Integração de VoIP CRM: Um guia completo

O que você ganha quando combina VoIP com um CRM? Custos mais baixos em até 75%, alcance global, melhor acesso aos dados dos clientes, 300% mais conversões e muito mais.

As plataformas deVoIP (Voice over Internet Protocol) e CRM (Customer Relationship Management) se tornaram a base das operações de call center de entrada e saída. E por um bom motivo, considerando todos os benefícios que eles podem oferecer.

Para isso, neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre a integração do VoIP CRM, inclusive o que é, como funciona, o que pode fazer por você e como você pode começar a usá-lo, caso ainda não o tenha feito.

Principais conclusões:

• As integrações de telefonia de CRM descrevem a combinação de plataformas de VoIP e CRM por meio de software proprietário ou de uma API personalizada.
• As integrações telefônicas de CRM se beneficiam de sincronização automática, chamadas instantâneas, acesso a gravações de chamadas, opções de personalização e muito mais.
• Os recursos das integrações do sistema telefônico de CRM ajudam você a economizar tempo e dinheiro, melhorar a satisfação dos clientes e funcionários, ampliar o crescimento da receita e muito mais.

O que é uma integração VoIP?

Simplificando, a integração de VoIP é a prática de combinar duas plataformas – um sistema de VoIP, como o CloudTalk, com outra ferramenta de terceiros. Embora os CRMs sejam as integrações de VoIP mais comuns, eles também podem incluir helpdesks, comércio eletrônico, automação de vendas, business intelligence e outros sistemas.

As integrações de VoIP geralmente são usadas para economizar tempo e aumentar a produtividade, unindo partes (ou a totalidade) da pilha de tecnologia de uma central de atendimento em uma única interface, simplificando os fluxos de trabalho e automatizando tarefas repetitivas.

Exemplo:
Em vez de fazer com que seus agentes percam um tempo precioso discando manualmente, use uma das integrações de CRM com um clique do CloudTalk e aproveite ao máximo o recurso Click-to-Call. Inicie as conversas imediatamente e fique de olho nos detalhes do cliente.

Como funciona uma integração de VoIP CRM?

As integrações de VoIP CRM usam software especializado para facilitar a sincronização de dados entre a central de atendimento e as ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente e dar a você acesso a recursos adicionais.

Para usar uma integração do sistema telefônico CRM, você só precisa de duas coisas:

1. Uma assinatura ativa para ambos os serviços.
2. Integração existente no marketplace de uma das ferramentas / Integração personalizada via API.

Por exemplo, digamos que você queira começar a usar qualquer uma das mais de 35 integrações do CloudTalk. Você só precisa de alguns cliques. Primeiro, você precisará fazer login na sua conta CloudTalk, baixar a integração para a ferramenta desejada e, em seguida, fazer login no CRM por meio da janela pop-up da integração.

Como alternativa, sua equipe de engenharia pode usar nossa referência de API aberta para codificar uma integração personalizada para o CloudTalk e (quase) qualquer outra solução. Também estamos sempre trabalhando para expandir nosso marketplace com integrações solicitadas com frequência.

O que você pode fazer com uma integração de VoIP CRM?

Mencionamos algumas das vantagens de usar uma integração de telefonia com o CRM. No entanto, há muitos outros casos de uso que ainda não foram discutidos. Abaixo, você encontrará várias outras maneiras pelas quais as integrações podem otimizar suas operações.

• Sincronize perfeitamente as duas ferramentas:
  Mantenha as informações atualizadas em ambas as ferramentas automaticamente, sem nenhum esforço extra, incluindo histórico de chamadas, notas, negócios, gravações e tags.
  
• Faça chamadas instantaneamente a partir do CRM:
  Inicie chamadas diretamente do seu CRM com apenas um clique para acompanhar rapidamente os problemas urgentes sem a necessidade de discagem manual.
  
• Acesse imediatamente as gravações:
  Revisite conversas anteriores e obtenha insights instantâneos sobre os últimos desenvolvimentos acessando gravações e transcrições de chamadas em seu CRM.
  
• Personalize com um cartão de cliente em tempo real nas chamadas:
  Faça da personalização a sua maior vantagem competitiva acessando as informações de contato durante as chamadas com uma referência automática na tela.
  
