27 Saudações de correio de voz habilmente elaboradas para comunicação empresarial

Os relatórios mostram que cerca de 80% das pessoas que ligam para o correio de voz não deixam mensagens. Mas uma saudação de correio de voz marcante os incentivará a fazer isso e tudo o que você precisa fazer é responder.

O correio de voz é uma ferramenta útil que permite que os clientes interajam com você, mesmo que não possam entrar em contato com você no momento determinado. Motive seus clientes a deixar uma mensagem para você criando saudações telefônicas profissionais notáveis que ninguém abandonará.

Você não sabe como deve ser uma saudação profissional? Abaixo, você encontrará 27 mensagens de saudação elaboradas por especialistas que podem ser usadas em diversas ocasiões. Continue lendo!

Principais conclusões:

• Adapte sua saudação para refletir a personalidade da sua marca e dirigir-se ao seu público específico, fazendo com que cada pessoa que liga se sinta valorizada.
• A clareza é importante: Mantenha sua mensagem clara e concisa, garantindo que os autores das chamadas saibam exatamente quais informações devem ser deixadas e o que esperar em seguida.
• Inclua informações Essential: Sempre informe o nome de sua empresa, o motivo da indisponibilidade e uma solicitação de detalhes do autor da chamada.
• Direcione os autores das chamadas adequadamente: Ofereça maneiras alternativas para que os autores das chamadas encontrem informações ou obtenham assistência, como visitar seu website.
• Ação imediata: Incentive as pessoas que ligam a deixar uma mensagem e garanta a elas uma resposta em tempo hábil, demonstrando respeito pelo tempo e pela consulta delas.

O que é uma boa saudação de correio de voz para empresas?

A saudação ideal é atualizada, clara, precisa e informativa. Ela deve incluir o nome da sua empresa e uma expressão de arrependimento por você não ter atendido a ligação. Além disso, você deve solicitar que o autor da chamada saia:

• suas informações de contato
• o motivo de sua chamada
• quaisquer outros detalhes que você possa precisar para fazer um acompanhamento eficaz.

Além disso, uma boa saudação de correio de voz comercial geralmente inclui um prazo estimado para o retorno da ligação, o que estabelece expectativas realistas para quem liga.

É vantajoso incorporar métodos ou recursos alternativos de contato, como direcionar quem liga para o seu site para obter respostas imediatas a perguntas comuns. Essa abordagem demonstra o compromisso da sua empresa com o atendimento ao cliente e a eficiência.

Por que as saudações do correio de voz são importantes?

De acordo com a Nectafy, 88% das pessoas que pesquisam uma empresa local ligam ou visitam o escritório em 24 horas. Mas se sua empresa não tem muito mais a oferecer além de um sinal de ocupado, há uma boa chance de que quem ligou desligue e procure outra empresa.

Obviamente, você não pode atender todas as suas chamadas imediatamente. Por esse motivo, você precisa preparar uma saudação profissional de telefone comercial.

7 elementos-chave de uma saudação telefônica profissional

Uma saudação telefônica profissional é a sua primeira oportunidade de apresentar uma imagem positiva e eficiente de você ou da sua empresa. Ele define o tom da interação e pode afetar significativamente a percepção do autor da chamada.

As saudações do correio de voz têm uma estrutura básica do que devem conter. Segui-lo pode ser a base para você criar uma mensagem perfeita.

Aqui estão os componentes essenciais que você deve incluir para uma saudação profissional eficaz:

1. Crie uma recepção calorosa

A saudação inicial deve ser amigável e calorosa, mostrando ao autor da chamada que ele é apreciado.

Exemplo:“Hello” ou“Good [morning/afternoon/evening]”

2. Apresente-se a você mesmo

Apresente-se imediatamente e apresente sua empresa ou departamento. Isso confirma para o autor da chamada que ele chegou ao lugar certo e dá um toque pessoal.

