Gehoste VoIP begrijpen: voordelen, functies en belang

Verwacht wordt dat de wereldwijde VoIP-markt in 2026 bijna 102,5 miljard USD zal bedragen. Deze stijging wordt gedreven door een toenemende voorkeur voor cloud-gebaseerde oplossingen. Maar er wordt voorspeld dat de kosten van VoIP-diensten de komende twee jaar met slechts 3% zullen stijgen. Dus die software is misschien precies wat je zoekt.

In de voortdurende zoektocht naar meer kosteneffectieve en efficiënte communicatiesystemen wordt hosted VoIP de sleutel voor slimme bedrijven. Een gehoste callcenteroplossing kan al uw inkomende, uitgaande en self-service klantinteracties moeiteloos afhandelen, allemaal op één plek.

Met deze methode heb je geen gedoe meer met ingewikkelde telefoniehardware op je locatie. In plaats daarvan regelt een externe provider alles en biedt schaalbare en flexibele spraakdiensten die meegroeien met je bedrijf.

Wil je zien wat deze technologie voor jou kan doen? Blijf lezen!

Belangrijkste opmerkingen:

• Hosted VoIP heeft meestal meer mogelijkheden dan traditionele systemen, zoals doorschakelen, voicemail naar e-mail en smart dialer.
• Met hosted VoIP kun je kosten besparen op interlokale gesprekken en infrastructuur.
• Gehoste VoIP callcenters kunnen gemakkelijk meegroeien met je bedrijf en lijnen toevoegen of verwijderen kost weinig moeite.
• Het opzetten van een gehost VoIP callcenter kan eenvoudig en gemakkelijk zijn als het door de juiste provider wordt ondersteund.

Wat is gehoste Voip?

Hosted VoIP (Voice over Internet Protocol) is een moderne telecommunicatiedienst waarbij je telefoongesprekken via het internet verlopen in plaats van via de traditionele koperen telefoonlijnen.

In tegenstelling tot traditionele telefonie, waarvoor PBX-hardware ( Private Branch Exchange ) op locatie nodig is om gesprekken te routeren, vereenvoudigt hosted VoIP de installatie door de technische details te delegeren aan een externe provider. Dit betekent dat je je geen zorgen hoeft te maken over het onderhouden of updaten van hardware.

In vergelijkingen tussen VoIP vs. vaste telefonie of VoIP vs. mobiele telefonie, wordt hosted VoIP meestal geleverd met meer functies dan traditionele systemen, zoals doorschakelen, Voicemail naar e-mail en Power Dialer, allemaal geïntegreerd in één platform.

Deze mogelijkheden gaan hand in hand met lagere kosten voor interlokale gesprekken en infrastructuur zoals servers, netwerkverbindingen en aanverwante apparatuur. Een externe provider host en beheert alle VoIP software en servers op een externe locatie voor deze dienst.

Gehoste vs Voip op locatie

Krijg een duidelijk overzicht van de fundamentele verschillen tussen hosted en on-premise VoIP-oplossingen. Beslis welke het meest geschikt is voor jouw bedrijf.

Hoe gehoste VoIP werkt

Hosted VoIP zet je stem om in digitale signalen die via het internet verstuurd worden. Hier volgt een overzicht:

• Spraakconversie: Wanneer u in een VoIP-telefoon of headset spreekt, zet het apparaat het analoge geluid van uw stem om in digitale gegevenspakketten.
• Gegevensoverdracht: Deze pakketten worden over het internet verstuurd naar een VoIP-serviceprovider. Deze overdracht kan gebeuren via een gewone breedband internetverbinding.
• Oproepen doorsturen: De hosted servers van de VoIP-serviceprovider ontvangen deze digitale pakketten en routeren ze naar het telefoonsysteem van de beoogde ontvanger. Dit gebeurt vrijwel onmiddellijk.
• Reconversie: Aan de ontvangende kant worden deze digitale pakketten weer omgezet in geluid.
• Koppeling van functies: Tijdens dit proces worden extra functies zoals Voicemail, Gesprek doorschakelen en NummerWeergave naadloos geïntegreerd door de gehoste servers van de provider.
  

Lees hier verder voor meer gedetailleerde informatie: Hoe werkt een voip?

Hoe werkt een gehoste telefooncentrale?

