Dominando o correio de voz: Seu guia definitivo para entender e usar o correio de voz

Você está cansado de perder detalhes importantes de chamadas importantes? O Voicemail captura todas as mensagens críticas, garantindo que você permaneça informado e no controle, independentemente do que perder.

Continue lendo para saber o que é exatamente o correio de voz e como você pode usá-lo a seu favor.

Principais conclusões:

• O correio de voz captura as chamadas perdidas como gravações para resposta posterior, garantindo a comunicação contínua e o gerenciamento eficiente das consultas.
• Principais recursos: Você pode personalizar saudações para diferentes chamadores, receber mensagens simultâneas, receber notificações instantâneas e enviar, encaminhar e armazenar mensagens.
• A comunicação contínua com seus principais contatos aumenta sua eficiência operacional e sua estratégia de comunicação. Isso também aumentará a satisfação do cliente.

O que é correio de voz?

Desde que o correio de voz foi introduzido, no final da década de 1970, ele tornou os sistemas telefônicos mais poderosos e flexíveis, permitindo que conversas e informações passem entre as partes, mesmo quando ambas não estão presentes.

O correio de voz é um sistema eletrônico que grava e armazena mensagens de voz enviadas por telefone. Quando você recebe uma chamada e não pode atendê-la porque está longe da sua mesa ou em uma reunião, o autor da chamada ouvirá uma gravação convidando-o a deixar uma mensagem.

Mais tarde, você poderá ouvir a mensagem digitando um código específico no telefone. Diferentemente de uma secretária eletrônica, o correio de voz pode lidar com várias linhas telefônicas e oferece recursos mais avançados, como correio de voz para e-mail, acesso remoto e encaminhamento e compartilhamento de mensagens.

Como funciona o correio de voz?

Quando quiser ouvir uma mensagem de voz deixada por um chamador, você pode recuperá-la usando vários dispositivos, como o telefone ou o computador. Os sistemas modernos de correio de voz atualizam você, notificando-o sempre que houver uma nova mensagem.

5 tipos de correio de voz

A tecnologia de correio de voz é oferecida em vários tipos, cada um com uma finalidade específica, desde a captura de mensagens simples até a oferta de soluções complexas de comunicação empresarial. Essa flexibilidade permite que o correio de voz se adapte às suas necessidades e aos avanços tecnológicos.

• 1. Correio de voz básico

Esse serviço padrão fornecido pelas operadoras telefônicas permite que os autores das chamadas deixem mensagens de áudio sempre que uma chamada não for atendida. Ele é perfeito quando você precisa de uma solução simples para capturar chamadas perdidas sem recursos adicionais.

• 2. Visual Voicemail

Isso permite que você veja uma lista de mensagens no seu dispositivo e escolha quais ouvir ou excluir sem discar para um sistema de correio de voz. Esse tipo é adequado para usuários de smartphones que preferem gerenciar o correio de voz com uma interface gráfica.

• 3. Correio de voz VoIP

Você pode utilizar a tecnologia VoIP ( Voice over Internet Protocol ) para receber e armazenar mensagens de correio de voz digitalmente. O sistema geralmente tem recursos aprimorados, como Power dialer avançado, scripts úteis, notificações instantâneas ou transcrições de mensagens.

• 4. Correio de voz baseado na nuvem

Hospedado na nuvem, esse serviço oferece a você recursos avançados, como acesso remoto de qualquer dispositivo conectado à Internet ou Voicemail-to-Email. Um correio de voz baseado na nuvem é a melhor opção para você se precisar de flexibilidade, usar vários dispositivos e quiser se integrar a outros serviços de nuvem.

• 5. Correio de voz de mensagens unificadas

Ele integra o correio de voz a outras formas de comunicação, como e-mail, fax e mensagens de texto, em uma única interface, e geralmente faz parte de uma estratégia maior de comunicações unificadas. Ele pode ser ideal para você, caso queira otimizar as comunicações e melhorar o fluxo de trabalho, combinando mensagens de diferentes canais.

Os benefícios de usar o correio de voz

O correio de voz preenche a lacuna entre a disponibilidade e a necessidade de resposta imediata, permitindo que você mantenha uma conectividade contínua com seus clientes, parceiros de negócios e membros da equipe. O correio de voz oferece muito mais do que simples conveniência; ele dá vida às suas operações com maior eficiência, aumenta a satisfação do cliente e eleva sua estratégia de comunicação a novos patamares.

Obtenha acessibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana

O correio de voz garante que sua empresa esteja acessível a qualquer momento, bem como para clientes que possam ligar de um fuso horário diferente. É especialmente útil se você frequentemente não consegue atender às chamadas.

