Como obter um número de telefone comercial: Um guia completo

Você sabia que 72% dos consumidores confiam mais em uma empresa se ela tiver um sistema telefônico profissional? As chamadas telefônicas ainda são uma das formas mais populares de interação entre empresas e clientes. É a sua chance de causar uma primeira impressão excepcional.

Não importa se você atua no setor B2B ou B2C, ter um número de telefone comercial reconhecível pode ser a diferença entre um cliente potencial atender à sua chamada ou deixá-la ir para o correio de voz. Um número de telefone profissional é a imagem da marca de sua empresa. Toda vez que um cliente o vê, ele deve pensar em confiança, confiabilidade e na realização do trabalho.

Principais conclusões:

• Um número de telefone comercial é essencial para manter sua vida profissional e pessoal separadas.
• Os números de telefone virtuais oferecem uma configuração econômica e rápida, perfeita para equipes remotas que usam vários dispositivos.
• Os números locais e gratuitos podem ajudar você a estabelecer uma presença de marca confiável entre uma base de clientes global.
• O CloudTalk oferece uma ampla seleção de números para todas as finalidades, além de uma plataforma de recursos avançados, como roteamento de chamadas, gravação e análise.

Como configurar um número de telefone comercial

A forma de obter um número comercial depende inteiramente do tipo de sistema telefônico comercial que você escolher. Vamos detalhar as etapas de cada uma das três soluções mais usadas pelas empresas:

Quando você escolhe uma configuração de linha fixa

A configuração de números de telefone comerciais para um telefone fixo no local pode consumir muito tempo. Especialmente se você precisar instalar primeiro o equipamento necessário.

A boa notícia, no entanto, é que o provedor de telecomunicações fará grande parte desse trabalho técnico para você.

Nesse cenário, o processo é normalmente o seguinte:

1. Escolha um provedor: Escolha um provedor de telecomunicações confiável com bom suporte.
2. Selecione um plano: Opte por um plano de chamadas que atenda às suas necessidades: local, de longa distância ou internacional.
3. Obtenha o hardware: compre os telefones de mesa e o sistema PBX necessários.
4. Instalar: Peça ao provedor para configurar as linhas e conectá-las ao seu PBX.
5. Escolha um número: seu provedor oferecerá um conjunto de números disponíveis ou você poderá fazer a portabilidade de um número existente. Depois que você escolher, o provedor o atribuirá ao seu sistema PBX para encaminhamento a ramais específicos.

Quando você deseja um plano de telefonia móvel empresarial

Muitas empresas optam por planos de telefonia mobile porque esses dispositivos têm conexões com a Internet, funcionalidades de e-mail/SMS e podem ser usados para fazer ou receber chamadas quando você estiver fora do escritório.

Ele também pode eliminar a necessidade de comprar equipamentos de PBX, embora os custos possam aumentar quando você faz chamadas de longa distância ou acumula muitos minutos de chamadas.

Se você seguir esse caminho, a melhor maneira de obter um número de telefone comercial adequado a você é optar por um dispositivo com um eSIM integrado. Esses cartões geralmente vêm com a capacidade de ter vários perfis e linhas ativas, o que significa que você pode trocar de número em qualquer lugar.

Nesse cenário, o processo é o seguinte:

1. Escolha uma operadora: Escolha uma operadora de mobile com boa cobertura em sua área.
2. Escolha um plano: Encontre um plano de dados e chamadas adequado ao tamanho da sua equipe e ao uso do mobile.
3. Obtenha cartões SIM: Obtenha cartões SIM ou eSIMs para os dispositivos da sua equipe. Os SIMs vêm com números pré-atribuídos, que a operadora pode modificar para transferir números comerciais existentes.
4. Atribua números: Trabalhe com sua operadora para ativar os SIMs com números novos ou portados para cada funcionário.
5. Distribua dispositivos: Forneça telefones mobile da empresa ou permita que os funcionários usem seus próprios dispositivos com os novos cartões SIM.

Quando você assina um software baseado em VoIP

Quase um terço das empresas já mudou da telefonia tradicional para os serviços de VoIP (que é o termo técnico para chamadas baseadas na Internet).

