Instalação de sistema telefônico comercial: O que você precisa saber

O telefone continua sendo o canal de atendimento ao cliente mais comum, com uma taxa de uso global de 77%. Portanto, a instalação do telefone comercial continua sendo uma consideração importante e, felizmente, não é tão complexa e demorada como costumava ser.

Se você é uma empresa iniciante em busca de um novo sistema telefônico comercial ou uma empresa estabelecida em busca de uma upgrade, talvez esteja se perguntando como funciona a instalação do sistema telefônico para a sua empresa.

Aqui está tudo o que você precisa saber.

Principais conclusões:

• As empresas precisam escolher entre sistemas telefônicos tradicionais no local e soluções baseadas em VoIP.
• Uma das principais diferenças entre os dois sistemas é que as soluções baseadas em VoIP geralmente são mais rápidas, fáceis e baratas de instalar e configurar.
• Com uma plataforma hospedada na nuvem como o CloudTalk, você pode começar em questão de horas, assinando, baixando e personalizando o software.
• A integração e o treinamento da equipe para usar soluções de chamadas baseadas em software também costumam ser muito mais rápidos e simples do que apresentá-los a uma configuração no local.

O que é um sistema telefônico comercial?

Um sistema telefônico comercial é uma ferramenta de comunicação que permite que você gerencie chamadas telefônicas de entrada e saída com clientes, colegas e partes interessadas.

Dependendo do tipo de sistema utilizado, você também pode executar outras funções, como mensagens de texto, transferência de chamadas, chamadas de três vias e muito mais. O tipo de sistema telefônico comercial também afeta significativamente o processo de instalação.

Diferentes tipos de sistemas telefônicos comerciais

Os sistemas telefônicos comerciais podem ser categorizados em dois tipos principais: Sistemas tradicionais baseados em linha fixa e sistemas baseados em VoIP. A duração, a complexidade e o custo da instalação variam significativamente, dependendo da opção que você escolher.

Antes de falarmos sobre isso, vamos dar uma olhada rápida em VoIP vs. telefone fixo:

Sistemas telefônicos tradicionais baseados em linha fixa

Um sistema tradicional de telefone fixo, também conhecido como sistema local, é uma configuração de telefone analógico conectado à rede telefônica pública comutada (PSTN). Ele funciona convertendo o áudio em sinais eletrônicos que são transmitidos por meio de fios de cobre.

Apesar de sua longevidade, o telefone fixo tradicional tem falhas críticas. Além de não contar com recursos e funcionalidades modernos, ele é notoriamente difícil de instalar.

Sistemas telefônicos baseados em VoIP

Um sistema telefônico baseado em VoIP é uma solução de comunicação digital. Ele usa a tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) para permitir que você faça e receba chamadas telefônicas por meio de uma conexão com a Internet. Ele também pode transmitir vídeo, mensagens de texto e outros recursos multimídia.

Ele funciona convertendo dados de voz em sinais digitais que são transmitidos pela Internet. Portanto, não requer fiação de cobre.

A maioria dos sistemas telefônicos baseados em VoIP são soluções hospedadas na nuvem. Isso significa que a infraestrutura, o hardware e o software do sistema telefônico são hospedados na nuvem por um terceiro (seu provedor de VoIP).

Os desafios da instalação de um sistema telefônico no local

As empresas estão se afastando cada vez mais dos sistemas locais para adotar o VoIP. Um dos motivos para essa migração em massa é a dificuldade e o alto custo de instalação dos sistemas locais.

Além de precisar comprar hardware de alto custo, licenças de software e salas de servidores, você também precisa contratar especialistas especializados para realizar a instalação e a configuração. Por quê? Porque os telefones fixos tradicionais são complexos, o que cria outro desafio.

A complexidade da instalação significa que você leva muito tempo para configurá-la. Isso aumenta as chances de interrupção do serviço, prejudicando a produtividade dos negócios e diminuindo a satisfação do cliente.

Com um sistema VoIP, o provedor hospeda o hardware e cuida da maior parte do processo de instalação para você. Assim, a instalação é muito mais tranquila.

