Como tornar as reuniões virtuais mais interativas: Seu guia completo

As organizações dedicam cerca de 15% de seu tempo a reuniões, de acordo com a Zippia. No entanto, 71% dessas reuniões são consideradas improdutivas. Além disso, 55% dos trabalhadores remotos acreditam que a maioria de suas reuniões “poderia ter sido um e-mail”.

As reuniões – virtuais ou não – não devem envolver apenas uma pessoa falando e os outros participantes ouvindo (ou não!). Se for o caso, você pode realmente ter recebido um e-mail.

Como tornar as reuniões virtuais mais interativas é uma questão fundamental para qualquer empresa com funcionários remotos. Manter os participantes engajados e interessados nas reuniões é o que tornará essas reuniões mais produtivas. Então, como você pode fazer isso?

Principais conclusões:

• As reuniões virtuais são cada vez mais comuns em muitas empresas, e o trabalho remoto e híbrido está se tornando popular entre funcionários e empresas.
• Pode ser um desafio manter os participantes virtuais engajados e envolvidos nas reuniões, pois eles têm mais distrações em potencial e podem sofrer problemas técnicos.
• Como tornar uma reunião virtual interativa é uma pergunta importante que as empresas devem se fazer, pois isso ajuda no envolvimento dos participantes.
• Algumas ferramentas de engajamento úteis para reuniões virtuais incluem quebra-gelos, pesquisas ou enquetes em tempo real e recursos visuais relevantes.
• As empresas que abordam com sucesso a questão de como envolver os funcionários virtualmente provavelmente terão mais confiança em suas equipes, uma cultura empresarial mais forte e reuniões mais produtivas.

Quais são os maiores desafios de hospedar suas reuniões on-line?

Como tornar as reuniões mais interativas não é um desafio novo para as empresas. Muito antes de as reuniões virtuais se tornarem comuns, as empresas ainda tinham que pensar em como manter os participantes das reuniões envolvidos.

No entanto, é indiscutivelmente ainda mais difícil promover um forte envolvimento com reuniões remotas. Isso se deve a esses desafios exclusivos das reuniões de negócios virtuais: :

• Falhas técnicas, como problemas de conexão ou de áudio sobre os quais você não tem controle, podem fazer com que os participantes percam informações cruciais. Isso faz com que seja mais difícil para eles se envolverem efetivamente com seus colegas.
• Quando nos comunicamos pessoalmente, os sinais visuais e a linguagem corporal desempenham um papel importante na transmissão do contexto. Sem esses sinais não verbais, pode ser mais difícil criar relacionamento e confiança entre os participantes da reunião. Portanto, suas equipes podem ser mais reservadas e reticentes em compartilhar suas opiniões em reuniões remotas.
• A fadiga de reuniões virtuais é um fenômeno psicológico reconhecido. O tempo excessivo gasto em videoconferências pode levar à exaustão, à falta de produtividade e ao cansaço constante. Se isso afetar suas equipes remotas, mantê-las engajadas e envolvidas nas reuniões será ainda mais difícil.

Então, quais são algumas maneiras eficazes de aumentar a interação e a participação em reuniões on-line?

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6 dicas para reuniões mais interativas com sua equipe virtual

De quebra-gelos para reuniões virtuais a maneiras de você injetar um pouco de diversão, aqui estão nossas seis principais dicas sobre como tornar as reuniões interativas:

#1 Escolha o ambiente certo para a reunião

Aprender como tornar as reuniões virtuais interativas começa antes das reuniões, pensando no ambiente da reunião.

Você quer que os participantes prestem atenção à discussão e não se distraiam com o ambiente. Sua meta deve ser tornar o ambiente e o histórico o mais profissional possível, sem ser muito rígido.

Como escolher o ambiente certo

• Para minimizar as distrações, use uma sala com uma porta que possa ser fechada.
• Encontre um local onde haja pouco ruído de fundo.
• Olhe ao redor e escolha um cômodo bem iluminado, com uma parede ou pano de fundo simples e luz natural.
• Coloque a câmera na altura dos olhos.
• Verifique se o computador está conectado e carregado.
• Verifique se você tem uma conexão forte com a Internet.

