De toekomst van communicatie: VoIP-nummers en hoe ze werken

Volgens interne onderzoeken van Telzio kan het gemiddelde bedrijf tussen de 30 en 50% kosten besparen door over te stappen op VoIP. Een VoIP-nummer biedt een combinatie van flexibiliteit, kostenefficiëntie en geavanceerde functionaliteiten.

In tegenstelling tot traditionele telefoonlijnen maakt VoIP gebruik van het internet om gesprekken mogelijk te maken vanaf elk toestel met internettoegang – waardoor je connectiviteit verbetert zonder je te binden.

Als je dit soort cijfers graag voor je bedrijf ziet, lees dan verder!

Belangrijkste opmerkingen:

• VoIP-nummers bieden flexibiliteit en kostenbesparingen, waardoor je overal vandaan kunt bellen met een internetverbinding. Er zijn geen geografische beperkingen of extra kosten.
• VoIP-nummers kunnen gratis en vanity-opties bevatten voor…
• Als je je zorgen maakt over de veiligheid van VoIP-nummers en je wilt voldoen aan de wettelijke voorschriften, dan moet je een provider kiezen die encryptie en veilige aanmeldmethoden gebruikt en die zijn software regelmatig bijwerkt.

Wat is een VoIP-nummer?

Een VoIP-nummer werkt als een gewoon telefoonnummer, maar maakt gebruik van een internetverbinding. In tegenstelling tot traditionele nummers die gebonden zijn aan een vaste locatie, zijn Voice over IP-nummers gekoppeld aan de gebruiker. Dit betekent dat je je nummer vanaf elke locatie kunt gebruiken via elke VoIP-telefoontoepassing die compatibel is met zowel mobiele apparaten als computers.

VoIP vs. vaste lijn

VoIP maakt gebruik van internettechnologie om te bellen en biedt lagere kosten, geavanceerde functies zoals videogesprekken en messaging, en de flexibiliteit om overal met een internetverbinding vanaf verschillende apparaten te bellen.

Traditionele vaste lijnen zijn afhankelijk van de koperdraadinfrastructuur. Ze staan bekend om hun betrouwbaarheid en consistente kwaliteit, maar zijn meestal duurder, vooral voor langeafstandsgesprekken, en bieden minder geavanceerde functies.

Hoewel VoIP geweldig is om te groeien en te werken met digitale hulpmiddelen, blijft de vaste lijn een goede optie voor iedereen die eenvoudig en betrouwbaar wil bellen zonder afhankelijk te zijn van het internet.

Lees meer over de vergelijking tussen VoIP en vaste telefonie.

Hoe werkt het VoIP-nummer?

VoIP-technologie werkt door data-gestuurde apparaten zoals een computer of een tablet om te zetten in telefoons waarmee je kunt bellen. Een VoIP-nummer is dus een virtueel nummer en je hebt een stabiele internettoegang nodig om het te kunnen gebruiken.

Eenmaal ingesteld, kun je uitgaande gesprekken starten en inkomende gesprekken ontvangen via je internet- of VoIP-netwerk, waarbij je het conventionele openbare geschakelde telefoonnetwerk (PSTN), dat werkt via telefoonlijnen, omzeilt.

Met VoIP-telefoonnummers krijg je ook de flexibiliteit om wereldwijd te bellen zonder extra kosten. Door gebruik te maken van oplossingen zoals CloudTalk, die 160+ internationale nummers biedt, kun je je zakelijke communicatie stroomlijnen zonder geografische barrières.

Soorten VoIP-nummers

Een belangrijk voordeel van VoIP is de mogelijkheid om verschillende soorten nummers te gebruiken. Elk type biedt unieke voordelen en is geschikt voor verschillende bedrijfsstrategieën, operationele modellen en benaderingen voor klantenbetrokkenheid.

Hier worden deze types nader bekeken:

1. Vaste (geografische) VoIP-nummers

Deze nummers zijn gekoppeld aan een specifieke geografische locatie of netnummer, zoals +1 voor de VS of +44 voor het VK. Ze zijn ideaal voor bedrijven of particulieren die lokaal aanwezig willen zijn in een bepaalde stad, regio of land.

Door je bedrijf lokaal en gemakkelijk toegankelijk te maken, hebben klanten het gevoel dat ze te maken hebben met iemand uit hun buurt, waardoor hun vertrouwen in jou toeneemt.