Exemplo: “Você chegou ao CloudTalk, departamento de vendas. Meu nome é …”

3. Ofereça assistência

Após a apresentação, expresse sua disposição em ajudar. Uma simples pergunta convida a pessoa que está ligando a declarar seu objetivo e demonstra que você está pronto para ajudar.

Exemplo:“Como posso ajudar você hoje?“

4. Ofereça orientação clara

Orientar os autores das chamadas sobre o que fazer em seguida. A clareza é fundamental, seja para navegar em um menu de telefone ou para explorar opções alternativas de contato.

Exemplo: “Se você estiver ligando sobre um pedido existente, pressione 1. Se você quiser ajuda para fazer um novo pedido, pressione 2.“

5. Mencione o tempo de resposta e faça um apelo à ação

É útil para o autor da chamada saber quando ele pode esperar ser contatado. Portanto, mencione um tempo de resposta esperado. Forneça também uma chamada para ação, como deixar uma mensagem ou solicitar a identidade do autor da chamada e o motivo pelo qual ele entrou em contato com você.

Exemplo: “Entrarei em contatocom você dentro de 24 horas”. / “Por favor, deixe uma mensagem após o sinal. Diga seu nome e o motivo da sua ligação.“

6. Simplifique e concentre-se

Mantenha sua saudação clara e direta. Tente compartilhar o que é necessário em 20 a 25 segundos e evite frases muito complexas ou jargões do setor que possam confundir o autor da chamada.

7. Use um tom profissional

Use um tom profissional em toda a sua saudação. Isso inclui ser educado, usar linguagem adequada e manter um comportamento positivo.

Você também pode incluir o seguinte, dependendo da situação:

• Um pedido de desculpas pela sua indisponibilidade e uma breve explicação;
• Agradeça ao autor da chamada por ter reservado um tempo para deixar a mensagem;

DICA PRO: se você tiver clientes em fusos horários diferentes, não se esqueça de incluir o horário comercial e o fuso horário, para que você se comunique com precisão e defina as expectativas.

27 Scripts de saudações profissionais para correio de voz comercial

Explore nossa coleção selecionada de 27 saudações profissionais para correio de voz de empresas, cada uma delas criada para transmitir eficiência, cordialidade e profissionalismo. Esses exemplos garantem que eles se sintam valorizados mesmo quando você não pode atender ao telefone.

Saudações de correio de voz para empresas

1. Mensagem de correio de voz comercial padrão

Essa é uma saudação que é reproduzida quando você está no trabalho, mas no momento não está disponível por qualquer motivo. Por exemplo, você está participando de uma reunião.

Você pode mantê-lo por mais tempo, mas ainda na taxa recomendada de no máximo 30 segundos.

EXEMPLO: “Olá, você chegou a <nome da empresa>. Lamentamos, mas não podemos atender sua chamada no momento. Deixe seu nome, informações de contato e o motivo do contato. Um de nossos membros da equipe entrará em contato com você o mais breve possível. Você também pode visitar nosso site [company website URL] para obter mais opções. Obrigado por entrar em contato conosco.”

2. Mensagem de correio de voz personalizada em espera

Isso é o que o cliente ouve quando está na fila, já que todos os seus agentes estão cuidando de outro caso no momento. Os clientes podem esperar na fila ou deixar uma mensagem de voz imediatamente.

EXEMPLO: “Prezado chamador, lamentamos, mas todos os nossos agentes estão ocupados no momento. Por favor, permaneça na linha e um agente atenderá a sua chamada assim que possível. Você também pode optar por deixar uma mensagem. Obrigado pela sua paciência.”

3. Mensagem de correio de voz fora do escritório

Se sua equipe estiver ausente, recomendamos personalizar mensagens específicas para esses fins. É especialmente útil se você deseja que os clientes saibam que seu escritório está disponível em horários de funcionamento específicos. Dessa forma, você define uma expectativa de quando os clientes podem entrar em contato com você ou quando eles podem tentar entrar em contato com você.

EXEMPLO: “Olá, você chegou a <nome da empresa>. No momento, não podemos atender à sua chamada. Nosso horário de funcionamento padrão é das 9h às 17h, de segunda a sexta-feira.

