How to Nail your After-Hours Voicemail Greetings

Convenhamos: as saudações da mensagem de voz podem fazer uma grande diferença para a sua empresa. Elas são a primeira coisa que seus clientes ouvem quando ligam para você, o que significa que você geralmente tem apenas uma chance de causar uma boa impressão (ou pelo menos não aborrecê-los se eles entrarem em contato com você com frequência). Veja como você pode arrasar nas suas saudações de mensagem de voz após o expediente.

Every message a caller hears is important, especially if there’s no one available to take the call. If your business closes at a certain hour or no one works during the weekends, you should definitely create an after-hours voicemail greeting. Luckily, we’re here to help you out with that. 

Why do you need personalized voicemail greetings in the first place

Ao ligar para uma empresa fora do horário de funcionamento, é provável que você ouça uma gravação automática que informará a que horas você deve ligar de volta. E com razão, pois as saudações após o expediente são uma maneira profissional de informar seus clientes por que você não está disponível naquele momento e quando exatamente eles podem entrar em contato com você.

It might not seem like a big deal at first, but hearing such a message is much better than forcing a customer to either sit through endless ringing or wait for their call to finally failover to a voicemail box. In fact, setting up an after-hours voicemail greeting can help you not only impress your customers but potentially win their business. Provided that you record a short welcoming message with relevant information instead of a long and confusing one, that is.

You should also consider personalizing your after-hours voicemail greetings. After all, such messages are as much a part of your company’s image as the design of your website or the layout of your brick-and-mortar shops. If you’re using high-quality call center software, you can easily record voicemail greetings that are in line with your brand identity, set the right tone, and ensure your customers are getting the experience they deserve.

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How to come up with a proper after-hours voicemail greeting

Não há apenas uma maneira de criar uma saudação após o expediente. No entanto, há algumas coisas que você deve ter em mente para mostrar aos seus chamadores que você valoriza o tempo deles:

1 – Diga o nome da sua empresa

Certifique-se de mencionar o nome da sua empresa logo no início. Isso pode parecer óbvio, mas é um sinal importante de profissionalismo.

Example: Hello, you’ve reached CloudTalk… 

2 – Mencione os horários de funcionamento

Você também deve informar seu horário de funcionamento antecipadamente. Caso contrário, seus clientes podem esperar em vão e potencialmente ficar irritados.

Exemplo: Nosso horário de funcionamento é das 10h às 17h. Horário da Europa Central.

3 – Sugira de forma clara os próximos passos

Make sure you detail the next steps to your callers. If your customers know that there’s no one to answer the call at the moment, they can easily decide to leave a voicemail message or call you back another time. Depending on the specificity of your business, there might be other options to take into account as well (directing callers to a phone menu, listing individual voicemail boxes of different employees, or forwarding calls to an external destination, just to name a few). If you’re using proper call center software, you should be able to set up a phone menu along with call forwarding quite easily. 

Exemplo: Se você estiver ligando sobre um pedido existente, pressione 1. Se desejar ajuda para fazer um novo pedido, pressione 2.

4 – Indique outros meios de contato

Indique outros métodos de contato, se disponíveis. Mesmo que não haja ninguém presente para atender a chamada em um determinado momento, pode haver outras maneiras de entrar em contato com sua empresa ou receber algumas informações adicionais sobre sua oferta. Se for esse o caso, certifique-se de incluí-los na sua saudação após o expediente. Você pode, por exemplo, “redirecionar” os chamadores para seu site, e-mail ou perfis de rede social.

Example: Agents are available to assist you via the live chat function on our website. You can also send us an email at help@cloudtalk.io. 

1 – Mantenha simples

Acima de tudo, mantenha simples. Se a gravação for vaga e longa, seus clientes provavelmente perderão o interesse e poderão até desistir de entrar em contato com você novamente. Não perca tempo, e mantenha sua mensagem simples e curta. Uma saudação de mensagem de voz profissional deve durar de 20 a 25 segundos, tempo suficiente para equipar seus clientes com o essencial.