Een voorbeeld hiervan is een makelaarskantoor in Los Angeles dat een vast VoIP-nummer gebruikt met het netnummer LA om zijn aanwezigheid op de lokale markt te versterken, zelfs als zijn contactcenter medewerkers vanuit verschillende locaties opereren.

2. Niet-gevestigde (niet-geografische) VoIP-nummers

Deze VoIP-nummers zijn niet gebonden aan een specifieke geografische locatie. Ze bieden flexibiliteit voor bedrijven en particulieren die nationaal of wereldwijd actief zijn. Je kunt er zeker van zijn dat je contactnummer consistent blijft, ongeacht waar jij of je bedrijf naartoe verhuist. Lokale nummers besparen je ook geld door de kosten voor interlokale gesprekken te verlagen.

Een verkoper die vaak reist, kan bijvoorbeeld een niet-geografisch nummer gebruiken om ervoor te zorgen dat klanten hem overal kunnen bereiken, zonder dat hij zijn contactgegevens hoeft te wijzigen.

3. Gratis nummers

Dankzij gratis nummers kunnen bellers bedrijven bereiken zonder kosten te betalen voor het gesprek, ongeacht de locatie van de beller.

Deze nummers beginnen meestal met voorvoegsels zoals 800, 888, 877 in de VS of 0800 of 0808 in het VK.

Je kunt dergelijke nummers gebruiken als je ondersteuning of diensten aan je klanten wilt aanbieden zonder de beller kosten in rekening te brengen. Als je dit doet, zal de klant minder snel geneigd zijn om te bellen.

Een landelijk klantenservicecentrum gebruikt vaak een gratis nummer om klanten uit het hele land aan te moedigen om te bellen met vragen of problemen zonder zich zorgen te hoeven maken over interlokale kosten.

4. IJdelheidsgetallen

Vanitynummers spellen een woord of zin op het toetsenblok of hebben een gemakkelijk te onthouden getallenreeks. Ze worden meestal gebruikt voor merk- of marketingdoeleinden.

Als je je merkherkenning en -herinnering onder je doelgroep wilt vergroten, is een vanitynummer een gedenkwaardig alternatief voor willekeurige cijfers, waardoor het een krachtig marketinginstrument is.

Een bloemenbezorgservice gebruikt bijvoorbeeld 1-800-FLOWERS als vanitynummer, zodat klanten het eenvoudig kunnen onthouden en contact kunnen opnemen met het bedrijf als ze bloemen willen bestellen.

4 Voordelen van een VOIP-nummer

Een VoIP-nummer is vooral aantrekkelijk voor kleine en middelgrote bedrijven (KMO’s). Tegen 2025 zullen kleine en middelgrote ondernemingen waarschijnlijk met meer dan 15% groeien op de VoIP-markt. Uit een rapport van Blueface blijkt dat 61% van de bedrijven al is overgestapt op een VoIP-gebaseerd systeem nadat hun contract met vaste carriers afliep.

De belangrijkste voordelen van VoIP-telefoonnummers:

#1 Bespaar kosten

Het gebruik van VoIP-technologie leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen. Wanneer je het internet gebruikt voor spraakcommunicatie, omzeil je de traditionele telecommunicatie-infrastructuur en verlaag je de kosten van interlokale en internationale gesprekken.

Een startup kan dan bijvoorbeeld geld dat bespaard wordt door lagere communicatiekosten toewijzen aan innovatie- en groei-initiatieven.


Misschien heb je net als PlanRadar last van de beperkingen van vaste telefoonnummers, een gebrek aan internationale telefoonnummers voor de gewenste landen en een slechte gesprekskwaliteit. CloudTalk voorzag PlanRadar van een op maat gemaakte en flexibele VoIP-oplossing die de communicatie van PlanRadar transformeerde en hen hielp hun doelen te bereiken. Ze zagen een toename van 70% in de efficiëntie van de oproepafhandeling en een toename van 20% in de productiviteit van het team, wat leidde tot een verbluffende groei van 122% in het belvolume.

#2 Omarm Flexibiliteit

Dankzij de inherente flexibiliteit van VoIP kun je overal ter wereld bellen en gebeld worden op elk apparaat met internet, zoals smartphones, laptops of VoIP-toestellen.