• Aumente o alcance com as campanhas de SMS:
  Configure campanhas de SMS e adicione contatos relevantes diretamente do seu CRM com apenas alguns cliques.
  
• Avalie o desempenho com os relatórios do Call Center:
  Avalie o desempenho de agentes, equipes, departamentos ou da empresa como um todo diretamente do seu CRM e simplifique os relatórios.
  
• Personalize os fluxos de trabalho com automações:
  Configure automações personalizadas que aproveitem suas ferramentas de VoIP e CRM, como o envio automático de um SMS quando um contato não atender à sua chamada.

10 benefícios de usar uma integração de VoIP CRM

Claramente, as possibilidades de integrações de sistemas telefônicos de CRM são amplas e variadas, mas como elas se refletem nos processos e no desempenho geral da sua empresa? Abaixo, você encontrará os dez principais motivos pelos quais você deve considerar o uso de um CRM VoIP.

1. Economize tempo

As integrações telefônicas do CRM podem aumentar a eficiência do tempo da sua central de atendimento. Com a sincronização bidirecional, eles eliminam a necessidade de entrada manual de dados, dão aos funcionários acesso imediato às informações e os capacitam por meio da automação.

Além disso, eles também podem reduzir seu ciclo de vendas em até 14% simplificando o gerenciamento de dados. Em vez de classificar infinitas folhas de informações, os agentes podem visualizar, pesquisar e compartilhar informações de clientes com apenas alguns cliques.

2. Economize dinheiro

Se você fizer mais em menos tempo, isso significa uma boa economia de dinheiro para você. Embora você precise pagar continuamente por uma assinatura para ambas as ferramentas em sua integração de VoIP CRM, o aspecto de economia de custos supera rapidamente esse preço.

Ao aprimorar a capacidade de um agente individual de fazer as coisas com rapidez, você pode otimizar a relação entre desempenho e salário, permitir que você execute uma operação eficiente com uma equipe menor, fechar mais negócios e até mesmo aumentar o tamanho do negócio.

3. Aumentar a satisfação do agente

Os processos ineficientes da empresa e a frustração são alguns dos motivos mais comuns para o burnout, que pode levar ao aumento do absenteísmo e da churn de funcionários e custar até 400% do salário de seus funcionários.

As melhores maneiras de neutralizar isso incluem melhor treinamento, mais benefícios e, é claro, a remoção das fontes de frustração. Não há melhor lugar para começar do que automatizar tarefas repetitivas e acelerar as operações diárias.

4. Evitar erros

A entrada manual de dados e a discagem podem, muitas vezes, levar a erros de digitação, informações ausentes ou entradas incorretas, o que pode custar a você alguns centavos em uma chamada falsa, na melhor das hipóteses, ou um negócio inteiro devido a dados incorretos, na pior.

Ao automatizar a transferência de dados entre o CRM e o sistema telefônico, você pode garantir a precisão e a consistência dos seus registros, minimizando significativamente a probabilidade de erros dispendiosos.

5. Melhorar a satisfação do cliente

Ao fornecer aos seus agentes acesso rápido às informações do cliente durante as chamadas, você permite que eles personalizem as interações, antecipem as necessidades e resolvam os problemas rapidamente, o que leva a um aumento de até 47% na satisfação e na retenção do cliente.

Recursos como a gravação e o registro de chamadas ajudam a manter um histórico detalhado das interações com os clientes, permitindo um acompanhamento perfeito e uma experiência mais personalizada para o cliente.

6. Aumentar a produtividade

As integrações de VoIP CRM simplificam os fluxos de trabalho, eliminando a necessidade de alternar entre vários aplicativos ou plataformas, o que permite que os agentes atendam às chamadas diretamente na interface de CRM, economizando tempo e reduzindo as distrações.

Além disso, o registro automatizado de chamadas e o rastreamento de atividades garantem que nenhum detalhe importante passe despercebido, permitindo que os agentes se concentrem na interação com os clientes e no fechamento de negócios, o que resulta em uma receita 41% maior por agente.

7. Tomada de decisões com base em dados de combustível

As integrações telefônicas de CRM dão acesso a recursos abrangentes de análise de dados e relatórios, que você pode usar para rastrear métricas de chamadas, interações com clientes e desempenho de vendas em tempo real.

