Configurando seu sistema VoIP: 7 etapas simples para garantir o sucesso

Ao mudar para o VoIP, você reduz seus custos telefônicos médios em até 50% por mês. No entanto, você deve configurar corretamente o sistema VoIP para se beneficiar dessa economia impressionante.

Uma configuração adequada de VoIP garante chamadas de voz e vídeo confiáveis e de alta qualidade, portanto, o planejamento e a instalação cuidadosos podem evitar problemas como má qualidade de som e conectividade.

Principais conclusões:

• Os sistemas telefônicos VoIP oferecem vários benefícios, como economia de custos, escalabilidade e comunicação entre plataformas, tornando-os ideais para o trabalho remoto e híbrido.
• Antes de configurar um sistema de telefonia VoIP, certifique-se de que você atenda aos requisitos essenciais, como ter largura de banda suficiente e uma rede de baixa latência.
• Siga algumas etapas essenciais para que sua transição para o VoIP seja a mais perfeita possível. Por exemplo, avalie as necessidades de sua empresa, escolha um provedor confiável e verifique a estabilidade da rede.

Por que configurar um sistema VoIP?

A tecnologia VoIP permite que você faça chamadas de voz usando uma conexão com a Internet em vez das redes telefônicas tradicionais. Ele permite que você faça chamadas de diferentes dispositivos, como computadores, smartphones ou telefones VoIP dedicados.

Um sistema VoIP oferece vários benefícios:

• Economize dinheiro: O VoIP costuma ser mais econômico do que os sistemas telefônicos tradicionais, especialmente para chamadas de longa distância ou internacionais. Na verdade, ele pode reduzir os custos em até 50% por mês.

• Amplie seus negócios: Os sistemas VoIP são altamente adaptáveis, pois geralmente você pode adicionar ou remover linhas telefônicas conforme necessário.

• Melhore a comunicação entre plataformas: O VoIP pode se integrar a outros sistemas, como CRM e SMS, melhorando a eficiência.

Trabalhe de qualquer lugar: Os usuários podem fazer e receber chamadas com uma conexão à Internet, usando softphones em computadores ou aplicativos mobile em smartphones. Isso é ideal para equipes remotas e híbridas.

Requisitos Essential para a configuração de VoIP

Antes deimplementar o sistema VoIP, confirme se você atende a essas condições:

#1 Garantir largura de banda suficiente

A largura de banda necessária depende do número de chamadas que ocorrem ao mesmo tempo e da qualidade da sua Internet. Sem largura de banda suficiente, você terá problemas como queda de chamadas ou som de baixa qualidade. Melhorar sua conexão com a Internet pode solucionar esses problemas.

Por exemplo, o CloudTalk usa até 100 kbps por chamada. Recomenda-se que cada pessoa tenha pelo menos 1 Mbps de velocidade de download e upload, idealmente 5 Mbps.

#2 Optar por uma rede de baixa latência

Latência significa que o som que chega ao ouvinte está atrasado. Portanto, eles ouvem você mais tarde do que você fala. Uma rede de baixa latência minimiza esse atraso, garantindo conversas tranquilas.

Observação: A latência deve ser de 150 milissegundos ou menos para evitar pausas e interrupções incômodas.

#3 Priorizar o tráfego de VoIP em relação a outros dados

O VoIP garante que seu sistema forneça recursos de Internet suficientes para chamadas sem problemas, mesmo quando outros aplicativos usam a largura de banda. Ao definir as configurações de Qualidade de Serviço (QoS), você prioriza os pacotes para chamadas de áudio ou vídeo, garantindo chamadas tranquilas e ininterruptas mesmo durante o pico de tráfego da rede.

#4 Aplique medidas de segurança

A comunicação VoIP enfrenta riscos de segurança, como phishing e malware. Para proteger seus dados, você pode escolher um provedor de VoIP confiável que coloque a segurança em primeiro lugar e implemente medidas como a criptografia de dados.

