Voicemail naar e-mail: De ultieme gids voor succesvolle bedrijfscommunicatie

BTT Comms rapporteert dat 85% van de mensen die een bedrijf niet bereiken bij hun eerste poging, niet opnieuw zullen proberen te bellen, en driekwart van hen zal niet de moeite nemen om een bericht achter te laten. Dus als iemand een voicemail achterlaat – ongeveer 20% van de bellers– is het waarschijnlijk dat ze iets belangrijks te bespreken hebben met je bedrijf.

Mensen doen er over het algemeen langer over om een voicemail te beantwoorden dan elke andere vorm van communicatie. Maar je kunt je kansen op het genereren van verkoop en het onderhouden van klantrelaties aanzienlijk verbeteren door voicemails snel te beantwoorden. Voicemail to Email helpt je hierbij.

Laten we eens kijken wat Voicemail to Email voor je kan doen en hoe je van deze functie kunt profiteren.

Belangrijkste opmerkingen:

• Voicemail to Email is een handige tool die automatisch transcripties en opnames van voicemailberichten rechtstreeks naar je inbox stuurt.
• Voicemail naar e-mail configureren op uw VoIP-service is een eenvoudige en ongecompliceerde taak, die gemakkelijk in 7 stappen kan worden uitgevoerd.
• Voicemail naar e-mail biedt veel voordelen, zoals een verhoogde algemene efficiëntie, verbeterde toegankelijkheid en gestroomlijnde teamsamenwerking.

Wat is Voicemail naar e-mail?

Voicemail to Email zet voicemails om in e-mails. In plaats van elk bericht afzonderlijk af te luisteren op je telefoon, ontvang je onmiddellijk een melding in je e-mail inbox zodra je er een ontvangt. Dit maakt het beheren van je voicemails eenvoudiger en efficiënter, vooral als je dagelijks te maken hebt met een grote hoeveelheid telefoontjes.

Hoe werkt voicemail naar e-mail?

Voicemail naar e-mail is een populaire functie bij aanbieders van hosted VoIP en cloud telefoonsystemen zoals CloudTalk. Het stuurt transcripties en opnames van voicemailberichten rechtstreeks naar je e-mail inbox, waar je ze eenvoudig kunt beheren en prioriteiten kunt toekennen.

Wanneer iemand een voicemail inspreekt, zet het telefoonsysteem het audiobericht om in een digitaal bestand, meestal in .mp3- of .wav-formaat. Dit bestand wordt dan bij een e-mail gevoegd of gekoppeld aan de opname direct in je inbox.

Je kunt deze berichten sorteren, opslaan, verwijderen of doorsturen net als elke andere e-mail. Dus je hoeft je flow niet te verstoren of tussen verschillende apps en apparaten te schakelen om je gesprekken bij te houden.

Zie het als een persoonlijke assistent die je voicemails aanneemt, ze opschrijft of de audio opslaat en ze vervolgens netjes in je e-mail plaatst zodat je ze kunt openen wanneer het jou uitkomt.

Hoe meldingen van voicemail naar je e-mail te sturen

Voicemail naar e-mail instellen op je VoIP-service is een eenvoudig proces. Zo activeer en test je de functie in een paar eenvoudige stappen.

1. Aanmelden bij uw VoIP-serviceaccount
   Begin met je aan te melden bij je account op het platform van je VoIP-provider. Hier beheert u de instellingen voor oproepen en voicemails.
2. Navigeer naar Voicemailinstellingen
   Zoek naar het voicemailgedeelte in het dashboard van je account. Dit kan gelabeld zijn als “Voicemailinstellingen”, “Gespreksinstellingen” of iets dergelijks.
3. Voicemail naar e-mail inschakelen
   Zoek in de voicemailinstellingen de optie om voicemail-naar-e-mail in te schakelen. Dit kan een tuimelschakelaar of een selectievakje zijn.
4. Voer uw e-mailadres in
   Zodra je de optie hebt gevonden om voicemails door te sturen naar e-mail, voer je het e-mailadres van je voorkeur in het daarvoor bestemde veld in. Hier worden je voicemails naartoe gestuurd.
5. Selecteer Formaatvoorkeuren
   Bij sommige diensten kun je kiezen hoe je je voicemails wilt ontvangen, zoals audiobijlagen of transcripties. Selecteer je voorkeur.
6. Uw wijzigingen opslaan
   Zorg ervoor dat je je wijzigingen opslaat of toepast. Sommige platforms hebben mogelijk een knop “Toepassen” of “Instellingen opslaan”.
7. De functie testen
   Overweeg om een testoproep naar je nummer te doen en een voicemail achter te laten om er zeker van te zijn dat alles correct is ingesteld en je de e-mailnotificatie ontvangt.

Elke VoIP-service kan iets andere stappen of instellingsopties hebben, dus het is een goed idee om het helpcentrum of de ondersteuningsdocumentatie van uw specifieke service te raadplegen voor meer op maat gemaakte instructies. Je kunt de instructies voor CloudTalk vinden in onze helpsectie.

