Como escolher um sistema de telefonia VoIP para pequenas empresas: recursos a serem observados

Até o final de 2025, o Reino Unido deve desligar todas as funcionalidades das linhas telefônicas analógicas. Embora signifique o desligamento efetivo de telefones fixos em todo o país, tem repercussões particulares para as empresas.

Existem muitas empresas no mundo que estão aderindo a telefones fixos há anos – apesar dos custos e inconvenientes. Eles tinham uma forma de fazer ligações, e qualquer mudança parecia arriscada.

Agora, quando a revolução nos sistemas de telefonia é inevitável, começa uma busca por alternativas. E, por muitas razões, o VoIP é um dos melhores sistemas telefônicos para empresas de todos os tamanhos.

O que é um sistema VoIP para pequenas empresas?

Em resumo, o sistema VoIP (Voice over Internet Protocol) é uma tecnologia que possibilita a realização de chamadas telefônicas pela internet. Como ele usa uma conexão existente em vez de um conjunto complicado de cabos e dispositivos, todo o sistema pode ser configurado em questão de minutos. E por uma fração dos custos das linhas telefônicas tradicionais.

Para pequenas empresas que trabalham regularmente com um orçamento apertado, mudar para um serviço VoIP de baixo custo, mas poderoso, pode ser exatamente o que elas precisam. Dessa forma, elas podem melhorar sua produtividade e reduzir suas contas telefônicas.

Os custos das chamadas também são muito mais baixos. Com base em uma pesquisa da Tech.co, pequenas empresas que mudam para o VoIP podem economizar até 40% em ligações locais e até 90% em ligações internacionais.

Com o VoIP, os donos de pequenas empresas podem aproveitar ainda mais muitos recursos avançados. Estes incluem:

• Menus URA,
• Fila de chamadas,
• Grupos de toque,
• Mensagens de espera personalizadas,
• Videoconferência,
• Análises,
• E muitos outros.

Todos esses recursos estão disponíveis a partir do momento em que você instala um aplicativo VoIP. Com CloudTalk, por exemplo, você tem esses recursos sem custos extras.

Mas antes de continuarmos com os benefícios, vamos primeiro descobrir o que diferencia as chamadas VoIP das analógicas.

Como funcionam os sistemas VoIP?

Os telefones analógicos dependem de pulsos elétricos que transmitem sons através de uma infraestrutura de fios de cobre. Por outro lado, as plataformas VoIP usam uma conexão com a internet para fazer e receber chamadas.

Sempre que você faz uma ligação, uma plataforma VoIP converte sua voz em sinais digitais e a compacta em pacotes de dados. Esses pacotes são então enviados pela internet para ligar para o dispositivo do destinatário. Uma vez que chegam ao seu destino, os pacotes são desembalados e convertidos novamente em som para que o destinatário possa entender a mensagem.

O que muitas pequenas empresas estão preocupadas, porém, é com a qualidade do som.

Felizmente, os tempos de frases repletas de estática e difíceis de entender ao falar pela internet acabaram. Como o tempo que um pacote de dados leva para viajar de um ponto a outro acontece em milissegundos, praticamente não há diferença entre uma chamada VoIP e uma normal.

Aqui, você pode assistir ao nosso breve guia em vídeo sobre a tecnologia VoIP:

Quais são as vantagens dos sistemas VoIP?

Você sabia que cerca de 74% dos funcionários de pequenas empresas estão usando aplicativos VoIP mobile para fazer suas chamadas comerciais? Como as taxas de chamadas pela internet são muito mais baixas do que através de um telefone fixo ou mobile, fazer chamadas internacionais ou locais regulares não é mais um problema, mesmo para os orçamentos apertados de pequenas empresas.

O VoIP se tornou popular também graças ao aumento de conexões de internet de alta velocidade.

Hoje em dia, a confiabilidade da internet melhorou massivamente. O VoIP agora tem largura de banda suficiente para lidar com chamadas online sem problemas. De empresas a empresas locais e start-ups, as empresas se voltaram para o VoIP. Seja para reduzir suas contas de telefone ou trabalhar confortavelmente de casa.

Agora, vamos dar uma olhada em exemplos específicos de vantagens do VoIP.