Você pode visitar nosso site para obter informações relacionadas. Se você quiser nos deixar uma mensagem, forneça seu nome, número e motivo da ligação. Entraremos em contato com você. Obrigado a você”.

4. Saudações do correio de voz para chamadas recebidas após o horário comercial

Para aqueles momentos em que os clientes ligam fora do horário normal de funcionamento, é fundamental que você tenha uma saudação que informe quando eles podem esperar uma resposta.

EXEMPLO: “Obrigado por ligar para você [company name]. Nosso escritório está fechado no momento. Nosso horário comercial é de [start time] para [end time]De segunda a sexta-feira.

Deixe seu nome, número de telefone e uma breve mensagem, e retornaremos sua ligação quando nosso escritório reabrir. Para obter mais informações, visite nosso site em [website URL]. Obrigado a você!”

5. Saudações de correio de voz para o número de telefone celular da sua empresa

Ao usar um telefone celular comercial, você quer uma saudação que seja profissional, mas pessoal. Este exemplo atinge o equilíbrio certo:

EXEMPLO: “Oi, você chegou a [your name] com [company name]. No momento, não estou disponível para atender sua chamada. Deixe seu nome, número e uma mensagem detalhada, e eu retornarei sua ligação assim que possível. Obrigado por entrar em contato e espero poder falar com você em breve.”

6. Resposta imediata por e-mail Correio de voz

Se o e-mail for o seu método de contato preferido, deixe que o correio de voz reflita isso para incentivar os ouvintes a usá-lo.

Esse script apresenta o e-mail como um canal de comunicação mais rápido e eficiente, orientando os autores das chamadas a utilizá-lo.

EXEMPLO: “Olá, aqui é [name] de [company]. Para obter uma resposta imediata, envie-me um e-mail para [insert email address], e eu garanto uma resposta até o final do próximo dia útil. Se o seu assunto não for urgente, deixe suas informações de contato e eu entrarei em contato com você. Desejo a você um ótimo dia”.

7. Mensagem de correio de voz para direcionar perguntas específicas

Para evitar que você perca tempo com chamadas que poderiam ser melhor atendidas por outra pessoa ou por outros meios, esta mensagem de correio de voz oferece instruções claras para consultas comuns.

EXEMPLO: “Olá, aqui é[your name]. Para perguntas sobre [X reason]Você deve entrar em contato com [alternate contact] ou [visite nosso site, envie um e-mail]. Para todos os outros casos, deixe seu nome e uma mensagem curta, e prometo retornar sua ligação dentro de um mês. [one to three] dia[s] útil[eis]“.

8. Script informativo de correio de voz para consultas gerais

Esse script de correio de voz deve direcionar eficientemente os autores das chamadas para as informações mais solicitadas, economizando tempo tanto para o autor da chamada quanto para a sua equipe. Ele fornece um caminho direto para a obtenção de informações e ainda oferece a opção de contato pessoal, se necessário.

EXEMPLO: “Oi, você se conectou com [company]. Para obter detalhes sobre [X], nossa [página do Facebook, site da empresa, etc.] é um ótimo recurso. Você tem interesse em saber mais sobre [Y]? Confira [página específica em nosso site, nosso canal do YouTube, etc.].

Se você tiver mais perguntas ou simplesmente quiser falar com alguém da nossa equipe, deixe seu nome e número de contato e entraremos em contato com você imediatamente.”

9. Solicitação de horário conveniente para retorno de chamada

Informe os autores das chamadas sobre a sua vontade de se conectar, solicitando que eles deixem um horário preferido para você retornar a ligação, demonstrando seu compromisso de não perder a chance de conversar.

EXEMPLOS: “Olá, aqui é você [company name]. Desculpe por não termos atendido sua ligação! Gostaríamos muito de entrar em contato com você. Por favor, deixe seu nome, número de telefone, por que você está ligando e qual seria o melhor horário para retornar sua ligação – queremos ter certeza de que você será atendido da próxima vez. Esperamos falar com você em breve.”