Hosted PBX, of Private Branch Exchange, is een type telefoonsysteem dat extern wordt beheerd door een VoIP-serviceprovider. Dit is hoe het over het algemeen werkt:

• Verbinding instellen: Je maakt verbinding met de gehoste PBX-dienst via het internet met IP-telefoons of op software gebaseerde telefoons op computers of smartphones.
• Oproepen doorsturen: Wanneer er een gesprek wordt gevoerd, routeert het gehoste PBX-systeem het gesprek via het internet naar de juiste extensie of buitenlijn. Dit wordt beheerd door de datacenters van de serviceprovider en zorgt ervoor dat oproepen correct worden doorgestuurd, of het nu gaat om inkomende, uitgaande of interne oproepen.
• Koppeling van functies: Gehoste PBX-systemen worden geleverd met verschillende functies, zoals voicemail, gesprek doorschakelen, wisselgesprek en conferentie. Deze functies worden door de leverancier in het systeem geïntegreerd en je kunt ze aanpassen via een webgebaseerde interface.
• Onderhoud en updates: De serviceprovider is verantwoordelijk voor het onderhoud van de PBX-technologie, inclusief updates en beveiligingspatches, om ervoor te zorgen dat het systeem stabiel, veilig en up-to-date is.

Dankzij deze hele opstelling hoef je niet langer je eigen PBX-hardware te huisvesten en te beheren, wat de IT-eisen en overheadkosten vermindert en schaalbaarheid en flexibiliteit biedt.

Meer informatie over VoIP- vs. PBX-communicatiesystemen.

Meer informatie

De voordelen van gehoste VoIP voor bedrijven

Hosted VoIP biedt verschillende voordelen als je je communicatiesystemen wilt verbeteren:

• Veilige kosten: U hoeft niet te betalen voor de aankoop, het onderhoud en het upgraden van PBX-apparatuur op locatie. Bovendien hoef je niet extra te betalen voor interlokale en internationale gesprekken. Onze prijsgids voor gehoste callcenters geeft je een idee van de kosten die je kunt verwachten.
• Schaal uw bedrijf moeiteloos: Hosted VoIP past zich gemakkelijk aan aan de groei van uw bedrijf of veranderingen in de vraag. Je kunt nieuwe lijnen of functies toevoegen zonder grote veranderingen aan je infrastructuur, zoals investeren in extra telefoonlijnen of hardware.
• Verbeter werken op afstand met flexibele VoIP-oplossingen: Hosted VoIP geeft uw werknemers toegang tot het zakelijke telefoonsysteem vanaf elke plek met een internetverbinding, perfect voor werk op afstand en verspreide teams.
• Geavanceerde mogelijkheden inschakelen: Hosted VoIP biedt een reeks geavanceerde functies zoals Auto-Attendant, Voicemail-to-Email en Gesprek doorschakelen, die vaak niet beschikbaar zijn met traditionele telefoonsystemen.
• Beheer vereenvoudigen: Omdat het wordt beheerd door de serviceprovider zoals CloudTalk, vermindert hosted VoIP de IT-werklast. Je kunt je specifieke instellingen beheren via een gebruiksvriendelijke interface.
• Consistente service garanderen: Serviceproviders leveren vaak een hoog niveau van betrouwbaarheid en robuustheid in hun netwerken om downtime te minimaliseren en een consistente service te garanderen.
• Klantervaring verbeteren: U kunt functies zoals oproeproutering, wachtrijen en wachtrijberichten optimaliseren om de klantervaring te verbeteren, zodat interacties vlotter en professioneler verlopen.

Beste gehoste VoIP-functies

CloudTalk biedt een verscheidenheid aan hosted VoIP-functies die tegemoetkomen aan de behoeften van moderne bedrijven.

