Voordelen en nadelen van VoIP: Uw gids voor 2024

Wist je dat meer dan 40% van alle bedrijven nu VoIP (Voice over Internet Protocol) software gebruikt voor hun communicatiebehoeften? De technologie vergemakkelijkt en vereenvoudigt moderne bedrijfscommunicatie.

Het gebruik van het internet voor telefoongesprekken verlaagt niet alleen de kosten, maar biedt ook een brede waaier aan functies. Aan de andere kant is VoIP afhankelijk van een stabiel en snel internet en zal het niet werken tijdens een stroomstoring.

Als je de overzichtstabel met de voor- en nadelen van VoIP-telefoonsystemen liever meteen bekijkt, vind je die aan het einde van het artikel.

Belangrijkste opmerkingen:

• VoIP maakt van je apparaat met internet een uitgebreide communicatiehub, waarmee je overal vandaan kunt bellen en al je interactiebehoeften – van spraak tot e-mail – op één plek kunt beheren.
• VoIP verlaagt vooral de kosten, maar heeft ook andere voordelen, zoals schaalbaarheid en Koppeling met belangrijke bedrijfstools zoals Salesforce of Pipedrive.
• De belangrijkste nadelen van VoIP zijn de afhankelijkheid van internet en een stabiele stroomvoorziening.

VoIP onder de knie: een gids voor slimme communicatie

Met VoIP kun je altijd en overal bellen. Het enige wat je nodig hebt is een betrouwbare internetverbinding en een smartapparaat met internet, speaker en microfoon.

Bekijk onze video, waarin alles over VoIP aan bod komt:

Belangrijkste voordelen van VoIP

Of je bedrijf nu groot of klein is, je moet elke kostenbesparende mogelijkheid overwegen. VoIP maakt gebruik van je bestaande internetservice en kan je maandelijkse telefoonkosten tot wel 50% verlagen. Laten we eens kijken naar de directe en indirecte kostenbesparingen die VoIP je kan bieden.

Directe kostenbesparingen van VoIP

1. PBX-kosten verlagen

Een telefooncentrale (PBX) op locatie bestaat uit uitgebreide fysieke hardware waarop verschillende vaste telefoons binnen een bedrijf zijn aangesloten. Het opzetten van een dergelijk telefoonsysteem gaat meestal gepaard met een hoge initiële investering. Afhankelijk van de gekozen functies kan dit variëren van 500 tot 2000 euro per gebruiker.

Met VoIP-telefoonsystemen kunt u deze dure hardwarevereisten vermijden door gebruik te maken van uw breedbandverbinding.

Als je wilt upgraden zonder je huidige kantoorhardware te moeten slopen, kan het implementeren van een Session Initiated Protocol (SIP) een slimme zet zijn.

Met SIP-Trunking kun je snel overstappen van een verouderde vaste telefooncentrale (PBX) naar een slim en cloudgebaseerd telefoonsysteem. Het creëert een digitale brug voor spraakdiensten, verlaagt de kosten en vereenvoudigt het beheer.

2. Bedradingskosten elimineren

VoIP-systemen stroomlijnen de inrichting van je kantoor door spraak- en datatransmissie via hetzelfde kanaal mogelijk te maken, waardoor er geen extra bedrading nodig is. Dankzij deze mogelijkheid kunt u tegelijkertijd gegevens verzenden en ontvangen en hebt u slechts één Ethernetkabel nodig voor de verbinding. Dit vermindert niet alleen de wirwar van extra kabels, maar bespaart ook op de kosten voor het aanpassen van de elektrische bedrading van uw gebouw.

Bovendien verhoogt PoE-technologie (Power over Ethernet) de flexibiliteit van het kantoor door de afhankelijkheid van conventionele stroomconfiguraties te verminderen, waardoor je personeel en hardware vrijer kunt verplaatsen zonder dat er uitgebreide herbedrading nodig is.

Als je de snoeren liever helemaal doorknipt, heb je ook toegang tot VoIP-diensten via computer- en smartphone-apps.

3. Gesprekskosten verminderen

Door gebruik te maken van VoIP kun je de kosten van je telefoonsysteem aanzienlijk verlagen, voornamelijk door lagere kosten voor gegevensoverdracht. In de afgelopen jaren zijn de internetsnelheden aanzienlijk toegenomen, terwijl de datakosten zijn gedaald, waardoor VoIP-gesprekken van hoge kwaliteit toegankelijker zijn geworden, zelfs voor kleine bedrijven.

VoIP-providers hanteren meestal dezelfde tarieven voor lokale en internationale gesprekken. Bedrijven kunnen hun wereldwijde bereik uitbreiden zonder hoge interlokale of roamingkosten.

