8 principais vantagens do software de call center que toda empresa deve conhecer

Fornecer um ótimo atendimento ao cliente é importante para que todas as empresas sobrevivam e prosperem na concorrência. No entanto, responder à consulta de cada cliente pode ser um desafio quando se trata de lidar com as chamadas.

Os clientes exigem um serviço excepcional, mas as empresas não têm agentes de chamadas para atendê-los imediatamente. O software de call center é uma solução para que as empresas aprimorem seus serviços. O software permite que os atendentes respondam a chamadas urgentes em tempo hábil, melhorando sua produtividade.

Um call center é essencial para todas as empresas para lidar com todas as consultas relacionadas ao cliente. É muito mais do que uma ferramenta para atender chamadas às vezes e prestar um bom serviço aos clientes. O call center oferece uma operação perfeita, onde você pode acompanhar, monitorar e gerenciar todas as chamadas com seus clientes.

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Os atendentes geralmente se sentem sobrecarregados quando recebem toneladas de chamadas durante o dia, prejudicando a produtividade. Muitos clientes solicitariam uma consulta urgente que nem mesmo os atendentes conseguem cumprir rapidamente.

Essa é a razão pela qual muitas empresas consideraram usar o gerenciamento de call center para melhorar sua operação de atendimento e oferecer uma melhor experiência ao cliente. Essa ferramenta ajuda sua empresa a reestruturar a chamada do dia a dia para se envolver com os clientes.

Um software de call center facilita as coisas que a empresa mais precisa. Ele auxilia seus atendentes de atendimento por meio de uma narração bem roteirizada e alguns recursos, como monitoramento de chamadas, roteamento e gravação de chamadas telefônicas recebidas e efetuadas para aumentar a produtividade. Este software pode diminuir a carga de trabalho dos atendentes e tornar tudo mais eficiente com seus recursos benéficos.

Deveres do Call Center

Embora seja bastante evidente que todo call center lida com coisas como receber e gerenciar chamadas receptivas. Há muitas responsabilidades que os atendentes de call center devem prestar atenção em seu trabalho diário.

• Respondendo a consultas.
• Atendendo chamadas receptivas.
• Respondendo aos e-mails.
• Respondendo aos tickets de suporte de um formulário da web.
• Interagindo em chats ao vivo.
• Realizando chamadas ativas.

Eles também precisam lidar com alguns problemas técnicos e de marketing por meio de ligações telefônicas, tornando ainda mais desafiador para esse trabalho específico.

• Reclamações
• Inbound e outbound sales
• Dúvidas gerais
• Suporte técnico
• Appointment booking

Considerando o papel vital dos atendentes de call center, torna-se importante terceirizar o software de call center para ajudá-los a lidar com o trabalho. O software pode gerenciar melhor as chamadas e diminuir o trabalho exigente.

Além disso, as tarefas técnicas também podem ser terceirizadas ou gerenciadas por software ou ferramentas dedicadas. Por exemplo, as empresas podem usar aplicativos de agendamento e agendamento de compromissos para gerenciar perfeitamente o agendamento de compromissos e a manutenção de registros.

As vantagens de usar o software de call center para as empresas

Refletindo sobre o trabalho desafiador que o atendente de call center enfrentaria no dia a dia, você pode decidir incorporar um software para ajudar no seu negócio. Aqui estão os oito principais benefícios de usar o software de call center que você deve conhecer.

1 – Melhorar o gerenciamento de atendimento ao cliente

O número do seu call center está lá por um motivo. É a primeira linha de contato para sempre que os clientes enfrentam um problema relacionado ao serviço do seu produto. Ou para quem precisa da sua ajuda profissional.

Quando os clientes fazem uma ligação, eles esperam ajuda imediata do seu lado. Independentemente da hora, eles exigem a solução mais rápida possível. Os clientes exigem que você responda às perguntas no momento em que atende a chamada.

