Como Criar um Plano de Comunicação para sua Equipe

Comunicação eficaz é algo que as empresas não podem ficar sem hoje em dia. É essencial prestar atenção à comunicação, independentemente de você falar com clientes, parceiros de negócios, investidores ou funcionários.

Para desenvolver uma estratégia de envio de mensagens que seja relevante e consistente, você precisa de um plano de comunicação. Você pode usar um plano para guiar o processo de definição de metas mensuráveis para sua estratégia de comunicação, entregando com sucesso sua mensagem a vários grupos, bem como identificando e criando o perfil de seu público-alvo.

Se você está curioso para saber como criar um plano de comunicação impactante para sua equipe, falaremos sobre isso abaixo.

O Que é um Plano de Comunicação?

Um plano de comunicação é uma ferramenta que ajuda a entregar informações de forma eficaz aos principais membros de sua equipe, bem como aos clientes e investidores.

Um plano pode incluir aspectos como:

• quais mensagens devem ser promovidas,
• para quem essas mensagens são destinadas,
• quais canais devem ser usados para comunicar essas mensagens.

Você pode usar um bom plano de comunicação durante vários processos internos e externos, como:

• expondo novas iniciativas,
• lançando campanhas de marketing de novos produtos,
• fornecendo informações importantes às partes interessadas,
• respondendo às mudanças governamentais,

e muito mais.

3 passos fáceis de criar um plano de comunicação para sua equipe

Criar um plano de comunicação pode parecer uma tarefa desafiadora, especialmente se você tem uma equipe grande. Certamente, há diversos fatores que devem ser levados em consideração, dependendo da finalidade de seu plano de comunicação.

Estas são apenas algumas das questões que você deve ter em mente:

• Qual é o principal objetivo ou meta de seu plano?
• Quem vai estar envolvido no plano, e como?
• É para seus canais online ou offline, ou ambos?
• Para quem você estará escrevendo?

Quando tiver todas ou, pelo menos, algumas das respostas, estará pronto.

Vamos agora dar uma olhada em 3 passos simples para criar um plano de comunicação real.

Nº1 Audite seu plano de comunicação existente

O plano de comunicação que você desenvolver deve estar integrado em sua estratégia de negócios inteira. Deve estar alinhado às suas metas e objetivos comerciais, bem como ter um foco no fortalecimento da posição de sua empresa no marketplace.

Antes de começar a escrever seu plano, você deve fazer a lição de casa. Uma boa ideia é começar a auditar sua estratégia de comunicação existente.

Uma auditoria irá ajudá-lo a obter uma melhor perspectiva de sua posição atual, de modo que você possa identificar lacunas ou falhas em seu plano.

A realização de uma auditoria requer algum trabalho inicial, mas isso irá ajudá-lo a economizar tempo ao longo do ano ao reduzir a duplicação e aumentar a consistência em todos os seus canais. Além disso, uma auditoria pode fornecer informações importantes sobre o desempenho de sua equipe. A coleta regular dessas informações é uma ótima oportunidade para analisar a fundo a produtividade e o desempenho geral de sua equipe.

Por exemplo, imagine que você esteja planejando lançar um novo produto nas redes sociais, que precisará de uma comunicação eficaz de sua parte. Essa é a oportunidade perfeita de recuar e obter uma visão mais ampla da forma com que está atualmente lidando com a comunicação.

Suas mensagens são consistentes e compreensíveis para todos os membros da equipe? Existe alguma coisa faltando, que um membro da equipe notou? Você tem materiais de marketing suficientes, e todos os membros de sua equipe têm conhecimento desses materiais?

Essas são coisas que você deve prestar atenção antes de criar seu plano de comunicação. Sem uma compreensão clara de sua situação de comunicação atual, você pode correr o risco de não cumprir suas promessas.

Nº2 Identifique seu público

Após realizar uma auditoria, é hora de pensar para quem você estará comunicando sua mensagem.

Há várias entidades nas quais as empresas lidam todos os dias, incluindo:

• funcionários,
• meios de comunicação,
• organizações governamentais,
• clientes,
• investidores,

só para citar alguns exemplos. De acordo com o público-alvo de suas mensagens, você deve ter diferentes estilos de comunicação preparados.

Por exemplo, você definitivamente usará uma abordagem diferente ao falar com seus investidores, do que quando aborda seus clientes nas redes sociais.

Para aqueles se preparando para falar com meios de comunicação, é uma boa ideia criar um comunicado de imprensa que descreva seus objetivos. Você pode, por exemplo, implementar um processo para quem irá interagir com a mídia. Isso pode incluir uma descrição do que será falado, ou até um plano de ação detalhado para cada canal de marketing.