Dit prijsmodel is vooral voordelig als je vaak communiceert met internationale klanten of leveranciers.

Bovendien blijkt uit statistieken dat kleine bedrijven hun telefoonrekeningen met wel 60% kunnen verlagen en tot 90% kunnen besparen op internationale gesprekken door over te schakelen op VoIP.

4. Onderhoudskosten verlagen

VoIP-diensten zorgen voor een aanzienlijke verlaging van terugkerende kosten zoals reparaties, onderhoudskosten en belastingen door deze kosten te consolideren in betaalbare abonnementen.

Deze bundeling van kosten in een enkele, beheersbare kost maakt VoIP een aantrekkelijke optie, vooral voor groeiende starters en kleine tot middelgrote bedrijven (KMO’s).

Het is de beste VoIP telefoondienst waar elk bedrijf op kan rekenen, de gesprekken zijn van zeer goede kwaliteit, de diensten zijn zeer stabiel en de POST-sales service is de beste, het zijn mensen die altijd klaar staan voor elk verzoek of probleem.

Johan Contreras, ondersteunend ingenieur bij RPS Processing Service

Indirecte kostenbesparingen van VoIP

Hoewel de indirecte besparingen van VoIP moeilijker te meten zijn, zijn ze niet minder belangrijk voor het bedrijfsresultaat. Hier zijn enkele van de belangrijkste gebieden waar VoIP een langdurige financiële impact kan hebben:

5. Besparingen door werken op afstand

Dankzij VoIP-technologie kunnen je werknemers overal naadloos verbinding maken met het telefoonsysteem van je bedrijf. Deze connectiviteit wordt ondersteund door een reeks geavanceerde functies, zoals flexibiliteit of compatibiliteit met meerdere apparaten, die traditionele telefoons meestal niet bieden.

Uit een recent onderzoek van Global Workplace Analytics is bijvoorbeeld gebleken dat bedrijven jaarlijks ongeveer $11.000 per persoon kunnen besparen door personeel 50% van de tijd thuis te laten werken.

6. Meer flexibiliteit

Met softphones kun je rechtstreeks bellen vanaf een computer of mobiel apparaat en ben je niet langer gebonden aan een traditionele kantooropstelling. Dit betekent dat je vanaf elke locatie gesprekken met klanten kunt afhandelen, kunt deelnemen aan conferentiegesprekken en toegang hebt tot voicemail.

Of u nu vanuit huis, een hotel of een café werkt, uw communicatie blijft ononderbroken en uw contactcenter medewerkers reageren snel.

7. Draagbaar telefoonnummer

VoIP-nummers zijn volledig draagbaar, zodat je hetzelfde nummer kunt houden, zelfs als je van locatie of bedrijfsadres verandert. Dit is ideaal voor frequente zakenreizigers en bedrijven in transitie, die een strategische heroriëntatie kunnen ondergaan of technologische upgrades kunnen doen.

8. Geniet van geluidskwaliteit en garandeer gesprekskwaliteit

Bij het beoordelen van de gesprekskwaliteit zijn latentie en jitter de belangrijkste factoren die de helderheid van een gesprek beïnvloeden, zodat stemmen zonder vervorming worden gehoord. Als de gesprekskwaliteit verslechtert, verandert het systeem van de provider automatisch de route van het gesprek in real-time.

Live monitoring zorgt ervoor dat gesprekken via de best mogelijke kanalen en operators worden geleid. VoIP-technologie kan kristalheldere audio leveren, op voorwaarde dat er een snelle en stabiele internetverbinding is – cruciaal voor professionele communicatie waarbij duidelijkheid belangrijk is. Je provider moet een geregistreerde operator zijn in meerdere landen, zodat je directe controle hebt over verschillende aspecten van gesprekskwaliteit.

9. Uw communicatiemiddelen uitbreiden

Door spraakgesprekken, videochats en messaging in één platform te integreren, verbeter je niet alleen de samenwerking tussen teams, maar maak je klantvergaderingen wereldwijd ook productiever en effectiever.

Met VoIP kun je tijdens een gesprek afbeeldingen, video’s en documenten versturen, waardoor de communicatie naadloos en efficiënt verloopt. Gebruik deze veelzijdige functies om je communicatieprocessen te optimaliseren en iedereen altijd betrokken te houden.

10. Moeiteloos schalen

Pas uw telefoonsysteem aan de groei van uw bedrijf of seizoensgebonden veranderingen aan zonder ingewikkelde instellingen. VoIP-systemen zijn zeer schaalbaar en ondersteunen conferentiegesprekken op grote schaal van hoge kwaliteit en de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen of te verwijderen als dat nodig is.

