By S. Lucido-Balestrieri

| 12 jul 2024

Recursos

O que é Visual Voicemail: Como funciona e por que você já deveria estar usando-o

O correio de voz é coisa do passado? Embora possa evocar a nostalgia das cenas de TV dos anos 90, em que os personagens deixavam inúmeras mensagens não respondidas para seus namorados, o correio de voz continua relevante no mundo dos negócios.

Na verdade, ele tem vantagens, como permitir que os clientes deixem um registro de sua chamada e sua finalidade, ajudando as empresas a proporcionar experiências agradáveis aos clientes e garantindo que as chamadas não fiquem sem resposta – umatarefa nem sempre viável.

No entanto, a natureza demorada de ouvir as mensagens de voz continua sendo um desafio. Muitas vezes, o que poderia ser transmitido em 4 minutos é esticado para 10, semelhante às longas mensagens de voz do WhatsApp.

Felizmente, há o correio de voz visual.

Com recursos como transcrições automáticas, a capacidade de priorizar quais mensagens você deve ouvir primeiro ou até mesmo visualizá-las em vez de ouvir mensagens de voz visuais revolucionaram o gerenciamento da comunicação.

Fique por perto para saber mais sobre o que é o correio de voz visual, como ele funciona e quais são seus benefícios.

Principais conclusões:

Com o correio de voz tradicional, você fica preso em um ciclo tedioso de discar, ouvir e navegar pelas mensagens uma a uma. Com o correio de voz visual, por outro lado, você pode priorizar rapidamente as mensagens urgentes e descartar as irrelevantes.
O correio de voz visual simplifica o gerenciamento de mensagens ao fornecer transcrições de texto. Em vez de ouvir as mensagens uma a uma, os usuários podem visualizar uma lista de mensagens, ler as transcrições e interagir com elas conforme necessário.
O correio de voz visual oferece inúmeras vantagens, incluindo melhor priorização e organização das mensagens. Isso não apenas melhora a experiência do cliente, garantindo respostas mais rápidas, mas também se integra perfeitamente aos sistemas de CRM para interações personalizadas.

O que é o Visual Voicemail: Diferenças em relação ao correio de voz tradicional

O correio de voz visual é um recurso telefônico que permite que você interaja com as mensagens do correio de voz de forma “visual”, como o nome sugere.

Ele permite que você visualize todas as mensagens recebidas de uma só vez e as ouça na ordem que preferir.

Digamos que seja como acessar sua caixa de entrada de e-mail, mas para correios de voz. Ele permite que você veja a hora e a data em que recebeu a mensagem, o número de telefone do remetente e até mesmo uma transcrição automática da mensagem de correio de voz.

Essa é a essência do visual voicemail: ele fornece a você as ferramentas para assumir o comando das suas comunicações por correio de voz, tornando o gerenciamento de mensagens mais simples e eficaz.

Correio de voz vs. correio de voz visual: 5 diferenças

Aqui está uma análise simples que mostra como o correio de voz tradicional difere do correio de voz visual:

Recursos

Correio de voz tradicional

Visual Voicemail

Acesso a mensagens

Requer que você ligue para um número, digite um PIN e ouça as mensagens sequencialmente.

Veja todas as mensagens em um relance e acesse-as por meio de um aplicativo.

Gerenciamento de mensagens

Permite apenas ouvir as mensagens uma a uma.

Permite que você classifique, exclua e escute de forma semelhante aos e-mails.

Dispositivos compatíveis

Limitado a telefones.

Compatível com smartphones, tablets, laptops e PCs.

Interface do usuário e complementos

Interface básica com recursos limitados.

Interface intuitiva com recursos como transcrições, pesquisa, rotulagem e organização avançada.

Casos de uso

Adequado para empresas com transformação digital mínima.

Ideal para agentes que lidam com grandes volumes de chamadas, permitindo a priorização rápida de retornos de chamada.

Como funciona o Visual Voicemail?