De modo similar, se o seu plano de comunicação aborda seus funcionários, talvez você queira criar algum tipo de documento interno para total clareza.

Seja quem for que você está planejando se comunicar, é crucial que todos em sua equipe tenham uma compreensão clara de todas as práticas que devem seguir. Isso fará com que todos trabalhem em simbiose, entregando uma mensagem consistente e em linha com a estratégia da empresa.

Nº3 Escreva seu plano, lembrando-se dos pontos anteriores

Finalmente, está na hora de ver a mágica acontecer. O último passo é escrever seu plano.

Conforme você elabora seu plano, pode ser uma boa ideia criar um roteiro descrevendo as principais questões, incluindo:

• as mensagens que você planeja compartilhar,
• para quem elas serão distribuídas,
• em quais canais você compartilhará essas mensagens,
• o cronograma e a frequência da comunicação.

Como estruturar seu plano de comunicação

Após seu esboço geral, segue um exemplo de como você pode estruturar seu plano de comunicação:

Nº1 Objetivo – para que serve esse plano de comunicação?

Explique em detalhes qual é a finalidade desse plano de comunicação específico, para quem se destina, e como será usado. Detalhe ao máximo.

Nº2 Planeje os elementos de seu plano de comunicação

Considere quais elementos devem ser incluídos em seu plano de comunicação. Isso pode variar de acordo com a maturidade e tamanho de sua empresa, portanto é importante sempre ajustar qualquer modelo ou benchmark à sua própria área de atividade.

Durante esse estágio, você deve considerar:

• quem usará seu plano de comunicação e estará envolvido em sua execução,
• como as mensagens serão entregues,
• quando e onde a comunicação irá acontecer.

Fazer isso lhe permitirá gerenciar e distribuir tarefas de forma uniforme entre os membros de sua equipe, bem como de acordo com suas habilidades e conhecimento.

Nº3 Quadro de Escalada – quais passos adicionais podem ser implementados?

Lembre-se que, às vezes, as situações podem sair do controle. Isso é especialmente verdade nas redes sociais, onde um erro pode fazer com que algo viralize. Você precisa estar preparado para uma reação rápida.

Segue um exemplo da Delta Airlines, uma empresa que achou que girafa era um animal que poderia ser encontrado em Gana.

Dica: não pode.

Para garantir que sua equipe esteja completamente preparada para qualquer eventualidade, forneça a eles um quadro de possibilidades. Isso significa incluir até os piores cenários, e como lidar com eles.

Nº4 Papéis e responsabilidades de cada membro da equipe.

Você também deve ser honesto e preciso com relação às responsabilidades de cada membro da equipe. Inclua-os no plano de comunicação e certifique-se de que todos se familiarizem com ele.

Dessa forma, você evitará quaisquer mal-entendidos, e todos estarão perfeitamente cientes de seus deveres. Você também economizará tempo, deixando espaço para melhorar fluxos de trabalho, e reforçar a comunicação geral da equipe.

Nº5 O Que Fazer e o Que Não Fazer

Uma lista de coisas que os membros de sua equipe devem e não devem fazer, com explicações e descrições claras.

Regras nunca são demais. Isso é especialmente verdade quando elas visam ajudar outras pessoas a serem melhores no que elas fazem.

Por esse motivo, sugerimos que você inclua uma seção com “o que fazer e o que não fazer” referente ao estilo de seu plano de comunicação. Os membros de sua equipe certamente acharão útil saber o que é aceitável e o que não é. Graças a essas diretrizes, seus funcionários serão capazes de rapidamente olhar a diretriz para dissipar qualquer dúvida imediatamente, caso eles se sintam inseguros.

Nº6 Como manter um plano de resposta eficaz – quais são suas regras?

Finalmente, no final de seu plano de comunicação, você pode incluir um guia breve, porém significativo, que sua equipe deve seguir a fim de manter a eficácia.

Dessa forma, não haverá confusão em termos do curso de ação. Quanto menos caos, melhores resultados seu plano produzirá.

Plano de Comunicação Eficaz – mais fácil do que você imaginava

Como você pode ver, criar um plano de comunicação para sua equipe não é tão difícil no final das contas. Tudo o que você precisa é de uma estratégia bem pensada para seguir, e o plano será escrito por si próprio.

Os benefícios de ter um plano de comunicação bem delineado são geralmente subestimados. Está na hora de colocar um fim nisso e tornar-se um mestre em comunicação. Com nosso artigo, é possível.
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