“Obrigado por ligar para [your company]. Estamos ansiosos para falar com você. Deixe-nos ligar de volta para você assim que estivermos disponíveis, deixando seu nome, informações de contato e o motivo da sua ligação. Que você tenha um ótimo dia”.

Férias, feriados e deixar saudações no correio de voz

10. Mensagem de correio de voz de feriado

As empresas geralmente não trabalham durante feriados, como Natal ou Páscoa. Você precisa informar um cliente quando você estará de volta.

Essa saudação também pode ser um pouco mais informal, pois os feriados são épocas alegres do ano.

EXEMPLO: “Olá, <nome da empresa/nome da equipe> está fora do ar até que [date]. Faremos questão de ligar para você imediatamente quando retornarmos. Se sua solicitação for urgente, envie-nos um e-mail para [company email address]. Obrigado. Tenha um ótimo feriado.”

11. Correio de voz de licença parental

Ah, a alegria de dar as boas-vindas a um novo membro da família! Se você tiver recebido licença parental, considere usar um script de correio de voz que direcione as pessoas que ligam para outro ponto de contato e mostre um pouco da sua personalidade.

Você não precisa se ater a um tom formal; sinta-se à vontade para personalizar a mensagem para refletir seu estilo.

EXEMPLO: “Olá, você ligou para [your name and title]. No momento, estou em licença parental até [date]. Enquanto isso, encaminhe todas as ligações telefônicas para [alternate contact name] em [phone number] e e-mails para [email address]. Obrigado, e vejo você em [month you’ll be back in the office].”

12. Mensagem de correio de voz de férias aventureiras

Para dar um toque de humor à sua mensagem de correio de voz de férias, sinta-se à vontade para personalizar o exemplo dado. É uma maneira divertida de contar aos seus interlocutores sobre suas aventuras. Lembre-se de mencionar quando você voltará para se reconectar.

EXEMPLO: “Oi, aqui é você [your name]. Talvez eu esteja partindo em uma aventura [Você pode estar em uma viagem pela América do Sul, navegando pelas densas selvas de Bornéu, mergulhando com baleias em Galápagos ou, muito possivelmente, em uma viagem com jet lag, pesquisando “Os escorpiões negros são mortais” ou procurando um protetor solar extra forte.

Estarei fora de alcance até que você [date]. Deixe seu nome e o motivo da ligação, e eu entrarei em contato com você assim que voltar.”

13. Correio de voz de demissão

Quando se trata de mudar para novas oportunidades, é útil ter um script de correio de voz pronto para a sua antiga empresa que informe os autores das chamadas sobre a sua saída de maneira positiva e informativa. A inclusão de uma nota pessoal sobre “novas aventuras” dá um toque amigável e transmite entusiasmo sobre o seu próximo capítulo.

EXEMPLO: “Olá, [Person’s name] está em busca de novas aventuras e não está mais com você. [Company name]. Encaminhe todas as solicitações futuras para [new or interim person’s name] em [phone number]. Obrigado por você ter ligado!”

Saudações de correio de voz para empresas específicas

14. Saudações de correio de voz para os profissionais de vendas

Criar a impressão certa é essencial para os profissionais de vendas.

Essa saudação incentiva os clientes em potencial a deixarem suas informações para um acompanhamento imediato:

EXEMPLO: “Olá, e obrigado por ligar para o departamento de vendas da [company name]. Todos os nossos profissionais de vendas estão atendendo a outros clientes no momento ou você ligou fora do horário comercial, que é [start time] para [end time].

Deixe seu nome, informações de contato e uma breve mensagem sobre o que você está procurando, e teremos prazer em retornar sua ligação e ajudá-lo. Obrigado por você considerar [company name] para as necessidades de vocês”.

15. Saudações de correio de voz para consultórios médicos

Em um consultório médico, uma saudação de correio de voz precisa equilibrar a urgência com instruções para situações não emergenciais.

EXEMPLO: “Obrigado por ligar para você [medical office/doctor’s name]. No momento, não estamos disponíveis para atender sua chamada. Se for uma emergência médica, ligue para o 911 ou vá para o pronto-socorro mais próximo.

