Voicemail beheersen: Uw ultieme gids voor het begrijpen en gebruiken van voicemail

Ben je het beu om belangrijke details van belangrijke gesprekken te missen? Voicemail legt elk belangrijk bericht vast, zodat je altijd op de hoogte en in controle bent, wat je ook mist.

Lees verder om erachter te komen wat voicemail precies is en hoe je het in je voordeel kunt gebruiken.

Belangrijkste opmerkingen:

• Voicemail registreert gemiste gesprekken als opnames voor latere beantwoording, waardoor continue communicatie en efficiënt beheer van vragen is gewaarborgd.
• Belangrijkste functies: Je kunt begroetingen voor verschillende bellers personaliseren, gelijktijdige berichten ontvangen, onmiddellijke meldingen krijgen en berichten verzenden, doorsturen en opslaan.
• De voortdurende communicatie met je belangrijkste contacten verbetert je operationele efficiëntie en communicatiestrategie. Het zal ook de Klantentevredenheid verhogen.

Wat is voicemail?

Sinds voicemail eind jaren 1970 werd geïntroduceerd, heeft het telefoonsystemen krachtiger en flexibeler gemaakt door gesprekken en informatie tussen partijen door te laten gaan, zelfs als beiden niet aanwezig zijn.

Voicemail is een elektronisch systeem dat gesproken berichten die via de telefoon worden verzonden, opneemt en opslaat. Als je wordt gebeld en je kunt niet opnemen omdat je niet achter je bureau zit of in een vergadering zit, hoort de beller een opname waarin hij wordt uitgenodigd een bericht achter te laten.

Later kun je het bericht beluisteren door een specifieke code in te toetsen op je telefoon. In tegenstelling tot een antwoordapparaat kan voicemail meerdere telefoonlijnen aan en biedt het meer geavanceerde functies, zoals voicemail naar e-mail, toegang op afstand en het doorsturen en delen van berichten.

Hoe werkt voicemail?

Als je een ingesproken bericht wilt beluisteren dat een beller achterlaat, kun je het opvragen met verschillende apparaten, zoals je telefoon of computer. Moderne voicemailsystemen houden je op de hoogte door een melding te geven wanneer je een nieuw bericht hebt.

5 soorten voicemail

Voicemailtechnologie is er in verschillende soorten, die elk een specifiek doel dienen, van het vastleggen van eenvoudige berichten tot het bieden van complexe oplossingen voor bedrijfscommunicatie. Dankzij deze flexibiliteit kan voicemail zich aanpassen aan je behoeften en technologische ontwikkelingen.

• 1. Basis Voicemail

Met deze standaarddienst van telefoonmaatschappijen kunnen bellers een audiobericht achterlaten als een oproep niet wordt beantwoord. Het is perfect als je een eenvoudige oplossing nodig hebt om gemiste oproepen vast te leggen zonder extra functies.

• 2. Visuele voicemail

Hiermee kun je een lijst met berichten op je toestel bekijken en kiezen welke je wilt beluisteren of verwijderen zonder in te bellen op een voicemailsysteem. Dit type is geschikt voor smartphonegebruikers die voicemail liever beheren met een grafische interface.

• 3. VoIP Voicemail

Je kunt Voice over Internet Protocol (VoIP) technologie gebruiken om voicemailberichten digitaal te ontvangen en op te slaan. Het systeem heeft vaak uitgebreide functies zoals Power dialer, nuttige scripts, directe meldingen of berichttranscripties.

• 4. Cloud-gebaseerde voicemail

Deze dienst wordt gehost in de cloud en biedt je geavanceerde functies zoals toegang op afstand vanaf elk apparaat met internetverbinding of Voicemail-to-Email. Een voicemail in de cloud is de beste keuze als je flexibiliteit nodig hebt, meerdere apparaten gebruikt en wilt integreren met andere cloudservices.

• 5. Unified Messaging Voicemail

Het integreert voicemail met andere vormen van communicatie zoals e-mail, fax en sms in één enkele interface en maakt vaak deel uit van een grotere unified communications-strategie. Het kan ideaal voor je zijn als je de communicatie wilt stroomlijnen en de workflow wilt verbeteren door berichten van verschillende kanalen te combineren.

De voordelen van voicemail

Voicemail overbrugt de kloof tussen beschikbaarheid en de behoefte aan onmiddellijke respons, zodat je continu in contact kunt blijven met je klanten, zakenpartners en teamleden. Voicemail biedt veel meer dan alleen gemak; het blaast leven in je activiteiten met verbeterde efficiëntie, verhoogt de Klantentevredenheid en tilt je communicatiestrategie naar nieuwe hoogten.

24/7 bereikbaarheid

De voicemail zorgt ervoor dat je bedrijf altijd bereikbaar is, ook voor klanten die vanuit een andere tijdzone bellen. Het is vooral handig als je vaak niet in staat bent om telefoontjes te beantwoorden.

On-Hold gesprekken elimineren

De meeste mensen vinden wachten in de wacht een frustrerende ervaring. Met voicemail kunnen uw klanten hun problemen snel doorgeven. Het minimaliseert hun wachttijd en verbetert de algehele ervaring.

