participar, mas e as teleconferências? A última coisa que você quer é que alguém não autorizado escute as suas reuniões de negócios e use as informações discutidas contra você.

Felizmente, você não precisa se preocupar com isso. A maioria das salas de conferência é protegida por códigos PIN que os participantes devem fornecer antes de entrar, e você pode até bloquear a sala completamente quando todos estiverem dentro. Suas chamadas também são criptografadas, portanto, há poucas chances de alguém conseguir ouvir as suas reuniões de negócios.

Você também pode criar links exclusivos para cada endereço de e-mail que convidar. Dessa forma, apenas a pessoa que você deseja na chamada pode participar. Além disso, o anfitrião tem que deixar alguém entrar na reunião e eles não podem simplesmente entrar sem aviso prévio.

Ecologicamente correto

Recorrer às teleconferências é uma excelente maneira de as empresas reduzirem sua pegada de carbono quando o combate ao aquecimento global e à poluição é um assunto cada vez mais urgente. Você pode se surpreender ao saber que, se 50% dos trabalhadores dos EUA passassem metade do tempo trabalhando remotamente, as emissões de gases de efeito estufa seriam reduzidas da mesma forma que tirar toda a força de trabalho do estado de Nova York permanentemente.

Como as teleconferências não exigem que os participantes se desloquem ao local da reunião, esses tipos de chamadas também podem diminuir tremendamente o uso de combustível para todos, além de economizar tempo.

A redução do consumo de papel é outro benefício significativo. Agendas, memorandos, relatórios, edições e recomendações podem ser compartilhados digitalmente em vez de precisar imprimi-los para cada participante. Ao não usar papel, você economiza não apenas dinheiro, mas também energia e esforço, de acordo com o Natural Resources Defense Council.

Muitos recursos úteis

Por último, mas não menos importante, você pode acessar vários recursos da ponte para chamadas para tornar as reuniões mais produtivas e envolventes para os participantes. Por exemplo, você pode optar por gravar toda a reunião para poder ouvi-la mais tarde ou compartilhá-la com pessoas que não puderam participar da chamada.

A transferência de arquivos é outro recurso útil que permite que você ou os membros da sua equipe compartilhem facilmente documentos importantes entre si durante uma chamada, para que você possa ter certeza de que todos estão de acordo.

Conclusão

Como você pode ver, há muitas razões pelas quais as pontes para chamadas estão crescendo em popularidade. Elas economizam tempo e dinheiro que normalmente seriam gastos lidando com todos os tipos de problemas organizacionais, e sua equipe pode participar de reuniões quase que instantaneamente, mesmo que estejam localizadas longe do escritório a qualquer momento. As pontes para chamadas também podem economizar muito dinheiro, melhorar seus relacionamentos com trabalhadores remotos ou clientes estrangeiros e também ajudar o meio ambiente.

Você sente que poderia usar a ponte para chamadas em seu negócio também? Inscreva-se para um teste gratuito do CloudTalk hoje, pois este é apenas um dos muitos recursos que oferecemos!