Como criar uma política de trabalho remoto?

Pode ser um desafio manter as coisas organizadas quando você trabalha com uma equipe remota ou em um ambiente híbrido. Você quer que todos os seus funcionários se sintam parte da equipe. Você se esforça para dar a eles oportunidades e suporte iguais, mas a distância pode dificultar essas coisas.

Além disso, tem outra coisa que pode dificultar ainda mais: a falta de uma política de trabalho remoto. Neste artigo, descreveremos não apenas por que você precisa de uma política de trabalho remoto, mas também como começar a implementar uma imediatamente.

O que é uma Política de Trabalho Remoto?

A remote work policy outlines the methods and guidelines concerning how employees should conduct their work from home or outside of the office. 

Essa política proporciona uma sensação de ordem e segurança aos funcionários remotos, bem como descreve as expectativas e os fundamentos em que todos na empresa podem confiar. Como resultado, os membros da sua equipe podem se concentrar nas tarefas que lhes foram atribuídas com tranquilidade. Eles saberão que todo o resto será tratado de acordo com as diretrizes da empresa na sua política de trabalho remoto.

Ao criar e manter uma política de trabalho remoto, é mais provável que as equipes atinjam seus objetivos, mantenham a produtividade e fiquem satisfeitas com seu trabalho.

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As políticas de trabalho remoto determinam os direitos e as ações de empregadores ou funcionários. Isso ajuda a garantir que os objetivos e requisitos de ambas as partes sejam atendidos.

Portanto, é compreensível que as empresas muitas vezes exijam que seus funcionários que trabalham remotamente cumpram essas políticas. Quando os empregadores fornecem todas as ferramentas necessárias para um trabalho remoto eficaz e seguro, eles naturalmente desejam que seus funcionários sejam engajados, produtivos e eficientes.

Infelizmente, nem sempre é assim. Portanto, se ocorrer a situação oposta, podem ser tomadas medidas disciplinares contra os funcionários que estão trabalhando remotamente. Essa ação pode ser tão grave quanto a rescisão do contrato de trabalho.

Empregados e empregadores devem estar cientes das consequências da desobediência que são descritas em uma política de trabalho remoto para que ambos saibam o que fazer se surgirem situações desagradáveis.

Sua empresa precisa de uma política de trabalho remoto?

Se você quiser garantir que todos na sua organização estejam de acordo, você deve ter uma política de trabalho remoto.

Aqui está o obstáculo: você realmente precisa de uma?

Você pode se perguntar se a sua empresa precisa ou não de uma política de trabalho remoto se a sua equipe, ou parte dela, não trabalha remotamente.

A resposta é sim.

Com uma nova geração de talentos disposta e capaz de trabalhar quase exclusivamente remotamente, o mercado de trabalho está se tornando mais desafiador para os empregadores. Se você quiser que a sua empresa cresça, talvez seja necessário procurar funcionários além da sua área local. Os empregadores que se recusam a aceitar o modelo de trabalho híbrido ou remoto em 2021 podem ser um dos principais motivos para os funcionários mudarem de emprego.

Além disso, você nunca deve descartar lockdowns ou outras circunstâncias imprevisíveis que possam fazer o mundo parar novamente, fazendo com que mais pessoas trabalhem remotamente.

O trabalho remoto veio para ficar, independentemente do seu formato. Mesmo que sua empresa tenha apenas começado a adotar um modelo de trabalho remoto ou possa fazê-lo em um futuro próximo, você ainda se beneficiará do desenvolvimento de uma política de trabalho remoto.

Além de tornar sua empresa menos vulnerável aos desafios do home office, uma política de trabalho remoto traz vários outros benefícios:

• It facilitates communication between employers and employees
• It can be referred to in case of internal issues
• It is another asset for onboarding
• It helps build a healthy workplace for everyone

Ao ter uma política de trabalho remoto, sua empresa pode comunicar suas expectativas de forma clara e sem confusão. Os funcionários querem transparência de um empregador e vice-versa, o que é justo, dada toda a confiança investida por ambas as partes ao trabalhar remotamente.

7 passos para dominar sua política de trabalho remoto

Passo 1: Descrever o objetivo da sua política de trabalho remoto

Primeiramente. Sempre deve haver uma declaração de propósito clara em cada política de trabalho remoto para explicar por que ela é necessária.

Responder às perguntas abaixo pode ajudá-lo a restringir o objetivo da sua política de trabalho remoto:

• Do you hope to increase the performance of your remote team by introducing new rules?
• Is creating a remote work policy mandated by stakeholders or pushed by coworkers? 
• Would you like to specify how your organization plans to combine on-site, remote, and hybrid work? 
• Are there any particular issues you would like to address by having a remote work policy in your organization?

