By N. Mraz

| 15 mar 2022

Não categorizado, Recursos

Voicemail to Email: O guia definitivo para uma comunicação empresarial bem-sucedida

A BTT Comms informa que 85% das pessoas que não conseguem falar com uma empresa em sua primeira tentativa não tentarão ligar novamente, e três quartos delas não se darão ao trabalho de deixar uma mensagem. Portanto, se alguém deixar uma mensagem de voz para você – cerca de 20% das pessoas que ligam-, é provável que tenha algo importante para discutir com a sua empresa.

Em geral, as pessoas demoram mais para responder a um correio de voz do que a qualquer outra forma de comunicação. Mas você pode aumentar significativamente suas chances de gerar vendas e cultivar o relacionamento com o cliente respondendo prontamente às mensagens de voz. O Voicemail to Email ajuda você nessa tarefa.

Portanto, vamos examinar o que o Voicemail to Email pode fazer por você e como você pode se beneficiar desse recurso.

Principais conclusões:

O Voicemail to Email é uma ferramenta bacana que envia automaticamente transcrições e gravações de mensagens de correio de voz diretamente para a sua caixa de entrada de e-mail.
A configuração do Voicemail to Email em seu serviço VoIP é uma tarefa simples e direta, feita facilmente em sete etapas.
O Voicemail to Email oferece muitos benefícios, incluindo maior eficiência geral, acessibilidade aprimorada e colaboração simplificada da equipe.

O que é Voicemail to Email?

O Voicemail to Email transforma mensagens de voz em e-mails. Em vez de ouvir cada mensagem individualmente no seu telefone, você receberá imediatamente uma notificação na sua caixa de entrada de e-mail assim que receber uma. Isso torna o gerenciamento dos correios de voz mais fácil e eficiente, especialmente se você lida com um grande volume de chamadas diariamente.

Como funciona o Voicemail to Email?

O Voicemail to Email é um recurso popular entre os provedores de VoIP hospedado e de sistemas telefônicos em nuvem, como o CloudTalk. Ele envia transcrições e gravações de mensagens de correio de voz diretamente para a sua caixa de entrada de e-mail, onde elas podem ser facilmente gerenciadas e priorizadas.

Quando alguém deixa um correio de voz para você, o sistema telefônico converte a mensagem de áudio em um arquivo digital, geralmente no formato .mp3 ou .wav. Esse arquivo é então anexado a um e-mail ou vinculado à gravação diretamente na sua caixa de entrada.

Você pode classificar, salvar, excluir ou encaminhar essas mensagens como qualquer outro e-mail. Assim, você não precisa interromper seu fluxo de trabalho ou alternar entre diferentes aplicativos e dispositivos para ficar em dia com suas chamadas.

Pense nisso como um assistente pessoal que recebe suas mensagens de voz, anota-as ou salva o áudio e, em seguida, coloca-as ordenadamente em seu e-mail para que você possa acessá-las quando quiser.

Como enviar notificações de correio de voz para sua caixa de entrada de e-mail

A configuração do Voicemail to Email em seu serviço VoIP é um processo simples. Veja como você pode ativar e testar o recurso em algumas etapas simples.

Faça login em sua conta de serviço VoIP
Comece fazendo login na sua conta na plataforma do seu provedor de VoIP. É aqui que você gerencia as configurações relacionadas a chamadas e correios de voz.
Navegue até Configurações de correio de voz
Procure a seção de correio de voz no painel de controle da sua conta. Isso pode ser rotulado como “Configurações de correio de voz”, “Configurações de chamadas” ou algo semelhante.
Ativar o Voicemail para e-mail
Nas configurações do correio de voz, localize a opção para ativar o correio de voz para correio. Pode ser um botão de alternância ou uma caixa de seleção.
Digite seu endereço de e-mail
Quando você encontrar a opção de encaminhar correios de voz para o e-mail, digite o endereço de e-mail de sua preferência no campo fornecido. É para lá que suas mensagens de voz serão enviadas.
Selecione Preferências de formato
Alguns serviços permitem que você escolha como receber seus correios de voz, como anexos de áudio ou transcrições. Selecione sua preferência.
Salvar suas alterações
Certifique-se de salvar ou aplicar suas alterações. Algumas plataformas podem ter um botão “Aplicar” ou “Salvar configurações”.
Teste o recurso
Considere fazer uma chamada de teste para o seu número e deixar uma mensagem de voz para garantir que tudo esteja configurado corretamente e que você receba a notificação por e-mail.

