Como automatizar seu processo de vendas
e por quê

ilustração automatizar processos de vendas

Vamos começar com a pergunta mais óbvia: é mesmo necessário automatizar o processo de vendas? Afinal – e qualquer vendedor apaixonado marcaria essas palavras – cada venda pode ser considerada um processo individual e criativo por si só. Até mesmo como uma forma de arte. Hoje em dia, porém, a automação parece mais uma necessidade do que uma opção.

É tão imperativo para o processo de vendas também? Resposta curta: sim, resposta longa: continue lendo e veja o por quê.

A realidade é que, em média, os vendedores gastam apenas 1/3 do dia em interações com os clientes. O resto do seu tempo é ocupado por tarefas administrativas ineficazes e demoradas. As soluções de integração de CRM são projetadas para reduzir parte dessa carga de trabalho. No entanto, nem sempre esta é uma solução completa devido às peculiaridades da infraestrutura de TI de cada empresa e às características únicas de seus processos de negócios.

O dia a dia das 9h às 17h do departamento de vendas é preenchido com dezenas de tarefas rotineiras e, apesar dos avanços tecnológicos, a maioria dos funcionários ainda gasta muito tempo inserindo e excluindo dados, atualizando bancos de dados de CRM e até corrigindo erros. Não é à toa que a multitarefa é uma realidade estressante para os vendedores e muitas vezes é a culpada por trás do backlog.

Muitas coisas no escritório de vendas seriam diferentes se houvesse processos de rotina automatizados. Vamos explorar alguns desses processos de rotina e ver se podemos pensar em maneiras de automatizá-los.

O que realmente queremos dizer quando falamos de automação?

Implantar a automação significa usar ferramentas de software que simulam um conjunto específico de ações humanas. A automação é uma solução adequada para eliminar tarefas rotineiras, repetitivas e demoradas que não sofrerão em qualidade se um programa as fizer. Essas tarefas estão espalhadas ao longo do dia de trabalho de um vendedor e podem assumir a forma de qualquer coisa, desde registrar uma fatura até vasculhar a web em busca dos leads mais recentes.

Essas tarefas dificilmente são o tipo de trabalho em que o valioso departamento de vendas deveria dedicar tempo. No entanto, as coisas podem ser um pouco diferentes no mundo real e cada departamento de negócios tem sua própria lista de tarefas repetitivas e rotineiras, até mesmo o de vendas.

A diferença está em saber se o resultado final ganha ou perde com essas repetições. E no caso do departamento de vendas, geralmente é o último, pois a automação tem um grande potencial para aumentar a receita e reduzir os custos.

Quais processos de vendas podem ser automatizados?

A pesquisa multifuncional do McKinsey Global Institute indica que aproximadamente um terço das tarefas de operações de vendas podem ser facilmente automatizadas com tecnologia. O mesmo estudo diz que 13-50% das funções de vendas podem ser automatizadas, com 13% para situações em que um vendedor desempenha um papel crítico (por exemplo, identificar e qualificar leads) e 50% para desempenhar um papel menor (por exemplo, gerenciamento de pedidos).

Deve-se notar que a aquisição de novos clientes muitas vezes acontece na intersecção de duas áreas: marketing e vendas. E embora o marketing tenha percorrido um longo caminho na implementação de ferramentas de automação de fluxo de trabalho, o desempenho de vendas ainda depende em grande parte do fator humano. No entanto, existem muitas tarefas em vendas que podem ser automatizadas. Algumas delas (por exemplo, gerenciamento de pedidos), embora sejam os mais demorados, podem até não ter um impacto direto nas vendas.

1 – Automação no processo de comunicação

Das complexidades à simplificação e ao aumento da fidelidade do cliente

Os gerentes de vendas hoje em dia devem prestar cada vez mais atenção às necessidades dos clientes, devem estruturar seu trabalho em cada PoC com o cliente, o que, por sua vez, leva a um aumento no número de tarefas repetitivas. A automação capacita sua equipe a se concentrar na construção de relacionamentos com os clientes, transferindo o trabalho de rotina para a IA conversacional ou, como a maioria das pessoas os chama, chatbots. Por exemplo, lidar com perguntas frequentes sobre um produto 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por semana, enquanto as pessoas se concentram nas etapas subsequentes do funil.

Outro exemplo é quando um cliente em potencial fica estagnado no funil. Um chatbot pode ser uma oportunidade sem esforço para lembrá-los sobre o interesse na sua empresa e fechar o negócio. E por sem esforço queremos dizer que o chatbot entrará em contato automaticamente com o cliente através do canal que for melhor (e-mail ou SMS), falará com ele de uma maneira que realmente faça sentido (devido ao processamento de linguagem natural embutido) e mudará para uma pessoa real se for preciso.

Isso faz com que um cliente demorado fique solto sem a necessidade de um vendedor dedicar seu tempo e recursos para ficar de olho nele. Um vendedor pode assumir a qualquer momento ou geralmente quando o cliente estiver pronto para se comunicar mais.