7 etapas para configurar um sistema VoIP

A configuração de um sistema VoIP geralmente é simples, devido às interfaces fáceis de usar e aos processos de instalação simplificados. No entanto, preparamos um guia de sete etapas para tornar a transição ainda mais tranquila:

#1 Avalie suas necessidades de negócios

Cada empresa é única, com seus requisitos específicos. E seu sistema VoIP deve atendê-las, e não o contrário. Portanto, antes de escolher qual deles você deseja implementar, considere estes aspectos:

• Número de usuários: Defina quantos funcionários precisam de acesso.

• Modelo de trabalho: Se a sua equipe tiver membros remotos, híbridos ou em vários locais, você deve procurar uma solução baseada na nuvem.

• Volume de chamadas: Faça uma estimativa do número de chamadas simultâneas para entender a largura de banda e a capacidade necessárias.

• Escalabilidade: É importante que o sistema VoIP possa atender às necessidades atuais e futuras de sua empresa. Optar por uma solução VoIP escalável permite a integração perfeita de novos recursos à medida que sua empresa cresce, reduzindo a necessidade de atualizações caras.

#2 Escolha seu provedor de serviços VoIP

Depois que você souber quais são suas necessidades, é hora de selecionar o software VoIP mais adequado. Considere esses aspectos para tomar uma decisão inteligente:

• Confiabilidade: Procure provedores com um histórico sólido de tempo de atividade e alta satisfação do cliente. Você pode consultar portais de avaliação, como o G2 ou o Capterra.
• Recursos: Avalie a variedade de recursos oferecidos, como o Power Dialer, o Call Flow Designer, o Strong Analytics ou o Real-Time Dashboard.
• Compatibilidade: Certifique-se de que os serviços do provedor sejam compatíveis com sua infraestrutura existente, como sistemas ou dispositivos de CRM.
• Suporte ao cliente: Priorize o suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, para garantir que o provedor esteja disponível para você sem parar. Eles podem solucionar problemas técnicos, responder a perguntas ou ajudar na configuração a qualquer momento.

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#3 Verificar a conexão de rede e de Internet

Antes de configurar um sistema VoIP, é fundamental garantir que sua conexão com a Internet seja rápida e estável para que você possa fazer chamadas claras e de alta qualidade.

Siga estas práticas recomendadas para analisar como sua rede e conexão com a Internet funcionam:

• Execute testes rápidos para examinar sua qualidade.

• Monitore sua packet loss usando as ferramentas SolarWinds VoIP e Network Quality Manager. Certifique-se de que packet loss esteja abaixo de 1% para manter uma boa qualidade de chamada.
• Mantenha níveis de jitter de 30 ms ou menos para garantir uma qualidade de áudio consistente.

#4 Selecione o hardware de VoIP correto

Os sistemas VoIP ajudam a economizar dinheiro em hardware, mas é importante investir em bons equipamentos para uma comunicação clara e uma experiência positiva para o cliente. Aqui estão algumas dicas econômicas:

• Escolha o telefone VoIP certo: Para uso intenso ou durante todo o dia, opte por telefones de alta qualidade ou com várias linhas, garanta a compatibilidade com seu serviço de VoIP e considere opções pré-configuradas para facilitar a instalação.
• Otimize seu laptop para VoIP: Recomenda-se um mínimo de 4 GB de RAM, mas 8 GB ou mais é o ideal para um desempenho suave. Além disso, verifique se o sistema operacional é compatível com o software VoIP que você planeja usar. A maioria dos softwares de VoIP é compatível com Windows, macOS e Linux
• Invista em fones de ouvido de alta qualidade: Os fones de ouvido com cancelamento ativo de ruído (ANC) podem melhorar a qualidade do áudio e reduzir o ruído de fundo durante as chamadas VoIP. Os fones de ouvido com cancelamento de ruído variam de US$ 80 a US$ 500
• Compre um adaptador VoIP: Se quiser usar seus telefones de mesa antigos, você pode fazer isso com um adaptador de telefone analógico (ATA), para não precisar comprar novos telefones.

#5 Obter um número de telefone VoIP

Depois que você tiver escolhido um provedor, é hora de obter um número VoIP. Um número de telefone VoIP é um número de telefone real atribuído a um usuário específico, e não a uma linha telefônica específica, como os números de telefone tradicionais.

