8 estratégias de comunicação comprovadas para o local de trabalho

A comunicação, tanto interna quanto externa, é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Tão integral, na verdade, que você realmente deveria desenvolver uma estratégia detalhada para os esforços de comunicação da sua empresa. Aqui, vamos detalhar o que é exatamente uma estratégia de comunicação e oito exemplos de técnicas de comunicação eficazes para o local de trabalho.

Principais conclusões:

• Uma estratégia de comunicação é um plano detalhado que orienta os esforços de comunicação de uma empresa em diferentes canais. Ela abrange abordagens amplas e de pequena escala, reconhecendo a necessidade de tempo e atenção dedicados devido à complexidade da comunicação.
• Estratégias de comunicação eficazes impulsionam o cumprimento de metas e incentivam práticas comerciais colaborativas, principalmente a comunicação individual com os gerentes. Em uma escala maior, essas estratégias afetam positivamente o marketing, as relações com os clientes, a produtividade, o ambiente de trabalho e a inovação.
• Forneça instruções claras e concisas para a conclusão da tarefa, enfatizando a importância da comunicação direta para aumentar a eficiência e a competência.
• Utilize recursos visuais, como infográficos e diagramas, para simplificar ideias complexas e envolver o público de forma eficaz, reconhecendo que mais da metade das pessoas aprende visualmente.
• A promoção da colaboração entre departamentos garante o sucesso das estratégias de comunicação que envolvem vários canais. Obtenha feedback por meio de pesquisas anônimas ou questionários para ajustes oportunos, combatendo possíveis negligências nas estratégias de comunicação.

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O que são estratégias de comunicação?

Para simplificar, uma estratégia de comunicação é um plano que uma empresa faz para seus esforços de comunicação em vários canais. As estratégias de comunicação são abrangentes – elas respondem por todas as áreas e métodos de comunicação em que uma empresa pode se envolver.

Elas podem ser pequenas e grandes em escala, direcionadas e de grande alcance. Em sua essência, eles representam a importância do planejamento prévio nos negócios. Para executar objetivos complexos, é necessário que você se reúna com sua equipe de especialistas e desenvolva uma estratégia detalhada.

A comunicação em vários canais é um assunto complexo, com certeza, por isso é imperativo que sua empresa e seus líderes dediquem tempo para criar uma estratégia eficaz para isso. Neste artigo, detalharemos algumas coisas para se ter em mente ao criar uma estratégia de comunicação.

Benefícios de estratégias de comunicação eficazes

Há uma série de benefícios de estratégias de comunicação eficazes, sendo que o principal deles é que o desenvolvimento de tal estratégia o ajudará a atingir suas metas de comunicação com mais eficiência.

As estratégias que visam melhorar a comunicação um a um podem assumir a forma de treinar os gerentes da sua empresa em técnicas eficazes de comunicação interpessoal. Todos os gerentes, mas especialmente aqueles responsáveis por liderar equipes grandes e diversificadas, podem se beneficiar do treinamento profissional em gestão.

As reuniões individuais estão no centro das práticas comerciais colaborativas, portanto, é aconselhável investir tempo e recursos no desenvolvimento da capacidade do seu gerente de conduzi-las com competência.

Em uma escala maior, as estratégias de comunicação podem ajudar os esforços de marketing e divulgação da sua empresa. Seus clientes são seu ativo mais importante, o que torna o desenvolvimento de uma estratégia bem pensada para se comunicar com eles crucial para o sucesso geral de sua empresa.

Em suma, ter uma estratégia de comunicação eficaz aumentará a produtividade, criará um ambiente de trabalho mais positivo e estimulará a inovação.

Abaixo, veremos alguns exemplos de estratégias para uma comunicação eficaz no local de trabalho.

Saiba mais sobre estratégias de comunicação no local de trabalho em nosso vídeo:

8 estratégias de comunicação para um local de trabalho mais eficaz

1 – Use ferramentas de comunicação eficazes

Sua estratégia de comunicação só será tão eficaz quanto as ferramentas que você tiver para executá-la.

CloudTalk é um software avançado de contact center que facilita a execução de estratégias de comunicação complexas. Recursos como discador avançado e retorno de chamada aumentam a eficiência e a satisfação do cliente nas comunicações de telefonia, enquanto as integrações fáceis de implementar com os principais CRMs permitem que você crie estratégias de comunicação abrangentes para a sua empresa. As equipes voltadas para o cliente, como o suporte ao cliente ou o sucesso do cliente, podem depender muito de ferramentas como help desks, sistemas de emissão de tíquetes ou formulários de contato para conectar os clientes diretamente com a equipe de suporte. Nesses cenários, as ferramentas são essenciais para uma comunicação eficaz e uma experiência positiva para o cliente

Não importa quão ambiciosa seja sua estratégia de comunicação, CloudTalk o ajudará a torná-la realidade.

Se estiver procurando ferramentas que ajudem na comunicação interna, você deve consultar um software de RH como o Deel ou ferramentas de colaboração como o Slack.

2 – Reúna-se com os funcionários pessoalmente

Embora as circunstâncias tenham forçado muitos de nós a fazer cada vez mais negócios remotamente no último ano, acho que todos concordamos que está faltando algo em nossa comunicação com os colegas de trabalho.

Quando temos uma conversa cara a cara com alguém, acontece muita comunicação não verbal importante. Essas dicas não verbais moldam o fluxo da conversa mais do que você imagina e não devem ser negligenciadas. Além disso, é mais provável que as pessoas lhe dêem toda a atenção quando estiverem em sua presença física.