Identificar o objetivo é importante não apenas do ponto de vista do empregador, mas também geralmente repercute com os funcionários.

Uma política de trabalho remoto é mais do que apenas uma ferramenta de gestão. Ela o ajudará a descobrir a como dar suporte aos membros da sua equipe para que eles não sejam apenas produtivos, mas também fiquem satisfeitos. Independentemente se eles trabalham no local, remotamente ou em um modelo híbrido.

Essencialmente, uma política de trabalho remoto instrui a sua equipe sobre o que esperar ao trabalhar em um ambiente remoto e como se comportar em determinadas situações. Mas também fornece clareza para todos na empresa.

Para garantir que todos saibam por que as suas diretrizes de trabalho remoto foram criadas, sugerimos colocar o objetivo da política no início do documento. Além de conscientizar todos sobre a meta, também pode fortalecer a sensação de que todos estão trabalhando pelos mesmos objetivos.

Exemplo de introdução:

Este documento contém as políticas de trabalho remoto e híbrido da YourCompanyCo.

Deve servir de guia para gestores e funcionários, e ambas as partes devem assiná-lo, reconhecendo que leram e entenderam seu conteúdo.

Dúvidas, comentários e sugestões referentes a este documento devem ser direcionados ao departamento de RH.

Passo 2: Identificar o escopo da sua política de trabalho remoto

O trabalho remoto é um trabalho dos sonhos, desde que descrito em detalhes e com antecedência. Caso contrário, pode causar estragos até mesmo nas equipes mais organizadas que anteriormente gerenciavam suas tarefas perfeitamente sem ele.

Antes de adotar o trabalho remoto, sua organização deve especificar os seguintes detalhes:

• remote work rules that cannot be broken (for example, ignoring daily standups when working remotely)
• a list of duties that may be fulfilled when working remotely (If some tasks require supervisors, onsite presence, or access to sensitive information, they often cannot be performed remotely)
• days off and sick leave when working remotely (remote workers may wish to continue working despite being ill or on vacation – make sure your remote work policy outlines how you feel about this as an employer)

Um plano detalhado reduz as chances de algo dar errado. Seus funcionários precisam de diretrizes para o trabalho remoto. Caso contrário, eles não saberão o que fazer em determinadas situações sem algumas regras básicas. Ter uma política de trabalho remoto em vigor ajuda seus funcionários a serem bem-sucedidos, o que pode ser um desafio sem uma.

Passo 3: Determinar os procedimentos administrativos padrão

Nem sempre pode haver uma conexão entre as práticas padrão do escritório e as políticas de trabalho remoto, principalmente quando uma organização opera de forma totalmente remota. Os procedimentos administrativos, no entanto, afetarão negativamente os ambientes de trabalho híbridos.

Como parte da política de trabalho remoto na sua empresa, você deve especificar os seguintes procedimentos administrativos:

• rules concerning visiting and meeting in certain office locations for remote and hybrid employees (e.g. if your office has limited desk space, some spontaneous meetings could be troublesome)
• adoption of office practices such as meeting standups or taking lunch for remote employees
• benefits related to remote work, such as telecommuting policies and mileage reimbursement
• office presence requirements, so that your remote employees will know if and when they are needed onsite (if applicable) 

O trabalho remoto traz muitas questões a serem discutidas. Mas com os procedimentos administrativos em vigor, os requisitos são claros para funcionários remotos e internos que desejam colaborar perfeitamente.

Passo 4: Planejar um horário de trabalho e disponibilidade

O trabalho remoto geralmente ocorre fora do modelo padrão 9-5, portanto, declarar disponibilidade e planejar um horário de trabalho é crucial para um ambiente de trabalho positivo.

Se for crucial que alguns dos seus funcionários remotos cumpram um cronograma, considere um software de rastreamento de trabalho para rastrear o tempo da sua equipe remota. Isso pode ajudar a garantir que todos estejam trabalhando o número necessário de horas.

Nesta etapa, você deve responder às seguintes perguntas:

• Are remote workers expected to check in on a daily basis, or should they respond as soon as possible?
• Do the same principles apply for both remote and onsite employees? (e.g. working from 8:30am until 4:30pm)
• Do you need to schedule your remote employee’s availability a few hours in advance?
• Are your remote employees allowed to work from anywhere? 

O último ponto merece atenção especial.