Cada serviço de VoIP pode ter etapas ou opções de configuração ligeiramente diferentes, portanto, é uma boa ideia consultar a central de ajuda ou a documentação de suporte fornecida por seu serviço específico para obter instruções mais personalizadas. Você pode encontrar as instruções do CloudTalk em nossa seção de ajuda.

7 benefícios do envio de mensagens de voz para e-mail

A conversão de mensagens de voz em e-mails oferece inúmeras vantagens e muda a forma como as empresas se comunicam.

Confira os 7 principais benefícios do Voicemail to Email:

#1 Organize-se e mantenha-se organizado

Os agentes do call center recebem centenas de chamadas todas as semanas e pode ser difícil manter o controle até mesmo das mensagens de correio de voz mais importantes.

Com um inventário pesquisável de todas as suas mensagens de correio de voz diretamente na sua caixa de entrada, você pode organizar melhor o seu fluxo de trabalho, responder primeiro aos correios de voz mais urgentes e manter a sua empresa funcionando sem problemas.

#2 Aumentar a eficiência geral

Vamos ser sinceros, percorrer horas e horas de gravações de mensagem de voz atrasadas não é divertido. O que é pior, ocupa uma tonelada de tempo valioso que poderia ser melhor usado fazendo praticamente qualquer outra coisa.

Tempos de resposta imediatos são cruciais para manter o relacionamento com o cliente, pois os clientes esperam retornos de chamadas em tempo hábil, especialmente em funções de vendas ou de suporte ao cliente. O Voicemail to Email agiliza esse processo, eliminando a necessidade de verificar constantemente um telefone físico, mantendo os clientes envolvidos e evitando que eles busquem alternativas.

Essa abordagem evita a ineficiência de alternar entre plataformas e simplifica seu fluxo de trabalho, especialmente se você não estiver sempre no aplicativo de telefone na nuvem.

#3 Faça retornos de chamada com contexto

Se você ligar de volta sem antes ouvir o correio de voz de um cliente, poderá ter uma conversa estranha. Quando os clientes deixam uma mensagem, eles esperam que você saiba o que eles já disseram na mensagem. Se você não estiver ciente das necessidades do autor da chamada, seu cliente poderá se sentir negligenciado e frustrado.

O Voicemail to Email permite que você analise facilmente o conteúdo das mensagens de correio de voz quando quiser.

Você tem um retorno de chamada com um cliente importante agendado para as 14 horas?

Verifique se há mensagens de voz recentes em sua caixa de entrada e fique por dentro de todas as informações relevantes antes da reunião. Correio de voz para e-mail

#4 Criar um arquivo de registros de chamadas

Um arquivo de mensagens de correio de voz pode ser um componente estratégico dos registros de qualquer empresa.

Ter essas mensagens em mãos pode ser útil para preparar reuniões importantes, recuperar rapidamente informações cruciais e oferecer proteção contra responsabilidade em caso de problemas legais com os clientes.

#5 Obtenha acessibilidade aprimorada

Não importa onde esteja, você pode ouvir ou ler suas mensagens de voz, desde que tenha acesso ao seu e-mail.

Isso é especialmente vantajoso se você trabalha remotamente ou viaja com frequência. Você permanecerá conectado sem precisar acessar diretamente o sistema de correio de voz.

#6 Agilizar a colaboração da equipe

Certifique-se de que sua equipe esteja sempre informada, selecionando destinatários específicos para as configurações de Voicemail to Email, para que os administradores e os principais agentes recebam mensagens diretamente por e-mail, estejam eles em trânsito ou em suas mesas.

#7 Utilize a busca rápida e a referência

Você pode organizar seus correios de voz em pastas, aplicar rótulos para identificação rápida, implementar filtros de pesquisa e assim por diante.