Veremos o porquê disso mais tarde, mas, por enquanto, tudo o que você precisa saber é que, se estiver procurando uma maneira fácil de configurar um número de telefone comercial, um sistema baseado em VoIP é uma escolha inteligente.

Nesse cenário, o processo é o seguinte:

1. Pesquise os provedores: Procure por provedores de serviços VoIP confiáveis, como a CloudTalk.
2. Escolha um plano: Escolha um plano que ofereça recursos úteis, como assistentes virtuais, gravação de chamadas e muito mais.
3. Inscreva-se: Assine o serviço e crie sua conta comercial.
4. Escolha números: Selecione uma variedade de números do amplo conjunto do provedor ou transfira os números comerciais existentes para a nova plataforma VoIP. Você também pode voltar a esta etapa se quiser criar um novo número virtual mais tarde.
5. Configure dispositivos: Configure telefones IP, clientes desktop ou aplicativos mobile para sua equipe, garantindo que todos os números sejam roteados corretamente e que a qualidade da chamada seja excelente.

Obtenha facilmente números de telefone comerciais com o CloudTalk

Agora que você sabe como funcionam os números de telefone comerciais, vamos entrar em detalhes.

A configuração de um número de telefone com o CloudTalk é simples:

1. Vá para o painel do CloudTalk e clique na guia “Numbers” (Números).
2. Seus números de telefone atuais estão listados aqui. Clique em “Buy a number” (Comprar um número) na parte superior.
3. Escolha o tipo de número – local, mobile, nacional ou gratuito – e veja os preços mensais.
4. Digite o código de área ou a quantidade de números de que você precisa, se quiser locais específicos ou vários números.
5. Confirme sua seleção para ver o banner de confirmação do pedido. Você receberá um e-mail para confirmar a compra.

Você precisa manter seu número atual? Você pode facilmente transferi-lo para o CloudTalk. Envie sua solicitação por e-mail para porting@cloudtalk.io com o assunto “Port-in request”, juntamente com as seguintes informações:

• O(s) número(s) a ser(em) portado(s) em formato internacional. Por exemplo, +442012345678.
• O(s) provedor(es) de serviços telefônicos atual(is) e o(s) detentor(es) da faixa para o(s) número(s).
• A pessoa ou empresa para a qual o(s) número(s) está(ão) registrado(s) e seu(s) endereço(s) completo(s).
• Uma fatura recente do(s) número(s) que você está transferindo.

Após recebermos sua solicitação, verificaremos se os números podem ser portados. Se sim, você receberá uma Carta de Autorização (LOA) para preencher, assinar e devolver. Consulte nossa tabela de portabilidade de números para obter detalhes sobre o tempo e o custo estimados para esse processo (pois ele pode variar dependendo da sua localização).

O CloudTalk facilita a portabilidade. Depois que você assina a LOA, nós cuidamos do trabalho técnico, transferindo seu número do provedor antigo para o nosso sistema sem problemas. Você pode usá-lo normalmente sem se preocupar com tempos de inatividade ou outros problemas que ameaçam os negócios.

É muito fácil!

Diferentes tipos de número de telefone comercial

Os números de telefone comerciais podem ser categorizados de duas maneiras principais:

• Pela tecnologia por trás deles (telefones fixos, mobile ou números virtuais)
• Pelo estilo do número (gratuito, local, internacional, etc.), com o qual você pode fazer e receber chamadas por meio de cada um dos tipos de tecnologia acima.

Vamos apresentar um resumo rápido dos diferentes tipos, começando com aqueles categorizados por tecnologia, que já mencionamos. Em seguida, abordaremos os diferentes estilos:

Linhas fixas tradicionais

Os números de telefone fixo são conectados a linhas telefônicas físicas instaladas nas instalações da sua empresa. Eles se conectam diretamente à rede telefônica pública comutada (PSTN).

O número, portanto, está vinculado ao local específico, de modo que você geralmente precisa de (pelo menos) um para cada escritório ou filial. Eles são caros e demorados para serem configurados.

O motivo mais forte para implementar linhas fixas tradicionais é quando você já tem a infraestrutura pré-instalada em seu escritório. Se você está começando do zero, está mudando para um modelo de trabalho híbrido ou quer ter acesso a recursos que aumentam a produtividade, sua melhor aposta é um sistema VoIP.