Portanto, embora isso não seja possível para todas as empresas, recomendamos que você faça reuniões e conferências importantes pessoalmente.

3 – Forneça instruções claras

Ser claro e direto sobre o que você está pedindo que um funcionário faça é praticamente a coisa mais importante que você pode fazer para garantir que as tarefas sejam concluídas de maneira oportuna e competente.

Fornecer instruções claras – tanto verbalmente quanto por escrito – literalmente preparará seus funcionários para o sucesso. Certifique-se de fazer isso!

4 – Use recursos visuais

Você sabia que mais da metade de todas as pessoas aprendem de forma visual? Não é de admirar, então, que quase toda estratégia de comunicação eficaz empregue o uso pesado de recursos visuais em seus materiais.

Os recursos visuais podem ajudar a explicar ideias complexas, especialmente quando fazem parte de uma apresentação para um grupo grande. Os infográficos e diagramas, em particular, podem transmitir estatísticas importantes relacionadas às suas metas de negócios. Os recursos visuais também são objetivamente mais atraentes para o público do que blocos de texto.

5 – Crie um ambiente aberto

As pessoas são mais inovadoras quando sentem que podem lançar ideias sem medo de serem ridicularizadas ou rejeitadas. É por isso que é tão importante trabalhar para criar um ambiente aberto em seu local de trabalho.

Uma maneira de fazer isso é organizar retiros de formação de equipe para seus funcionários, se o orçamento permitir. Os retiros podem ser modestos e extravagantes em escala, mas invariavelmente dão aos colegas de equipe a chance de se relacionar com interesses semelhantes fora do ambiente de trabalho.

Em um contexto de trabalho, você pode criar um ambiente aberto permitindo feedback anônimo durante as reuniões. Embora a ideia de anonimato possa aparentemente contrariar a abertura, permitir esse tipo de feedback pode realmente ajudar os funcionários a sentir que podem compartilhar o que quiserem sem medo de represálias. Esse tipo de liberdade e abertura não apenas fará com que seus funcionários se sintam mais confortáveis, mas também estimulará a inovação.

6 – Celebre as conquistas

Todos, independentemente de sua posição dentro de uma empresa, apreciam o reconhecimento por um trabalho bem feito. Os gerentes têm a responsabilidade não apenas de cumprimentar seus funcionários de tempos em tempos, mas também de estabelecer uma estrutura para que os funcionários dêem feedback positivo e críticas construtivas uns aos outros.

Existem aplicativos dedicados para facilitar esse tipo de feedback dentro da empresa. O Officevibe, por exemplo, pode solicitar feedback e elogios dos funcionários regularmente por meio de sua integração com o Slack. Esse é apenas um exemplo, no entanto. Convidamos você a ver o que está por aí e encontrar o melhor ajuste para sua empresa e seus funcionários.

7 – Conecte-se entre departamentos

A cooperação interdepartamental é fundamental para qualquer estratégia de comunicação bem-sucedida. A razão é simples: qualquer estratégia de comunicação que se preze abrangerá múltiplos canais de comunicação, contando assim com o apoio dos trabalhadores que as gerem.

Por exemplo, uma estratégia de comunicação desenvolvida por uma equipe de marketing que emprega o uso de conversas por telefone exigirá, sem dúvida, o apoio de atendentes de vendas.

Da mesma forma, uma estratégia de comunicação construída em parceria com influenciadores de mídia social precisará ser organizada e gerenciada com a ajuda de sua equipe de parceria de produtos e da divisão financeira. A lista continua, mas a mensagem é clara: a cooperação é crucial para o sucesso na comunicação.

8 – Esteja aberto ao feedback

Não importa quanto tempo você gaste desenvolvendo sua estratégia de comunicação, é provável que tenha havido alguns erros ou descuidos. Isso não é uma acusação às habilidades de ninguém, mas sim um subproduto natural da produção colaborativa. Considere exemplos de colaboração, como sessões de brainstorming em equipe ou projetos em grupo, que geram inovação e são métodos eficazes para desenvolver estratégias de comunicação. A desvantagem, porém, é que as equipes gerenciais geralmente são suscetíveis ao pensamento de grupo, potencialmente se convencendo da validade de uma ideia falha.

Por esse motivo, é extremamente importante que os líderes de sua empresa – as pessoas que desenvolveram a estratégia de comunicação mais ampla – estejam abertos ao feedback de todos os funcionários, independentemente de sua posição na empresa.

Uma boa maneira de facilitar esse feedback é por meio de pesquisas ou questionários anônimos. Sugerimos o envio dessas pesquisas aproximadamente um mês após a implementação de uma nova estratégia de comunicação. Dessa forma, as pessoas terão tempo suficiente para avaliar a estratégia por si mesmas, mas ainda será cedo o suficiente para fazer os ajustes necessários.

Conclusão

A ideia de desenvolver uma estratégia de comunicação abrangente para sua empresa pode parecer uma tarefa assustadora, e esperamos que algumas das dicas que fornecemos neste artigo ajudem você a traçar seu próprio caminho para o sucesso.

Se tivéssemos que lhe dar um último conselho de despedida, seria este: tome cuidado especial na construção de uma base para o sucesso nas comunicações da sua equipe.

Apostamos que o CloudTalk é a personificação dessa base sólida. Seu conjunto de mais de 50 recursos e mais de 30 integrações aumentará os recursos de comunicação da sua equipe e ajudará a liberar todo o seu potencial.

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