Wat is Visual Voicemail: Hoe het werkt en waarom je het al zou moeten gebruiken

Is voicemail verleden tijd? Hoewel het misschien nostalgie oproept naar tv-scènes uit de jaren 90 waarin personages talloze onbeantwoorde berichten achterlieten voor hun verliefdheden, blijft voicemail relevant in de bedrijfswereld.

Hetheeft zelfs voordelen zoals de mogelijkheid voor klanten om een verslag achter te laten van hun gesprek en het doel ervan, wat bedrijven helpt bij het bieden van een prettige klantervaring en ervoor zorgt dat gesprekken niet onbeantwoord blijven – eentaak die niet altijd haalbaar is.

De tijdrovende aard van het beluisteren van voicemails blijft echter een uitdaging. Wat in 4 minuten zou kunnen worden overgebracht, wordt vaak uitgerekt tot 10 minuten, vergelijkbaar met lange WhatsApp-spraakberichten.

Gelukkig is er de visuele voicemail.

Met functies zoals automatische transcripties, de mogelijkheid om prioriteit te geven aan welke berichten als eerste beluisterd moeten worden, of zelfs het visualiseren van berichten in plaats van het luisteren naar visuele voicemails heeft communicatiebeheer een revolutie ondergaan.

Blijf hier om meer te leren over wat visuele voicemail is, hoe het werkt en wat de voordelen zijn.

Belangrijkste opmerkingen:

• Met traditionele voicemail zit je vast in een vervelende cyclus van bellen, luisteren en één voor één door berichten navigeren. Met visuele voicemail daarentegen kun je dringende berichten snel prioriteren en irrelevante berichten negeren.
• Visuele voicemail vereenvoudigt het berichtenbeheer door teksttranscripties te bieden. In plaats van berichten één voor één af te luisteren, kunnen gebruikers een lijst met berichten bekijken, de transcripties lezen en ermee werken als dat nodig is.
• Visuele voicemail biedt tal van voordelen, waaronder verbeterde prioritering en organisatie van berichten. Dit verbetert niet alleen de klantervaring door te zorgen voor snellere antwoorden, maar kan ook naadloos worden geïntegreerd met CRM-systemen voor gepersonaliseerde interacties.

Wat is Visual Voicemail: Verschillen met traditionele voicemail

Visuele voicemail is een telefoonfunctie waarmee je je voicemailberichten op een “visuele” manier kunt afhandelen, zoals de naam al doet vermoeden.

Hiermee kun je alle ontvangen berichten in één keer bekijken en in de gewenste volgorde beluisteren.

Laten we zeggen dat het lijkt op toegang tot je e-mail inbox, maar dan voor voicemails. Je kunt de tijd en datum zien waarop je het bericht hebt ontvangen, het telefoonnummer van de afzender en zelfs een geautomatiseerde transcriptie van het voicemailbericht.

Dat is de essentie van visuele voicemail: het biedt je de tools om controle te krijgen over je voicemailcommunicatie, waardoor berichtenbeheer eenvoudiger en effectiever wordt.

Voicemail vs. Visuele Voicemail: 5 verschillen

Hier is een eenvoudig overzicht dat laat zien hoe traditionele voicemail verschilt van visuele voicemail:

Hoe werkt Visual Voicemail?

Visual Voicemail biedt gebruikers een visuele interface om hun voicemailberichten te beheren.

Zo werkt het meestal:

1. Activering: Eerst moet je het activeren op je overeenkomstige apparaat en bij je serviceprovider.
2. Weergave van berichten: Voicemailberichten worden weergegeven in een lijstformaat binnen de visuele voicemailinterface. Elk bericht toont het telefoonnummer of de naam van de contactpersoon van de afzender, samen met de datum en tijd van de oproep.
3. Afspelen: Gebruikers kunnen individuele voicemailberichten selecteren om af te luisteren. In plaats van berichten achter elkaar te beluisteren zoals bij traditionele voicemailsystemen, kunnen gebruikers kiezen welke berichten ze eerst willen beluisteren.
4. Afspeelbesturing: Tijdens het afspelen kunnen gebruikers het bericht pauzeren, terugspoelen of vooruitspoelen. Ze kunnen het bericht ook verwijderen of markeren als ongelezen.
5. Transcriptie: Sommige visuele voicemailsystemen hebben een transcriptiefunctie die voicemailberichten automatisch omzet in tekst. Hierdoor kunnen gebruikers de inhoud van het bericht lezen in plaats van of naast het beluisteren ervan.

6 voordelen van het gebruik van Visual Voicemail

Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen van visuele voicemail:

#1 Prioriteiten stellen en organiseren verbeteren

Met visuele voicemail kun je je berichten beter prioriteren en organiseren. Door te zien wie het bericht heeft achtergelaten, wanneer het is ontvangen en wat de inhoud is, kun je prioriteit geven aan belangrijke berichten en ze ordenen op basis van je behoeften.

#2 bespaart tijd en verhoogt efficiëntie

Door te kiezen welke berichten je wilt beluisteren en lezen, kun je de belangrijkste berichten bekijken en er prioriteiten aan geven.

#3 Verbeterde klantervaring

Dankzij de betere organisatie en tijdsbesparing krijgen je klanten sneller en nauwkeuriger antwoord. Doordat je voicemailberichten kunt lezen, mis je geen details die je met traditionele voicemail over het hoofd zou kunnen zien.