Quando você está lidando com um grande volume de chamadas, pode ser difícil lembrar detalhes específicos de uma mensagem de voz. Mas se as mensagens de voz forem convertidas em texto e enviadas para o seu e-mail, você poderá pesquisar rapidamente informações específicas usando palavras-chave.

Você pode consultar facilmente as conversas anteriores para encontrar detalhes ou ações de acompanhamento. Isso permite que você ofereça um serviço personalizado ou acompanhe as tarefas.

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Conclusão

O Voicemail to Email traz o seu correio de voz para a era digital, diretamente para a sua caixa de entrada de e-mail, para que você esteja sempre a apenas um clique de distância das suas mensagens mais recentes.

O uso do Voicemail to Email garante que você permaneça informado, responsivo e produtivo sem ficar preso ao seu telefone de mesa. Dessa forma, você está sempre a apenas um e-mail de distância de atender às necessidades de seus clientes de forma eficaz.

É muito fácil configurá-lo e as vantagens são imediatas: desde receber suas mensagens em um formato que você já usa todos os dias até facilitar o compartilhamento de informações com os colegas. Ao escolher a opção Voicemail to Email, você está optando por uma maneira mais eficiente e organizada de ficar em dia com suas chamadas.

Perguntas frequentes

Quanto custa o Voicemail to Email?

O custo do Voicemail to Email varia de acordo com seu provedor de VoIP ou plano de serviço telefônico. Alguns serviços o incluem como um recurso gratuito em seus pacotes, enquanto outros podem oferecê-lo como um complemento por um custo extra. É melhor você verificar com seu provedor os detalhes específicos de preços relacionados a esse recurso.

Por que meu correio de voz não é transcrito?

A transcrição de correio de voz que não funciona pode ser causada por vários motivos, como a falta de um serviço de transcrição em seu plano, a má qualidade do áudio que dificulta a transcrição do correio de voz ou problemas técnicos com o próprio serviço. Verifique seu plano para ter certeza de que a transcrição está incluída e entre em contato com seu provedor para obter suporte se os problemas persistirem.

Posso salvar uma mensagem de voz em meu e-mail?

Sim! Quando um correio de voz é encaminhado para o seu e-mail como um arquivo de áudio ou uma transcrição, você pode salvá-lo como qualquer outro anexo de e-mail ou texto. Isso facilita a manutenção de correios de voz importantes sem a preocupação de que a caixa de correio de voz do seu telefone fique cheia.

Como faço para enviar uma cópia do correio de voz para o e-mail?

Para enviar uma cópia do correio de voz para o seu e-mail, ative o recurso correio de voz para e-mail nas configurações do sistema telefônico. Uma vez ativado, todos os novos correios de voz serão enviados automaticamente para o endereço de e-mail designado, permitindo que você os ouça ou leia imediatamente na sua caixa de entrada.

Como você anexa um correio de voz a um e-mail?

Anexar um correio de voz a um e-mail manualmente normalmente envolve salvar o arquivo do correio de voz no dispositivo e anexá-lo a um e-mail como você faria com qualquer outro arquivo. No entanto, muitos sistemas telefônicos oferecem encaminhamento automático, que faz esse processo para você.

O Voicemail to Email funciona com chamadas em grupo?

O Voicemail to Email pode funcionar com chamadas em grupo se o seu sistema telefônico suportar o correio de voz para esses tipos de chamadas. Todas as mensagens de voz deixadas pelos participantes de uma chamada em grupo perdida podem ser encaminhadas para o seu e-mail, assim como nas chamadas individuais.

Há casos de uso que não são uma boa opção para o Voicemail to Email?

O Voicemail to Email pode não ser ideal em cenários que exigem uma resposta imediata em tempo real ou em ambientes em que o acesso ao e-mail é restrito ou monitorado por motivos de segurança. Além disso, se o e-mail não for uma parte importante do seu fluxo de trabalho diário, esse recurso talvez não agregue muito valor para você.

Com que rapidez o Voicemail to Email funciona?

A velocidade de funcionamento do Voicemail to Email pode variar, mas geralmente é bastante rápida. Normalmente, quando uma mensagem de voz é deixada, leva apenas alguns minutos para o sistema processá-la e encaminhá-la para o seu e-mail, garantindo que você receba notificações oportunas de chamadas perdidas.