Como configurar um sistema telefônico comercial de forma moderna

A instalação de sistemas telefônicos para empresas e pequenas empresas é muito mais fácil com o VoIP. No entanto, ainda existem algumas etapas importantes e práticas recomendadas que você deve seguir se quiser que o processo seja o mais simples possível.

Para ajudar você a fazer isso corretamente, criamos este guia passo a passo:

#1 Defina claramente as necessidades de sua empresa

Não há nada mais frustrante do que escolher uma operadora de telefonia e, mais tarde, descobrir que ela não tem recursos essenciais.

Portanto, comece o processo reunindo-se com as partes interessadas e as equipes. De forma colaborativa, trabalhe para estabelecer exatamente o que a sua empresa precisa de um sistema telefônico.

Considere o seguinte:

• Recursos: Há alguma função obrigatória de que você precisa absolutamente para atingir suas metas? Crie uma checklist dos recursos do sistema telefônico comercial para consultar durante sua pesquisa.

• Orçamento: Qual é o orçamento do sistema telefônico da sua empresa? Considere a configuração inicial e os custos de longo prazo.

• Conexão com a Internet: Estabeleça a velocidade da sua internet para que você saiba se ela atende às recomendações do provedor escolhido. Embora a maioria das chamadas VoIP use cerca de 100 kbps de velocidade de upload/download por linha, o ideal é que você queira, no mínimo, 1 Mbps de velocidade de download/upload por linha.

• Usuários e números de telefone: De quantos usuários e números de telefone você precisa? Você precisará de números internacionais? Considere suas necessidades de curto e longo prazo para levar em conta a escalabilidade.

Integrações: Se você quiser que o seu sistema telefônico se integre a outras ferramentas de negócios, como o CRM ou o helpdesk, defina claramente quais são os seus requisitos de integração para garantir que o seu provedor ofereça suporte a eles.

#2 Pesquisar e testar exaustivamente os possíveis sistemas

Com suas necessidades comerciais claramente definidas, faça uma pesquisa sobre os diferentes sistemas VoIP disponíveis em diferentes provedores.

Esse processo deve levar algum tempo, pois você precisará comparar e testar vários fatores: Alguns dos principais aspectos a serem observados incluem:

• Recursos: A solução oferece os recursos e as funcionalidades essenciais de que você precisa? Consulte a checklist recursos essenciais para determinar quais provedores e pacotes estão totalmente equipados para atender às suas necessidades.

• Planos de preços: Normalmente, os provedores oferecem planos de preços diferenciados. Portanto, dê uma olhada em cada plano para determinar qual deles tem os recursos e as funcionalidades de que você precisa. Compare planos semelhantes entre provedores para ver qual deles oferece a melhor relação custo-benefício.

• Suporte ao cliente: Se você tiver uma dúvida ou problema, é fácil entrar em contato com o suporte ao cliente? Em quais canais você pode entrar em contato com eles e quando?

• Facilidade de uso: A plataforma é intuitiva e fácil de usar o suficiente para integrar rapidamente seus agentes?

Você pode verificar fatores como a qualidade dos recursos e a facilidade de uso aproveitando as avaliações e/ou demonstrações gratuitas normalmente oferecidas pelos provedores. Por exemplo, você pode experimentar a avaliação gratuita completa de 14 dias do CloudTalk para testar todos os seus principais recursos.

Os sites de comparação de software e as análises de terceiros feitas por usuários existentes também terão alguns insights, portanto, certifique-se de verificá-los também.

#3 Inscreva-se no provedor que você escolheu

Depois de encontrar um provedor que melhor atenda às necessidades da sua empresa, vá em frente e assine o pacote de assinatura que você deseja.

Lembre-se de que, com um sistema VoIP, você não precisa fazer nenhuma instalação física. Você não precisa nem mesmo comprar telefones de mesa. Você pode começar imediatamente com os PCs, laptops e telefones mobile que já possui.