O Visual Voicemail funciona fornecendo aos usuários uma interface visual para gerenciar suas mensagens de correio de voz.

Veja como isso normalmente funciona:

Ativação: Primeiro, você precisa ativá-lo no dispositivo correspondente e com seu provedor de serviços.
Exibição de mensagens: As mensagens do correio de voz são exibidas em um formato de lista na interface visual do correio de voz. Em geral, cada mensagem exibe o número de telefone ou o nome do contato do remetente, juntamente com a data e a hora da chamada.
Playback: Os usuários podem selecionar mensagens individuais de correio de voz para ouvir. Em vez de ouvir as mensagens sequencialmente, como nos sistemas tradicionais de correio de voz, os usuários podem escolher quais mensagens ouvir primeiro.
Controles dePlayback: Durante a reprodução, os usuários têm controles para pausar, retroceder ou avançar rapidamente na mensagem. Eles também podem excluir a mensagem ou marcá-la como não lida.
Transcrição: Alguns sistemas de correio de voz visual incluem um recurso de transcrição que converte automaticamente as mensagens de correio de voz em texto. Isso permite que os usuários leiam o conteúdo da mensagem em vez de ouvi-la ou além de ouvi-la.

6 benefícios de usar o Visual Voicemail

Vamos nos aprofundar nas principais vantagens do correio de voz visual:

#1 Melhorar a priorização e a organização

Com o correio de voz visual, você pode priorizar e organizar suas mensagens com mais eficiência. Ao ver quem deixou a mensagem, quando ela foi recebida e seu conteúdo, você pode dar prioridade a mensagens importantes e organizá-las de acordo com suas necessidades.

#2 Economize tempo e aumente a eficiência

Ao escolher quais mensagens ouvir e ler, você pode analisar as mais importantes e priorizá-las.

#3 Aprimorar a experiência do cliente

Como resultado de uma melhor organização e economia de tempo, seus clientes recebem respostas mais rápidas e precisas. Ao poder ler as mensagens de correio de voz, você não perde nenhum detalhe que poderia ser ignorado com o correio de voz tradicional.

#4 Integre-se perfeitamente aos sistemas de CRM

As integrações permitem que os agentes acessem os dados do cliente instantaneamente e contextualizem as mensagens de correio de voz, levando a respostas mais personalizadas e informadas.

#5 Use a transcrição visual para revisão rápida de mensagens

A leitura de mensagens de correio de voz transcritas permite que os agentes consumam as informações mais rapidamente do que ouvir o áudio. Esse recurso ajuda você a tomar decisões mais rápidas sobre quais mensagens devem ser respondidas imediatamente, dependendo da urgência do conteúdo.

#6 Gerencie com eficiência o correio de voz durante grandes volumes de chamadas

Durante os horários de pico, o correio de voz visual ajuda os agentes a gerenciar um fluxo de mensagens com mais eficiência. Ele reduz o acúmulo de correios de voz não atendidos e mantém níveis de serviço consistentes, mesmo com o aumento da demanda.

Como configurar o Visual Voicemail

A configuração do correio de voz visual pode variar de acordo com o provedor de serviços telefônicos, mas com a Cloudtalk é incrivelmente simples. Depois de instalar o aplicativo, normalmente tudo já está configurado para você. Tudo o que você precisa fazer é personalizar as saudações, as notificações e as regras de tratamento de chamadas do correio de voz para direcionar as chamadas para o correio de voz.

Veja como você pode configurar seu correio de voz visual com o Cloudtalk:

Selecione o número desejado para adicionar o correio de voz em seu painel
Adicione a etapa do correio de voz ao fluxo de chamadas.
Escolha uma caixa postal e ajuste as configurações conforme necessário.
Salve suas alterações.

