Comunicação em equipe remota – como facilitar a comunicação em equipe em um ambiente de trabalho remoto

Se você administra uma equipe totalmente nova no trabalho remoto ou acabou de iniciar um negócio e deseja experimentar o trabalho remoto, continue lendo porque este artigo é para você. A comunicação, em geral, é um dos maiores desafios para qualquer negócio e é considerada um elemento muito importante de trabalho em equipe e colaboração por 75% dos empregadores.

Mas e o tipo de comunicação que ocorre entre as equipes, muitas vezes localizadas em diferentes cidades ou até mesmo países devido ao trabalho remoto?

Existem grandes diferenças que precisam ser levadas em consideração se você deseja que a comunicação remota da equipe ocorra sem problemas. Neste artigo, forneceremos as diretrizes mais fundamentais para facilitar a comunicação com uma equipe remota.

Vamos verificar os números primeiro

A pandemia está definindo tendências

A pandemia causou uma mudança dramática na cultura do trabalho. Agora, muito mais pessoas estão trabalhando remotamente em comparação com anos anteriores.

Mudança nas tendências de trabalho remoto devido ao COVID-19 nos Estados Unidos em 2020

Os funcionários são fãs do trabalho remoto

77% dos trabalhadores remotos afirmam ser mais produtivos quando estão trabalhando de casa. Além disso, 74% dos trabalhadores afirmam que a possibilidade de trabalhar em casa os tornaria menos propensos a deixar uma empresa. Outras pesquisas mostram que 99% das pessoas não recusariam uma oportunidade de trabalhar remotamente pelo menos parte do tempo pelo resto de suas carreiras.

Nem tudo é tão perfeito quanto parece

Entre os problemas associados ao trabalho remoto, as pessoas relatam solidão, incapacidade de se comunicar sem esforço e separar o trabalho da vida privada.

Agora que você está ciente da crescente demanda por trabalho remoto, bem como seus benefícios e principais desvantagens, vamos dar uma olhada em 6 estratégias-chave que melhorarão muito sua experiência ao trabalhar com funcionários remotos.

1 – Invista nas ferramentas certas

Em primeiro lugar, a chave para o sucesso é investir nas ferramentas certas. Sem elas, você não conseguirá trabalhar bem com sua equipe remota. Por quê? Vamos colocar desta forma. Como você imagina conversar com os membros da sua equipe sem nenhuma ferramenta de videoconferência ou audioconferência? Ou, melhor ainda, como você espera que sua equipe fique em dia com todos os seus prazos se não houver um espaço dedicado para que eles sejam facilmente rastreados e acessados? Várias ferramentas para todas essas tarefas necessárias podem tornar a comunicação mais rápida, fácil e eficiente. Você vai precisar de:

Ferramenta de chat para a equipe

É absolutamente essencial ter um lugar no seu grupo de equipe remota onde você possa conversar, compartilhar ideias, discutir tópicos e trocar opiniões. Certifique-se de que todos na sua equipe estejam ou estarão bem familiarizados com a ferramenta para que todos possam usá-la em todo o seu potencial, garantindo a colaboração mais eficaz e produtiva possível.

Ferramentas como Slack ou Google Chat permitem que você se mantenha organizado e focado, com acesso a espaços centrais para conversas, ferramentas, pessoas e arquivos. O Slack não apenas permite que você colabore e se comunique em seu espaço de trabalho, mas também com outras empresas externas com as quais você coopera. Crie salas e grupos ou chats com os membros da sua equipe separadamente. Para armazenamento ilimitado de arquivos, fotos e vídeos, use soluções como o Facebook Workplace ou o Rocket.Chat, que é um pouco menos popular. Cabe a você qual será sua estratégia para alcançar o sucesso, mas uma é certa – ferramentas como essas são extremamente úteis.

Ferramenta de comunicação com o cliente

A comunicação com os membros da sua equipe é uma coisa, mas a comunicação com seus clientes também não pode ser esquecida. Ambos são igualmente importantes no processo de desenvolvimento de uma estratégia de comunicação de equipe remota forte e saudável. Uma dessas ferramentas dedicadas à comunicação com o cliente é um call center.