Essas pequenas mudanças farão uma grande diferença na qualidade geral e no profissionalismo da sua reunião, sem exigir muito esforço. Ao parecer mais profissional, você terá mais chances de lembrar continuamente aos participantes da reunião que eles estão em um ambiente de negócios em que a atenção e o envolvimento deles são necessários (mesmo que estejam em casa).

Depois que você tiver configurado seu próprio ambiente, é hora de preparar seu espaço de reunião virtual. Certifique-se de que todos os participantes possam ver e ouvir uns aos outros com clareza.

Dependendo das plataformas de reuniões virtuais interativas escolhidas, talvez você queira ajustar a exibição para se adequar à identificação visual da sua marca. Por exemplo, usando um plano de fundo virtual com a marca. Você também pode adicionar alguns recursos para aprimorar a experiência do participante, como salas de descanso, além de definir funções e uma opção de gravação (se necessário).

É claro que, se você quiser usar a conferência por chamada para mais do que apenas reuniões (para webinars ou lançamentos de produtos, por exemplo), também deverá considerar essas necessidades.

Se você planejar com antecedência, poderá tornar seu espaço de reunião virtual tão produtivo e envolvente quanto qualquer reunião presencial, e isso o prepara perfeitamente para realizar uma reunião on-line interativa.

#2 Use quebra-gelos no início da reunião

Qual é uma maneira de aumentar a interação durante uma reunião virtual? Ao iniciar a reunião de uma forma que deixe os participantes à vontade e os deixe mais confortáveis para compartilhar suas ideias e percepções.

Para essas situações, tenha alguns quebra-gelos na manga para ajudar todos a relaxar e criar um ambiente mais aberto e conectado para a comunicação da equipe virtual.

Os quebra-gelos virtuais devem ser rápidos e fáceis de participar. Escolha um que todos os presentes gostem ou que já tenham experimentado antes para que se sintam confortáveis desde o início. Chame a atenção deles imediatamente, rompa as barreiras e você verá que toda a reunião será tranquila.

Um quebra-gelo pode ser tão simples quanto um curto período de tempo conversando sobre assuntos não relacionados ao trabalho. Ou você pode tentar uma das opções a seguir para incentivar uma conferência ou reunião virtual mais interativa.

Exemplos de quebra-gelos que você pode experimentar:

• Piadas “da equipe” – Para quebrar o gelo, você precisa fazer com que os outros se sintam confortáveis, portanto, piadas ou comentários alegres que sejam pessoais à sua equipe são ótimos. Talvez você sempre provoque um colega sobre o clima no local onde ele está ou ofereça atualizações sobre um hobby em comum.
• Perguntas para “conhecer você” – Um dos quebra-gelos mais simples para reuniões virtuais, as perguntas para “conhecer você” ajudam as equipes a se sentirem mais conectadas. Basta você escolher uma pergunta interessante, como “qual é a sua comida favorita?” ou “quais são as férias dos seus sonhos?”, e perguntar aos participantes qual é a resposta deles.
• Uma verdade e duas mentiras – Outra fácil. Você deve circular pelo grupo e pedir a cada pessoa que diga uma verdade e duas mentiras sobre si mesma. Depois, o restante de vocês tentará adivinhar qual é qual.
• Charadas virtuais – Este é um quebra-gelo para reuniões interativas por vídeo. Escolha um ou dois de seus participantes para encenar uma charada para que o restante do grupo adivinhe. Se você quiser manter as coisas um pouco mais focadas nos negócios, escolha frases relevantes para o seu trabalho.
• Mostre e conte – Escolha um participante em cada reunião para começar mostrando ao grupo algo interessante ou importante para ele. Talvez seja uma lembrança divertida que você tenha comprado ou talvez seja o seu cachorro. Seja o que for, isso ajudará o restante da equipe a conhecê-los um pouco melhor.