7 Voordelen van het verzenden van voicemails naar e-mail

Het omzetten van spraakberichten in e-mails biedt talloze voordelen en verandert de manier waarop bedrijven communiceren.

Bekijk deze top 7 voordelen van Voicemail naar e-mail:

#1 Georganiseerd raken en blijven

Contactcenter medewerkers voeren elke week honderden gesprekken en het kan moeilijk zijn om zelfs hun belangrijkste voicemailberichten bij te houden.

Met een doorzoekbare inventaris van al je voicemailberichten direct in je inbox kun je je workflow beter organiseren, de meest urgente voicemails als eerste beantwoorden en je bedrijf soepel laten draaien.

#2 Totale efficiëntie verhogen

Laten we eerlijk zijn – urenlang achterstallige voicemailopnames doorspitten is geen pretje. Erger nog, het kost veel kostbare tijd die beter gebruikt kan worden om iets anders te doen.

Snelle reactietijden zijn cruciaal voor het onderhouden van klantrelaties, omdat klanten verwachten dat ze tijdig worden teruggebeld, vooral in verkoop- of klantenservicefuncties. Voicemail naar e-mail stroomlijnt dit door het elimineren van de noodzaak om voortdurend een fysieke telefoon te controleren, klanten betrokken te houden en te voorkomen dat ze op zoek gaan naar alternatieven.

Deze aanpak voorkomt de inefficiëntie van het schakelen tussen platforms en vereenvoudigt je workflow, vooral als je niet altijd op je cloud telefoon app zit.

#3 Callbacks maken met context

Terugbellen zonder eerst de voicemail van een klant af te luisteren kan leiden tot een ongemakkelijk gesprek. Als klanten een bericht achterlaten, verwachten ze dat je weet wat ze je al hebben verteld in hun bericht. Als je je niet bewust bent van de behoeften van je beller, kan je klant zich over het hoofd gezien en gefrustreerd voelen.

Met Voicemail to Email kun je gemakkelijk de inhoud van voicemailberichten bekijken.

Heb je om 14.00 uur een terugbelafspraak met een belangrijke klant?

Controleer je inbox op recente voicemails en zorg dat je vóór de vergadering op de hoogte bent van alle relevante informatie. Voicemail naar e-mail

#4 Een archief van gespreksverslagen opbouwen

Een archief van voicemailberichten kan een strategisch onderdeel zijn van de bedrijfsadministratie.

Het bij de hand hebben van deze berichten kan handig zijn om belangrijke vergaderingen voor te bereiden, cruciale informatie snel terug te vinden en bescherming te bieden tegen aansprakelijkheid in geval van juridische problemen met klanten.

#5 Verbeterde toegankelijkheid

Waar je ook bent, je kunt je voicemails beluisteren of lezen zolang je toegang hebt tot je e-mail.

Dit is vooral handig als je op afstand werkt of vaak reist. Je blijft verbonden zonder dat je direct naar je voicemailsysteem hoeft te gaan.

#6 Gestroomlijnde teamsamenwerking

Zorg ervoor dat je team op de hoogte blijft door specifieke ontvangers te selecteren voor Voicemail to Email instellingen zodat beheerders en belangrijke medewerkers berichten direct via e-mail ontvangen, of ze nu onderweg zijn of achter hun bureau zitten.

#7 Snel zoeken en zoeken gebruiken

Je kunt je voicemails organiseren in mappen, labels aanbrengen voor snelle identificatie, zoekfilters implementeren enzovoort.

Wanneer je te maken hebt met een grote hoeveelheid telefoontjes, kan het een uitdaging zijn om specifieke details van een voicemail te onthouden. Maar als de voicemails worden omgezet naar tekst en naar je e-mail worden gestuurd, kun je snel zoeken naar specifieke informatie met behulp van trefwoorden.

Je kunt gemakkelijk teruggrijpen naar eerdere gesprekken om details of vervolgacties te vinden. Hiermee kun je een persoonlijke service aanbieden of taken bijhouden.

Ontdek 8 onmisbare contact center tools

Gratis lezen

Conclusie

Voicemail to Email brengt je voicemail in het digitale tijdperk, rechtstreeks naar je e-mail inbox, zodat je altijd maar één klik verwijderd bent van je laatste berichten.

Voicemail naar e-mail zorgt ervoor dat je op de hoogte blijft, reageert en productief bent zonder aan je bureautelefoon vast te zitten. Op deze manier ben je altijd maar één e-mail verwijderd van het effectief beantwoorden van de behoeften van je bellers.

Het instellen is een fluitje van een cent en de voordelen zijn direct merkbaar: van het ontvangen van je berichten in een formaat dat je al de hele dag gebruikt tot het makkelijker maken om informatie met collega’s te delen. Door te kiezen voor Voicemail to Email kies je voor een efficiëntere, georganiseerde manier om je gesprekken bij te houden.