Os principais recursos do Visual Voicemail

Entre todos os recursos, destacam-se os seguintes:

Interface visual: Fornece uma tela fácil de usar que exibe mensagens de correio de voz em uma lista, incluindo detalhes como a identificação do chamador, o horário e a duração da mensagem, facilitando a navegação e o gerenciamento dos correios de voz pelos agentes.
Transcrição de mensagens: Converte mensagens de correio de voz em texto, permitindo que os agentes leiam rapidamente o conteúdo de cada mensagem sem precisar ouvi-la. Isso economiza tempo e melhora a eficiência, especialmente em períodos de grande movimento.
Opções de interação direta: Permite que os agentes liguem de volta, enviem mensagens ou enviem e-mails para o remetente diretamente da interface do correio de voz, facilitando ações de acompanhamento rápidas e perfeitas.
Notificações inteligentes: Alerta os agentes sobre novas mensagens de correio de voz por meio de chamadas ou e-mails, garantindo que as mensagens recebidas sejam prontamente notadas e tratadas, mesmo que os agentes não estejam verificando ativamente a interface do correio de voz.
Voicemail para e-mail Você pode até mesmo receber gravações de mensagens de correio de voz diretamente na sua caixa de entrada de e-mail.

Como tirar o máximo proveito do Visual Voicemail

Para aproveitar ao máximo o correio de voz visual, siga estas dicas:

Configure o correio de voz visual corretamente em seu dispositivo: Isso inclui personalizar as opções de acordo com suas preferências.

Verifique a precisão das transcrições: Isso pode ajudar você a identificar rapidamente mensagens importantes sem precisar ouvi-las.

Organize suas mensagens: Use as funções de etiquetagem, marcação como lida/não lida e arquivamento para se organizar melhor.

Selecione o que você ouve: Você não precisa ouvir todos os correios de voz imediatamente. Lembre-se de que o correio de voz visual permite que você priorize as mensagens a serem ouvidas com base na sua disponibilidade e necessidades.

Exclua regularmente as mensagens antigas: Assim como acontece com as mensagens de e-mail, você pode excluir regularmente as mensagens de voz que não são mais relevantes ou necessárias.

Faça experiências e ajustes: Experimente diferentes recursos e configurações do correio de voz visual para encontrar a combinação que melhor atenda às suas necessidades e hábitos de comunicação.

Personalize sua saudação: É importante incluir detalhes como o nome da empresa, o horário comercial e as etapas a seguir para que os clientes se sintam atendidos, especialmente se ligarem fora do horário comercial e ninguém puder ajudá-los.

Aumente a produtividade em sua central de atendimento com estes 10 métodos comprovados

Leia de graça

Aprimore, organize e envolva

Em um mundo em que o tempo é essencial, o correio de voz visual surge como uma ferramenta poderosa, oferecendo eficiência, organização e melhores experiências para o usuário.

Portanto, se você é um profissional ocupado que gerencia um grande volume de chamadas ou um agente de call center que se esforça para oferecer um suporte excepcional, o correio de voz visual está pronto para revolucionar o seu fluxo de trabalho de comunicação.

Você sabia que o CloudTalk permite que você revise e responda às mensagens recebidas diretamente pelo aplicativo e até mesmo envia transcrições de correio de voz diretamente para o seu e-mail? Saiba mais aqui.

Perguntas frequentes sobre o Visual Voicemail

Preciso do Visual Voicemail?

Se você está buscando soluções eficientes de gerenciamento de correio de voz e de economia de tempo, o correio de voz visual é, sem dúvida, uma ferramenta valiosa. Sua capacidade de simplificar o processo de correio de voz e fornecer acesso rápido a mensagens importantes faz dele um recurso indispensável.

O que é uma boa saudação de correio de voz para empresas?

Uma boa saudação de correio de voz para empresas deve incorporar várias qualidades importantes para deixar uma impressão positiva em quem liga:
– Originalidade: Evite clichês e injete humor ou singularidade para se destacar.
– Clareza: Grave em um espaço silencioso, fale devagar e claramente, evitando tons robóticos.
– Brevidade: Mantenha a mensagem em menos de 30 segundos para economizar o tempo dos chamadores e evitar que desliguem.
– Alegria: Sorria durante a gravação para transmitir cordialidade e simpatia.
– Profissionalismo: Considere a possibilidade de contratar dubladores para obter uma qualidade de primeira linha, se necessário.