No entanto, quando há chamadas intensas aqui e ali, não é possível responder a todas as consultas em tempo hábil. Os atendentes podem sofrer com demandas intermináveis, resultando em uma pior experiência para o cliente. Com o software de call center, você pode atender profissionalmente a todas as solicitações dos clientes. A ferramenta funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que a torna excelente para complementar o trabalho dos seus atendentes de call center.

2 – Aumentar a produtividade

Toda empresa se esforça para otimizar a produtividade, desde a produção de produtos ou serviços até a oferta de uma experiência excepcional ao cliente. Nesse caso, o atendimento ao cliente exige uma grande dedicação de tempo. Os clientes solicitariam consultas em sua linha do tempo, o que significa 24 horas por dia, 7 dias por semana.

No entanto, os atendentes do call center não estarão disponíveis nesse exato momento. Requer um longo processo de treinamento para que eles se acostumem com o trabalho. A incorporação de software de call center pode ajudá-lo a resolver o problema fornecendo um serviço em tempo integral.

O software aumenta sua produtividade e permite que cada cliente receba sua solicitação com eficiência. Ele pode gerenciar todas as consultas, como suporte a tickets, vendas, agendamento de consultas e problemas técnicos, de maneira transparente. Eventualmente, você ajudou seus atendentes a melhorar sua produtividade no trabalho.

3 – Custo-benefício

Em vez de empregar muitos atendentes para lidar com muitas chamadas, você pode reduzir o custo adquirindo um software de call center. Com o software, você receberá recursos benéficos que funcionam 24 horas por dia, 7 dias por semana. Você não ficará pensando em chamadas não atendidas durante o dia agitado, que geralmente é o caso do atendimento ao cliente abaixo da média.

Investir em um software de call center significa um grande benefício, pois você pagará por uma única ferramenta em troca de muitos recursos. Você não precisa empregar pessoas para um serviço que o software pode fazer muito por você. Além disso, você não fornecerá um vasto espaço para o funcionário quando tiver um software de call center.

Sem mencionar que o software de call center é integrado com recursos para rotear chamadas e medir métricas de chamadas. Em última análise, você não precisará de serviços adicionais para essa finalidade.

4 – Construir uma imagem profissional

Você sabia que as ligações de atendimento ao cliente podem determinar a imagem de toda uma empresa?

Se os clientes fizerem um telefonema e obtiverem as respostas que procuram sem esforço, eles perceberão o negócio como uma empresa profissional. Em outras palavras, uma ligação profissional de atendimento ao cliente mostra a seriedade da sua empresa.

O software de call center pode direcionar e responder automaticamente a uma chamada de maneira profissional. Ele foi projetado para servir o atendimento ao cliente de forma muito eficaz. Por exemplo, uma resposta a uma chamada dizendo aos clientes para esperar enquanto um atendente entrará em contato em breve fará com que sua empresa pareça mais profissional.

O gráfico acima explica os principais fatores que determinam a excelência no atendimento ao cliente. Mostra que ter uma resposta imediata é o ponto mais importante para alcançar a satisfação do cliente. E mais de 40% dos clientes preferem assistência profissional para resolver seus problemas rapidamente. Esses dados implicam o papel crítico dos atendentes de call center em trazer a experiência do cliente.

5 – Aumentar as ofertas de vendas

O software de call center também pode ser uma ótima ferramenta de marketing, pois responde a todas as consultas de vendas recebidas. Se você não atender as ligações, suponha que seja uma ligação de vendas, você perderá a oportunidade de conseguir clientes.

Isso porque 90% das chamadas de voz nunca retornam, o que significa que a chance de obter consultas importantes diminuirá. Imagine se fossem clientes prestes a comprar seu produto ou serviço, você não os ouviria chamando novamente no futuro.