Elimine as chamadas em espera

A maioria das pessoas acha que esperar na espera é uma experiência frustrante. O correio de voz permite que seus clientes comuniquem seus problemas rapidamente. Isso minimiza o tempo de espera e aprimora a experiência geral.

Cumprir as preferências do cliente

Muitos clientes preferem deixar uma mensagem de voz para garantir que receberão uma ligação de volta quando for melhor para eles. O correio de voz oferece aos seus clientes uma maneira de expressar suas preocupações de forma concisa, sem serem interrompidos.

Custos trabalhistas mais baixos

O correio de voz oferece uma solução econômica para gerenciar as comunicações, eliminando a necessidade de pessoal extra para gerenciar as chamadas após o expediente. Ele é econômico e ainda preserva um alto grau de satisfação do cliente.

Aumente a eficiência com a triagem de chamadas

O Voicemail permite que você filtre as chamadas recebidas. Assim, as chamadas urgentes recebem atenção imediata, enquanto os problemas menos críticos podem ser direcionados para o correio de voz para ação posterior. Esse sistema melhora significativamente o gerenciamento do tempo.

Arquivar suas mensagens de voz

Você pode arquivar mensagens de voz para criar um registro abrangente de suas comunicações. Essa prática ajuda a cumprir os regulamentos e é um recurso valioso para fins de treinamento e referência. Isso garante que os detalhes importantes sejam preservados e acessíveis quando você precisar deles.

Aumente a satisfação do cliente

Quando cada chamada é reconhecida pelo correio de voz, seus clientes ficam seguros de que suas preocupações são importantes e serão atendidas. Isso faz com que eles se sintam valorizados e ouvidos. Isso também melhora a experiência geral do cliente e fortalece a confiança dele no seu serviço.

8 Principais recursos do correio de voz

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

Dependendo do provedor, sua solução de correio de voz pode vir com recursos úteis.

1. Personalize as saudações para diferentes autores de chamadas

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

Por exemplo, você pode usar saudações de feriado personalizadas para criar uma experiência mais envolvente para os autores das chamadas.

2. Receba mensagens de correio de voz simultaneamente de vários autores de chamadas

Com esse recurso, você pode gerenciar grandes volumes de chamadas com eficiência. O sistema aceita mensagens de correio de voz de vários chamadores ao mesmo tempo, garantindo que ninguém fique de fora.

3. Obter notificações

Mantenha-se sempre informado sobre novos correios de voz com notificações imediatas em seu telefone mobile. Certifique-se de que você possa lidar prontamente com as mensagens mais importantes.

4. Enviar mensagens de voz para vários destinatários de uma só vez

Esse recurso permite que você divulgue informações de forma rápida e fácil, transmitindo uma única mensagem de voz para um grupo de pessoas. Isso economiza tempo e garante uma comunicação consistente.

5. Encaminhar mensagens de correio de voz

Com esse recurso, você pode compartilhar mensagens importantes com colegas ou parceiros de negócios, encaminhando correios de voz diretamente para suas caixas postais. Também é possível dar um toque pessoal ou fornecer contexto aos correios de voz encaminhados incluindo uma saudação de voz personalizada.

6. Mover, salvar e armazenar mensagens de voz

Você pode mover e salvar mensagens de voz em dispositivos de armazenamento, como discos rígidos, mas também na nuvem. Para manter mensagens importantes, você pode usar opções de armazenamento estendido que permitem acessar as mensagens por mais tempo depois de recebê-las.

7. Converter correio de voz em e-mail

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. Transcrição de texto

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. Utilize a queda do correio de voz

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

Por exemplo, se um discador automático com IA ligar de uma lista de clientes potenciais ou clientes e encontrar um correio de voz, ele deixará automaticamente a mensagem pré-gravada e passará para o próximo número.

Como configurar o correio de voz

A configuração do correio de voz envolve algumas etapas simples, que podem variar um pouco dependendo do seu provedor de serviços ou dispositivo.

#1 Localizar configurações do correio de voz

• Acesse o aplicativo do telefone em seu dispositivo.
• Procure uma guia ou opção de configurações do correio de voz, geralmente indicada com um ícone de correio de voz ou no menu de configurações de chamada.

#2 Configurar seu correio de voz

• Selecione a opção para configurar ou acessar o correio de voz. Isso pode envolver a discagem do número do correio de voz, geralmente mantendo pressionada a tecla “1” ou outra tecla designada no teclado do telefone.
• Siga as instruções automáticas para configurar o correio de voz. Normalmente, isso envolverá a criação de uma senha ou PIN para fins de segurança.

