Pre-call planning template for sales teams

Você sabia que são necessárias 18 ligações em média para se conectar com um comprador? Em tais circunstâncias, não há tempo a se perder – e você pode facilmente maximizar esse tempo com a preparação adequada. Veja como aproveitar ao máximo suas chamadas de vendas com o planejamento pré-chamada.

Há muitos anos, as ligações telefônicas são tratadas como uma das ferramentas mais eficazes que os vendedores têm à sua disposição. No entanto, falar ao telefone é apenas metade de todo o processo. A outra metade é o que acontece antes de um vendedor pegar o telefone e fazer a ligação.

Não há dúvidas de que o planejamento é essencial para todas as atividades empresariais. Na verdade, diz-se que muitas empresas perdem o equivalente a até 10% das vendas anuais devido a oportunidades perdidas decorrentes de um planejamento inadequado.

O planejamento pré-chamada também se enquadra nessa categoria. Basicamente, se os seus atendentes de vendas não fizerem a lição de casa, eles podem simplesmente perder oportunidades de negócios. Felizmente, isso é fácil de corrigir com um modelo de planejamento pré-chamada para a sua equipe de vendas, disse Jared Williams, diretor de marketing da Essay Tigers.

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O que é o planejamento pré-chamada?

Essencialmente, o planejamento pré-chamada é o processo de pesquisa que envolve a preparação para uma chamada de vendas. Pode não parecer muito, mas é um dos elementos centrais da estratégia de vendas. Como?

Já se foram os dias em que os atendentes de vendas podiam simplesmente discar um número aleatório e esperar pelo melhor. Hoje em dia, fechar um negócio requer qualificação adequada do lead, pesquisa pré-chamada e preparação.

The benefits of pre-call planning

Graças ao planejamento pré-chamada, seus atendentes de vendas podem estar mais bem preparados para conversas de vendas reais, antecipar perguntas e respondê-las de forma eficaz. É principalmente porque um plano de pré-chamada os ajuda a se concentrar mais na tarefa em questão e realmente se envolver com seus interlocutores depois.

O planejamento pré-chamada também ajuda a aproveitar ao máximo cada chamada e maximizar cada oportunidade. Vamos ser sinceros: seus atendentes precisam trabalhar duro para ter uma chance de ter uma conversa significativa com um cliente em potencial. Se eles “entrarem” despreparados, eles podem facilmente desperdiçar essa chance.

Na verdade, sempre que seus atendentes de vendas estiverem prestes a discutir algo sobre o qual não estão preparados, eles perdem a capacidade de se comunicar com facilidade e confiança.

Ao mesmo tempo, estar preparado não apenas os deixa mais confiantes, mas também mais flexíveis. Às vezes, apesar de todo o planejamento pré-chamada, as coisas simplesmente não saem como esperado. No entanto, se os seus atendentes tirarem um tempo para conhecer seus interlocutores primeiro, eles poderão se adaptar mais rapidamente e ainda lidar com situações inesperadas.

O que fazer antes de cada chamada de vendas, então?

Sempre vale a pena pensar em todo o processo e começar pela qualificação do lead. Nem todos os leads são iguais – no final, é melhor ter uma lista menor de contatos com maior potencial de compra, em vez de uma longa lista que exigirá muito mais discurso para vender.

Não tenha medo de abrir mão de leads: sua equipe realmente terá mais chances de fechar negócio com aqueles que foram cuidadosamente selecionados e qualificados.

Como ter certeza de que está ligando para as pessoas certas? Para facilitar para sua equipe, você deve construir um perfil de cliente ideal com base nas características do seu público-alvo. Então, será mais fácil verificar se os leads se enquadram nessa categoria.

Isso significa essencialmente que, antes de atender o telefone, seus atendentes de vendas devem analisar seus leads e pesquisá-los o mais detalhadamente possível.