Números de celulares

Os números de celular para empresas funcionam como os números de mobile pessoais, mas estão vinculados a um plano mobile específico para empresas.

Eles dão à sua equipe acesso a chamadas, mensagens e dados confiáveis em qualquer lugar. Lembre-se de que seus funcionários podem usar dispositivos mobile para atender chamadas, não importa onde estejam, como durante viagens de trabalho, deslocamentos ou em situações de emergência fora do escritório.

Números virtuais

Os números virtuais não têm localização geográfica fixa e não requerem um cartão SIM físico.

Em vez disso, os provedores de VoIP (Voice over Internet Protocol) atribuem esses números como parte do software de telefonia comercial. Você pode acessá-los por meio de aplicativos em vários dispositivos, como um laptop ou aplicativo mobile, o que é ideal para equipes remotas.

Além disso, você pode obter um número VoIP para diferentes regiões sem precisar de uma presença física lá.

Números gratuitos

Os números gratuitos são convenientes para os clientes – significa que eles podem ligar para a sua empresa gratuitamente ou com uma tarifa muito reduzida. Eles são perfeitos para linhas de atendimento ao cliente ou de vendas, pois incentivam mais chamadas e reforçam uma imagem de marca favorável ao cliente.

Observe que os números de ligação gratuita variam de país para país.

Aqui estão alguns exemplos:

• 800 nos EUA, Turquia, Porto Rico e Costa Rica
• 0800 no Reino Unido, Alemanha, Bélgica e Brasil
• 80 na Dinamarca
• 01800 no México e na Colômbia
• 900 na Espanha e em Luxemburgo

Números locais

Os números locais ajudam a estabelecer sua presença em uma cidade ou região específica. Os clientes geralmente estão mais dispostos a ligar ou atender chamadas de números locais.

Isso ocorre porque eles os reconhecem e se sentem mais à vontade para entrar em contato com uma empresa próxima. É da natureza humana confiar mais em algo que você conhece. Além disso, todos nós sabemos que números incomuns – ou pior ainda, retidos – têm a reputação de serem comumente usados para chamadas incômodas.

Alguns exemplos populares incluem 020 para Londres, 212 para a cidade de Nova York e 030 para Berlim.

Além disso, esse tipo de número de telefone está crescendo em popularidade porque os smartphones modernos informam ao destinatário de onde exatamente a chamada está vindo. Assim, mesmo que um cliente não reconheça o código de chamada de uma cidade, ele ainda poderá adivinhar quem você é antes de atender ao telefone, o que aumentará suas taxas de aceitação de chamadas.

Números internacionais

Os números internacionais têm o código de chamada de um país como prefixo, como +1 nos EUA ou +44 no Reino Unido. Eles são uma escolha popular para empresas que têm um sistema telefônico virtual, pois podem usá-los mesmo que o escritório esteja sediado em outro país (como uma central de atendimento nos EUA encarregada de fazer alcance global).

Com as mais de 160 opções de números internacionais do CloudTalk, sua empresa pode ter números em todo o mundo – da Europa à América Latina e além. Isso é útil se você quiser expandir para novos mercados sem ter de abrir filiais físicas em todos os lugares onde tem clientes.

Números de discagem direta para dentro (DID)

Os números de discagem direta para dentro (DID) são números específicos atribuídos a indivíduos ou departamentos da sua empresa. Eles funcionam como ramais, mas são números separados, permitindo que os clientes entrem em contato diretamente com a equipe ou a pessoa certa sem precisar navegar por um menu telefônico complexo.

Por exemplo, seu departamento de vendas pode ter seu próprio número DID, enquanto o suporte ao cliente usa um número diferente.

Benefícios de um número de telefone comercial virtual

Mudar para um número de telefone virtual pode ser a melhor opção para você por uma série de motivos:

Faça economia de custos

Vamos direto ao ponto: o custo de um sistema telefônico comercial é o principal fator de interesse da maioria das empresas. E vamos contar a você um segredo: um número virtual é quase sempre mais barato.

Isso porque você não precisa investir em nenhuma das infraestruturas físicas necessárias para os sistemas de telefonia tradicionais. Estamos falando de coisas como unidades de PBX, cabeamento, switches de rede, fonte de alimentação, aparelhos telefônicos, e a lista continua…

Permita que suas equipes trabalhem remotamente

O trabalho remoto sempre foi um osso duro de roer, em grande parte devido às limitações logísticas. Não estar na mesma sala que seus colegas de trabalho pode complicar as coisas.