Voldoen aan de voorkeuren van de klant

Veel klanten laten liever een voicemail achter om er zeker van te zijn dat ze worden teruggebeld wanneer hen dat het beste uitkomt. Voicemail biedt je klanten een manier om hun zorgen op een beknopte manier te uiten zonder onderbroken te worden.

Lagere arbeidskosten

Voicemail biedt een economische oplossing voor het beheren van communicatie, waardoor er geen extra personeel meer nodig is om gesprekken na sluitingstijd te beheren. Het is kosteneffectief met behoud van een hoge Klantentevredenheid.

Verbeter de efficiëntie met Call Screening

Met voicemail kun je inkomende gesprekken filteren. Dringende gesprekken krijgen dan onmiddellijk aandacht, terwijl minder belangrijke zaken naar de voicemail kunnen worden doorgestuurd voor latere actie. Zo’n systeem verbetert je tijdsbeheer aanzienlijk.

Uw voicemails archiveren

Je kunt voicemails archiveren om een uitgebreid verslag van je communicatie te maken. Dit helpt om aan de voorschriften te voldoen en is een waardevolle bron voor training en naslagdoeleinden. Het zorgt ervoor dat belangrijke details bewaard blijven en toegankelijk zijn wanneer je ze nodig hebt.

Klantentevredenheid verhogen

Als elk telefoontje wordt beantwoord via voicemail, krijgen je klanten het gevoel dat hun zorgen belangrijk zijn en worden behandeld. Daardoor voelen ze zich gewaardeerd en gehoord. Het verbetert ook hun algemene ervaring en versterkt hun vertrouwen in je service.

8 Belangrijkste functies van voicemail

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

Afhankelijk van de provider kan je voicemailoplossing handige functies hebben.

1. Begroetingen personaliseren voor verschillende bellers

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

Je kunt bijvoorbeeld gepersonaliseerde vakantiegroeten gebruiken om bellers een nog boeiendere ervaring te bezorgen.

2. Voicemailberichten van meerdere bellers tegelijkertijd ontvangen

Met deze functie kun je grote belvolumes efficiënt beheren. Het systeem aanvaardt voicemailberichten van meerdere bellers tegelijk, zodat niemand buitengesloten wordt.

3. Meldingen ontvangen

Blijf altijd op de hoogte van nieuwe voicemails met onmiddellijke meldingen op je mobiele telefoon. Zorg ervoor dat je de belangrijkste berichten meteen kunt afhandelen.

4. Spraakberichten naar meerdere ontvangers tegelijk sturen

Met deze functie kun je snel en eenvoudig informatie verspreiden door een enkel spraakbericht uit te zenden naar een groep mensen. Dat bespaart tijd en zorgt voor consistente communicatie.

5. Voicemailberichten doorsturen

Met deze functie kun je belangrijke berichten delen met collega’s of zakenpartners door voicemails rechtstreeks door te sturen naar hun mailbox. Een persoonlijk tintje toevoegen of context geven aan doorgestuurde voicemails is ook mogelijk door een persoonlijke gesproken begroeting toe te voegen.

6. Gesproken berichten verplaatsen, opslaan en bewaren

Je kunt gesproken berichten verplaatsen en opslaan op opslagapparaten zoals harde schijven, maar ook in de cloud. Om belangrijke berichten te bewaren, kun je uitgebreide opslagopties gebruiken waarmee je berichten langer kunt openen nadat je ze hebt ontvangen.

7. Voicemail omzetten naar e-mail

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. Tekst Transcriptie

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. Voicemail Drop gebruiken

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

Als een AI autodialer bijvoorbeeld belt vanaf een lijst met prospects of klanten en een voicemail tegenkomt, zal het automatisch het vooraf opgenomen bericht achterlaten en doorgaan naar het volgende nummer.

Voicemail instellen

Het instellen van je voicemail bestaat uit een paar eenvoudige stappen, die enigszins kunnen verschillen afhankelijk van je serviceprovider of toestel.

#1 Voicemailinstellingen zoeken

• Open de telefoonapp op je apparaat.
• Zoek naar een voicemail tab of instellingen optie, vaak aangegeven met een voicemail icoontje of in het gespreksinstellingen menu.

#2 Voicemail instellen

• Selecteer de optie om uw voicemail in te stellen of te openen. Dit kan betekenen dat je je voicemailnummer moet bellen, vaak door de toets “1” of een andere toets op het toetsenbord van je telefoon ingedrukt te houden.
• Volg de automatische aanwijzingen om je voicemail in te stellen. Hiervoor moet je meestal een wachtwoord of PIN-code aanmaken voor veiligheidsdoeleinden.

#3 Groeten opnemen

• Je wordt waarschijnlijk gevraagd om een persoonlijke begroeting op te nemen. Dit is de boodschap die bellers te horen krijgen als ze je voicemail bereiken.
• Volg de instructies om uw begroeting op te nemen. Meestal kun je kiezen of je een standaard begroeting van het systeem wilt gebruiken of een persoonlijk bericht wilt opnemen.