Para agendamentos e todas as outras consultas, deixe seu nome, número de contato e uma breve mensagem, e entraremos em contato com você assim que possível. Nosso horário normal de atendimento é [hours and days]. Obrigado por ligar para você [medical office/doctor’s name].”

16. Saudações de correio de voz para corretores de imóveis

Para corretores de imóveis, uma boa saudação no correio de voz pode ser o início de um novo relacionamento com o cliente. Esse exemplo convida os possíveis compradores e vendedores a deixarem seus dados:

EXEMPLO: “Olá, você ligou para [your name]Você é um agente imobiliário dedicado na [real estate company]. No momento, estou atendendo a outro cliente ou fora do escritório.

A ligação de vocês é muito importante para mim. Deixe seu nome, informações de contato e detalhes sobre a propriedade na qual você está interessado, e eu entrarei em contato com você assim que possível. Obrigado por você ter escolhido [real estate company]onde transformamos a casa dos seus sonhos em realidade”.

17. Saudação de correio de voz para escritórios de advocacia

Em um escritório de advocacia, as saudações do correio de voz devem transmitir profissionalismo e confidencialidade. Aqui está um exemplo que faz as duas coisas:

EXEMPLO: “Obrigado por ligar para você [law firm name]. Nosso escritório está fechado no momento ou estamos em uma consulta. Deixe seu nome, informações de contato e a natureza da sua consulta jurídica após o sinal sonoro.

Tratamos todas as chamadas com confidencialidade e prioridade. Retornaremos sua ligação durante nosso próximo horário comercial, que é [hours and days]. Obrigado por você ter escolhido [law firm name]onde suas necessidades jurídicas são nossa maior prioridade”.

18. Saudação de correio de voz para pequenas empresas e startups

Para pequenas empresas e startups, cada chamada é uma oportunidade em potencial para criar relacionamentos, aumentar sua rede ou fazer uma venda. Uma saudação de correio de voz concisa e amigável pode fazer uma grande diferença, demonstrando profissionalismo e cordialidade, mesmo quando você não pode atender ao telefone.

É a sua chance de deixar uma impressão positiva, incentivar um maior envolvimento e transmitir informações importantes de forma sucinta.

EXEMPLO: “Olá! Você alcançou [Your Business Name]. Estamos com todas as mãos no convés neste momento, trazendo a você o melhor [product/service] possível, e você não pode atender o telefone.

Deixe seu nome, número e uma breve mensagem. Estamos ansiosos para chat com você! Além disso, visite nosso site em [Website URL] Para informações rápidas. Obrigado por ligar para você [Your Business Name], onde grandes ideias e ótimos serviços se encontram. Falo com você em breve!”

19. Saudação de correio de voz para os setores de hospitalidade e serviços

Uma saudação bem elaborada pode garantir aos seus clientes que a satisfação e o conforto deles são suas principais prioridades, mesmo quando você não pode atender ao telefone.

É uma oportunidade de transmitir cordialidade, profissionalismo e a essência do seu serviço, ao mesmo tempo em que você fornece informações essenciais.

EXEMPLO: “Obrigado por ligar para você [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name]onde a sua experiência é a nossa maior prioridade. Infelizmente, não podemos atender sua ligação no momento. É provável que estejamos ajudando outros hóspedes ou clientes.

Deixe seu nome, número de contato e o motivo da ligação. Se você estiver ligando para fazer ou alterar uma reserva, perguntar sobre nossos serviços ou fazer alguma solicitação especial, queremos saber e prometemos entrar em contato com você o mais rápido possível.

Para obter assistência imediata ou para saber mais sobre nossos serviços e ofertas, visite nosso site em [Website URL]. Obrigado por você ter escolhido [Your Company Name]e estamos ansiosos para tornar sua experiência excepcional. Que você tenha um dia maravilhoso!”