#4 Configurar seu novo sistema telefônico comercial

Agora, vamos ver como instalar um sistema telefônico comercial e configurá-lo de acordo com as suas necessidades de forma rápida e fácil.

Download de software e aplicativos

Os provedores de sistemas telefônicos baseados em VoIP terão um aplicativo de softphone que você pode baixar e instalar em seus dispositivos. Os aplicativos de softphone transformam computadores, tablets e celulares em telefones comerciais totalmente carregados que você pode usar remotamente, capacitando sua equipe a trabalhar de qualquer lugar no dispositivo de sua preferência.

Talvez você também precise fazer o download do navegador correto e de quaisquer extensões de navegador. Seu provedor deve orientar você nessa área.

Portar e adquirir números de telefone

Mudar o número de telefone da sua empresa é um incômodo, tanto para você quanto para seus clientes. A maioria dos provedores oferece um serviço de portabilidade de números que migra os números de telefone existentes para o novo sistema telefônico.

O CloudTalk pode fazer a portabilidade de seus números locais, nacionais, mobile e gratuitos em apenas 2 a 3 semanas. Tudo o que você precisa fazer é fazer uma solicitação e nossa equipe começa a trabalhar imediatamente.

E, se você precisar de números de telefone VoIP adicionais ou números internacionais, também poderá obtê-los. O CloudTalk oferece mais de 160 números internacionais, para que você possa estabelecer uma presença local em todos os países que atende.

Adicionar e organizar usuários

O provedor escolhido deve ter um painel centralizado no qual os administradores possam adicionar novos usuários à sua conta. Depois que você adicionar os usuários, organize-os em grupos, dependendo do departamento, da equipe, das tarefas e muito mais.

Por exemplo, você pode criar grupos diferentes para marketing, RH, vendas, suporte ao cliente e finanças.

Configuração dos principais recursos e funções

Agora é hora da parte divertida: configurar os recursos e personalizá-los de acordo com suas necessidades exclusivas.

Aqui estão as principais tarefas nas quais você deve se concentrar:

• Crie fluxos de chamadas: Mapeie um fluxo de chamadas que visualize como será a jornada de chamadas de seus clientes, desde a conexão até a resolução do problema. O CloudTalk tem a ferramenta perfeita para isso – um Call Flow Designerinterativo – quepermite que você crie fluxos personalizados para realmente otimizar as experiências.

• Configure o roteamento de chamadas: Há muitas maneiras diferentes de rotear chamadas: Roteamento baseado em habilidades, roteamento round-robin, roteamento de menor ociosidade e muito mais. Configure regras de roteamento de chamadas para cada um de seus grupos, de acordo com suas necessidades específicas.
• Grave mensagens de correio de voz: Grave uma mensagem que cumprimente seus clientes na caixa de entrada do correio de voz e convide-os a deixar seus dados. Se você tem uma central de atendimento outbound, também vale a pena configurar um recurso como o voicemail drop, que permite pré-gravar mensagens de correio de voz que são enviadas automaticamente aos clientes potenciais.
• Configure o horário comercial: Você precisará configurar seu horário comercial no sistema telefônico para que ele saiba o que fazer fora do horário comercial (por exemplo, enviar a chamada para o correio de voz). Ajuste as regras de roteamento fora do horário comercial para seus escritórios e números específicos e defina exceções de horário comercial para feriados.
• Atribua ramais: Atribua ramais exclusivos a funcionários, equipes ou escritórios específicos para que colegas e clientes possam se conectar rapidamente com a pessoa certa.

Desde que você tenha escolhido um provedor com uma plataforma intuitiva e ofertas flexíveis, todos esses recursos e funcionalidades devem ser bastante simples de configurar. Recomendamos o CloudTalk exatamente por esse motivo, assim como os usuários do CloudTalk:

“O benefício essencial da CloudTalk é sua flexibilidade inigualável no tratamento de nossas solicitações. Quer precisássemos de novos números, verificar o identificador de chamadas ou configurar a portabilidade de números, eles tornaram tudo incrivelmente fácil e eficiente. Seus processos simplificados e tempos de resposta rápidos nos pouparam muito tempo e recursos, permitindo que nos concentrássemos em nossas principais operações comerciais.”