Como faço para enviar um correio de voz sem ligar?

Para enviar correio de voz sem ligar, você pode utilizar o recurso Voicemail Drop da Cloudtalk. Essa ferramenta inovadora permite que você economize tempo e aumente a eficiência das chamadas, enviando mensagens de voz personalizadas diretamente para a caixa de entrada dos clientes potenciais com apenas um clique de um botão.
Os principais recursos do Voicemail Drop da Cloudtalk incluem:
– Um toque: coloque facilmente mensagens pré-gravadas nas caixas de correio de voz dos clientes com um simples toque de um botão, eliminando a necessidade de discagem manual e economizando um tempo valioso.
– Personalização: Adapte suas mensagens de correio de voz para criar uma experiência mais personalizada e consistente para o cliente. Grave previamente mensagens personalizadas que repercutem no seu público-alvo e se alinham com a mensagem da sua marca.
– Engajamento: Aumente o envolvimento e reduza a probabilidade de as chamadas de vendas serem recusadas ou ignoradas, garantindo que sua mensagem seja transmitida de forma eficaz. Com o Voicemail Drop, você pode enviar sua mensagem diretamente para as caixas de correio de voz de seus clientes em potencial, aumentando as chances de ela ser ouvida e executada.

Como faço para ativar o Visual Voicemail?

Para ativar o correio de voz visual com o Cloudtalk, siga estas etapas:
1. Escolha o número específico ao qual você deseja anexar o correio de voz no painel.
2. Incorpore a etapa do correio de voz ao seu fluxo de chamadas.
3. Selecione uma caixa postal e personalize as configurações conforme necessário.
4. Salve as modificações que você fez.

Quanto custa o Visual Voicemail?

Os custos do correio de voz visual variam de acordo com o provedor de serviços e os recursos específicos oferecidos.
No Cloudtalk, o correio de voz visual está incluído em todos os nossos planos; os preços estão disponíveis aqui.

Qual é a segurança do Visual Voicemail?

O correio de voz visual pode se tornar mais seguro se você seguir estas precauções:
– Escolha um provedor seguro: Opte por provedores de serviços de correio de voz visual de boa reputação, conhecidos por suas fortes medidas de segurança. Por exemplo, o CloudTalk prioriza a segurança, implementando medidas de segurança de nível empresarial, como protocolos de criptografia e armazenamento seguro de dados. Além disso, o CloudTalk oferece um serviço de transcrição de correio de voz que converte os correios de voz em texto, simplificando o processo de gerenciamento de correios de voz com segurança.
– Use autenticação forte: Configure uma senha ou PIN forte para acessar o correio de voz visual. Se disponível, ative a autenticação de dois fatores para obter uma camada extra de segurança.
– Criptografe seu dispositivo: Utilize os recursos de criptografia do dispositivo para proteger suas mensagens de correio de voz, caso seu dispositivo seja perdido ou roubado.
– Seja cauteloso com as informações: Evite compartilhar informações confidenciais ou pessoais nas mensagens de correio de voz. Seja particularmente cauteloso ao compartilhar senhas, detalhes financeiros ou outros dados confidenciais.

Como funciona o Voicemail Drop?

O Voicemail Drop permite que os representantes gravem e salvem suas próprias mensagens de correio de voz. Então, quando chegarem a um correio de voz, eles poderão escolher uma dessas mensagens pré-gravadas para deixar para o cliente.
Isso torna o envio de mensagens de voz mais rápido e personalizado, além de ajudar as equipes de vendas a responder rapidamente às chamadas perdidas com mensagens consistentes, o que acaba deixando os clientes mais satisfeitos e aumentando as vendas.