A importância da
comunicação empresarial –
Definição, tipos e dicas

As pessoas se comunicam o tempo todo. Sem comunicação, não poderíamos fazer nada. É difícil pensar em uma situação em que você não precisa de nenhum tipo de comunicação. Sem essa habilidade útil, muitas das coisas que realizamos até agora como humanos seriam apenas sonhos.

Existe um tipo específico de comunicação que deve ser de particular interesse para proprietários de empresas, funcionários e empregadores, empresários e praticamente qualquer pessoa que lida com negócios diariamente – a comunicação empresarial.

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O que você pode esperar aprender com este texto? Vamos definir a comunicação empresarial e os diferentes tipos dela com exemplos, abordar os 3 meios de comunicação empresarial e fornecer uma lista de dicas e truques úteis sobre como dominar suas habilidades de comunicação empresarial como um profissional. Sem mais delongas, vamos direto ao assunto!

O que exatamente é a comunicação empresarial

Para entender o que é comunicação empresarial, vamos nos concentrar primeiro no termo “comunicação”.

O que ‘comunicação’ significa?

A palavra comunicação geralmente se refere a falar, conversar, escrever ou enviar informações para outra pessoa. Toda a ideia de comunicação é muito complexa e se concentra em vários aspectos, muitos dos quais incluem:

• garantir que a mensagem alcançou o público-alvo
• garantir que o receptor da mensagem a entenda e responda, se necessário
• garantir, como remetente da mensagem, que você se comunique com boas maneiras e com precisão e clareza apropriadas

O papel da comunicação nos negócios

A comunicação empresarial envolve todo tipo de comunicação que ocorre dentro de um determinado ambiente de negócios. A comunicação empresarial contribui para o desenvolvimento da capacidade de influenciar os outros, provocando mudanças nas atitudes e visões das pessoas, impulsionando a motivação, bem como criando e mantendo relações profissionais.

Muitos estudiosos e empresários concordam que é a habilidade básica mais importante para qualquer pessoa no mundo do trabalho. Basta pensar em seu primeiro encontro com uma empresa em que você está trabalhando atualmente. Você teria conseguido esse emprego sem uma comunicação profissional?

Nestes tempos de rápida globalização e crescente demanda por trabalho em equipe, as habilidades de comunicação são absolutamente cruciais para o sucesso de qualquer negócio, independentemente do seu porte. Isso ajuda a agilizar os fluxos de trabalho e evita o excesso de trabalho dos funcionários, o que pode levar a rotinas de sono precárias e tomadas de decisão ruins. Um funcionário descansado é um trabalhador produtivo!

Agora que já sabemos o que é comunicação empresarial, bem como sua importância, vamos explorar os diferentes tipos dela e ver alguns exemplos:

Tipos de comunicação empresarial com exemplos

Nós dividimos a comunicação em duas categorias principais: interna e externa. Ambas podem ser divididas em duas formas diferentes: ascendente e descendente. Vamos explorar cada uma delas:

1 – Interna ascendente

Isso significa qualquer transferência de informações de um indivíduo que trabalha em uma empresa na hierarquia organizacional, por exemplo, de um subordinado para um gerente. Os gerentes frequentemente precisam de vários tipos de mensagens das pessoas que trabalham nas equipes que gerenciam. Quando os membros da equipe fornecem aos seus gestores qualquer tipo de informação, consideramos essa comunicação interna ascendente.

Exemplos:

• Relatórios de vendas
• Pesquisas
• Modelos
• Resumos
• Formulários sistemáticos
• Formulários de feedback, reclamações e disputas

2 – Interna descendente

A comunicação interna descendente é o oposto da comunicação interna ascendente e ocorre quando um superior se comunica com um ou mais subordinados. Por exemplo, gerentes entrando em contato com os funcionários que gerenciam.

É mais comumente usada para coisas como transferir informações cruciais, fornecer instruções, incentivar discussões entre as pessoas, motivar a equipe e aumentar a produtividade.