Ter uma central de atendimento ao cliente disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode aumentar significativamente suas vendas. As pessoas esperam uma resposta rápida da sua parte, principalmente quando se trata de informações sobre produtos. Um serviço de atendimento em tempo integral permite que sua empresa se conecte com clientes em potencial de forma eficaz. Você pode coletar mais leads e fechar mais negócios se interagir diretamente com eles por meio de um serviço de chamadas 24 horas por dia, 7 dias por semana.

6 – Identificar chamadas urgentes

Priorizar as chamadas é vital para uma empresa desenvolver a fidelidade do cliente e aumentar a experiência do cliente. Com o software de call center, você pode identificar a urgência da chamada imediatamente. Quando os clientes entrarem em contato com o suporte ao cliente, o software fornecerá uma sequência que informa as necessidades dos clientes digitando um número específico, por exemplo.

A partir desta etapa, você saberá quais chamadas precisam ser priorizadas primeiro. O software de call center fornece essas informações para você fazer uma ordem lógica. Dessa forma, os atendentes podem responder imediatamente a quem precisa de respostas rápidas.

Eventualmente, você não precisa se preocupar em determinar quais chamadas são as mais urgentes. Através do software de call center, você tem a lista dos seus clientes pronta para responder. Ao mesmo tempo, o software garantirá que outras chamadas estejam na fila para que você não perca nenhuma chamada importante no processo.

7 – Experiência excepcional do cliente

As pessoas preferem uma empresa com suporte de linha ao cliente que possam alcançar a qualquer momento. Quando eles compram um produto ou serviço da sua empresa, eles esperam ter um contato sempre que enfrentarem alguns problemas, como itens com defeito, produtos não entregues e assim por diante.

Os clientes não vão gastar muito tempo escrevendo um e-mail referindo-se ao seu problema. Na verdade, eles precisam de uma resposta imediata onde possam resolver o problema diretamente. É aqui que o suporte de chamadas é útil. Ele oferece a capacidade de se conectar com o representante de uma marca em tempo hábil.

Quando os clientes fazem uma ligação, eles esperam uma resposta ao vivo da sua empresa. Eles não ficarão felizes em lidar com uma caixa de correio de voz ou uma chamada não atendida. O software do call center os impede de ter essa experiência. Ele responde rapidamente às chamadas dos clientes, dando-lhes tempo para se conectarem com o atendente. Dessa forma, os clientes ficarão satisfeitos com a assistência profissional do seu negócio.

8 – Aumentar a segurança

Os dados dos clientes são como um tesouro para todos os negócios. Ele contém informações úteis, como preferência de produto e histórico de compras. No entanto, manter as informações dos seus clientes pode ser um desafio, principalmente se você não tiver um sistema de segurança ou sistema de backup para proteger os dados.

O software de call center geralmente apresenta recursos como backup instantâneo na nuvem. Sempre que você receber ligações de clientes, o software protegerá imediatamente as informações em seu sistema. Você não precisa se preocupar em perder informações dos clientes que ajudarão sua empresa a melhorar ainda mais.

Sem mencionar que você também não precisará empregar atendentes profissionais para proteger suas informações de chamadas quando o software tiver as tratado por conta própria.

Conclusão

O software de call center é muito necessário em todos os negócios para melhorar a produtividade do trabalho. Ele ajuda os atendentes de chamadas a gerenciar todas as chamadas recebidas e efetuadas, rastreando e roteando-as. O software também oferece recursos para atender diversas solicitações de clientes, como consultas gerais, suporte técnico, reclamações e ligações de vendas.

A vantagem do software de call center é que ele funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, proporcionando uma ótima experiência ao cliente de maneira profissional. Aumenta a chance de obter consultas essenciais, como compra de produtos, em momentos em que os atendentes de chamadas têm problemas para responder a todas as chamadas.

Não só é menos dispendioso em comparação com muitas pessoas empregadas, mas também oferece muitos benefícios que uma empresa pode obter. Investir em um serviço de call center é fundamental para desenvolver uma imagem profissional onde os clientes percebam o serviço de linha da empresa como a melhor representação.