6 – Mantenha sua gravação atualizada

Mantenha sua gravação atualizada. Se houver alguma alteração no seu horário de funcionamento (devido a feriados ou situações de emergência, por exemplo), você deve atualizar suas saudações de mensagem de voz para esclarecer o problema e evitar confusão. Mencione o problema com antecedência e, se possível, especifique quando você voltará aos negócios.

7 – Faça com que seus chamadores se sintam importantes

Faça com que seus chamadores se sintam importantes. Muito provavelmente, seus clientes têm um bom motivo para entrar em contato com a sua empresa. Mesmo que não haja ninguém disponível para atender a chamada, quem ligou ainda deve se sentir encorajado a tentar entrar em contato de uma forma ou de outra. A pior coisa que você pode fazer é desperdiçar o tempo dos seus clientes e impedir que eles entrem em contato com você novamente, que é exatamente o que você pode conseguir com saudações de mensagem de voz genéricas e impessoais. Como já mencionado, você geralmente tem apenas uma chance de causar uma primeira impressão decente – certifique-se de aproveitar ao máximo essa chance e personalizar suas mensagens.

8 – Forneça aos seus chamadores informações relevantes

Falando do essencial – forneça aos seus chamadores informações relevantes. Eles devem saber imediatamente se discaram o número certo e se há alguém disponível para atender a chamada.

Personalizando as suas saudações de mensagem de voz após o expediente em poucas palavras

• Take care of the quality of your messages
• Don’t bore your callers — keep it short, simple, and up-to-date
• Include all the essential details your caller needs (company name, opening hours, any anomalies at a given moment)
• Explain why you can’t take the call, suggest the next steps and alternative contact methods
• Encourage the caller to leave a voicemail, stating their identity and phone number
• Use a powerful call center solution to create customized voicemail messages
• Get creative!

Embora uma gravação curta possa não parecer tão importante, ela pode realmente fazer a diferença para os seus clientes. Não os perca por uma mensagem de voz! Em vez disso, invista um pouco de esforço para personalizar suas saudações de mensagem de voz após o expediente e cause uma ótima impressão em seus clientes.

Felizmente, personalizar suas saudações de mensagem de voz após o expediente não precisa ser difícil, principalmente se você estiver usando o software adequado de call center. Com o recurso de mensagem de voz do CloudTalk, você pode configurar mensagens personalizadas e garantir que seus chamadores se sintam atendidos, mesmo que você não esteja exatamente disponível para atender a ligação.

Além disso, as chamadas receptivas podem ser facilmente roteadas para a mensagem de voz, permitindo que seus clientes deixem uma mensagem, que pode até ser enviada diretamente para um membro específico da sua equipe. Se houver alguma nova mensagem deixada por um cliente, você a encontrará imediatamente na lista de chamadas perdidas e no histórico do mensagem de voz, disponível para ser reproduzida diretamente do seu navegador – em qualquer lugar e a qualquer hora.

Basicamente, com o software certo, você pode usar várias opções de configuração e tornar sua mensagem de voz mais eficiente. Dessa forma, seus clientes sempre serão informados e terão certeza de que alguém responderá ao problema o mais rápido possível, enquanto as notificações e métricas ajudarão você a acompanhar suas necessidades, independentemente de quando eles ligarem. Certifique-se de que nenhuma chamada fique sem resposta – melhore seu atendimento ao cliente e incentive seus clientes a deixar uma mensagem.

Conclusão

Como descrevemos neste artigo, garantir que você tenha saudações de mensagem de voz de alta qualidade é realmente muito importante. Além de prestar atenção ao que você está realmente dizendo – o que você certamente deveria – você também deve se esforçar em como dizê-lo. Basicamente, as mensagens que você grava devem ser claras, autênticas e agradáveis de ouvir para seus clientes. Dessa forma, eles estarão mais dispostos a entrar em contato com você novamente ou deixar uma mensagem de voz.

Last but not least: Stand out! Try to record an attractive voicemail, and don’t be afraid to add some “humanity” and humor to it (only if it suits your brand image, that is).