O trabalho remoto pode não ser viável para funcionários com tarefas específicas a serem realizadas. Por exemplo, os funcionários dos departamentos financeiro ou de RH podem ser requisitados no escritório se precisarem processar informações muito confidenciais do cliente.

Além disso, alguns regulamentos sensíveis ao IP podem tornar certos programas indisponíveis remotamente porque eles são executados apenas no endereço IP de um local. Nesse caso, os funcionários remotos só poderiam fazer seu trabalho quando estivessem em casa. Sem a opção de trabalhar de qualquer lugar que desejar, a menos que use uma VPN.

Passo 5: Decidir sobre os canais de comunicação e etiqueta

O trabalho remoto eficaz depende da comunicação. Não é surpreendente, então, que isso seja especificado na sua política de trabalho remoto. Existem algumas regras que você pode aplicar estritamente aqui, mas também algumas boas práticas a serem seguidas voluntariamente:

• Determine how your remote team will communicate. It can be really helpful to have remote coffee chats and daily check-ins with remote teams. 
• Unify the way your company communicates. It is important, for example, to identify a specific communication platform that will be used throughout the organization. 
• Encourage or require the use of simple email threads or quick video calls to stay in touch at all times.  
• Include instructions about how to stay connected with the team during working hours. For example, when using some online communicator tools, you can introduce a special system for statuses (meeting, call, OOO, do not disturb, etc.)

Uma sólida política de trabalho remoto descreve as expectativas em relação aos canais de comunicação, direitos de privacidade e fusos horários para agendamento de reuniões. Também garante que os funcionários remotos entendam o que se espera deles em termos de permanecerem conectados durante e fora do horário comercial.

Por exemplo, na sua política de trabalho remoto, você pode especificar que qualquer contato fora do horário de trabalho é considerado hora extra e será reembolsado.

Tal política protege os ativos da empresa. Também evita a má comunicação entre funcionários remotos e seus colegas de equipe, definindo claramente suas funções e disponibilidade.

Passo 6: Listar (e fornecer) o equipamento necessário

Working remotely without appropriate equipment is essentially impossible. Employees must have easy access to tools and software in order to work from home .  

Sua política de trabalho remoto deve, portanto, especificar quais equipamentos podem ser fornecidos pela empresa. A lista pode incluir:

• laptop and desktop computers 
• extra hardware (such as monitors, mouse pads, keyboards, and adapters)
• Reliable software
• licenses for various softwares
• access to company files
• desks
• ergonomic chairs

Se alguém optar por trabalhar remotamente, pode ser difícil adquirir ou armazenar todos esses itens. As empresas geralmente alocam uma parte do seu orçamento apenas para pagar essas compras diretamente por um funcionário remoto específico.

Além disso, algumas empresas vão além e também reembolsam funcionários remotos por determinadas despesas causadas pelo trabalho. Estas podem incluir contas de luz, instalação da internet e custos de uso. Até mesmo condicionadores de ar.

Se você especificar esses pontos na política, estará um passo mais perto de criar um ambiente de trabalho remoto amigável aos funcionários.

Passo 7: Estabelecer medidas e regras de segurança

Vamos falar sobre segurança.

O trabalho remoto abre novos caminhos para violações de segurança. Portanto, é crucial estabelecer regras claras de acesso, compartilhamento de dados e garantir o mais alto nível de segurança.

Nesta etapa, há várias perguntas e questões a serem abordadas:

• roles eligible for remote access
• permission required to remotely connect or log in
• the length of remote sessions
• access to passwords
• sensitive data protection rules
• guidelines for sharing data internally and externally
• resources available remotely

Na sua política de trabalho remoto, você deve delinear não apenas todas as regras que devem ser seguidas, mas também as consequências do descumprimento.

A segurança da sua empresa pode melhorar ou destruir sua reputação, portanto, certifique-se de que todas as questões de segurança sejam abordadas minuciosamente. As violações de segurança devem ser punidas, incluindo a tomada de medidas disciplinares, se necessário.

Embora esta seção possa ser desconfortável e séria às vezes, é crucial para que a sua política de trabalho remoto aborde possíveis problemas ou crises futuras.

Em direção à criação da sua própria política de trabalho remoto

Então, que tipo de política de trabalho remoto seus funcionários vão adorar?

Um que não seja confuso.

Mantenha sua política de trabalho remoto simples, concisa e clara para todos que precisam se familiarizar com ela. Quanto mais informações você fornecer antecipadamente, menos problemas você encontrará mais tarde. Se você ainda não tem uma política de trabalho remoto como esta, a hora de agir é agora.