Ter uma solução de call center permite dividir as responsabilidades de cada membro da equipe de maneira suave e clara. Uma boa ferramenta de call center deve ter recursos que permitam ações como fila de chamadas e gravação de chamadas, chamadas internas e ramais. Além disso, em tempos de trabalho remoto, muitas vezes com pessoas de diferentes países, recursos que fornecem chamadas internacionais, portabilidade de números (conectando qualquer número de telefone ao software) e números para ligações gratuitas são absolutamente indispensáveis.

Outros recursos que tornarão sua comunicação com o cliente memorável e valiosa incluem mensagem de voz, saudações personalizadas e música, além de permitir que os clientes escolham seu atendente preferido para conversar. Se você sente que todas essas soluções contribuiriam positivamente para o seu negócio, então você pode conferir esta ferramenta útil fornecida pelo CloudTalk, que oferece tudo o que foi descrito acima e muito mais!

Ferramenta de gerenciamento de projetos

O que é uma colaboração eficaz sem um espaço dedicado para gerenciar seus projetos para que você possa se manter organizado no trabalho? Os gerentes geralmente precisam lidar com vários projetos ao mesmo tempo. Quando você adiciona funcionários que trabalham remotamente e em diferentes fusos horários à mistura, o caos e a desorganização são quase garantidos.

Ferramentas como a Asana ajudam você a ter uma melhor colaboração, planejamento e agendamento aprimorados, integração mais fácil com novos membros, redução efetiva de riscos e muito mais. Você pode dizer adeus à criação de dezenas de subgrupos, chats e arquivos para organizar tudo. Com uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos, você terá tudo em um só lugar e não precisará se preocupar com algo dando errado.

De maneira semelhante, outra ferramenta de gerenciamento de projetos chamada Monday permite acompanhar o andamento dos seus projetos, alocar recursos de forma eficaz e até criar listas de tarefas. Se isso não for suficiente, você pode conferir algumas outras ferramentas altamente recomendadas, como SmartSheet ou TeamHood. Uma coisa é certa em relação a essas ferramentas – elas acabam com o estresse em um ambiente de trabalho caótico.

Videochamadas

Há momentos em que, goste ou não, você não pode discutir um projeto ou uma ideia cara a cara para avaliar a reação de alguém. É aí que as ferramentas de videochamada são úteis. A lista de vantagens das videochamadas é interminável, principalmente se você estiver trabalhando remotamente.

Em primeiro lugar, as videochamadas abrem as portas para você habilitar o trabalho remoto. Sem as videochamadas, seria muito difícil se comunicar com sua equipe. Uma estatística da Microsoft mostra que 62% dos executivos concordam que as videoconferências melhoram significativamente a qualidade da comunicação. Enviar mensagens de texto e enviar e-mails é muito demorado em comparação às videochamadas.

Em geral, as pessoas podem dizer 100 a 130 palavras por minuto e escrever apenas 37 a 44. É por isso que uma ferramenta de videochamada é necessária. Uma das ferramentas mais populares projetadas para essas chamadas é, obviamente, o Zoom, que experimentou um aumento na demanda no início da pandemia em março de 2020. Se você não for fã do Zoom, há muitas outras opções para escolher, como Skype, Google Meet, ClickMeeting e LifeSize. A lista continua!

2 – Defina diretrizes para sua equipe – eles também precisam delas!

Você não estaria lendo este artigo agora se não precisasse de ajuda, certo? Bem, os membros da sua equipe também podem precisar de ajuda. Certifique-se de definir claramente suas diretrizes de trabalho. Você deve determinar qual canal é usado para qual tipo de comunicação para que ninguém fique confuso. Afinal, você não quer gastar tempo extra procurando alguma informação que originalmente deveria ser enviada para outro lugar. Ter esse tipo de clareza entre seus colegas de trabalho definitivamente funcionará a favor de todos. Exemplos de como colocar isso em prática podem incluir:

• Estabelecer algumas regras básicas sobre os canais de comunicação no início da colaboração em um projeto, além de explicar como eles tornarão a cooperação mais fácil e eficaz!
• Mencionar essas regras durante suas atualizações semanais de progresso com a equipe para garantir que todos se lembrem delas.
• Manter tudo organizado e claro, sendo capaz de distinguir o trabalho rigoroso de algum tempo divertido durante a cooperação e garantindo que sua equipe esteja ciente dessa distinção.