Hier zijn er een paar die eruit springen:

• Slimme kiezer: Kiest automatisch nummers uit een voorgedefinieerde lijst, zodat uitgaande belcampagnes zo efficiënt mogelijk verlopen. Dit is vooral waardevol als je je belvolume wilt verhogen.
• Oproepopname: Neemt gesprekken op voor kwaliteitsborging, training of wettelijke naleving. Deze functie zorgt ervoor dat je interacties kunt beoordelen en hoge servicenormen kunt handhaven.
• Interactive Voice Response (IVR): Leidt bellers via een menusysteem naar de juiste afdeling of contactcenter medewerkers, waardoor de wachttijden korter worden en de Klantentevredenheid toeneemt.
• Wachtrijen: Beheer inkomende gesprekken efficiënt door ze in een wachtrij te plaatsen tot de volgende contactcenter medewerker beschikbaar is. Het zorgt ervoor dat telefoontjes van klanten op een ordelijke manier worden beantwoord.
• Voicemail: je kunt inkomende berichten direct via de app bekijken en beantwoorden, en zelfs voicemail transcripties direct naar je e-mail laten sturen.
• Realtime klantenkaart: Toont klantinformatie tijdens gesprekken en biedt u of uw contactcenter medewerkers context en geschiedenis. Het kan leiden tot persoonlijkere en effectievere interacties.
• Internationale nummers: Biedt lokale nummers voor verschillende landen, waardoor het gemakkelijker wordt om lokaal aanwezig te zijn en wereldwijd contact te leggen met klanten.
• Statistieken en Rapportage: Geeft gedetailleerd inzicht in gesprekslogs, prestaties van contactcenter medewerkers en interacties met klanten, waardoor je weloverwogen beslissingen kunt nemen op basis van actuele gegevens.

Een gehost VoIP callcenter opzetten

Het opzetten van een gehost VoIP callcenter is vrij eenvoudig, zeker als je een duidelijk stap-voor-stap proces volgt.

Zo doe je dat:

1. Kies een Hosted VoIP Provider:

• Onderzoek aanbieders: Zoek een provider die voldoet aan de behoeften van uw bedrijf wat betreft functies, betrouwbaarheid, klantenondersteuning en prijs. Om een aantal opties te verkennen die geschikt zouden kunnen zijn voor jouw bedrijf, kun je onze uitgebreide gids over VoIP-alternatieven bezoeken.
• Evalueer functies: Zorg ervoor dat de provider de VoIP-functies biedt die uw bedrijf nodig heeft, zoals Gesprek doorschakelen, Voicemail-naar-e-mail en Conferentiegesprekken.

2. Plan uw VoIP-systeem

• Bepaal de behoeften: Beoordeel hoeveel gebruikers u heeft, het aantal gelijktijdige gesprekken dat u verwacht en eventuele specifieke vereisten zoals internationaal bellen.
• Apparatuur kiezen: Beslis of je bestaande hardware gaat gebruiken (mogelijk met ATA – analoge telefoonadapters) of nieuwe IP-telefoons gaat kopen die compatibel zijn met je provider.

3. Uw account instellen en instellingen configureren

• Account aanmaken: Meld je aan bij de provider van je keuze en maak je account aan.
• Instellingen configureren: Gebruik het webportaal van de provider om systeeminstellingen, gebruikersaccounts en opties voor oproeproutering te configureren op basis van uw zakelijke workflow.

4. VoIP-apparatuur installeren

• Hardware instellen: Sluit je VoIP-hardware aan op je netwerk. Dit kan inhouden dat je IP-telefoons op je netwerk aansluit of dat je ATA-adapters voor traditionele telefoons installeert.
• Software installeren: Als je softphones gebruikt, is het nodig om de VoIP op computers of mobiele apparaten te installeren.

5. Testen en trainen

• Tests uitvoeren: Voer testgesprekken binnen je netwerk en naar externe nummers. Dubbelcheck of alles correct werkt. Zorg ervoor dat je audio duidelijk is en dat alle functies goed werken.
• Train uw team: Leer uw medewerkers hoe ze het nieuwe VoIP-systeem moeten gebruiken, door de belangrijkste functies te benadrukken en basisproblemen op te lossen.

Meer weten? Bekijk onze definitieve gids over VoIP.

Meer lezen

Conclusie

Hosted VoIP kan de manier waarop uw bedrijf communiceert sterk verbeteren. Het biedt kostenbesparingen, schaalbaarheid, flexibiliteit en geavanceerde functies en betekent een grote verschuiving ten opzichte van traditionele telefoonsystemen.

Door deze technologie te gebruiken stroomlijn je de communicatie en ondersteun je de groei van je bedrijf terwijl het zich aanpast aan de veranderende behoeften. Of je nu de interactie met klanten wilt verbeteren of de interne communicatie wilt vereenvoudigen, hosted VoIP biedt een krachtige oplossing op maat van de moderne bedrijfsomgeving.