11 maneiras de melhorar sua estratégia de chamadas de saída

As chamadas de saída permitem que você interaja diretamente com clientes potenciais, apresente produtos ou serviços e crie relacionamentos que podem levar a conversões bem-sucedidas.

Em uma era digital em que os consumidores estão sobrecarregados com o marketing digital, uma chamada outbound bem elaborada e personalizada se destaca, chamando a atenção do consumidor. Portanto, otimizar sua estratégia de chamadas de saída é fundamental para que as empresas tenham sucesso e mantenham a competitividade.

Principais conclusões:

• Uma estratégia bem elaborada de chamadas outbound aborda questões como a melhoria das taxas de conversão e o aumento da satisfação geral do cliente por meio de interações personalizadas e solução eficiente de problemas.
• Uma estratégia de chamadas outbound permite o envolvimento proativo com os clientes, impulsionando a geração de leads, enriquecendo a interação com o cliente, aumentando as vendas, fornecendo insights valiosos e fortalecendo o reconhecimento da marca.
• Para medir a eficácia de sua estratégia de chamadas outbound, concentre-se na taxa de conversão, na taxa de sucesso das chamadas, na duração média das chamadas, nas métricas de geração de leads e no feedback dos clientes.
• O CloudTalk oferece um software de call center baseado em nuvem com mais de 100 recursos para melhorar suas chamadas de saída.

O que é uma estratégia de chamadas de saída?

Uma estratégia de chamadas outbound é uma abordagem sistemática que você pode usar para contatar proativamente clientes potenciais ou existentes por telefone. Essa abordagem visa comercializar produtos e serviços ou coletar informações para iniciar conversas que possam resultar em vendas ou melhorar o relacionamento com o cliente.

Benefícios da estratégia de chamadas de saída

Com a utilização eficaz das chamadas outbound, você pode obter feedback valioso, identificar novas oportunidades e construir relacionamentos mais sólidos com os clientes.

Graças a uma estratégia sólida de chamadas de saída, você poderá: :

• Melhore a geração de leads: As chamadas de saída identificam e envolvem clientes em potencial de forma eficaz, expandindo seu pipeline de vendas com leads qualificados, prontos para serem estimulados.
• Melhore o envolvimento do cliente: As chamadas diretas possibilitam interações personalizadas, permitindo que você atenda às necessidades e preferências específicas do cliente, elevando assim a experiência do cliente.
• Aumentar as oportunidades de vendas: Essa abordagem proativa facilita a promoção direta de produtos e serviços, abrindo oportunidades de upselling, cross-selling e fechamento de negócios com mais eficiência.
• Obtenha percepções valiosas: A interação com os clientes por telefone fornece feedback imediato e insights sobre o comportamento, as preferências e a satisfação do cliente, orientando os ajustes estratégicos.

Reforçar o conhecimento da marca: As chamadas regulares de saída mantêm sua marca na mente, reforçando sua presença no mercado e promovendo a fidelidade contínua do cliente.

11 maneiras de melhorar sua estratégia de chamadas de saída

Quer você pretenda aumentar as vendas, melhorar o envolvimento do cliente ou obter insights, essas estratégias fornecerão as ferramentas para atingir seus objetivos e elevar os esforços de divulgação da sua empresa.

#1 Analise sua estratégia e defina metas claras

Comece solicitando feedback sobre sua estratégia inicial a colegas de todos os níveis e esteja aberto às ideias deles para criar um plano robusto.

Defina claramente seus objetivos, como geração de leads ou conversão de vendas, e estabeleça metas realistas para manter sua equipe motivada.

Reavalie regularmente essas metas com base no desempenho e nas mudanças do mercado.

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são vitais para medir o sucesso. Os KPIs importantes são:

• Taxa de conversão: calculada dividindo o total de chamadas por leads bem-sucedidos, indicando o ROI da estratégia.

Índice de referência global: 2.35%

• Tempo médio de atendimento (AHT): visa a chamadas mais curtas para aumentar o número de clientes potenciais contatados.

Referência global: 6 minutos

• Pontuação de satisfação do cliente (CSAT): mede a satisfação do cliente, geralmente coletada por meio de pesquisas pós-chamada ou mecanismos de feedback.

Referência global: 75% – 80%

#2 Aproveitar a tecnologia para agilizar as operações

A utilização de ferramentas como discadores preditivos e integrações de CRM não apenas simplifica suas operações, mas também aprimora a personalização de cada conversa. Essas tecnologias aumentam a eficiência, permitindo que sua equipe se envolva em interações mais impactantes com clientes em potencial.

Além de aproveitar a tecnologia, o momento estratégico de suas chamadas desempenha um papel fundamental.