Verkoopteams kunnen verbonden blijven met klanten en kantoor, of ze nu thuis werken, onderweg zijn of bij een klant op locatie zijn, zodat ze geen enkele kans missen.

Een bedrijf met een wereldwijd personeelsbestand dat VoIP gebruikt om flexibele werkregelingen aan te bieden, kan toptalent van over de hele wereld aantrekken.

#3 Geavanceerde functies gebruiken

Daarnaast beschikt VoIP-technologie over geavanceerde functies zoals oproepdoorschakeling, voicemail naar e-mail en AI-gestuurde gesprekstranscriptie, die de productiviteit en samenwerking kunnen verbeteren. Een multinational kan online vergaderen gebruiken om regelmatig vergaderingen te houden op verschillende continenten, waardoor de samenwerking verbetert en de reiskosten dalen.

#4 Groei ondersteunen met schaalbaarheid

Naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt, nemen ook uw communicatiebehoeften toe. VoIP-diensten zijn eenvoudig aan te passen aan groei, zodat u lijnen en diensten kunt toevoegen of verwijderen zonder complexe veranderingen aan de infrastructuur.

Een snel groeiend e-commercebedrijf kan bijvoorbeeld moeiteloos nieuwe klantenservicelijnen toevoegen tijdens winkelpieken.
Uit een onderzoek van McKinsey blijkt dat een gebrek aan schaalbare software bedrijven tussen de 8% en 28% aan inkomsten kan kosten.

• Klantbetrokkenheid verbeteren

VoIP verbetert de interactie met klanten door middel van geavanceerde oproeproutering, Interactive Voice Response (IVR) en aangepaste wachtberichten, zodat vragen van klanten efficiënt en professioneel worden afgehandeld.

Een detailhandelsbedrijf implementeert bijvoorbeeld een IVR-systeem om telefoontjes van klanten naar de juiste afdeling te leiden, waardoor de wachttijden korter worden en de Klantentevredenheid toeneemt.

• Koppeling gebruiken

De mogelijkheid om te integreren met een breed scala aan zakelijke toepassingen en CRM-systemen betekent dat VoIP de bedrijfsvoering kan stroomlijnen, het gegevensbeheer kan verbeteren en de interactie met klanten kan verbeteren.

Een zorgverlener kan bijvoorbeeld zijn VoIP-systeem integreren met software voor patiëntbeheer om het plannen van afspraken, herinneringen en follow-ups te stroomlijnen.

Hoe krijg ik een VOIP-nummer?

Het opzetten van VoIP-nummers is eenvoudig en vaak goedkoper dan traditionele telefoonnummers. De meeste VoIP-systemen worden extern beheerd, waardoor er minder of geen apparatuur op uw locatie nodig is.

Hier lees je hoe je dat doet in 6 gedetailleerde stappen:

Stap 1: Bepaal de behoeften van uw bedrijf

Evalueer wat je bedrijf echt nodig heeft van zijn communicatiesysteem. Denk aan het belang van kosteneffectiviteit, robuuste beveiligingsmaatregelen, consistente betrouwbaarheid en service van hoge kwaliteit.

Controleer de online beoordelingen over de kwaliteit van de klantenondersteuning van de verschillende providers. CloudTalk staat bijvoorbeeld bekend om een responstijd van minder dan een minuut.

Stap 2: Selecteer de ideale leverancier en het ideale plan

Onderzoek en kies een provider die voldoet aan je specifieke eisen.

Bedrijven als CloudTalk bieden bijvoorbeeld verschillende plannen voor verschillende bedrijfsgroottes en -behoeften. Een aangepast plan is vooral handig voor bedrijven met unieke eisen, omdat het een meer persoonlijke opstelling mogelijk maakt.

Stap 3: Koop uw VoIP-nummer

Nadat je een provider hebt gekozen, werk je samen met een Customer Success Manager (CSM) die je begeleidt bij het verkrijgen van je VoIP-nummer. Deze stap gebeurt meestal snel nadat je een abonnement hebt afgesloten, zodat je snel kunt overstappen op VoIP-communicatie. Je kunt een nieuw VoIP-nummer krijgen of, als je je huidige telefoonnummer wilt behouden, een provider kiezen die nummerbehoud aanbiedt.

Stap 4: Uw VoIP-installatie configureren

Met uw VoIP-nummer in de hand is de volgende stap het configureren van uw systeem. Stel je nieuwe VoIP-telefoonnummer in en zorg ervoor dat je toestellen klaar zijn om oproepen te doen en te ontvangen. Deze stap is essentieel om alle VoIP functies te kunnen gebruiken.