11. Functies afstemmen op uw behoeften

Je kunt geavanceerde functies zoals voicemail-naar-e-mail transcriptie, Analytics en Call Flow Designer aanpassen om je klantenservice en productiviteit te verbeteren. Dit is vooral handig voor klantenservicecentra en dienstverleners.

12. Koppeling met belangrijke bedrijfsapplicaties

Koppeling van VoIP met systemen zoals CRM en zakelijke tools zoals Pipedrive, Salesforce of HubSpot om de informatiestroom te optimaliseren en reactietijden te verbeteren. Door VoIP aan deze systemen te koppelen, kun je gesprekken automatisch registreren, contacten synchroniseren en ervoor zorgen dat waardevolle gegevens worden vastgelegd en gemakkelijk toegankelijk zijn.

Deze integratie is cruciaal voor verkoop- en serviceteams en biedt onmiddellijke toegang tot klantgegevens voor gepersonaliseerde communicatie en snelle probleemoplossing.

13. Zorg voor communicatiecontinuïteit

Bij noodgevallen of onverwachte uitval is het van cruciaal belang om de communicatie ononderbroken te houden. Met een VoIP-systeem kunt u uw communicatiediensten snel omleiden naar alternatieve toestellen of locaties, zodat uw bedrijfsactiviteiten naadloos kunnen doorgaan.

Deze mogelijkheid is met name van vitaal belang in rampgevoelige gebieden of tijdens crisismanagementscenario’s, waar het vermogen om verbonden te blijven bepalend kan zijn voor de veerkracht van je bedrijf.

Vind het perfecte VoIP-pakket voor uw bedrijf

Gratis lezen

Nadelen van Voip

1. Afhankelijkheid van internetconnectiviteit

VoIP is volledig afhankelijk van een internetverbinding. Als je internetservice te kampen heeft met een lage bandbreedte of frequente onderbrekingen, kunnen de kwaliteit en betrouwbaarheid van je gesprekken worden aangetast.

Tijdens piekuren kan je internet bijvoorbeeld trager worden door veel verkeer, wat rechtstreeks leidt tot slechte spraakkwaliteit of onderbroken gesprekken.

2. Stroomuitval

VoIP-systemen werken niet tijdens een stroomstoring tenzij er een back-up stroombron is, zoals een generator of een ononderbreekbare stroomvoorziening (UPS).

Dit kan van invloed zijn op bedrijfsactiviteiten die afhankelijk zijn van constante communicatie, vooral in regio’s waar stroomuitval vaak voorkomt.

3. Latency en Jitter

Latency is de vertraging bij het verwerken van gegevens via een netwerk, terwijl jitter verwijst naar de schommelingen in de aankomsttijd van gegevens. Dit kan ertoe leiden dat gesprekken echo-achtig klinken of onderbroken worden. Het kan ook leiden tot misverstanden of gemiste kansen door vertragingen of slechte gesprekskwaliteit.

4. Beperking noodoproepen

VoIP-diensten maken soms geen rechtstreekse verbinding met noodhulpnetwerken of geven locatiegegevens niet correct door.

Deze beperking kan kritiek zijn als je bijvoorbeeld tijdens een crisis op een niet-geregistreerde locatie de hulpdiensten probeert te bellen met een VoIP-telefoon, waardoor de hulpverlening mogelijk vertraging oploopt.

5. Kwetsbaarheden in de beveiliging

Omdat VoIP via het internet werkt, is het kwetsbaar voor cyberbedreigingen. Hackers kunnen VoIP-gesprekken onderscheppen of malware gebruiken om gegevens te stelen. Met name bedrijven die te maken hebben met vertrouwelijke informatie lopen gevaar als hun VoIP-systeem niet goed beveiligd is.

6. Hardware en installatiekosten

VoIP is kostenefficiënt op lange termijn, maar de initiële installatie kan de aankoop van IP-telefoons, routers of extra netwerkhardware vereisen, wat niet altijd goedkoop is. Dit geldt vooral voor bedrijven die ook een vaste infrastructuur nodig hebben of willen hebben.

Voor kleine bedrijven lijken de aanloopkosten soms te hoog, zonder zich te realiseren dat deze kosten na verloop van tijd worden gecompenseerd door lagere bedrijfskosten.

Stap over op VoIP met CloudTalk

Dit artikel laat duidelijk zien hoe de voordelen opwegen tegen de nadelen van een VoIP-systeem. Hier bij CloudTalk kunnen we je helpen met de overgang van een traditioneel telefoonsysteem naar een uniforme digitale communicatieoplossing. Net zoals we dat al voor veel andere klanten hebben gedaan.

Geniet van grenzeloze bedrijfscommunicatie met VoIP

Meer informatie