As chamadas telefônicas podem parecer a escolha óbvia para superar esse obstáculo, mas a dura verdade é que a telefonia tradicional não é excelente para o trabalho remoto e híbrido.

Com os sistemas tradicionais, você enfrenta gargalos como pedágios internacionais, problemas de encaminhamento de chamadas, bloqueio de dispositivo (quando você não pode trocar facilmente de operadora de telefonia) e suporte limitado a vários dispositivos, para citar apenas alguns.

É por isso que os telefones virtuais são agora o padrão para o trabalho remoto. Esses sistemas são fáceis de configurar. Você e sua equipe podem usar números virtuais de qualquer lugar, a qualquer momento. Além disso, os sistemas telefônicos VoIP também vêm com recursos adicionais muito úteis, como abordaremos mais adiante nesta página.

Aumente a produtividade integrando o Calling a outras ferramentas

O segundo grande benefício dos sistemas telefônicos comerciais virtuais é que eles podem aumentar a produtividade.

O software VoIP pode se integrar a várias ferramentas de negócios, desde o software de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) até aplicativos de calendário ou rastreadores de produtividade.

Imagine ter um único botão “click-to-call” em seu CRM, no qual seus funcionários podem tocar sempre que um cliente registrar uma reclamação ou deixar uma avaliação negativa.

Até mesmo um processo pequeno, como discar um número de telefone, pode representar horas de perda de produtividade toda semana. Os números de telefone virtuais quebram essas barreiras e tornam a comunicação instantânea.

Melhore a divulgação estabelecendo presenças locais

Os números de telefone comerciais virtuais andam de mãos dadas com o comércio local em escala global.

Os números virtuais podem ser “localizados” onde você quiser. Por exemplo, se um cliente em potencial estiver na Suécia e você estiver ligando dos EUA, pode ser um pouco alarmante para ele receber uma chamada de um número com prefixo +1. No entanto, se você ligar para eles de um código de chamada local +46, é muito mais provável que eles atendam a sua chamada.

É a psicologia humana básica. Os clientes veem um número familiar, reconhecem-no e têm uma sensação de conexão com o autor da chamada antes mesmo de pegar o telefone.

Isso equivale a melhores taxas de captação de chamadas efetuadas, o que dá a você uma vantagem em todos os aspectos da comunicação comercial, seja para apresentar um produto, fechar uma venda ou prestar um excelente atendimento ao cliente.

Vá além dos números virtuais com esses recursos telefônicos

Um número comercial virtual é apenas o começo. Se você estiver procurando um serviço de VoIP, talvez queira considerar outros recursos que estão incluídos no pacote de software, pois eles podem fazer uma grande diferença na produtividade da sua central de atendimento.

Aqui estão apenas alguns dos principais recursos telefônicos disponíveis com o CloudTalk:

#1 Designer de fluxo de chamadas

O Call Flow Designer do CloudTalk é uma interface visual na qual você pode criar ou modificar jornadas para chamadas recebidas. Você pode gerenciar facilmente como as chamadas se deslocam do momento em que entram no seu sistema telefônico até o momento em que são resolvidas, independentemente do caminho que tomam.

#2 Roteamento de chamadas personalizável

O roteamento de chamadas personalizável permite que você direcione as chamadas recebidas para a equipe ou pessoa certa na sua organização. Os clientes só precisam salvar o número de telefone principal da sua empresa e, depois de ligar para ele, um sistema de resposta interativa de voz (IVR) os orienta para o lugar certo, com etapas como “Para vendas, pressione 1”.

Com o CloudTalk, o IVR e o roteamento de chamadas são incorporados ao Call Flow Designer. Você pode configurar regras personalizadas com base no horário comercial, no departamento ou na prioridade do autor da chamada. Por exemplo, você pode encaminhar as chamadas para vendas durante o dia, mas para o suporte ao cliente fora do horário comercial à noite. Ou você pode encaminhar os clientes VIP diretamente para o gerente da conta deles.

