As 6 principais ferramentas de colaboração para equipes remotas em 2024

Devido à disseminação do vírus do COVID-19 pelo mundo, muitas empresas foram obrigadas a adotar rapidamente uma rotina 100% digital como forma de viabilizar o trabalho de casa.

No CloudTalk, passamos pelos mesmos processos desafiadores e conseguimos superar alguns obstáculos relacionados à mudança para o trabalho remoto quase da noite para o dia.

Para apoiar outras empresas em sua transformação para o trabalho remoto, fizemos uma lista de 6 ferramentas e aplicativos testados na batalha que ajudarão você a mover suas operações online. Também compartilharemos algumas dicas sobre como escolher as melhores ferramentas para o seu negócio.

NOTÍCIA NOVA! Fizemos o guia passo a passo do comprador disponível para download sobre como escolher o melhor software de call center em 2020.

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O que ter em mente ao escolher ferramentas para equipes remotas?

Antes de compartilharmos uma lista das ferramentas úteis para o trabalho remoto que podemos recomendar, vamos discutir o que você deve prestar atenção ao concluir sua aquisição de tecnologias para o teletrabalho.

Antes de decidir comprar qualquer solução digital, você precisa analisar pelo menos quatro variáveis: usabilidade, recursos disponíveis, segurança e suporte.

Por que você deve fazer isso antes de mais nada? Bem, usar ferramentas que não são perfeitas para sua equipe pode resultar em desperdício de dinheiro, problemas na entrega de serviços e desmotivação entre os usuários que trabalham com essas soluções.

Usabilidade

Nem todos os membros de sua equipe remota precisam ser especialistas em TI com uma vasta compreensão de soluções tecnológicas complexas. Além disso, nenhum deles, exceto os desenvolvedores, é claro, necessariamente tem as habilidades de codificação que os ajudariam a automatizar processos ou criar integrações simples para otimizar fluxos de trabalho e processos expansivos.

É por isso que é importante escolher ferramentas e aplicativos que tenham interfaces bastante simples e fáceis de usar, para que todos os membros da equipe, mesmo que não sejam particularmente conhecedores de tecnologia, possam aprender rapidamente como usá-los.

Recursos

A maioria das soluções digitais disponíveis no mercado oferece uma ampla variedade de recursos avançados. Por um lado, isso é bom porque você tem muitas opções para escolher, mas, por outro, pode causar confusão e dificultar muito a decisão de qual ferramenta é a perfeita para sua equipe.

Para escolher uma ferramenta com recursos e funcionalidades suficientes, é nisso que você deve se concentrar:

• compatibilidade com vários sistemas operacionais,
• acesso exclusivo,
• disponibilidade de uso em vários dispositivos ao mesmo tempo,
• possibilidade de configurar regularmente parâmetros que permitem mudanças na forma como as equipes remotas são gerenciadas e controladas,
• velocidade de transferência de arquivos e informações,
• e a possibilidade de gerenciar arquivos remotamente (incluindo a opção de remover arquivos).

Segurança

As soluções usadas por equipes remotas devem ser excepcionalmente seguras porque sua organização não terá muito controle sobre os dispositivos que seus funcionários usam para acessar essas soluções. Portanto, antes de selecionar qualquer ferramenta, verifique os seguintes aspectos:

• Essa ferramenta foi vítima de alguma violação de segurança que resultou no comprometimento dos dados do cliente?
• Existem empresas conhecidas que já utilizam esta solução?
• Um usuário pode ter controle total em conexões remotas?
• Que medidas esse provedor de ferramentas tomou para proteger a segurança de seus usuários?

Invista tempo verificando opiniões sobre cada ferramenta que você planeja implementar em seu futuro conjunto de tecnologias remotas.

Continue pesquisando até achar avaliações positivas suficientes (se é que elas realmente existem), para ter certeza de que essa solução específica atenderá às expectativas em relação à segurança.

Suporte

É mais do que provável que, em algum momento, você ou um membro da equipe precisem de um pouco de suporte ao usar uma nova ferramenta. A necessidade de assistência pode estar relacionada a uma simples reconfiguração do software e sua adaptação às suas necessidades, aprender a usar determinados recursos ou resolver algum problema técnico.

É por isso que você deve adquirir uma ferramenta que ofereça excelente suporte ao cliente, idealmente disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Se você já sabe que uma solução específica é conhecida por sua excelente equipe de suporte ao cliente que está sempre disponível para seus clientes, trate isso como um motivo convincente o suficiente para investir nessa ferramenta.