#3 Registre as saudações

• Provavelmente, você será solicitado a gravar uma saudação pessoal. Essa é a mensagem que os autores das chamadas ouvirão quando chegarem ao seu correio de voz.
• Siga as instruções para gravar sua saudação. Normalmente, você pode optar por usar uma saudação padrão fornecida pelo sistema ou gravar uma mensagem personalizada.

#4 Ajuste as configurações

• Dependendo do seu provedor, você pode ter configurações adicionais para ajustar, como o número de toques antes de uma chamada ir para o correio de voz ou as preferências de notificação.
• Defina essas configurações conforme desejado para personalizar sua experiência com o correio de voz.

#5 Salvar e sair

• Salve as alterações depois que você tiver definido a saudação e ajustado as configurações.
• Saia do processo de configuração. Agora, seu correio de voz deve estar pronto para receber mensagens.

#6 Teste

• É uma boa ideia ligar para o seu número de outro telefone para garantir que o correio de voz esteja funcionando como esperado e que a saudação soe como você imaginou.

Práticas recomendadas para mensagens de correio de voz

Não há uma única maneira de criar saudações eficazes, mas manter certos princípios em mente pode ajudá-lo a mostrar aos autores das chamadas que você valoriza o tempo deles.

#1 Indique o nome de sua empresa

Mencione o nome de sua empresa imediatamente. Isso pode parecer óbvio, mas é um sinal importante de profissionalismo.

Exemplo: “Olá, você chegou ao CloudTalk. Isso é (seu nome)... “

#2 Mencione o horário comercial

Informe seu horário comercial com antecedência. Caso contrário, seus clientes podem esperar em vão e potencialmente ficar irritados.

Exemplo: “Nosso horário comercial é das 9h às 17h, horário da Europa Central”.

#3 Sugerir próximas etapas claras

Certifique-se de explicar claramente as próximas etapas. Se os clientes souberem que ninguém pode atender à sua chamada no momento, eles podem optar por deixar uma mensagem de voz ou ligar de volta mais tarde. Dependendo da sua empresa, você também pode oferecer opções como um menu telefônico, linhas diretas para o correio de voz de diferentes funcionários ou encaminhamento de chamadas. Com o uso de um software avançado de call center, a configuração de um menu telefônico e o encaminhamento de chamadas devem ser fáceis.

Exemplo: “Se você estiver ligando sobre um pedido existente, pressione 1. Se você quiser ajuda para fazer um novo pedido, pressione 2.”

#4 Indique outros métodos de contato

Mesmo que não haja ninguém presente para atender à chamada em um determinado momento, pode haver diferentes maneiras de entrar em contato com sua empresa ou receber informações adicionais sobre sua oferta. Se esse for o caso, certifique-se de incluir outros métodos de contato em suas saudações. Você pode, por exemplo, “redirecionar” os chamadores para seu site, e-mail ou perfis de rede social.

Exemplo: “Lamentamos, mas nossos agentes estão disponíveis no chat ao vivo no momento. Por favor, envie-nos um e-mail para help @ cloudtalk.io.”

#5 Mantenha a simplicidade

Não desperdice o tempo do cliente, mantenha sua mensagem simples e curta. Se a gravação for vaga e longa, eles provavelmente perderão o interesse e a paciência. Eles podem até desistir de entrar em contato com você novamente. O ideal é que uma saudação de correio de voz profissional dure de 20 a 25 segundos, tempo suficiente para fornecer as informações essenciais aos clientes.

#6 Mantenha sua gravação atualizada

Suponha que haja alterações em seu horário comercial devido a feriados ou emergências. Nesse caso, você deve atualizar as saudações do correio de voz em tempo hábil para esclarecer a situação e evitar confusão. Mencione o problema com antecedência e, se possível, especifique quando você voltará aos negócios.

#7 Faça com que seus interlocutores se sintam valorizados

Seus clientes entram em contato por motivos importantes; o tempo e as necessidades deles são valiosos para a sua empresa. Personalize suas mensagens para mostrar que você realmente se importa e está atento às preocupações deles. Mesmo quando você não estiver disponível para responder diretamente, incentive-os a entrar em contato por outros meios, como deixar uma mensagem de voz ou ligar de volta em um horário mais conveniente. Evite frustrar ou desperdiçar o tempo deles, pois as primeiras impressões são cruciais e você geralmente tem apenas uma chance de causar um impacto positivo.

Conclusão

O correio de voz é uma ponte que garante a comunicação contínua entre você e os autores das chamadas, mesmo quando a interação direta é impossível. Compreender e utilizar o correio de voz de forma eficaz garante que todas as mensagens importantes sejam recebidas e atendidas. No entanto, você também eleva sua imagem profissional ao fornecer uma maneira confiável e segura para que clientes e parceiros entrem em contato com você.