Exemplos:

• Instruções de trabalho e análises enviadas de diretores para gerentes
• Formulários enviados de funcionários de gerenciamento de nível médio para baixo
• Procedimentos e práticas
• Formulários de feedback de performance
• Apresentações sobre a estratégia de uma empresa e os principais valores apresentados aos novos funcionários durante as orientações

3 – Externa ascendente

A comunicação extrna ascendente ocorre entre os funcionários dentro de uma organização e as partes interessadas fora dela que estão localizadas mais acima na hierarquia. As partes interessadas externas incluem parceiros de negócios, funcionários do governo, moradores da comunidade e administradores externos, etc.

Exemplos:

• Faturas
• Relatórios anuais
• Ordens de compra
• Boletins informativos
• Revistas

4 – Externa descendente

De maneira semelhante, a comunicação externa descendente ocorre entre uma empresa e seus acionistas externos, mas desta vez a parte mais alta da empresa é quem inicia a comunicação. A comunicação externa normalmente inclui brochuras, e-mails, boletins informativos e cartazes destinados a atrair clientes, parceiros e fornecedores em potencial.

Exemplos:

• Treinamento do produto e comunicação de suporte
• Literatura promocional e de marketing
• Comunicação com canais de vendas e entrega

Meios de comunicação empresarial

A comunicação empresarial pode ser feita de várias maneiras, e vamos explorar 3 delas neste artigo:

Verbal

A comunicação verbal é basicamente qualquer tipo de comunicação oral na forma de linguagem falada para enviar informações a outras pessoas. Na comunicação verbal, as pessoas não apenas se comunicam com palavras, mas também muitas vezes atribuem emoções, sentimentos, pensamentos e ideias a elas, intencionalmente ou não.

Você já ouviu falar da regra 7-38-55? É a teoria de Albert Mehabrian sobre a comunicação das emoções. De acordo com esse conceito, 7% do significado é comunicado por meio de palavras faladas, 38% pelo tom de voz e 55% pela linguagem corporal. Você pode querer se lembrar disso na próxima vez que tiver uma conversa importante com seu chefe sobre um aumento!

Escrita

A comunicação escrita, como o nome sugere, consiste em todos os tipos de compartilhamento de informações na forma de mensagens escritas, como e-mails, cartas, relatórios, telegramas, boletins, manuais, anúncios em papel e muito mais. Ao contrário da comunicação verbal, é preciso um pouco mais de esforço para comunicar emoções e sentimentos com a comunicação escrita.

As coisas a serem observadas ao usar a comunicação escrita incluem escolher o nível correto de formalidade, estar ciente dos erros de ortografia e gramática, bem como a clareza apropriada para o receptor.

Remoto

Você pode estar familiarizado com o ‘trabalho remoto’ que muitos funcionários estão enfrentando atualmente devido à pandemia do COVID-19, mas você está familiarizado com a comunicação remota? Ocorre à distância, na maioria das vezes através de ferramentas eletrônicas. Graças à comunicação remota, você pode trabalhar remotamente, sem interações cara a cara.

Há muitas ferramentas disponíveis que permitem a comunicação remota. Algumas delas são:

• Chamadas telefônicas, como soluções de call center
• E-mails
• Sistema de emissão de e-mail
• Bate-papos online e conferências
• Sistemas operacionais de trabalho
• Videoconferências, como webinars

Como dominar suas habilidades de comunicação empresarial – nossas 7 dicas da sorte e truques!

Agora que você já sabe o que é comunicação empresarial, bem como os diferentes tipos e métodos, está na hora de compartilharmos com você alguns dos nossos segredos.