Escolha soluções que sejam perfeitas para suas equipes remotas

Cada equipe é diferente, por isso é importante realizar uma análise completa dos hábitos de trabalho de sua equipe antes de ir atrás para escolher uma solução de trabalho remoto. Depois de ter uma boa compreensão do que sua equipe precisa, você pode escolher ferramentas que os ajudarão a se destacar – e produzir material de primeira linha para sua empresa no conforto de suas casas.

1 – Comunicação entre membros da equipe que trabalham remotamente

Uma ferramenta que permite a comunicação entre os membros da equipe é um dos elementos mais importantes de qualquer conjunto de tecnologias para trabalho remoto. Ter um chat interno pode acelerar os processos e ajudará você a evitar longas pilhas de e-mail. Além disso, os chats internos são as versões profissionais de aplicativos de mensagens como WhatsApp e Telegram, então essas soluções podem ser deixadas para o uso pessoal.

• Hangouts. Essa ferramenta é útil para quem já usa o Gmail, pois permite o acesso a um chat diretamente da caixa de entrada. Basta selecionar um contato da sua lista, abrir a guia de chat e começar a falar. O Hangouts também pode ser usado para fazer videochamadas.
• Slack. Um chat para equipes grandes ou pequenas, que permite criar diferentes grupos e vários canais dentro da mesma organização. O Slack pode ser usado para conversas rápidas e escritas. Na maioria das vezes, é usado para comunicar assuntos urgentes, mas simples.

• Discord. Um canal para troca de informações verbalmente, o Discord oferece opções de chat e videochamada. Você também pode compartilhar sua tela com outros usuários. Essa solução ajuda as equipes a se sentirem mais unidas com uma boa comunicação, apesar de estarem fisicamente espalhadas por uma cidade, país ou até mesmo pelo mundo.
• Chanty. Comunicação entre os membros da equipe que trabalham remotamente. Super fácil de configurar, usar e amado por seus clientes.

2 – Plataformas para organizar e planejar reuniões online durante o trabalho remoto

• Skype. Este é, sem dúvida, o programa de videochamada mais popular. É por isso que a maioria de nós já sabia como usá-lo e tinha uma conta muito antes da crise surgir. É mais eficaz para comunicação entre apenas dois usuários.
• Zoom. Esta plataforma é especializada em chamadas de grande volume. Dependendo do seu plano, você pode usar o Zoom para hospedar uma reunião online para mais de 500 participantes, e é por isso que é usado por grandes empresas como Uber, HubSpot ou Zapier para facilitar o teletrabalho. Sua interface também é adequada para a organização de webinars, tornando o Zoom uma das ferramentas mais utilizadas neste momento, em plena crise do COVID-19. Houve alguns relatos sobre problemas de privacidade e segurança relacionados ao Zoom, e por isso sugerimos ler as informações mais recentes sobre eles antes de implementar esta solução.
• WebEx. Uma ferramenta da Cisco semelhante ao Zoom, mas menos conhecida. Além de ajudá-lo com o teletrabalho, possui soluções específicas para webinars, reuniões públicas (online), treinamentos e suporte remoto.
• Harmonizely. É um software de agendamento de reuniões que facilita o planejamento de videochamadas ou reuniões virtuais. O Harmonizely ajuda a evitar trocas desnecessárias de e-mail e, ao fazer isso, você economiza muito tempo. Pode ser integrado com os calendários mais populares, incluindo Google Calendar, iCloud e outras soluções com CalDAV.

3 – Ferramentas de gerenciamento de projetos para organizar equipes remotas

Uma das tarefas mais complicadas durante o trabalho em casa é acompanhar tudo o que cada membro da equipe está fazendo. A capacidade de acompanhar cada projeto pode ser afetada pelas novas condições.

Às vezes, pode ser difícil se ajustar a isso, especialmente se a decisão de operar 100% remotamente tiver que ser tomada rapidamente. Por esse motivo, também compartilharemos com você uma série de ferramentas para gerenciamento de projetos e tarefas abaixo:

• Trello. Um dos programas de gestão e organização de tarefas mais utilizados. Com o Trello, você pode classificar tarefas em diferentes colunas e por fases do projeto. Também permite adicionar outros membros da equipe nas tarefas. Além disso, você pode aumentar os recursos da ferramenta adicionando extensões, como uma que conta as horas gastas em cada projeto. O Trello também está disponível em dispositivos mobile!
• Toggl. Além de poder ver o status de cada projeto com o Toggl, também é possível visualizar as tarefas mais importantes para toda a empresa na mesma página. Com esta ferramenta, você pode ver no que cada equipe está trabalhando simultaneamente e quanto tempo eles gastaram em cada tarefa.
• Airtable. Software de gerenciamento de tarefas abrangente e fácil de usar. É como o Trello, mas muito mais completo, com uma interface muito mais prática e divisões horizontais. Através do Airtable, diferentes membros de uma mesma equipe podem ver o que o outro está fazendo e a prioridade de cada projeto.
• Asana. Com ferramentas semelhantes ao Trello (como quadros de colunas estilo Kanban) e gerenciamento de prioridades do Airtable, a Asana é outra solução interessante de gerenciamento de projetos. É especialmente útil para designers e desenvolvedores, que tendem a trabalhar com prazos mais curtos.

