By S. Lucido-Balestrieri

| 22 jul 2024

Comunicação

Os 12 principais exemplos de correio de voz fora do escritório para 2024

Você já se viu preso na monotonia das saudações do correio de voz? Você não está sozinho.

Mas e se você pudesse ver um aumento surpreendente de 22% nas respostas se usasse um correio de voz poderoso, mesmo quando não estivesse em sua mesa?

As mensagens de voz eficazes aumentam a nutrição de leads e as taxas de conversão, envolvendo-se com clientes em potencial perdidos, deixando uma impressão duradoura e estimulando a ação, aumentando potencialmente as vendas.

Junte-se a nós e revele os 12 principais exemplos de correio de voz fora do escritório, além de dicas de especialistas para ajudar você a se sair bem no jogo do correio de voz.

Principais conclusões:

Aprimore a comunicação, melhorando o envolvimento e adicionando um toque pessoal, além de oferecer acessibilidade e simplificar os processos de comunicação.
Saiba como criar mensagens de voz fora do escritório com uma abordagem centrada no cliente que demonstre dedicação ao atendimento ao cliente, promovendo relacionamentos mais fortes e criando confiança ao longo do tempo.
Incorpore um toque de humor ou criatividade aos correios de voz fora do escritório para entreter os autores das chamadas e deixar uma impressão positiva duradoura, promovendo conexões mais fortes e lembrança da marca.

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Por que os correios de voz fora do escritório são importantes?

No mundo acelerado de hoje, um correio de voz fora do escritório não é apenas uma cortesia – é um ponto de contato crítico que pode moldar a percepção de seus clientes e manter as rodas do seu negócio girando, mesmo quando você não está lá para atender a chamada diretamente.

Se você acha que os correios de voz fora do escritório não são importantes para uma empresa, aqui estão vários motivos para reconsiderar:

Os correios de voz fora do escritório mantêm os autores das chamadas informados quando você não está disponível, garantindo uma comunicação transparente.

Eles informam aos autores das chamadas sobre a duração da sua ausência e fornecem contatos de emergência, se necessário, gerenciando suas expectativas de resposta.

Ao orientar os autores das chamadas sobre o que fazer na sua ausência, os correios de voz fora do escritório garantem que mensagens importantes não sejam esquecidas.

As mensagens de voz descrevem o que as pessoas que ligam podem esperar e fornecem orientações, demonstrando profissionalismo e confiabilidade.

Ao adicionar urgência e um toque pessoal, os correios de voz fora do escritório podem aumentar a satisfação do cliente, fortalecendo assim a reputação e os relacionamentos comerciais.

Além disso, estudos demonstraram que o uso de um correio de voz poderoso pode levar a um aumento de 22% nas respostas, destacando sua eficácia em manter o envolvimento e garantir que as comunicações essenciais não sejam perdidas.

Resultados do PlanRadar usando recursos do Cloudtalk, como correio de voz

Aumento de 20% na eficiência do agente
Aumento de 70% na eficiência do atendimento de chamadas
3% Diminuição das chamadas perdidas

Como criar a mensagem de voz perfeita para você fora do escritório

Agora que já discutimos por que as mensagens de voz fora do escritório são importantes, aqui estão cinco dicas para você aproveitá-las ao máximo:

#1 Apresente o nome de sua empresa

Comece o correio de voz informando claramente o nome da sua empresa. Essa simples etapa acrescenta um toque de profissionalismo e garante que os autores das chamadas saibam que estão no lugar certo.

Exemplo: “Olá, você chegou ao CloudTalk…”

#2 Esboço do horário comercial

Defina as expectativas mencionando antecipadamente o horário de funcionamento de sua empresa. Isso ajuda os autores das chamadas a entender quando podem esperar uma resposta e reduz a probabilidade de frustração.

Exemplo: “Nosso horário comercial é das 10h às 17h, horário da Europa Central”.

#3 Oferecer orientação clara

Orientar os autores das chamadas sobre o que fazer em seguida. Seja para deixar uma mensagem de voz, navegar em um menu de telefone ou explorar opções alternativas de contato, a clareza é fundamental.

Exemplo: “Se você estiver ligando sobre um pedido existente, pressione 1. Se você quiser ajuda para fazer um novo pedido, pressione 2.”

#4 Fornecer opções adicionais de contato

Ofereça métodos alternativos de contato, como e-mail ou chat ao vivo. Isso garante que os autores das chamadas tenham opções para entrar em contato com você, mesmo fora do horário comercial.