Koppeling #4 naadloos integreren met CRM-systemen

Koppelingen geven contactcenter medewerkers onmiddellijk toegang tot klantgegevens en contextualiseren voicemailberichten, wat leidt tot persoonlijkere en beter geïnformeerde reacties.

#5 Visuele transcriptie gebruiken om snel berichten na te lezen

Door het lezen van getranscribeerde voicemailberichten kunnen contactcenter medewerkers sneller informatie opnemen dan wanneer ze naar audio luisteren. Dankzij deze functie kun je sneller beslissen op welke berichten je meteen moet reageren, afhankelijk van hoe dringend de inhoud is.

#6 Voicemail efficiënt beheren tijdens hoge gespreksvolumes

Tijdens piektijden helpt visuele voicemail contactcenter medewerkers om de toevloed aan berichten efficiënter te beheren. Het vermindert de achterstand van niet-beantwoorde voicemails en handhaaft consistente serviceniveaus, zelfs bij grotere vraag.

Visuele voicemail instellen

Het instellen van visuele voicemail kan variëren afhankelijk van je telefoonprovider, maar met Cloudtalk is het ongelooflijk eenvoudig. Zodra je de app hebt geïnstalleerd, is alles meestal al voor je geconfigureerd. Het enige wat je hoeft te doen is je voicemailbegroetingen, meldingen en regels voor oproepafhandeling aanpassen om oproepen naar voicemail te leiden.

Zo stel je je visuele voicemail in met Cloudtalk:

1. Selecteer het gewenste nummer om de voicemail toe te voegen aan je dashboard
2. Voeg de voicemailstap toe aan de gespreksstroom.
3. Kies een mailbox en pas indien nodig de instellingen aan.
4. Sla uw wijzigingen op.

De belangrijkste functies van Visual Voicemail

Van alle functies worden de volgende uitgelicht:

• Visuele interface: Biedt een gebruiksvriendelijk scherm dat voicemailberichten in een lijst weergeeft, met details zoals de ID van de beller, de tijd en de duur van het bericht, zodat contactcenter medewerkers gemakkelijk kunnen navigeren en hun voicemails kunnen beheren.
• Transcriptie van berichten: Zet voicemailberichten om in tekst, zodat contactcenter medewerkers snel de inhoud van elk bericht kunnen lezen zonder ernaar te hoeven luisteren. Dit bespaart tijd en verbetert de efficiëntie, vooral tijdens drukke periodes.
• Opties voor directe interactie: Hiermee kunnen contactcenter medewerkers de afzender direct terugbellen, een bericht sturen of een e-mail sturen vanuit de voicemailinterface, zodat ze snel en naadloos vervolgacties kunnen uitvoeren.
• Slimme meldingen: Waarschuwt contactcenter medewerkers over nieuwe voicemailberichten via oproepen of e-mails, zodat inkomende berichten onmiddellijk worden opgemerkt en behandeld, zelfs als contactcenter medewerkers niet actief de voicemailinterface controleren.
• Voicemail naar e-mail: je kunt zelfs opnames van voicemailberichten rechtstreeks in je inbox van e-mail ontvangen.

Hoe haal ik het meeste uit visuele voicemail?

Volg deze tips om het meeste uit je visuele voicemail te halen:

• Stel je visuele voicemail correct in op je toestel: Dit omvat het aanpassen van de opties volgens je voorkeuren.

• Controleer de nauwkeurigheid van transcripties: Dit kan je helpen om snel belangrijke berichten te identificeren zonder ernaar te hoeven luisteren.

• Organiseer je berichten: Gebruik functies voor labelen, markeren als gelezen/ongelezen en archiveren om jezelf beter te organiseren.

• Selecteer waar je naar luistert: Je hoeft niet elke voicemail onmiddellijk af te luisteren. Vergeet niet dat je met visuele voicemail voorrang kunt geven aan het beluisteren van berichten op basis van je beschikbaarheid en behoeften.

• Verwijder regelmatig oude berichten: Net als bij e-mailberichten kun je voicemails die niet meer relevant of nodig zijn regelmatig verwijderen.

• Experimenteer en pas aan: Probeer verschillende functies en instellingen van je visuele voicemail uit om de combinatie te vinden die het beste bij je behoeften en communicatiegewoonten past.

• Personaliseer je begroeting: Het is belangrijk om details zoals je bedrijfsnaam, openingstijden en te volgen stappen te vermelden zodat je klanten zich geholpen voelen, vooral als ze buiten kantooruren bellen en niemand hen kan helpen.

Verhoog de productiviteit van uw callcenter met deze 10 bewezen methoden

Gratis lezen

Verbeteren, organiseren en betrekken

In een wereld waar tijd van essentieel belang is, komt visuele voicemail naar voren als een krachtig hulpmiddel dat efficiëntie, organisatie en een verbeterde gebruikerservaring biedt.

Dus of je nu een drukke professional bent die een groot aantal gesprekken beheert of een contactcenter medewerker die ernaar streeft om uitzonderlijke ondersteuning te bieden, visuele voicemail staat klaar om je communicatie workflow te revolutioneren.

Wist je dat je met CloudTalk inkomende berichten rechtstreeks via de app kunt bekijken en beantwoorden, en zelfs voicemailtranscripties rechtstreeks naar je e-mail kunt sturen? Lees hier meer.