#3 Encaminhamento de chamadas

O recurso de encaminhamento de chamadas permite que seus agentes redirecionem os autores das chamadas para outra pessoa na sua organização. É útil para chamadas difíceis, em que um supervisor pode ser necessário para fornecer orientação especializada, ou no caso de um cliente simplesmente se perder no menu da URA.

As chamadas também podem ser encaminhadas para o dispositivo mobile de um funcionário, para outro local do escritório ou até mesmo para uma caixa de correio de voz designada. Todos os cenários são razoáveis se um agente não atender o telefone após várias chamadas recebidas de um cliente.

#4 Transcrições e gravações de chamadas

O Call Recording cria registros de áudio das suas conversas telefônicas com os clientes. Isso é ótimo para exercícios de treinamento de funcionários, conformidade legal ou simplesmente para consultar o que foi dito em uma chamada anterior.

O recurso de transcrição de chamadas com IA do CloudTalk é especialmente útil para você entender os pontos principais de uma conversa com uma rápida olhada.

#5 Discador inteligente

Um discador inteligente acelera as chamadas de saída e significa que os agentes não precisam discar números por conta própria. Se um destinatário não estiver disponível (porque sua linha está ocupada ou desconectada), ele disca automaticamente para o próximo contato da lista.

Isso é ideal para chamadas frias de vendas porque seus representantes podem alcançar mais leads em muito menos tempo. Também é comumente usado por centros de contato, por exemplo, se houver uma lista de tíquetes de suporte ao cliente para analisar. Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também elimina a árdua tarefa de digitar constantemente números de telefone, o que certamente será apreciado por seus agentes.

#6 Discador de energia

Um Power Dialer simplesmente disca o próximo número da lista assim que a chamada atual termina. É um recurso que economiza segundos em cada interação, o que equivale a horas de produtividade economizadas pela sua equipe a cada semana de trabalho.

#7 Monitoramento de chamadas

O Call Monitoring permite que os supervisores ouçam as chamadas ao vivo para fins de garantia de qualidade e treinamento.

Eles podem monitorar silenciosamente as chamadas sem que o agente ou o cliente saibam, ou fornecer feedback por meio de “treinamento por sussurro”, em que somente o agente ouve seus conselhos. Há também a opção “barge-in”, que permite que os supervisores participem diretamente das chamadas, se necessário.

#8 Extensões telefônicas

Os ramais telefônicos criam números curtos exclusivos, permitindo que os autores das chamadas entrem em contato rapidamente com pessoas ou departamentos específicos.

Por exemplo, os clientes podem discar o número do escritório principal e, em seguida, digitar um ramal para se conectar diretamente e ignorar o menu IVR. Também é útil para quando as chamadas são desconectadas e você precisa restabelecer a linha.

#9 Correio de voz

O correio de voz permite que as pessoas que ligam deixem mensagens de voz quando não há ninguém disponível para atender a chamada. Você pode personalizar as saudações, configurar caixas de correio diferentes para vários departamentos e até mesmo receber correios de voz como arquivos de áudio ou transcrições de texto por e-mail.

#10 Análises incorporadas

A vantagem dos serviços telefônicos virtuais é que todas as informações das chamadas podem ser traduzidas em dados brutos e centralizadas em um só lugar.

Com o CloudTalk, você pode acompanhar as métricas, incluindo o volume total de chamadas, o tempo médio de atendimento e os índices de satisfação do cliente. Você pode aplicar filtros para restringir seus critérios de pesquisa e se concentrar no desempenho individual do agente. Isso ajuda os supervisores a oferecer treinamento personalizado à sua equipe.

Obtenha um número de telefone comercial que cause a impressão certa

Seu número de telefone pode ser a primeira coisa que um cliente vê ao interagir com sua empresa, portanto, vale a pena dedicar um pouco de esforço a ele.

Afinal de contas, as primeiras impressões são importantes. Se o cliente vir um número local ligando para ele, é muito mais provável que atenda o telefone. Isso acrescenta um toque de familiaridade e confiança antes mesmo de você dizer uma palavra, colocando a conversa no caminho certo.

Pronto para começar? O CloudTalk facilita a obtenção do tipo de número de telefone que você deseja, com portabilidade perfeita para todos os números existentes em sua empresa. teste gratuito Você pode começar com um teste gratuito hoje mesmo!