O que é PBX na nuvem e como beneficia pequenas empresas?

Os sistemas tradicionais de PBX no local serviram bem às empresas no passado, e as empresas estavam satisfeitas com o que suas plataformas no local podiam fazer… até recentemente.

A pandemia tornou óbvio o que muitas empresas já começaram a perceber – os recursos dos sistemas PBX no local são dolorosamente limitados. E com a mudança repentina para o trabalho remoto, muitas empresas começaram a considerar a atualização dos seus sistemas PBX atuais para sistemas modernos baseados em nuvem.

Mas enquanto as plataformas baseadas em nuvem (ou hospedadas) têm muitos benefícios, como como ser muito mais flexível e oferecer mais recursos do que os sistemas PBX de classe premium jamais poderiam oferecer, algumas empresas ainda estão bastante hesitantes. Alguns temem que seus dados não estejam seguros quando armazenados em um servidor online em vez do escritório central da empresa. Outros duvidam que os sistemas PBX online possam ser tão confiáveis quanto as boas e antigas conexões fixas. Você estava pensando a mesma coisa?

Então este artigo é para você – vamos explorar os prós e os contras de adotar um sistema de telefonia em nuvem na sua empresa e como você pode se beneficiar da mudança do PBX tradicional para um sistema baseado em nuvem muito mais avançado.

O que é um PBX na nuvem?

A maior diferença é que o PBX na nuvem depende de uma conexão com a internet e não de uma infraestrutura de cobre instalada no escritório. Isso torna o PBX na nuvem uma opção incrivelmente conveniente, pois a plataforma pode ser usada em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, desde que haja acesso à internet – seus funcionários podem atender e fazer chamadas diretamente de seus laptops.

E como essas plataformas não exigem hardware extra, salas de armazenamento separadas, quilômetros de fios ou manutenção regular de TI, empresas ainda menores com orçamentos mais apertados podem começar a usar sistemas PBX em seus escritórios. Os únicos custos para essas empresas são as taxas de assinatura e, eventualmente, atualizar suas conexões de internet se não conseguirem lidar com as chamadas VoIP.

O que tem dentro de uma plataforma PBX na nuvem?

A principal coisa que as empresas notarão ao comparar seus sistemas atuais com o PBX baseado em nuvem são os recursos. Muitos de seus recursos avançados também estão disponíveis imediatamente, sem custos adicionais. Então, quais recursos de PBX na nuvem são especialmente úteis para as empresas?

• Gravação de chamada – através de plataformas em nuvem, as empresas podem gravar e armazenar automaticamente todas as suas chamadas telefônicas. Além de garantir que os atendentes não percam um único detalhe das suas ligações, também é uma ótima ferramenta para os gerentes monitorarem o desempenho dos atendentes atuais e treinarem os novos.
• Mascaramento de chamadas – com este recurso, o número de telefone real do seu atendente é ocultado por um temporário que funciona como qualquer outro número, com a diferença de que ele expira após um determinado tempo. Se os seus atendentes precisam fazer muitas ligações por dia (por exemplo, ao trabalhar em entregas), eles podem simplesmente usar números temporários para entrar em contato com seus clientes, em vez de revelarem seus identificadores de chamadas mobile reais.
• Menu URA – ajuda a quem ligou a encontrar os atendentes certos para suas necessidades, orientando-os por diferentes opções. Também os encaminha para os departamentos corretos e permite que eles encontrem as informações necessárias, como horário de funcionamento ou status do pedido.
• Grupos de Toque – pode ajudar a reduzir o tempo de espera dos clientes notificando todos os atendentes pertencentes a um grupo específico e conectando o primeiro atendente para responder a quem ligou.
• Transcrição de mensagem de voz – qualquer mensagem de voz que você receber pode ser automaticamente transcrita e enviada para sua caixa de entrada de e-mail como um arquivo de texto.
• Relatórios e análises – as plataformas de PBX na nuvem estão repletas de ferramentas analíticas que permitem que as empresas acompanhem as métricas críticas para seus negócios. Por exemplo, os gerentes de call center podem verificar rapidamente o número diário de chamadas atendidas ou perdidas, o tempo gasto em uma chamada e o número de chamadas atendidas por cada atendente, etc.
• Monitoramento de chamada – permite que os gerentes ouçam qualquer conversa telefônica feita por um de seus atendentes em tempo real para fornecer informações sem serem ouvidos por quem ligou, ou até mesmo participar da chamada se o atendente estiver com dificuldades.

Quais são as outras vantagens do PBX na nuvem?

1 – Muita flexibilidade

O maior problema com o PBX local? Quase nenhuma flexibilidade. Adaptar o sistema às necessidades da sua empresa é um processo longo e complicado, durante o qual você terá de ajustar o seu negócio ao sistema PBX, e não o contrário!

Adicionar novos recursos ou novos atendentes ao sistema, além de levar muito tempo, geralmente também significa custos extras – e nem vamos falar sobre tentar trocar de provedor ou substituir seus dispositivos antes que seu contrato expire!

Plataformas PBX baseadas em nuvem, enquanto isso, estão focadas em serem o mais flexíveis e personalizáveis possível. Nós já mencionamos que seus funcionários podem trabalhar de qualquer lugar e em qualquer dispositivo que desejarem.

Como toda a plataforma está na nuvem, eles simplesmente não precisam mais ficar colados em suas mesas para atender ou fazer chamadas – eles também podem trabalhar em suas casas ou em cafeterias próximas. Você também pode personalizar a plataforma da maneira que precisar – se você precisar de recursos específicos, novos dispositivos ou números de telefone a serem adicionados ou mais licenças para seus atendentes, o processo leva apenas alguns cliques. O dashboard de relatórios também pode ser ajustado à sua empresa – usando filtros de classificação, você pode visualizar os dados de que precisa no momento e da maneira que desejar.