Stap 5: De benodigde software of hardware implementeren

Implementeer de VoIP software op al je apparaten of installeer waar nodig VoIP-telefoons. Veel providers bieden ook mobiele toepassingen aan, waardoor het eenvoudiger wordt om VoIP-functionaliteit te integreren in uw dagelijkse mobiele gebruik.

Stap 6: Uw installatie testen en valideren

Test ten slotte je nieuwe VoIP-nummer en systeem grondig. Voer verschillende testgesprekken om de helderheid van het geluid en de functionaliteit van eventuele speciale functies die u hebt ingesteld te controleren. De testfase zorgt ervoor dat uw zakelijke communicatie soepel en efficiënt verloopt.

Beveiliging en naleving van VoIP-nummers

Net als alle met internet verbonden technologieën is VoIP kwetsbaar voor misbruik door cybercriminelen en fraudeurs die uw bedrijf schade willen berokkenen.

Aanvallers die uw telefoonsysteem hacken, kunnen gesprekken afluisteren, hoge telefoonrekeningen opstrijken of belangrijke gegevens over uw bedrijf en klanten stelen. Daar houdt hun schade niet op; ze kunnen de gestolen informatie gebruiken om uw bedrijf na te maken of losgeld eisen door te dreigen vertrouwelijke gegevens te lekken.

Het goede nieuws is dat het beveiligen van je gesprekken en gegevens haalbaar is door middel van elementaire cyberbeveiligingspraktijken.

Lees hier hoe bedrijven deze uitdagingen het hoofd kunnen bieden:

#1 Encryptie en beveiligde verbindingen

Gebruik end-to-end encryptie voor alle VoIP-gesprekken om gegevens te beschermen tegen onderschepping. Dit beschermt uw gevoelige informatie tegen cyberaanvallen. Als uw communicatie wordt onderschept, maakt een robuuste versleuteling deze onleesbaar voor aanvallers.

#2 Sterke Authenticatiemethodes

Implementeer robuuste verificatieprotocollen voor toegang tot VoIP-systemen. Zorg voor sterke en unieke wachtwoorden voor elk apparaat dat is aangesloten op uw VoIP-systeem. Multi-factor authenticatie (MFA) voegt een extra beveiligingslaag toe en vermindert het risico op ongeautoriseerde toegang aanzienlijk.

#3 Regelmatige software-updates

Zorg voor de nieuwste updates voor alle gebruikte software en tools. VoIP-serviceproviders doen er alles aan om de informatie die op hun platforms wordt opgeslagen en verzonden te beschermen tegen cyberbedreigingen. Er zijn verschillende beveiligingsfuncties geïmplementeerd in het systeem, die voortdurend worden geëvalueerd om mogelijke beveiligingslekken te ontdekken. Regelmatig onderhoud en updates helpen uw systeem te beschermen tegen nieuwe bedreigingen.

#4 Naleving van regelgeving

Blijf op de hoogte van de regelgeving voor VoIP-gebruik, zoals GDPR in Europa voor gegevensbescherming en TCPA in de VS voor telemarketingpraktijken. Zorgen voor naleving helpt juridische sancties voorkomen en vergroot het vertrouwen van klanten.

#5 Beveiligde netwerkinfrastructuur

Bescherm je netwerk met firewalls, antivirusprogramma’s en inbraakdetectiesystemen. Voer regelmatig beveiligingsbeoordelingen van je netwerk uit om kwetsbaarheden te identificeren en te verhelpen.

#6 Training en bewustwording van werknemers

Informeer uw team over VoIP-fraude, DDoS-aanvallen en Vishing-schema’s die uw VoIP-systeem in gevaar kunnen brengen. Goed geïnformeerde werknemers zullen uw systeem minder snel onbedoeld blootstellen aan risico’s.

Conclusie

De schaalbaarheid van VoIP zorgt ervoor dat het kan meegroeien met uw bedrijf en zich kan aanpassen aan veranderende behoeften zonder dat dure hardware-upgrades nodig zijn. Dankzij de combinatie van efficiëntie, veelzijdigheid en kosteneffectiviteit is VoIP-technologie een strategische investering voor elke organisatie die haar communicatie-infrastructuur wil optimaliseren.