Isso permite que sua equipe identifique tendências, identifique oportunidades e tome decisões informadas para impulsionar o crescimento dos negócios. Ao priorizar tarefas de forma eficiente, alocar recursos e otimizar estratégias, você pode obter 300% mais conversões.

8. Ampliar a geração de receita

Ao facilitar a comunicação contínua e o compartilhamento de informações entre as equipes de receita, você pode aumentar o alinhamento e permitir o alcance direcionado, com base nas percepções do cliente para obter o máximo de lucro.

A captura automatizada de leads e os fluxos de trabalho de nutrição agilizam o pipeline de vendas, enquanto a análise avançada identifica oportunidades de alto valor e otimiza as taxas de conversão, levando a ciclos de vendas mais rápidos e maior potencial de negócios.

9. Melhorar o gerenciamento de dados

O gerenciamento eficaz dos dados dos clientes é fundamental para a construção de relacionamentos sólidos e para o sucesso dos negócios. As integrações de VoIP CRM centralizam todas as informações de comunicação e dos clientes em uma única plataforma, eliminando silos e redundância.

Isso simplifica o gerenciamento de dados e garante a integridade e a consistência dos dados em toda a sua organização com armazenamento seguro na nuvem e recursos robustos de backup. Assim, você pode confiar que seus dados estarão sempre acessíveis, mas protegidos.

10. Aprimore a colaboração

A centralização dos canais de comunicação e dos dados dos clientes permite que seus funcionários compartilhem facilmente insights, coordenem atividades e colaborem em projetos em tempo real, o que geralmente leads a um aumento de 50% na produtividade da equipe.

Seja coordenando chamadas de acompanhamento, compartilhando atualizações importantes de clientes ou colaborando em negócios complexos, os sistemas de VoIP CRM capacitam as equipes a trabalharem juntas de forma mais eficiente e eficaz, gerando, em última análise, melhores resultados comerciais.

Os 10 principais CRMs que você pode integrar facilmente com VoIP

O gerenciamento do relacionamento com o cliente é um dos setores de software que mais cresce atualmente, com 1. 853 provedores de CRM ativos somente nos EUA, de acordo com o IBISWorld. Portanto, escolher a opção certa para você pode ser um grande desafio.

É por isso que discutiremos os dez CRMs prontos para VoIP mais populares disponíveis no mercado atualmente. Estes incluem:

1. Salesforce

• Plataforma de CRM baseada em nuvem altamente personalizável.
• Oferece um conjunto de ferramentas para vendas, marketing e atendimento ao cliente.
• Usado por empresas de todos os tamanhos para gerenciar.

2. HubSpot:

• CRM de marketing, vendas e atendimento ao cliente.
• Oferece ferramentas para marketing por e-mail, mídia social, geração de leads e suporte.
• Solução integrada para todos os casos de uso.

3. Pipedrive:

• CRM com foco em vendas.
• Ajuda a equipe de vendas a gerenciar pipelines e fechar negócios.
• Oferece gerenciamento de pipeline visual, estágios de vendas personalizados e recursos de automação.

4. Zendesk Sell:

• Automação de vendas CRM
• Ajuda a equipe de vendas a gerenciar leads, contatos e negócios.
• Oferece rastreamento de leads, integração de e-mail, previsão de vendas e relatórios.

5. Zoho CRM:

• CRM baseado em nuvem
• Ajuda a automatizar as vendas, o marketing e o suporte ao cliente.
• Oferece gerenciamento de leads, gerenciamento de contatos, automação de fluxo de trabalho e análises.

6. MS Dynamics 365:

• É um conjunto de aplicativos de negócios baseados em nuvem que inclui funcionalidades de CRM e ERP.
• Ele oferece módulos de vendas, marketing, atendimento ao cliente e operações.
• Ele é totalmente integrado ao Microsoft Office e a outras ferramentas de produtividade.

7. Cobre:

• CRM projetado para o Google Workspace.
• Integra-se perfeitamente com o Gmail, Google Calendar, Drive, etc.
• Permite que os usuários gerenciem contatos, acompanhem negócios e automatizem tarefas.