2 – Confiabilidade

Sistemas no local são conhecidos por sua confiabilidade, enquanto chamadas pela internet costumam deixar muito a desejar. Não é de se espantar, então, que muitas empresas possam duvidar se as chamadas VoIP podem realmente substituir suas linhas fixas regulares. Além disso, se as plataformas baseadas em nuvem dependem de uma conexão com a internet e eletricidade para funcionar, isso não significaria um risco muito maior de tempo de inatividade?

Não há necessidade de se preocupar com isso – as plataformas baseadas em nuvem são pelo menos tão confiáveis quanto as no local, com tempo de atividade geralmente não inferior a 99,99%.

Então, como isso é possível se o serviço está na nuvem e não no seu próprio escritório? Bem, provedores de PBX baseados em nuvem respeitáveis não dependem de apenas um data center operacional – em vez disso, eles têm vários data centers em locais separados. O CloudTalk, por exemplo, possui data centers em 9 locais distribuídos globalmente – portanto, mesmo que um deles esteja inoperante por algum motivo ou a qualidade da chamada caia abaixo de um intervalo especificado, nossa plataforma simplesmente mudará para um dos outros servidores disponíveis sem que você perceba.

E se houver um problema da sua parte, como uma queda repentina de energia na sua área? Você pode configurar o sistema PBX para passar todas as chamadas recebidas para outros números de telefone – fixos ou mobiles – e não perder nenhuma.

3 – Sem necessidade de manutenção

One massive advantage of cloud platforms is that there’s no need to buy additional hardware or compatible devices – your employees can use their laptops, mobiles, or softphone apps. But what’s even better is that you don’t need to worry about taking care of the PBX platform either. 

Com um sistema PBX no local, você precisava chamar um técnico sempre que ocorresse um problema ou solicitar à sua própria equipe de TI a manutenção dos dispositivos, cabos e tudo o mais relacionado ao sistema. Ambas as opções eram geralmente muito caras. Agora, sua equipe de TI, se você tiver uma, pode se concentrar em suas outras funções, pois tudo relacionado à plataforma em nuvem é tratado pelo provedor – desde o monitoramento e correção de problemas de segurança até a implementação de novos recursos e a resposta a quaisquer problemas. E como bônus, você terá acesso a todos os recursos e capacidades do novo sistema logo após sua implementação, sem a necessidade de técnico e sem taxas extras.

4 – Segurança excepcional

Com a quantidade de notícias sobre tentativas de hackers ou resgates e vazamento de dados da empresa, você pode ficar realmente preocupado se as plataformas que trabalham na nuvem são realmente seguras e se podem proteger adequadamente seus dados.

Mas não há com o que se preocupar – os provedores de PBX na nuvem sabem como tornar seus servidores impenetráveis e manter seus dados sãos e salvos. Além de executar testes de segurança regularmente e corrigir imediatamente quaisquer possíveis falhas em seus sistemas, os dados dentro deles são totalmente criptografados – e o mesmo vale para suas chamadas. Se você também usa senhas fortes junto com criptografia de dados, há pouco risco de alguém espionar suas chamadas ou obter acesso aos seus dados pessoais.

5 – Custos muito mais baixos

Por último, mas não menos importante – o PBX na nuvem pode realmente economizar para sua empresa uma boa quantia de dinheiro que você gastaria para manter seu sistema local funcionando. Instalação de fiação em todo o escritório? Não é necessário – você só precisa instalar o software, criar uma conta e definir as opções da plataforma PBX.

Contratos longos e caros? Aqui não – com os preços do CloudTalk, você pode começar a usar a plataforma a partir de 25 USD por mês em um plano inicial sem contrato (para poder sair quando quiser), ou comprar uma assinatura anual com 25% de desconto. Comprando novos dispositivos que são compatíveis com a plataforma PBX no local? Novamente, não é necessário, visto que você pode usar os computadores do seu escritório ou os telefones que você já tem instalado.

Contas enormes para chamadas internacionais? Ao usar VoIP, a distância não importa, então você pode fazer chamadas em outro continente ou internacionais com a frequência que precisar. Deseja adicionar alguns recursos, lugares ou linhas telefônicas adicionais? Adicioná-los levará apenas alguns minutos no máximo. Despesas relacionadas à manutenção, conserto e atualização do seu sistema PBX? Não haverá nenhuma do seu lado, pois o provedor é responsável por elas.

Adicione tudo isso e as economias no seu orçamento podem ser bastante visíveis, o que é mais uma razão para realizar o upgrade do seu sistema.

Conclusão

Agora que estamos na era do trabalho remoto, videoconferências e necessidades de negócios em constante mudança, seu sistema PBX tradicional é provavelmente mais um obstáculo do que uma ajuda. Isso pode parecer uma grande decisão, e se acostumar com o seu novo sistema pode levar algum tempo, mas após um períogo, você certamente perceberá o quanto um PBX baseado em nuvem é mais amigável para o usuário e para os negócios em comparação com o desajeitado PBX local ao qual você está acostumado.

E a melhor parte – mover toda a sua empresa para a nuvem é muito mais fácil do que você imagina. Se você tiver dúvidas ou perguntas sobre como atualizar seu sistema telefônico atual para a nuvem, ligue para a nossa equipe CloudTalk. Vamos orientá-lo em todo o processo e garantir que tudo o que resta para você e sua equipe é começar a usar o seu novo PBX na nuvem – nós cuidaremos do resto.