Na seção final, apresentaremos nossas 7 principais dicas e truques para dominar suas habilidades de comunicação empresarial. Vamos conhecê-los:

Trabalhe sua linguagem corporal

Sua linguagem corporal, assim como sua aparência, desempenha um papel significativo na maneira como você é percebido durante as comunicações empresariais. Preste atenção à linguagem que você usa quando interage com as pessoas em um ambiente de negócios, cuide da sua aparência e certifique-se de seguir o código de vestimenta apropriado. Finalmente, lembre-se da teoria 7-38-55 mencionada acima.

Escute com atenção

Para se comunicar de forma eficaz, você precisa escutar. A comunicação funciona nos dois sentidos, e você deve sempre prestar atenção ao que a outra pessoa deseja comunicar a você. Isso também mostra respeito e engajamento.

“Se você acha que a comunicação é só sobre falar, você não está ouvindo.” – Ashleigh Brilhante

Pratique suas habilidades gerais de comunicação

A prática leva à perfeição. Se você sente que não possui algumas habilidades fundamentais de comunicação em um ambiente empresarial, concentre-se em praticá-las fora do seu espaço de trabalho. Faça discursos, converse com amigos sobre vários tópicos, participe de discussões e ouça podcasts. Você verá ótimos resultados rapidamente!

Use os canais certos para diferentes tipos de comunicação

É extremamente importante usar os canais certos para vários tipos de discussões e conversas que ocorrem em um ambiente empresarial. Defina diretrizes claras, certifique-se de que todos as conheçam e cumpra-as. Isso contribuirá para manter um local de trabalho bem organizado, com espaços dedicados ao profissionalismo, bem como aos tópicos não relacionados ao trabalho.

A configuração desses canais também pode se aplicar ao seu atendimento ao cliente. Você pode, por exemplo, executar uma linha de suporte ao cliente por meio de uma ferramenta de call center. Hoje, os call centers ainda são muito apreciados pelos clientes, então esta pode ser uma boa opção para o seu negócio. Existem muitas ferramentas confiáveis para escolher, mas o CloudTalk é a única opção se você estiver procurando a melhor solução disponível. Ofereça aos seus clientes uma experiência personalizada e resolva qualquer problema rapidamente graças às interações entre humanos.

Expanda seu vocabulário empresarial

Se você trabalha em um nicho de negócios, pode precisar se familiarizar com o vocabulário e o jargão específicos do seu nicho. Leia sobre seu setor, assista a filmes, ouça podcasts e converse com seus colegas de trabalho. Tudo leva tempo, mas você chegará lá eventualmente.

Prepare-se para as reuniões para evitar o estresse

O estresse pode ser um grande paralisador, então certifique-se de sempre se preparar para suas reuniões de negócios com antecedência. Não há nada pior do que ter que pensar só na hora, principalmente se você já estiver com dificuldades para se comunicar de forma eficaz. Evite ter que fazer isso preparando-se bem e relaxando na hora de “falar”.

Participe de discussões

Participar de discussões vívidas e animadas será um grande estímulo para o seu cérebro e habilidades de comunicação. Quanto mais você interagir com outras pessoas, melhor você se tornará nisso. A comunicação empresarial não é tão assustadora quanto parece!

A comunicação empresarial completa descoberta!

Aqui estamos! Mais ricos em conhecimento e conselhos perspicazes.

A comunicação empresarial desempenha um papel significativo em qualquer empresa e deve ser sempre um dos elementos-chave fundamentais do sucesso. Excelentes habilidades de comunicação dentro de um ambiente de negócios contribuem amplamente para o crescimento pessoal, aumento da qualidade do desempenho no trabalho e satisfação geral no trabalho.

Neste artigo, nós temos:

• explicação do termo ‘comunicação empresarial’
• exemplos de vários tipos e métodos de comunicação
• dicas perspicazes sobre como melhorar suas habilidades de comunicação empresarial

Tenha em mente que a comunicação é muito importante em todos os lugares, mas principalmente em espaços profissionais. Siga este guia e nosso blog para obter mais conteúdo sobre comunicação, especificamente sobre call centers e serviços de suporte telefônico.