4 – Soluções baseadas em nuvem para suporte ao cliente e operações de vendas

• CloudTalk. É uma solução abrangente que oferece sistemas telefônicos baseados em nuvem para equipes remotas, call centers, atendimento ao cliente, equipes de vendas e muito mais. Seus funcionários não precisarão de uma conexão de linha fixa ou qualquer hardware de telefone para se conectar com clientes em potencial ou clientes. Leia este artigo para saber como nossa equipe usa o CloudTalk enquanto trabalha remotamente.
• Salesforce. Uma plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente baseada em nuvem que permite lidar com todas as interações com o cliente e armazenar dados sobre essas interações online, usando um sistema extenso e seguro.
• LiveChat por LiveAgent. É uma solução de chat ao vivo de ponta a ponta que permite que os visitantes do seu site se conectem rapidamente com os representantes de atendimento ao cliente. Todas as conversas são armazenadas em um dashboard baseado na nuvem, para que seus representantes possam estar em qualquer lugar do mundo e ainda possam ajudar seus clientes em segundos.

5 – Software de suporte para funcionários em teletrabalho

Quando trabalhamos em equipe que tem todos os membros presentes no escritório todos os dias úteis, não estamos acostumados a trabalhar à distância. Por isso, às vezes até pequenos problemas se tornam difíceis de superar ao trabalhar remotamente.

Um desses problemas pode ser manter a funcionalidade adequada de todos os dispositivos que precisam ser usados todos os dias. Em empresas maiores, geralmente há um departamento ou profissional que cuida disso, enquanto em empresas menores deve haver pelo menos a possibilidade de pedir ajuda a um colega sentado por perto.

Mas quando não há ninguém para ajudar ao trabalhar remotamente, sua equipe precisa de um software para ajudar.

• TeamViewer. Software de suporte remoto para empresas maiores e sistemas mais complexos. Além do suporte por desktop, o TeamViewer possui uma ferramenta de realidade aumentada e também oferece suporte para dispositivos mobile.
• LogmeIn. Um programa que permite o acesso e controle de computadores à distância de forma segura. Com o LogmeIn, também é possível automatizar rotinas técnicas, além de ser utilizado para auxiliar equipes localizadas em diferentes escritórios de uma mesma empresa. Com essa ferramenta, não é necessário contratar um profissional que seria responsável por atender apenas alguns funcionários.

6 – Soluções para gerenciar e armazenar informações ou arquivos

• Google Drive. A plataforma do Google para criar e compartilhar diferentes tipos de documentos. Aqui você pode criar arquivos de texto, planilhas do excel, apresentações, imagens e muito mais. Também é muito útil porque muitas pessoas podem usá-lo ao mesmo tempo para abrir documentos simultaneamente de qualquer dispositivo. Também é possível editar como um grupo compartilhando permissões com cada usuário.
• Dropbox. Software que permite armazenar documentos na nuvem e gerenciar pastas de forma inteligente. Além de proteger os dados carregados, permite acessá-los de qualquer lugar.

• iCloud. Armazenamento em nuvem para usuários da Apple. Este sistema é extremamente útil para quem trabalha com vários dispositivos Apple. Muitas das suas informações, incluindo fotos tiradas com seu iPhone, podem ser salvas automaticamente e acessadas posteriormente com seu ID Apple. Esta solução destina-se mais a empresas que oferecem serviços de design e marketing.
• Filecamp – Um sistema de gerenciamento de ativos digitais que ajuda você a gerenciar todos os seus recursos digitais na nuvem e colaborar facilmente com sua equipe.
• One Drive. A solução da Microsoft para armazenar e compartilhar documentos na nuvem. Além de ter um pacote Office online, o OneDrive pode fornecer links com data de validade para maior segurança dos dados.

RESUMO

Mover todas as operações empresariais para o online não é uma tarefa fácil e simplesmente não pode ser feita sem as ferramentas ou aplicativos certos. Ao implementar soluções digitais confiáveis, você pode ajudar a garantir que a produtividade seja mantida enquanto trabalha-se de casa.

O conjunto de tecnologias certo também ajudará você e sua equipe a planejar seu tempo adequadamente, a fim de equilibrar o teletrabalho com sua vida pessoal e outras atividades. Escolha suas ferramentas favoritas e experimente hoje, mas lembre-se: fique em casa!