Exemplo:“Os agentes estão disponíveis para ajudar você por meio da função de chat ao vivo em nosso site. Você também pode nos enviar um e-mail para help@cloudtalk.io.”

#5 Mantenha-o doce e simples

Respeite o tempo de quem está ligando, mantendo sua mensagem concisa e direta. Procure usar de 20 a 25 segundos para fornecer informações essenciais de forma eficaz.

Exemplo: “Olá, você ligou para [Your Name] em [Your Company]. No momento, estou fora do escritório, mas retornarei em [Return Date]. Deixe seu nome, número e uma breve mensagem, e eu entrarei em contato com você o mais rápido possível. Obrigado por ligar e tenha um dia maravilhoso!”

Você está pronto para transformar sua comunicação empresarial?

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Feche as vendas com o domínio do correio de voz fora do escritório

Se você já duvidou da importância dos correios de voz fora do escritório para uma empresa, apresentamos motivos convincentes para reconsiderar e dicas para maximizar seu potencial.

Lembre-se de que uma mensagem de correio de voz bem elaborada pode fazer toda a diferença na promoção de relacionamentos sólidos com os clientes e no aprimoramento da reputação da sua empresa.

Mas para realmente liberar todo o potencial da sua estratégia de correio de voz, você precisa de uma solução de correio de voz que facilite a vida.

Com o CloudTalk, é muito fácil gerenciar suas mensagens de correio de voz. Desde revisar e responder a correios de voz diretamente no aplicativo até receber transcrições em seu e-mail, o CloudTalk simplifica a comunicação para que você possa se concentrar no que importa.

Saiba mais sobre nosso recurso de correio de voz aqui.

Perguntas frequentes

Como deixar uma mensagem de voz fora do escritório?

Com o Cloudtalk, é muito fácil deixar um correio de voz fora do escritório. Aqui estão as principais etapas para você deixar uma mensagem de voz fora do escritório usando o Cloudtalk:

1. Defina seu horário comercial no aplicativo Cloudtalk. Isso permite que você reproduza automaticamente uma mensagem personalizada de ausência do escritório quando não estiver disponível.
2. Grave uma saudação profissional para o correio de voz fora do escritório que inclua:
– Seu nome.
– As datas em que você estará fora do escritório.
– Uma solicitação para que o autor da chamada deixe uma mensagem.
– Opcionalmente, o nome e as informações de contato de um colega que possa ajudar na sua ausência.

O Cloudtalk permite que você crie e programe facilmente várias saudações personalizadas de correio de voz, para que você possa ter uma mensagem específica de ausência do escritório pronta para ser enviada quando necessário.

O que você não deve dizer em uma mensagem de voz?

Aqui estão algumas das principais armadilhas que você deve evitar em um correio de voz:

– Não fale de forma branda; use energia.
– Tenha um objetivo claro; não fique divagando.
– Fale seu número de telefone lentamente.
– Evite fundos ruidosos.
– Não prometa um retorno de chamada imediato.
– Sempre diga seu nome completo.
– Termine com um convite para um retorno de chamada.

Como o CloudTalk pode ajudar a gerenciar meus correios de voz com mais eficiência?

Ao fazer o upload de correios de voz para o CloudTalk, você pode acessá-los em um só lugar, garantindo respostas oportunas e maior satisfação do cliente.

O CloudTalk também oferece vários recursos para aprimorar o gerenciamento do correio de voz, incluindo a transcrição do correio de voz, permitindo que você leia suas mensagens sem ouvi-las; saudações personalizáveis para atender a diferentes necessidades ou épocas do ano; queda do correio de voz e integração com seu CRM para manter todas as interações com o cliente em um só lugar.

Você tem alguma dica para integrar os correios de voz à minha estratégia de comunicação com o cliente?

A integração de correios de voz à sua estratégia de comunicação com o cliente aumenta o envolvimento e fornece mensagens personalizadas. Veja como:

– Segmente seu público-alvo com base em dados demográficos, comportamento e estágio da jornada do comprador.
– Crie mensagens personalizadas que atendam às necessidades individuais com chamadas claras para ação.
– Usar o correio de voz para coleta de feedback e pesquisas para aprimorar produtos e serviços.
– Acompanhe métricas como taxa de resposta e conversões para verificar a eficácia da campanha.

Seguindo essas etapas, você pode criar campanhas eficazes de correio de voz que complementem sua estratégia geral de marketing e gerem resultados.