Programe-as para quando os clientes em potencial tiverem maior probabilidade de estarem disponíveis e receptivos. Estudos sugerem que o horário ideal é do meio para o final da tarde, especialmente às quartas e quintas-feiras. Com a ferramenta certa, você pode ajustar sua agenda de chamadas, otimizando-a para aumentar as chances de se conectar com seu público de forma eficaz.

Essa abordagem estratégica garante que seu alcance maximize o envolvimento e melhore a taxa geral de sucesso de suas campanhas.

#3 Scripts to Success: Equilíbrio entre estrutura e flexibilidade

Os roteiros servem como uma base crucial para orientar as conversas, mas é importante dar aos seus agentes a flexibilidade de se desviar deles conforme necessário.

Incentive a sua equipe a ouvir ativamente as respostas do cliente potencial e a ajustar a abordagem de acordo com elas. Essa adaptabilidade permite que os agentes personalizem sua comunicação em tempo real, abordando preocupações, perguntas ou interesses específicos que surgem durante a chamada.

Com isso, as conversas se tornam mais envolventes e personalizadas, melhorando significativamente a experiência do cliente.

#4 Enfatizar a proposta de valor

Sua equipe deve ter uma compreensão profunda da proposta de valor do seu produto ou serviço. Eles devem ser hábeis em explicar claramente como atendem às necessidades específicas dos clientes ou resolvem problemas, oferecendo motivos fortes e claros pelos quais são a melhor opção no mercado.

Treinar a sua equipe para destacar os principais benefícios e como eles se traduzem em vantagens reais para os clientes garante que a sua mensagem ressoe e seja memorável.

#5 Priorizar a qualidade em vez da quantidade

Em vez de simplesmente tentar aumentar o volume de chamadas feitas, enfatize a qualidade de cada interação para aumentar a progressão do lead no funil de vendas.

As chamadas de qualidade são caracterizadas por um envolvimento significativo, em que a conversa é adaptada às necessidades do cliente, os pontos problemáticos são abordados e são oferecidas soluções valiosas. Essas interações criam confiança, demonstram conhecimento e promovem uma conexão que vai além de um relacionamento transacional.

Para obter chamadas de alta qualidade, concentre-se na preparação completa e na escuta ativa. Antes de fazer uma ligação, pesquise o cliente potencial para personalizar a conversa, alinhando sua mensagem ao contexto e às necessidades específicas dele. Durante a chamada, pratique a escuta ativa para entender suas preocupações e responder com relevância e empatia.

A implementação de uma estratégia que valoriza a qualidade em vez da quantidade não apenas aumenta a probabilidade de conversões, mas também posiciona você como um consultor confiável e não apenas como mais uma pessoa que liga para tentar vender algo.

#6 Personalizar por meio da segmentação

Personalizar sua estratégia de divulgação por meio da segmentação do público-alvo é uma tática poderosa. Ao categorizar os clientes em potencial com base em dados demográficos, comportamentos ou interesses, você pode personalizar suas chamadas para que elas repercutam com mais eficácia em cada grupo.

Essa abordagem direcionada garante que sua comunicação seja relevante e atraente, aumentando significativamente a probabilidade de envolvimento e resposta.

Ao alinhar suas mensagens e ofertas com as necessidades e preferências específicas de cada segmento, você promove conexões mais fortes com seu público.

#7 Analisar métricas e refinar estratégias

It’s vital to regularly review key performance indicators (KPIs) such as call success rates, conversion rates, and feedback. These metrics offer valuable insights that can help you adapt your scripts, call timing, and strategies, leading to better results over time.

A flexibilidade é fundamental para otimizar as estratégias de chamadas outbound no cenário dinâmico das operações comerciais. Se você estiver tendo uma alta taxa de acerto, mas uma baixa conversão, talvez seja hora de reavaliar e acompanhar diferentes KPIs.

A eficácia das ferramentas e estratégias pode variar muito de um call center para outro, o que ressalta a importância do software de call center outbound.

Regularly gathering insights from your team and remaining adaptable allows you to discover the most effective strategy for your specific context. Stay open to change and leverage the power of outbound call center software to find the optimal strategy for your contact center.

#8 Priorizar o treinamento contínuo e incentivar o ciclo de feedback

Sessões regulares de treinamento não apenas aprimoram o conhecimento e a proficiência dos agentes, mas também aumentam a confiança e o envolvimento deles. Ao investir no desenvolvimento dessas pessoas, você promove uma cultura de excelência e adaptabilidade, capacitando sua equipe a prestar um serviço excepcional e a atingir seus objetivos comerciais com mais eficiência.