20. Saudação de correio de voz para instituições educacionais

Para instituições educacionais, uma saudação de correio de voz serve como um importante ponto de contato para alunos, pais e funcionários, fornecendo-lhes informações essenciais e tranquilidade quando a comunicação direta não é possível.

É uma oportunidade de expressar o compromisso da instituição com a educação e o suporte e, ao mesmo tempo, orientar as pessoas que ligam para as próximas etapas.

EXEMPLO: “Obrigado por ligar para você [School/College/University Name]. No momento, não estamos disponíveis, mas entraremos em contato com você assim que possível. Deixe seu nome, informações de contato e o motivo da ligação.

Para obter assistência imediata, visite nosso site em [Website URL] para ver as perguntas frequentes e obter mais informações. Agradecemos a sua ligação e esperamos apoiar a sua jornada educacional.”

Saudações de correio de voz para diferentes departamentos

21. Saudações de correio de voz para recepções

As primeiras impressões contam, e a saudação do correio de voz da recepção geralmente é a primeira interação que alguém tem com a sua empresa. Torne-o acolhedor e útil:

EXEMPLO: “Olá, você chegou à recepção do [company name]. No momento, estamos em outra chamada ou fora do escritório.

Deixe seu nome, número e o motivo da ligação, e nós garantiremos que a pessoa apropriada entre em contato com você o mais rápido possível. Obrigado por ligar para você [company name]onde seu interesse é apreciado”.

22. Saudações de correio de voz para o número de telefone do atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente consiste em garantir que seus clientes se sintam ouvidos e ajudados, mesmo que seja por meio de uma mensagem de voz.

Essa saudação define o tom certo para o suporte ao cliente:

EXEMPLO: “Você ligou para a equipe de atendimento ao cliente em [company name]. Lamentamos não ter atendido sua ligação. Nossa equipe está disponível a partir de [start time] para [end time]De segunda a sexta-feira.

Deixe seu nome, número de contato e o motivo da ligação, e um de nossos representantes de atendimento ao cliente entrará em contato com você assim que possível. Obrigado por você ter escolhido [company name].”

Saudações do correio de voz de vendas

23. Mensagem de correio de voz para o departamento de vendas

Essa saudação não apenas ressalta a dedicação da equipe de vendas ao sucesso do cliente, mas também sugere sutilmente a alta demanda e a eficácia de seus serviços.

Essa é uma maneira inteligente de comunicar a proposta de valor da empresa e, ao mesmo tempo, gerenciar as expectativas dos autores das chamadas.

EXEMPLO: “Olá, você discou para o Departamento de Vendas da [Company name]. Os membros da nossa equipe estão atualmente auxiliando outros clientes, ajudando-os a [insira a meta, como “alcançar 25% de crescimento por meio da simplificação das operações de RH”], e não posso atender sua ligação agora.

Por favor, deixe seu nome, o nome da sua empresa e seu número de telefone, e entraremos em contato com você o mais rápido possível. Agradecemos a ligação de vocês!”

24. Destaque as promoções em seu correio de voz

Informe os autores das chamadas sobre promoções atuais, atualizações ou lançamentos de novos produtos. Assim, você pode responder de forma conveniente a algumas de suas perguntas antecipadamente.

EXEMPLO: “Obrigado por você ter entrado em contato com [company name]. Parece que você está interessado em nosso mais recente [novo produto, negócio, oferta].. Também estamos entusiasmados com isso!

Deixe seu nome, número de contato e o horário mais conveniente para entrarmos em contato com você. Estamos ansiosos para responder a quaisquer perguntas que você possa ter e compartilhar as últimas atualizações de [company name] com você. Estamos ansiosos para conversar com você e lhe desejamos um dia maravilhoso!”

25. Correio de voz de realização de vendas

Utilizar o correio de voz para alimentar leads potenciais é uma medida inteligente para qualquer profissional de vendas. Esse script permite que você destaque brevemente como agrega valor aos seus clientes, lembrando aos autores das chamadas a sua proposta de venda exclusiva.

É também uma maneira inteligente de informar as pessoas que podem ter discado seu número por engano sobre o que você faz.