#3 Incluir recursos visuais em qualquer apresentação

Depois que as brincadeiras para quebrar o gelo acabarem, é hora de pensar em como tornar as reuniões virtuais divertidas e interativas, mesmo quando você estiver compartilhando informações importantes.

É difícil manter a atenção de um grupo se tudo o que você faz é falar com eles. É ainda mais difícil quando você está gerenciando equipes remotas. Não demorará muito para que seus participantes comecem a se distrair e olhar para a pilha de roupas passadas no canto da sala de estar ou até mesmo comecem a verificar seus e-mails.

Adicionar recursos visuais às apresentações em suas reuniões ajuda a manter a atenção. Além disso, muitas pessoas aprendem visualmente, o que significa que elas absorvem as informações com mais facilidade quando podem vê-las. Portanto, os recursos visuais não só podem manter os participantes da reunião mais envolvidos, como também podem ajudá-los a se lembrar do que você está dizendo.

Aqui estão alguns exemplos de recursos visuais que você pode considerar como ferramentas interativas para reuniões virtuais:

Recursos visuais que você pode usar em reuniões interativas

• Gráficos e tabelas – São ótimos para reuniões virtuais em que você está analisando resultados ou desempenho. Gráficos e tabelas funcionam como visualizações interessantes de números que, de outra forma, poderiam parecer secos ou entediantes. Melhor ainda se todos os gráficos estiverem apontando para a direção certa!
• Apresentações de slides ou decks – Alguns slides simples com os pontos principais que você está tentando transmitir são outro exemplo de recurso visual útil. Além disso, ele tem a vantagem adicional de lembrá-lo de tudo o que você precisa cobrir.
• Agenda da reunião – Talvez não haja dados para transformar em um gráfico e você não tenha tempo para criar uma apresentação de slides completa. Até mesmo o simples compartilhamento da sua tela e a exibição da pauta da reunião podem funcionar como um elemento visual para a sua reunião.

#4 Obtenha feedback em tempo real

Essa dica de como tornar as reuniões virtuais mais interativas é uma das mais simples. Se você quiser a opinião deles e fazer com que se envolvam, pergunte a eles!

Não trate suas reuniões como uma via de mão única. Certifique-se de que todos saibam que podem – e devem – compartilhar suas opiniões e ideias. A forma como você faz isso depende de você, seja criando e compartilhando um código QR ou vinculando-o a um formulário de feedback.

Algumas plataformas de reuniões on-line interativas podem permitir que você faça pesquisas ou enquetes em tempo real enquanto as reuniões acontecem, o que é ótimo. No entanto, não precisa ser tão complicado.

Em momentos relevantes da reunião, simplesmente pare e faça perguntas aos seus colegas.

O que você poderia perguntar aos seus colegas virtuais

• Há mais alguma coisa que vocês gostariam de discutir?
• O que você acha dessa ideia? Há alguma maneira de fazermos isso melhor?
• Esses prazos são realistas ou devemos nos dar mais tempo?
• Você acha que precisamos marcar outra reunião para discutir melhor esse ponto?

#5 Funções e tarefas da reunião de delegados

Muitas vezes, a interatividade e o envolvimento estão ligados à participação. Portanto, outra maneira de tornar suas reuniões virtuais mais interativas é atribuir aos participantes funções e tarefas dentro da reunião.

Dependendo da natureza da reunião, há algumas coisas diferentes que você pode pedir aos seus colegas para fazer:

Tarefas a serem cumpridas pelos participantes da reunião

• Faça anotações ou atas – É provável que você queira um registro da reunião, portanto, pode encarregar um participante de fazer anotações. Você também pode pedir que eles transformem essas anotações em um conjunto de atas mais organizado para a reunião após o término. No entanto, se você teme que isso possa distraí-los da reunião, alguns softwares de call center virtual podem cuidar disso para você por meio de transcrição automática e resumos de chamadas.
• Atuar como facilitador – O facilitador de uma reunião é responsável por manter as coisas nos trilhos e no tópico. Eles terão a pauta na frente deles e poderão intervir para redirecionar a discussão se ela sair pela tangente.
• Seja o cronometrista – Se você precisa garantir que sua reunião virtual não se atrase nem mesmo alguns segundos, ter um cronometrista pode ajudar. Informe-os antes da reunião quanto tempo você terá para discutir cada item da pauta. Assim, eles podem avisar a todos se algo estiver demorando muito e manter a discussão em andamento.