Ibrahim Imam – Cofundador, Co-CEO do Grupo, CEO MENA e APAC da PlanRadar

#5 Integrar e treinar suas equipes

Depois que tudo estiver configurado no sistema, você poderá começar a onboarding sua equipe. O objetivo é fazer isso o mais rápido possível para maximizar o valor e a produtividade desde o início.
Mais uma vez, o CloudTalk se destaca no que diz respeito à facilidade de uso. Além de ter sido projetado para ser intuitivo, também temos um portalonboarding completo com conselhos detalhados e tutoriais em vídeo.

Desde guias sobre como instalar o seu sistema telefônico comercial até vídeos que mostram a você como usar recursos específicos, temos tudo o que você precisa. Portanto, até mesmo os agentes que não têm experiência em TI e tecnologia devem ser capazes de aprender sem problemas.

Quanto custa a instalação de um sistema telefônico comercial?

A maior parte do custo de instalação virá da assinatura do sistema telefônico comercial. Os sistemas telefônicos baseados em VoIP funcionam em um modelo de assinatura e são pagos mensal ou anualmente.

Esteja ciente de que os custos variam muito, dependendo do provedor e do pacote que você escolher.

Você pode ver em nosso guia de preços de sistemas telefônicos comerciais que os pacotes começam em torno de US$ 3,99 por usuário/mês e disparam para mais de US$ 140 por usuário/mês.

A maioria dos provedores oferece pacotes em níveis. Os pacotes de preço mais baixo são mais adequados para empresas menores, enquanto os pacotes mais caros atendem a empresas maiores.

Em geral, quanto mais recursos e funcionalidades estiverem incluídos no pacote, maior será o preço.

O valor que você gastará será determinado pelo seu orçamento, tamanho da empresa e requisitos de recursos. Por exemplo, embora provedores como Skype e Microsoft Teams ofereçam as assinaturas mais baratas, eles não têm os recursos empresariais necessários para acompanhar as comunicações modernas.

O CloudTalk tem quatro planos que variam de $25 a $50 (€25 a €50) por usuário/mês, cobrados anualmente. Com muitos recursos e funcionalidades para atender a diferentes tamanhos de empresas, somos uma das soluções de sistema telefônico mais econômicas que existem.

Além disso, a compra dos telefones é o único outro custo de configuração. E aqui vai uma dica: implemente uma política BYOD (traga seu próprio dispositivo) para permitir que os funcionários usem seus dispositivos pessoais como telefones comerciais. Isso pode fazer com que sua empresa economize ainda mais dinheiro.

Mas como o preço da instalação do sistema telefônico comercial tradicional se compara ao do VoIP?

Para configurar um sistema tradicional, você terá que investir milhares de dólares apenas em hardware. Além disso, você precisará contratar especialistas especializados para instalar e configurar o sistema para você.

Além disso, você tem licenças de software e o custo dos telefones (não é possível simplesmente permitir uma política de BYOD, como acontece com o VoIP).

A instalação do sistema telefônico comercial é rápida e fácil

Não importa se você está mudando de um telefone fixo tradicional ou procurando o sistema de comunicação perfeito para a sua startup, a instalação do sistema telefônico comercial é perfeita com o provedor certo.

Se você optar pelo CloudTalk, poderá configurar um contact center inteiro em apenas cinco minutos, diretamente do seu navegador da Web.

Cuidamos de tudo, desde a configuração até a portabilidade de números, para que você possa se concentrar nas coisas interessantes (como a criação de fluxos de chamadas e regras de roteamento). E, graças ao nosso aplicativo de softphone, seus funcionários podem usar os dispositivos que já possuem, sem a necessidade de estourar o orçamento com telefones de mesa.

Mas não acredite apenas em nossa palavra. Experimente você mesmo o CloudTalk com nosso teste gratuito de 14 dias, sem compromisso.