EXEMPLO: “Olá, você discou para[your name] em [your company]. Atualmente, estou ajudando outras pessoas – possivelmente capacitando-as [type of company] para alcançar [resultados X, como “dobrar seus leads em 50 dias”, “recrutar talentos de engenharia de primeira linha”, “aumentar a conversão de clientes em 25%”].

Deixe seus dados de contato e vamos explorar como podemos replicar esses sucessos para a sua empresa.”

Saudações curtas e engraçadas para o correio de voz

26. Saudação simples do correio de voz

Seus clientes são ocupados, e você também. Opte por essas breves saudações de correio de voz para chegar rapidamente ao ponto principal e solicitar que você deixe uma mensagem.

EXEMPLOS: “Oi! Obrigado por ligar para você [company name/your name]. Deixe-nos uma breve mensagem e entraremos em contato com você o mais rápido possível. Que você tenha um ótimo dia!”

“Você alcançou [company name]. Não podemos atender sua ligação agora, deixe-nos ligar para você de volta! Deixe-nos seu nome, número de telefone, o motivo da ligação e o melhor horário para retornar a ligação – não queremos perder você novamente. Falo com você em breve”.

27. Mensagem engraçada de correio de voz

Quando conversamos informalmente, você pode tentar usar o humor em sua mensagem. Essa abordagem é realmente eficaz para manter a atenção dos clientes, pois eles geralmente se divertem e querem saber qual é o seu objetivo.

Ainda assim, avalie se esse tipo de saudação de telefone é apropriado para a imagem da sua marca. Ele pode funcionar com setores criativos, mas não com setores estritamente profissionais, como o financeiro.

EXEMPLOS: “Olá, você acess ou<seu nome> Em <nome da empresa>. Estamos ocupados salvando o mundo com <Acrescente o que sua empresa faz de melhor>. Se você quiser saber mais sobre como fazemos isso, deixe seu nome e número de telefone, e entraremos em contato com você assim que nossa missão estiver concluída. O que deve ser muito em breve. Obrigado!”

“Este é o Bond. James Bond. Ok, não é Bond, mas eu gostaria que fosse. É realmente [your last name], [your first name], [your last name]. No momento, estou em uma missão, talvez não para salvar o mundo com o MI6, mas prometo retornar sua ligação até amanhã, no máximo. Espero que você esteja tendo um ótimo dia”.

8 práticas recomendadas para saudações telefônicas

As primeiras impressões são vitais, especialmente ao telefone, em que sua voz e suas maneiras definem o tom de toda a conversa. Uma saudação profissional e amigável pode fazer toda a diferença no atendimento ao cliente, nas relações comerciais e na comunicação cotidiana.

Há vários atributos de saudações telefônicas comerciais de alta qualidade que você precisa ter em mente.

1. Seja pontual e positivo

Atenda o telefone nos primeiros toques e comece com um tom caloroso e positivo. Uma saudação rápida e alegre mostra que você valoriza o tempo de quem liga e cria uma atmosfera acolhedora. Sorria ao gravar sua saudação telefônica. Isso pode parecer bobagem, mas quando você está sorrindo, os ouvintes podem perceber que você é otimista, aberto e amigável.

2. Apresente-se a você e à sua empresa

Logo de cara, informe ao autor da chamada que ele está no lugar certo, dizendo seu nome e o da empresa. Isso não apenas confirma para o autor da chamada que ele discou o número correto, mas também personaliza a interação desde o início.

3. Fale de forma clara e lenta

A clareza e o ritmo são fundamentais. Fale claramente e em uma velocidade moderada para garantir que o autor da chamada entenda cada palavra. Isso é especialmente importante em um ambiente profissional em que a falta de comunicação pode gerar confusão ou frustração.

4. Esteja preparado para ajudar

Sinalize que você está pronto para ajudar, perguntando como pode ajudar a pessoa que está ligando. Frases como“Como posso ajudar você hoje?” demonstram o desejo de oferecer apoio e direcionar a conversa de forma produtiva.