3 – A comunicação excessiva é mais do que bem-vinda

Da mesma forma, você deve garantir que todos entendam qual é o seu trabalho atribuído para que não sejam cometidos erros desnecessários. John Powell disse uma vez que “a comunicação funciona para aqueles que trabalham nela”. Quando escrevemos, muito do que desejamos comunicar pode se perder devido à natureza não verbal da mensagem.

É sempre melhor se comunicar em excesso do que em falta no caso de equipes e funcionários que não têm a chance de conversar pessoalmente. Pode ser tão simples quanto verificar novamente se alguém recebeu um e-mail que você enviou ou perguntar se a pessoa se lembra de um prazo que você publicou em sua ferramenta de calendário de colaboração em equipe. Esses pequenos gestos não vão doer nem levarão muito tempo, mas contribuirão para sua eficácia como equipe/negócio.

4 – Acostumar-se à comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona acontece quando duas (ou mais) pessoas se comunicam sem a necessidade de estarem presentes exatamente no mesmo momento. Esse tipo de comunicação pode ocorrer por meio de vários canais, como e-mail, Asana ou Microsoft Teams.

No começo, isso pode ser difícil, principalmente se você tiver alguns projetos urgentes em andamento, mas trabalhar neles. Ser compreensível é extremamente útil neste caso. Tente ficar atento aos colegas de trabalho que moram em fusos horários diferentes, bem como àqueles que compartilham seus escritórios em casa com membros da família. As coisas para as quais você deve se preparar incluem aceitar respostas mais lentas, bem como mensagens enviadas totalmente fora do horário de expediente enquanto você dorme devido às diferenças de horário.

5 – Agendar reuniões com todos em mente

Tenha em mente que as diferenças de horário também são fundamentais quando você agenda reuniões com sua equipe. Você deve levar em consideração que eles podem morar em lugares diferentes e, portanto, encontrar a hora e a data perfeitas pode ser um desafio.

Porém, não desista.

Trabalhe seu caminho em torno deste problema e incentive os outros a contribuir. Encontre a melhor solução e certifique-se de que todos conseguirão chegar a tempo. Afinal, a chave para uma ótima comunicação em uma equipe remota é garantir que todos permaneçam conectados e engajados. Garantir que todos estejam incluídos em todos os planos também será um sinal para os outros membros da equipe de que eles são valorizados e apreciados.

6 – Gravar (algumas) reuniões

Por último, mas não menos importante, grave suas reuniões! Como mencionado acima, alguns dos membros da sua equipe podem achar difícil chegar a tempo às suas reuniões. As razões para isso podem incluir assuntos pessoais, emergências de última hora ou até mesmo algo tão simples como problemas de dispositivo e conexão. É exatamente por isso que você deve estar sempre preparado para evitar que um colega de trabalho perca sua apresentação ou reunião de grupo.

Ter acesso a ferramentas que permitem gravar suas reuniões pode ser realmente muito útil. Pode ser algo tão simples quanto um software básico de gravação de tela. O ponto é claro, porém – você não quer deixar ninguém para trás. Lembre-se disso da próxima vez que alguém perder sua conferência online.

Resumo

Em resumo, este artigo forneceu as dicas mais importantes para garantir uma comunicação de equipe remota tranquila e sem problemas. O que você deve lembrar é:

• Não deixe de investir nas ferramentas certas
• Estejam presentes para ajudar uns aos outros e tente se colocar no lugar de outras pessoas
• Tente pensar em maneiras de evitar problemas no futuro e incorpore essas soluções no seu fluxo de trabalho

Por último, mas não menos importante, não tenha medo do trabalho remoto! Parece muito mais complexo do que realmente é. Com o conjunto certo de ferramentas e uma atitude positiva, você se tornará um mestre no trabalho remoto em pouco tempo. Se você estiver procurando uma ferramenta que funcione muito bem com as suas equipes remotas e clientes em todo o mundo, confira o CloudTalk.io!