Isso os ajudará a estabelecer se os potenciais interlocutores estão realmente interessados na sua empresa e pretendem comprar de você. Isso também pode ajudar a adaptar o discurso de vendas às necessidades de negócios do lead. Para lhe dar uma ideia:

• 19% of buyers want to connect with a salesperson during the awareness stage of their buying process (when they’re first learning about the product),
• 60% want to connect with sales during the consideration stage after they’ve researched the options and come up with a shortlist,
• 20%, on the other hand, want to talk during the decision stage, once they’re decided which product to buy.

Ao fazer as perguntas certas e mostrar como seu produto e serviço podem ser usados em casos específicos com os quais o lead está familiarizado, seus atendentes de vendas têm mais chances de fechar o negócio.

Planejamento pré-chamada: onde procurar informações?

Os mecanismos de pesquisa e os perfis do LinkedIn podem ser extremamente úteis durante o planejamento de vendas pré-chamada, pois podem ajudar a descobrir a empresa, a função e outros detalhes relevantes do contato. Seus atendentes também podem querer procurar coisas que tenham em comum com os clientes em potencial para estabelecer um relacionamento mais facilmente.

Obviamente, quanto mais informações eles puderem obter de uma simples pesquisa na web, melhor – o objetivo final de qualquer atividade de planejamento pré-chamada é estar bem informado durante a ligação. Não basta pegar o telefone com a intenção de descobrir o máximo possível sobre o seu interlocutor.

Reserve um tempo para pesquisar a empresa e o lead real com o qual você fará contato inicial. Com todos esses detalhes, será mais fácil planejar a chamada de vendas.

Quais são os elementos a serem considerados ao planejar uma chamada de vendas?

1 – O objetivo da chamada.

Antes de fazer a ligação, seus atendentes de vendas devem primeiro estabelecer o objetivo para ela. Isso dependerá principalmente de onde o interlocutor está na jornada do comprador. Não importa o objetivo real, porém – os vendedores que o identificam antecipadamente são mais propensos a alcançá-lo no final. Faça com que sua equipe considere o seguinte:

• What specific details do I need to get out of this call? 
• What information do I want the interlocutor to have after this call? 
• What’s the desired outcome for the call? 
• What (if any) are the next steps that should be taken after the call?

2 – Uma abertura.

A verdade é que seus atendentes de vendas têm apenas alguns segundos para chamar a atenção de seus interlocutores. Se eles não causarem uma primeira impressão forte, eles podem perder a chance imediatamente. Uma abertura de chamadas eficaz é algo que você precisa para ter uma conversa adequada depois.

Incentive os atendentes a começarem a ligação informando o motivo da mesma – é exatamente quando a pesquisa deve mostrar seu valor.

Cuidado com as frases usadas: curiosamente, dizer “Eu te peguei em um momento ruim” diminui em 40% a probabilidade de marcar uma reunião, enquanto perguntar “Como você está?” aumenta a probabilidade de marcar uma reunião em 3,4 vezes.

3 – “As perguntas certas”.

Pesquisas mostram que há uma relação clara entre o número de perguntas que um representante de vendas faz e as suas chances de sucesso. Fazer as perguntas certas pode ajudar seus atendentes de vendas a mostrar um interesse genuíno no interlocutor e incentivá-los a pelo menos pensar na sua oferta.

A melhor maneira de lidar com essa parte do planejamento pré-chamada é ter uma lista de perguntas abertas que seus atendentes podem fazer durante a chamada.

É a chance de aprender mais sobre problemas específicos que o negócio do lead tem e descobrir como seu produto ou serviço pode resolvê-los. Na verdade, mais da metade dos clientes em potencial pesquisados querem ver como o produto funciona nas primeiras ligações.

4 – Os concorrentes do lead.

Mais uma vez, é quando seus atendentes de vendas podem provar que fizeram uma boa pesquisa. Incentive seus representantes de vendas a analisar os concorrentes e encontrar seus pontos fortes e fracos. Ao mostrar o conhecimento do setor e dos principais concorrentes, os atendentes de vendas criam confiança no negócio que representam.