1 – Excelente qualidade de chamada

As plataformas VoIP usam uma combinação de codecs de banda larga que podem oferecer chamadas com som muito mais natural, além de reduzir todo o ruído de fundo.

Ao ouvir a pessoa do outro lado da chamada, você pode realmente sentir que seu cliente está no prédio ao lado, não em outro continente. Tudo isso graças ao recurso de áudio HD, também oferecido pelo Cloudtalk.

2 – Custos de telefone reduzidos

A implementação de uma solução VoIP pode reduzir os custos de criação de uma nova pequena empresa em até 90%. Há algumas razões para isso.

O primeiro lugar onde as empresas podem economizar uma parte significativa do seu orçamento é nos custos de instalação. Não há necessidade de comprar várias peças de hardware e pedir a um técnico para configurar tudo. Tudo o que é necessário para que a tecnologia VoIP funcione é uma conexão de internet estável no prédio, um fone de ouvido e um roteador que possa lidar com chamadas VoIP.

O VoIP é bastante econômico e as economias são especialmente visíveis se você estiver fazendo a transição de um sistema PBX tradicional. Add-ons caros, dispositivos compatíveis caros e contas enormes para chamadas internacionais não se aplicam ao usar VoIP.

Você pode usar qualquer dispositivo que desejar para fazer as chamadas e ligar de praticamente qualquer lugar do mundo.

3 – Melhore a produtividade com a análise de insights de quem liga

As ferramentas analíticas e de desempenho geralmente estavam disponíveis apenas em planos de PBX de nível empresarial e vinham com um preço alto. Isso basicamente coloca esses recursos fora do alcance de pequenas empresas ou start-ups.

Enquanto isso, as plataformas VoIP oferecem acesso a um pacote completo de ferramentas analíticas, disponíveis desde o início. Estatísticas detalhadas de chamadas, desempenho do atendente e dashboards personalizáveis em tempo real são apenas alguns exemplos das várias ferramentas analíticas que você pode encontrar contidas em uma plataforma VoIP.

Com esses dados, você pode descobrir quando exatamente sua empresa tem “horário de pico” e designar mais pessoas para trabalhar nesse horário. Você pode usar isso para ficar de olho nos seus funcionários e recompensar os de melhor desempenho. As possibilidades são quase infinitas.

4 – Cause uma boa primeira impressão

Independentemente do seu negócio, você ainda pode causar uma ótima impressão em seus clientes com a facilidade e a tranquilidade da comunicação com você.

Graças a alguns recursos VoIP, como ficha do cliente em tempo real, seus atendentes têm a possibilidade de ver todos os dados do cliente e histórico de chamadas anteriores antes mesmo de atender a chamada. Saber quem ligou torna muito mais fácil para os representantes fornecer um excepcional suporte ao cliente.

E que tal ter seu próprio autoatendimento trabalhando 24 horas por dia, 7 dias por semana? Ferramentas como DAC (Distribuição Automática de Chamadas) podem encaminhar chamadas para os atendentes mais qualificados. URA avancaço (Unidade de Resposta Audível) pode responder a perguntas simples para seus clientes.

Simplesmente, graças aos recursos descritos, você pode fazer com que sua empresa pareça profissional e dedicada à sua causa.

Os sistemas VoIP estão transformando a comunicação das pequenas empresas

Devido aos benefícios do VoIP, não é de surpreender que essa forma de fazer chamadas esteja conquistando o mundo dos negócios.

Principalmente no mundo dos pequenos negócios, graças ao seu equilíbrio entre preço e valor. É como se as plataformas VoIP fossem feitas para nivelar o campo de jogo entre empresas locais e empreendimentos. Os recursos que costumavam estar disponíveis apenas para clientes corporativos com sistemas PBX premium agora também estão disponíveis para pequenas empresas e start-ups.

Escolha o melhor sistema VoIP para sua pequena empresa

Como eventualmente nos despediremos das linhas analógicas para sempre, pode ser um bom momento para preparar sua pequena empresa para uma migração para um serviço VoIP. Pode parecer uma grande decisão, mas os benefícios de fazer chamadas pela internet falam por si.

Você tem dificuldade em decidir sobre o melhor sistema para suas necessidades, considerando quantas plataformas e recursos existem? Experimente o CloudTalk hoje! Experimente por 14 dias completamente gratuios para descobrir por que o VoIP é o futuro do seu negócio.