#6 Introduzir um elemento de diversão

A comunicação no trabalho remoto geralmente não tem o tipo de interação casual e informal que é normal em um ambiente de escritório. Os trabalhadores remotos perdem, por exemplo, as conversas rápidas com os colegas quando passam por sua mesa ou as discussões no bebedouro sobre a TV do fim de semana.

Portanto, outra ótima maneira de incentivar um maior envolvimento com suas reuniões virtuais é reintroduzir algumas dessas interações divertidas e casuais.

Juntamente com os quebra-gelos que discutimos anteriormente, há muitas outras coisas que você também pode tentar:

Elementos divertidos para suas reuniões virtuais

• Atualizações simples – Você não precisa ser um cientista de foguetes. Comece suas reuniões virtuais perguntando como está sua equipe ou o que fizeram no fim de semana.
• Testes de perguntas e respostas – Reserve um tempo em uma reunião ocasional para fazer testes divertidos. Talvez uma vez por mês, peça a um participante diferente para fazer as perguntas e testar os colegas.
• Jogos de formação de equipes – Crie alguns jogos virtuais para suas equipes jogarem juntas. Talvez você possa experimentar o Pictionary virtual, em que todos têm que adivinhar o que um colega está desenhando? Ou, talvez, você possa jogar o jogo do sim ou não, em que alguém precisa adivinhar uma pessoa famosa apenas com perguntas de sim ou não.

Os benefícios das reuniões virtuais interativas

Já mencionamos os benefícios de saber como tornar as reuniões virtuais mais interativas. No entanto, vale a pena resumi-los novamente aqui, para que você possa ver por que vale a pena fazer o esforço:

• Reuniões mais produtivas – As reuniões mais interativas também são invariavelmente mais produtivas. Se apenas você estiver contribuindo para uma reunião, os insights e as ideias de apenas uma pessoa estarão conduzindo essa reunião. No entanto, quando todos se envolvem, a criatividade, a solução de problemas e muito mais aumentam de nível.
• Criação de confiança e relacionamento – Se elas se envolverem e interagirem regularmente, suas equipes remotas criarão mais confiança. Os colegas se sentirão mais à vontade para pedir a opinião uns dos outros ou buscar ajuda. Isso ajuda a melhorar o moral de toda a empresa e também melhora a colaboração.
• Melhoria da cultura da empresa – Devido à maior confiança e ao relacionamento criados por meio de reuniões mais produtivas, a cultura geral da sua empresa será mais saudável. Os funcionários sentirão que trabalham em uma empresa onde têm amigos próximos e onde a ajuda ou o suporte está a apenas alguns cliques ou a uma ligação telefônica de distância.

Torne as reuniões virtuais interativas e obtenha mais da sua equipe remota

Como tornar as reuniões virtuais mais envolventes deve parecer agora um quebra-cabeça muito mais simples de resolver. O arsenal de ferramentas que você tem à sua disposição em 2024 facilita a realização de reuniões virtuais interativas.

Tornar as reuniões virtuais interativas e produtivas pode ser um divisor de águas para a sua equipe. Isso permite que todos saiam com a sensação de que tiveram uma conversa significativa, prontos para enfrentar a próxima meta – nada mais de sentir que a reunião poderia ter sido um e-mail!

Use as dicas listadas acima para fazer de suas reuniões virtuais uma experiência que valha a pena e pela qual seus funcionários esperem ansiosamente. E, se você estiver procurando aquela ferramenta que ajudará sua próxima reunião virtual a ser tão tranquila quanto uma manteiga, inscreva-se para uma avaliação gratuita hoje mesmo e veja a variedade de recursos que oferecemos.

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