Embora os chatbots sejam ótimos para perguntas simples e práticas, eles não são páreo para quando se trata de um bom negócio de vendas. E ninguém está dizendo que devemos terceirizar todas as comunicações com os robôs, embora alguns deles possam estar ficando muito bons nisso. No entanto, algumas partes tediosas da organização do processo de comunicação são muito automatizáveis.

Os números do Hubspot 2021 dizem que as equipes de vendas passam 21% do dia escrevendo e-mails, 17% inserindo dados, outros 17% prospectando e pesquisando leads, 12% indo a reuniões internas e 12% agendando ligações. Existe alguma maneira de tornar a organização das comunicações mais simples?

Há softwares dedicados que atuarão como assistentes virtuais, assumindo a parte tediosa do trabalho, como a automação discagem de chamadas em call centers ou recebimento de chamadas por meio de uma resposta de voz automatizada, dando assim aos gerentes de vendas a capacidade de garantir alta qualidade de serviço ao cliente. Todas essas coisas, juntamente com campanhas de e-mail automatizadas, podem construir uma base sólida para uma estratégia multicanal precisa, funil de leads eficiente e crescente satisfação do cliente.

2 – Automação do funil de vendas

Coleta de dados de novos leads – desde copiar e colar sem fim até a extração de dados

Speaking of an efficient lead funnel – it’s one thing to work with existing contacts, but a whole other to be looking for new ones. Here’s where one of the most accessible ways of automated data gathering can fit in, to the point you might not even realize it’s actually automation. It’s called web scraping.

É assim que funciona: se um vendedor pretende criar uma lista totalmente nova de todas as empresas de logística da cidade, seu primeiro passo lógico seria procurá-las e – se tiver sorte – encontrar um diretório bem compilado com todos os contatos importantes. O único problema é que os sites têm dezenas de páginas desses contatos. E é aí que começa a rotina, assim como a perda de tempo inestimável para tarefas mundanas. Nosso vendedor agora está enfrentando o processo de copiar e colar aparentemente interminável de fazer dezenas de entradas em formulários de CRM, ao mesmo tempo em que se certifica de não cometer erros e manter as coisas em ordem. Quem diria que um trabalho em vendas poderia parecer assim às vezes.

As empresas de coleta de dados web, como a Apify, oferecem programas bastante simples que podem coletar esses dados do site e agrupar tudo em um arquivo. Os dados podem ser qualquer coisa: desde a compilação ocasional de detalhes de contato (como no exemplo acima) até o monitoramento diário dos preços de seus concorrentes.

Você pode acessar a Apify Store para explorar a gama cada vez maior de automação simples. Talvez os web scrapers não gerem leads diretamente para o seu funil, mas podem reunir e estruturar todas as informações necessárias em poucos minutos. Tudo o que resta ao vendedor é terminar seu café, carregar o arquivo no CRM e começar a trabalhar com ele.

3 – Automação em gerenciamento de dados e relatórios

Da sobrecarga de informações à clara estratégia de vendas e planejamento estratégico

Por último, mas não menos importante – no departamento de vendas, as informações fluem perpetuamente em tais volumes que, às vezes, nem mesmo um chefe de vendas de primeira linha seria capaz de processá-las, muito menos criar um relatório decente sobre elas. Sem a ajuda de ferramentas de automação, a tarefa de levar em conta todos os aspectos importantes é quase impossível. Isso também se reflete na estratégia. Dados dispersos levam a um quadro de relatórios dispersos, o que leva a uma visão e previsões de negócios ruins. A dificuldade também reside no fato de que o relatório pode levar algum tempo para ser preparado.

Relatórios precisos e oportunos são um dos aspectos-chave de uma boa gestão de equipe. A automação manterá os gestores informados sobre o trabalho diário dos membros da equipe de vendas, além de ajudá-los a criar relatórios mais precisos em menos tempo. Como resultado, eles são capazes de construir uma estratégia de vendas confiável com base no desempenho real baseado em dados. Assim, as ferramentas de automação permitem que as vendas não apenas reduzam tarefas administrativas repetitivas, mas também analisem e identifiquem fluxos de trabalho ineficazes que precisam ser aprimorados.

Resumindo, a automação de vendas permite:

Criar uma base de clientes de alta qualidade e bem organizada que aumentará as vendas
Ter uma visão ampla do funil de vendas e de como estão sendo realizadas as etapas das vendas
Satisfazer as solicitações dos clientes e aumentar potencialmente a satisfação do cliente
Analisar o trabalho do departamento de vendas, tomar nota dos aspectos problemáticos e trabalhar para melhorá-los
Facilitar o processo de gestão do departamento de vendas
Melhorar o desempenho dos representantes de vendas e alcançar novos patamares em eficiência e resultados
Planejar e visualizar o futuro da empresa enquanto munido de dados

É importante lembrar que a tecnologia está aqui para nos ajudar, aprimorar nossos objetivos e aspirações de negócios. Tudo depende de como decidimos usá-la. As soluções de automação podem assumir algumas das tarefas cansativas e devolver à sua equipe um tempo valioso que pode ser efetivamente gasto em tarefas de sua competência e interesse: vendas ativas, comunicação com o cliente e melhoria do atendimento ao cliente.