5 – Objeções comuns.

Toda conversa relacionada a vendas vem com certas objeções. Mesmo que essas objeções sejam diferentes dependendo do lead, existem algumas comuns para as quais seus representantes de vendas podem se preparar com antecedência.

Você pode facilmente ter uma sessão de brainstorming com toda a equipe de vendas para descobrir quais objeções seus atendentes mais ouvem e discutir possíveis cursos de ação em cada caso.

Dicas de planejamento de chamadas de vendas de valor agregado

1. Crie seu próprio modelo de planejamento de chamadas de vendas.

Como pode ser visto, existem pelo menos alguns elementos que você deve levar em consideração antes de cada chamada. Para facilitar o trabalho da equipe de vendas, você pode criar um modelo de planejamento de chamadas dedicado para orientar todo o processo de pesquisa e planejamento. Aqui está uma checklist exemplar que você pode aproveitar:

2. Não se prepare em excesso.

É importante perceber, no entanto, que “sair do roteiro” não precisa necessariamente ser uma coisa ruim. Graças ao planejamento pré-chamada, seus atendentes já devem ter informações e confiança suficientes para deixar a conversa fluir. Isso nos leva ao próximo ponto:

Não tem necessidade de planejar cada palavra. Afinal, você não quer que seus atendentes pareçam robôs que tendem a entrar em pânico quando a conversa não sai exatamente como o planejado.

É importante permanecer flexível e ser capaz de reagir ao que o interlocutor está dizendo. A conversa real deve ser sempre mais importante do que um roteiro criado com antecedência.

3. Se possível, crie e envie a agenda ao interlocutor.

Para ter sucesso com a chamada, seus atendentes de vendas podem criar e enviar a agenda para o cliente em potencial primeiro. Criar a agenda não deve ser muito difícil depois que a parte mais difícil (o planejamento pré-chamada real) tiver sido feita. Os interlocutores devem apreciar o avisos e se preparar para a chamada.

4. Reserve alguns minutos antes da ligação.

É melhor não se apressar de uma chamada para outra – isso pode facilmente prejudicar todos os esforços de planejamento pré-chamada. Certifique-se de que os atendentes de vendas agendem todas as chamadas com alguns intervalos.

5. Aproveite as ferramentas de vendas.

O software de call center ativo para equipes de vendas pode não apenas facilitar fazer e receber chamadas da sua equipe de vendas, mas também ajudá-los a manter todos os detalhes relevantes em um só lugar. Assim, todo o processo de planejamento pré-chamada fica mais organizado.

Ferramentas como o CloudTalk, por exemplo, permitem que sua equipe de vendas gerencie todos os contatos e ligações, além de colaborar na hora de fechar negócios.

6. Aja após a chamada.

Em muitos casos, terminar a ligação não é o fim da história. Pode haver algumas ações que a sua equipe de vendas deve tomar posteriormente, como enviar um resumo da ligação para o interlocutor, planejar um acompanhamento ou discutir o caso em questão com a equipe. Certifique-se de que a sua equipe esteja ciente disso.

Pronto para um planejamento adequado de chamadas de vendas?

Caso você ainda tenha dúvidas: planejar antes de cada chamada de vendas vale o tempo que leva. Claro, a pesquisa é uma parte importante do procedimento de pré-chamada, mas não há necessidade de estudar a empresa por horas.

Permita que seus atendentes sejam inteligentes sobre todo o processo e encontrem um método de planejamento pré-chamada que funcione melhor para eles. Caso haja alguma orientação necessária, aproveite a checklist de planejamento pré-chamada para as equipes de vendas acima.

Lembre-se: estar preparado e equipado com as ferramentas certas sempre compensa. Deixe que o planejamento pré-chamada e o CloudTalk ajudem a sua equipe a aproveitar ao máximo cada conversa.