Mas como você pode conseguir um?

Normalmente, um gerente de sucesso do cliente (CSM) ajudará você a obter seu número VoIP.

Você pode escolher entre diferentes tipos de números de telefone VoIP:

• Números internacionais: se a sua empresa opera em vários países, você pode ter um número de telefone para cada um deles. Ter números locais reduz a probabilidade de seus clientes ou leads rejeitarem suas chamadas.

• Números gratuitos: Esse tipo de número de telefone virtual permite que seus clientes liguem para você gratuitamente ou dividam o preço entre eles e você.
• Números de telefone locais: Eles têm uma estrutura de dígitos vinculada a uma área geográfica específica, o que permite que você amplie ainda mais o zoom e atinja regiões ou cidades importantes, como Londres e Madri. Por exemplo, o número de Madri seria +34 (91) 123 4567, enquanto o de Londres seria +44 (020) 123-4567.

#6 Instalar seu sistema telefônico VoIP

O processo de configuração de um sistema VoIP depende do provedor e do tipo de VoIP escolhido. Há três aspectos principais que você precisa saber:

• PBX no local: estão localizados nas instalações da empresa e exigem investimento em equipamentos e conhecimento técnico.
• VoIP baseado em dispositivo: esse tipo de VoIP é instalado em dispositivos como computadores e smartphones, o que o torna ideal para pequenas empresas ou trabalhadores remotos.
• PBX baseado em nuvem: são hospedados na nuvem, portanto, você só precisa instalar o software no seu dispositivo. Eles são mais econômicos do que o VoIP baseado em dispositivo porque não precisam de hardware adicional e têm custos de manutenção mais baixos, reduzindo a necessidade de uma equipe de TI interna.

Como um sistema VoIP baseado em nuvem não requer hardware, a configuração também é mais fácil. Os usuários podem gerenciar tudo por meio de uma interface on-line simples.

A configuração do seu sistema VoIP com o CloudTalk é incrivelmente simples. Você só precisa seguir estas etapas:

• Crie uma conta na Cloudtalk.
• Faça o download do aplicativo em seu laptop ou smartphone.
• Ative a avaliação gratuita de14 dias.
• Configure o gerenciamento de chamadas de acordo com suas preferências (por exemplo, encaminhamento de chamadas).
• Configure números para chamadas de entrada e saída.
• Selecione seu número VoIP.

#7 Ensine sua equipe a trabalhar com VoIP

Se seus funcionários souberem como usar o sistema telefônico VoIP, eles maximizarão suas vantagens e serão mais produtivos.

Siga estas dicas para saber como treiná-los adequadamente:

• Agende sessões interativas: Organize sessões de treinamento em que a equipe possa se envolver com o novo sistema enquanto recebe orientação.
• Concentre-se nos principais recursos: Personalize o treinamento para abranger as funções essenciais que sua equipe usará diariamente, como configurações de correio de voz ou transferência de chamadas.
• Enfatize as práticas recomendadas de segurança: Explique por que a segurança é essencial e ensine as práticas recomendadas, como a criação de senhas fortes. Além disso, oriente seus agentes sobre problemas comuns e como solucioná-los.
• Ofereça suporte contínuo: Incentive sua equipe a dar feedback sobre suas experiências e use essas informações para melhorar e atualizar continuamente seus materiais de treinamento.
• Implementar treinamento departamental: Adapte as sessões de treinamento para atender às necessidades específicas de cada equipe, garantindo que os funcionários recebam orientações relevantes para suas funções e responsabilidades.

A maneira fácil de configurar um sistema VoIP

Em conclusão, a configuração de um sistema VoIP oferece muitos benefícios, incluindo economia de custos, escalabilidade e flexibilidade para o trabalho remoto.

Ao garantir que seu novo VoIP atenda aos requisitos essenciais e seguir as etapas que mencionamos, você e sua equipe poderão fazer uma transição perfeita e maximizar a eficiência.

Configurar o VoIP com o CloudTalk é muito simples. Comece hoje mesmo e experimente a facilidade e a eficiência para você.