8. Nocrm:

• CRM minimalista focado na simplicidade e facilidade de uso.
• Projetado para equipes de vendas que gerenciam leads e negócios.
• Evita a complexidade dos CRMs tradicionais.

9. KommoCRM:

• CRM feito sob medida para pequenas empresas.
• Oferece gerenciamento de contatos, rastreamento de pipeline, gerenciamento de tarefas e integração de e-mail.
• Ajuda as empresas a otimizar suas vendas e o gerenciamento de clientes.

10. Freshsales:

É um software de CRM que ajuda as empresas a gerenciar seu pipeline de vendas e a se envolver com leads e clientes. Ele oferece recursos como pontuação de leads, rastreamento de e-mail, captura de atividades e ferramentas integradas de comunicação por telefone e e-mail.

• CRM focado no gerenciamento do pipeline de vendas e no envolvimento do cliente.
• Oferece recursos para pontuação de leads, rastreamento de e-mail e captura de atividades.
• Utiliza ferramentas integradas de comunicação por telefone e e-mail.

Como as integrações de VoIP CRM funcionam com o CloudTalk

Independentemente do CRM que você escolher como carro-chefe, sua experiência geral será praticamente a mesma quando você o integrar ao CloudTalk.

Aqui está o que você pode esperar:

1. Configuração: Se você tiver as assinaturas do CloudTalk e do CRM ativas, tudo o que precisa fazer é encontrar a integração correspondente em nosso marketplace e ativá-la com apenas alguns cliques. Mais sobre isso em um minuto.
   
2. Sincronização: Depois de integrar seu CRM ao CloudTalk, as duas ferramentas sincronizarão automaticamente os contatos e começarão a rastrear sua atividade, incluindo gravações de chamadas, informações de contato, tags, campanhas de SMS e muito mais.
   
3. Discagem: Graças ao recurso Click-to-Call do CloudTalk, seus agentes poderão discar para os contatos apenas clicando no número de telefone deles na interface do CRM ou adicionando-os às filas de chamadas automáticas do nosso Power Dialer.
   
4. Plantão: Depois que o agente se conecta com um cliente em potencial, ele pode usar seus scripts de chamada personalizados para navegar na conversa ou personalizar ainda mais a interação com o Real-Time Customer Card, usando detalhes de contato do CRM.
   
5. Pós-chamada: Após o término da chamada, o agente pode adicionar tags e notas que serão associadas ao contato e a essa chamada específica. Ao mesmo tempo, a IA do CloudTalk realizará a análise de sentimentos, transcreverá automaticamente a chamada e muito mais.
   
6. Preparação: Depois que tudo estiver pronto, o agente pode avaliar seu desempenho por meio do Analytics diretamente no CRM, revisitar suas conversas anteriores, trabalhar em suas habilidades e se preparar para as próximas chamadas com mais informações.

Como configurar uma integração de VoIP CRM no CloudTalk

Adicionar uma das integrações de CRM com um clique do CloudTalk é realmente tão fácil quanto 1-2-3-4. O processo pode ser feito em minutos.

Veja como você pode começar:

1. Faça login em sua conta CloudTalk
2. Navegue até Account > Integrations (Conta Integrações) na barra lateral.
3. Encontre seu CRM e clique em “Add Integration” (Adicionar integração).
4. Faça login na sua conta do CRM e clique em “Add for All Users” (Adicionar para todos os usuários).

Considerações finais sobre as integrações de VoIP CRM

O cenário geral de atendimento ao cliente está mudando. Os clientes esperam experiências estáveis, personalizadas e de alta qualidade, no mínimo. Estudos mostram que até 44% dos clientes em potencial desconsideram completamente os discursos de vendas não preparados.

Portanto, se você quiser se manter viável do ponto de vista competitivo, precisará acelerar e simplificar seus processos para oferecer o tratamento que os clientes esperam. Embora as plataformas de VoIP e CRM sejam ótimos lugares para você começar, as integrações de VoIP CRM são o que há de melhor.

Neste artigo, abordamos tudo o que você precisa saber sobre a tecnologia, incluindo seus casos de uso, benefícios, melhores fornecedores e até mesmo as formas mais fáceis de integração.

O resto é com você. Feliz integração!