Além disso, crie um sistema em que os agentes possam compartilhar percepções e feedback de suas chamadas. Esse aprendizado coletivo traz ideias para ajustar estratégias, roteiros e abordagens.

#9 Use um Power Dialer para automatizar o processo de discagem

With a Power Dialer you can reach three times more prospects per day than with a conventional dialing procedure. It automatically dials phone numbers from a predetermined list. When a call is completed, the Power Dialer immediately moves on to the next number on the list, increasing efficiency by reducing the wait time between calls. 

A ferramenta também permite que você atribua campanhas de chamadas com scripts de chamadas e pesquisas aos agentes e simplifique o trabalho administrativo demorado ou repetitivo.

Confira mais sobre o Power Dialer em nosso vídeo sobre o software Sales Dialer:

#10 Use o recurso Clique para ligar para remover a discagem repetitiva

If you don’t want to use an automatic dialing system, CloudTalk’s Click-to-Call feature can keep things moving quickly even if your agents are initiating their calls manually. 

Em vez de ter que digitar manualmente os dígitos do número de telefone, o Click-to-Call permite que seus agentes simplesmente cliquem nos números de telefone dentro da interface do CloudTalk para iniciar suas chamadas de saída.

#11 Use números específicos da região para obter taxas de coleta mais altas

Regardless of where you’re from, odds are you’re more likely to pick up the phone if you recognize the caller’s area code. 

As pessoas são céticas em relação a números de telefone estrangeiros porque, em primeiro lugar, há apenas uma pequena chance de conhecer a pessoa do outro lado da linha e, em segundo lugar, dependendo da operadora, esses tipos de chamadas recebidas podem incorrer em taxas pesadas.

With International Numbers prospects are less likely to ignore your calls. You can improve your pick-up rates significantly by calling like a local anywhere in the world.

5 maneiras de medir a eficácia da estratégia de chamadas de saída

Medir a eficácia de sua estratégia de chamadas outbound é fundamental para que você entenda seu impacto e identifique as áreas que precisam ser melhoradas.

Aqui estão cinco ferramentas importantes para você avaliar o sucesso de suas iniciativas de outbound:

1. Taxa de conversão:
Essa métrica rastreia a porcentagem de chamadas de saída que atingem com êxito o resultado pretendido, seja uma venda, um compromisso ou outra ação específica. Uma taxa de conversão mais alta indica uma estratégia de chamadas mais eficaz, refletindo diretamente a qualidade dos seus leads e a eficiência do seu discurso de vendas.

Índice de referência global: 2.35%

2. Taxa de sucesso de chamadas:
Meça a proporção de chamadas que resultam em um envolvimento positivo, como uma conversa concluída, em comparação com aquelas que não alcançam o cliente potencial ou terminam em rejeição. Isso ajuda a avaliar o alcance geral e a recepção de seus esforços de chamada.

Benchmark global: pode variar entre os setores, para negócios %-50%

3. Duração média da chamada:
Analisar a duração de suas chamadas pode oferecer insights sobre o envolvimento e o interesse do cliente. Chamadas mais longas geralmente sugerem um nível mais alto de interesse ou uma conversa mais aprofundada, o que pode indicar uma estratégia de envolvimento bem-sucedida.

Referência global: 5 minutos e 2 segundos (302 segundos)

4. Métricas de geração de leads:
Acompanhe quantos novos leads ou clientes potenciais são gerados por meio de suas atividades de chamadas de saída. Isso não apenas mede a eficácia de sua estratégia de geração de leads, mas também ajuda a prever o potencial de vendas futuras.

Benchmark global: Varia de acordo com o setor.

5. Feedback e satisfação do cliente:
A coleta de feedback de clientes potenciais ou clientes durante ou após as chamadas pode fornecer informações valiosas sobre como sua estratégia de saída é percebida. As pontuações ou o feedback de satisfação do cliente podem destacar os pontos fortes e apontar as áreas que precisam ser aprimoradas.

Referência global: 75% – 80%

Ao monitorar de perto essas métricas, você pode aprimorar suas estratégias de chamadas outbound, melhorar as interações com os clientes e, por fim, gerar melhores resultados de vendas.

Resumo

O software de call center baseado em nuvem da CloudTalk é equipado com mais de 100 recursos avançados projetados para aprimorar significativamente sua estratégia de chamadas outbound.

Com sua interface amigável, você pode personalizar sem esforço sua abordagem de chamadas de saída, garantindo que nossos recursos se integrem perfeitamente a diversas técnicas de vendas.

Além disso, o CloudTalk foi criado para crescer com a sua empresa, oferecendo soluções escalonáveis que se adaptam às suas necessidades de expansão.