5. Ofereça alternativas se não estiver disponível

Se a pessoa com quem você está tentando falar não estiver disponível, é fundamental oferecer métodos alternativos de contato ou aceitar uma mensagem. Oferecer opções demonstra consideração pelas necessidades do autor da chamada e garante que sua solicitação será atendida.

6. Seja original

Algumas frases, como “Sua ligação é importante para nós“,foram usadas tantas vezes que não causam mais uma boa impressão em quem liga. Mantenha a saudação original. Você pode até ousar e usar o humor.

7. Facilite o ouvido

Certifique-se de que não haja ruído de fundo durante a gravação. Isso pode dificultar a compreensão da saudação do correio de voz. Além disso, mantenha suas saudações pessoais e fáceis de ouvir. Fale de forma clara e lentamente. Você não deve ser muito robótico.

8. Seja breve e eficiente

Não se esqueça de que uma das finalidades do correio de voz também é economizar o tempo dos clientes. Evite gravar saudações de 2 minutos com um monte de informação que não é relevante. Mantenha ela curta e direta ao ponto. A duração recomendada é entre 24 a 30 segundos no máximo, caso contrário, quem ligou pode desligar no meio da sua mensagem.

DICA PRO: se necessário, você pode garantir a qualidade das suas saudações usando dubladores profissionais.

Defina as saudações telefônicas comerciais com um sistema telefônico virtual

Se você estiver tendo dificuldades com as saudações do correio de voz, não se preocupe. Hoje em dia, você pode contar com um software de call center virtual, como o CloudTalk, para lhe dar uma mãozinha. Com várias ferramentas e recursos úteis que você não pode ter ao usar um telefone fixo, ele pode facilitar muito o seu trabalho e o da equipe de suporte ao cliente.

Com um sistema telefônico virtual, você pode:

• Defina grupos específicos de acordo com suas necessidades e classifique as chamadas recebidas em grupos(redirecionamento de chamadas). O autor da chamada seria, portanto, redirecionado para o agente certo para o seu problema.
• Defina seu horário de funcionamento dentro do aplicativo. Você também pode programar todas as chamadas e mensagens recebidas após o horário comercial para serem redirecionadas para um determinado número.
• Grave todas as chamadas para que possam ser analisadas posteriormente.

Ao usar ferramentas como o Cloudtalk, você também pode configurar quantas saudações profissionais personalizadas por telefone comercial desejar e configurar quando quiser que cada uma seja reproduzida.

Os sistemas telefônicos virtuais permitem que você prepare vários outros tipos de mensagens, por exemplo:

• Saudação de boas-vindas – uma mensagem de voz padrão que os clientes ouvirão ao ligar para a sua central de atendimento.
• Resposta interativa de voz (IVR) – um menu fácil de usar que fornece informações relevantes aos autores das chamadas ou os ajuda a escolher o agente/departamento certo para um determinado problema.

Você precisa de um sistema telefônico virtual potente e fácil de usar para a sua empresa?

O CloudTalk é um software avançado que pode levar suas saudações de correio de voz a um nível totalmente novo. Nossos recursos funcionam perfeitamente para grandes empresas, bem como para empresas menores e em crescimento. Confira todos os recursos avançados do CloudTalk e experimente-o gratuitamente!

Conclusão

Ter uma saudação profissional no correio de voz é parte integrante da estrutura de comunicação da sua empresa. A mensagem certa pode melhorar significativamente a imagem da sua empresa, tranquilizar os autores das chamadas quanto à sua importância e agilizar o processo de atendimento ao cliente.

Ao selecionar ou personalizar uma das 27 saudações profissionais de correio de voz que compartilhamos, você não apenas estabelece um alto padrão de interação com o cliente, mas também garante que todas as chamadas, mesmo as perdidas, contribuam positivamente para a reputação da sua empresa.

Lembre-se de que o objetivo de suas saudações de correio de voz é fazer com que cada pessoa que liga se sinta ouvida e respeitada, abrindo caminho para futuros compromissos frutíferos.