#4 Instellingen aanpassen

• Afhankelijk van je provider kan het zijn dat je nog meer instellingen moet aanpassen, zoals het aantal belsignalen voordat een gesprek naar de voicemail gaat of voorkeuren voor meldingen.
• Configureer deze instellingen naar wens om je voicemailervaring te personaliseren.

#5 Opslaan en afsluiten

• Sla je wijzigingen op nadat je je begroeting hebt ingesteld en je instellingen hebt aangepast.
• Sluit het installatieproces af. Je voicemail zou nu klaar moeten zijn om berichten te ontvangen.

#6 Test het uit

• Het is een goed idee om je nummer vanaf een andere telefoon te bellen om er zeker van te zijn dat je voicemail werkt zoals verwacht en dat je begroeting klinkt zoals je je had voorgesteld.

Beste praktijken voor voicemailberichten

Er is niet één beste manier om effectieve begroetingen te maken, maar door bepaalde principes in gedachten te houden kun je bellers laten zien dat je hun tijd waardeert.

#1 Vermeld uw bedrijfsnaam

Vermeld meteen de naam van je bedrijf. Dit lijkt voor de hand liggend, maar het is een belangrijk teken van professionaliteit.

Voorbeeld: “Hallo, je bent nu bij CloudTalk. Dit is (uw naam)... “

#2 Bedrijfsuren vermelden

Vermeld vooraf je openingstijden. Anders wachten je klanten misschien tevergeefs en raken ze mogelijk geïrriteerd.

Voorbeeld: “Onze kantooruren zijn van 9.00 tot 17.00 uur Centraal Europese Tijd.”

#3 Duidelijke volgende stappen voorstellen

Zorg ervoor dat je de volgende stappen duidelijk uitlegt. Als klanten weten dat niemand hun telefoontje nu kan beantwoorden, kunnen ze ervoor kiezen om een voicemail achter te laten of later terug te bellen. Afhankelijk van je bedrijf kun je ook opties aanbieden zoals een telefoonmenu, directe lijnen naar de voicemail van verschillende medewerkers of doorschakelen. Met geavanceerde software voor callcenters moet het instellen van een telefoonmenu en het doorschakelen van oproepen eenvoudig zijn.

Voorbeeld: “Als u belt over een bestaande bestelling, drukt u op 1. Als u hulp wilt bij het plaatsen van een nieuwe bestelling, drukt u op 2.”

#4 Andere contactmethoden aangeven

Zelfs als er op een bepaald moment niemand aanwezig is om het gesprek aan te nemen, zijn er misschien verschillende manieren om in contact te komen met je bedrijf of om extra informatie over je aanbod te ontvangen. Als dat het geval is, zorg er dan voor dat je andere contactmethodes opneemt in je begroetingen. Je kunt de bellers bijvoorbeeld “doorverwijzen” naar je website, e-mail of sociale-mediaprofielen.

Voorbeeld: “Het spijt ons, maar onze contactcenter medewerkers zijn momenteel beschikbaar op live chat. Stuur ons een e-mail op help @ cloudtalk.io.”

#5 Houd het simpel

Verspil de tijd van je klant niet, houd je boodschap eenvoudig en kort. Als de opname vaag en lang is, zullen ze waarschijnlijk hun interesse en geduld verliezen. Ze zouden zelfs kunnen opgeven om nog eens contact met je op te nemen. Een professionele voicemail begroeting zou idealiter 20-25 seconden moeten duren, genoeg tijd om je klanten te voorzien van de essentiële informatie.

#6 Uw opname up-to-date houden

Stel dat er veranderingen zijn in je kantooruren door vakanties of noodgevallen. In dat geval moet je je voicemailbegroetingen tijdig aanpassen om de situatie te verduidelijken en verwarring te voorkomen. Vermeld het probleem van tevoren en geef indien mogelijk aan wanneer je weer actief bent.

#7 Laat je bellers zich gewaardeerd voelen

Je klanten bellen je om belangrijke redenen; hun tijd en behoeften zijn waardevol voor je bedrijf. Personaliseer je berichten om te laten zien dat je echt om ze geeft en aandacht hebt voor hun zorgen. Zelfs als je niet beschikbaar bent om direct te antwoorden, moedig hen dan aan om op een andere manier contact op te nemen, zoals het achterlaten van een voicemail of terugbellen op een tijdstip dat jou beter uitkomt. Vermijd frustratie of tijdverspilling, want de eerste indruk is cruciaal en je krijgt vaak maar één kans om een positieve indruk te maken.

Conclusie

Voicemail is een brug die zorgt voor continue communicatie tussen jou en je bellers, zelfs wanneer directe interactie onmogelijk is. Inzicht in en effectief gebruik van voicemail garandeert dat elk belangrijk bericht wordt ontvangen en beantwoord. Maar je verhoogt ook je professionele imago door klanten en partners een betrouwbare en veilige manier te bieden om contact met je op te nemen.