Uitleg over outbound dialers: Soorten, voordelen en best practices

De gemiddelde conversieratio van koude oproepen is 2%. Maar als het doel is om meer uitgaande verkoop te stimuleren, hoe doe je dat dan? Voer sneller meer en betere gesprekken met een outbound dialer.

Outbound dialers zijn niet allemaal gelijk. Er zijn meerdere types, elk met zijn eigen voordelen en beste gebruikssituaties. Vandaag vertellen we je er alles over. Lees verder om de beste outbound dialer voor jou te ontdekken!

Belangrijkste opmerkingen:

• Outbound dialers kunnen worden onderverdeeld in vier basistypen op basis van complexiteit en gebruik: Auto Dialers, Predictive Dialers, Power Dialers en Smart Dialers.
• Door dialer software te gebruiken voor een uitgaand callcenter kunt u de efficiëntie van het team, de betrokkenheid van klanten, leadbeheer, conversiepercentages, enz. optimaliseren.
• Door de beste outbound dialer af te stemmen op jouw use case, kun je het aantal succesvolle gesprekken met 400% verhogen, 3x meer leads per dag bereiken en de gesprekstijd met 50% verkorten.

Wat is een Outbound Dialer?

Outbound dialers zijn een overkoepelende term die vaak gebruikt wordt om te verwijzen naar alle soorten Automatic Dialing Systems (ADS). Zoals de naam al doet vermoeden, zijn dit softwareoplossingen die het belproces automatiseren voor uitgaande gesprekken, meestal koude verkoopgesprekken.

Hoewel er verschillende soorten autodialers zijn, hebben ze allemaal een aantal kenmerken gemeen waardoor ze een hoeksteen vormen van moderne strategieën voor uitgaande verkoop.

Het belangrijkste is dat er geen handmatige nummerkeuze meer nodig is, waardoor het belproces aanzienlijk wordt versneld, het personeelsbestand maximaal wordt benut, de teamsamenstelling kleiner is en er tot 3x meer telefoontjes per dag worden gepleegd.

Waarom zou u een Outbound Dialer gebruiken?

Na een tipje van de sluier over dit onderwerp in de vorige sectie, is het niet meer dan terecht dat we wat tijd besteden aan het volledig onderzoeken van de voordelen van het gebruik van een outbound dialer. Dit is waar je naar uit kunt kijken als je een ADS in je bedrijf hebt opgenomen.

• Verhoogde operationele efficiëntie:

Outbound dialers verhogen de efficiëntie van verkoopteams aanzienlijk door het belproces te automatiseren. In plaats van elk nummer handmatig in te toetsen, kunnen contactcenter medewerkers zich richten op prospects, wat leidt tot 3x meer oproepen per dag en meer kansen op conversie.

• Verbeterde klantbetrokkenheid:

Door het stroomlijnen van het belproces kunnen contactcenter medewerkers meer tijd besteden aan het opbouwen van relaties met prospects. Met functies als gespreksopname en CRM-integratie kunnen contactcenter medewerkers interacties personaliseren en betere service bieden, waardoor uiteindelijk de Klantentevredenheid en -retentie verbetert.

• Verbeterd Leadbeheer en Conversieratio:

Outbound dialers helpen om leads effectiever te beheren door lijsten met contactpersonen te organiseren, vervolggesprekken in te plannen en interacties bij te houden. Deze gestructureerde aanpak kan 98% nauwkeurigheid bieden bij het verifiëren van cijfers en zorgt ervoor dat er geen lead door de mazen van het net valt, wat resulteert in hogere conversiepercentages en inkomsten.

• Minder inactieve tijd voor contactcenter medewerkers:

Met outbound dialers hoeven contactcenter medewerkers minder lang te wachten tussen twee gesprekken, omdat het systeem automatisch het volgende nummer belt zodra deze beschikbaar zijn. Dit minimaliseert inactieve tijd en houdt contactcenter medewerkers productief tijdens hun dienst.

• Compliance en risicobeheer:

Outbound dialers zijn uitgerust met functies om te voldoen aan voorschriften zoals de Telephone Consumer Protection Act (TCPA) en Do Not Call (DNC)-lijsten. Dialer software helpt het risico van niet-naleving en mogelijke juridische problemen te beperken door automatisch nummers te screenen en toestemming op te nemen.

Soorten Outbound Dialers

De markt voor uitgaande nummerkeuze is breed en gevarieerd, met verschillende soorten software – elk met zijn eigen voor- en nadelen, best practices en ideale gebruikssituaties. Om je te helpen bij dit probleem, hebben we deze handige tabel gemaakt.

#1 Auto Dialer

Het meest basale type van uitgaande nummerkeuze. Het belt het volgende nummer in de wachtrij nadat de laatste oproep is beëindigd.

Gebruikscasus: Beloperaties met lage kosten en hoge volumes voor eenvoudige verkoop.

Controleer hoeveel Auto Dialer kost.

Hoe kun je Automatisch vs Voorspellend kiezen vergelijken?

#2 Voorspellende Dialer

Een outbound dialer die de capaciteit van het callcenter kan evalueren en hierop kan anticiperen. Het kan meerdere gesprekken tegelijk starten voor elke contactcenter medewerker om het gebruik van de middelen te maximaliseren.

Use Case: Gesprekscampagnes met hoge volumes voor kleinere teams met beperkte middelen.

#3 Power Dialer

Outbound dialer die één gesprek per contactcenter medewerkers tegelijk voert. Biedt een hoger niveau van controle over aangewezen wachtrijen. Is eenvoudig te gebruiken en vereist geen complexe algoritmes om te werken.

Use Case: Uitgebalanceerde belcampagnes geoptimaliseerd voor zowel bereik als personalisatie.

Hoeveel kost Power Dialer?

Bekijk waarom je Power Dialer zou moeten kiezen in plaats van Predictive Dialer.

#4 Smart Dialer

De meest complexe van alle uitgaande dialers. Kan worden gebruikt om in hoge mate aangepaste, adaptieve wachtrijen en campagnes te maken. Kan worden geïntegreerd met tools van derden (CRM’s, Helpdesks, enz.) en Click-to-Call.

Use Case: Hoogwaardige, middelgrote belcampagnes geoptimaliseerd voor CSAT.

Ontdek hoe Smart Dialer is geprijsd.

Hoe u de beste uitgaande dialer kiest (voor u)

Zoals duidelijk zal zijn, is elk type heel verschillend, ondanks het feit dat het dezelfde naam heeft als uitgaande nummerkeuzeapparaten. Als je de juiste wilt vinden, moet je rekening houden met de volgende aspecten.

#1 Beoordeel de behoeften en doelen van uw bedrijf:

Voordat je investeert in een outbound dialer, moet je de tijd nemen om na te denken over de behoeften en doelstellingen van je bedrijf. Houd rekening met factoren zoals de grootte van je verkoopteam, de aard van je uitgaande campagnesen je doelgroep.

Richt je je op grote hoeveelheden cold calling of geef je de voorkeur aan persoonlijke interacties met leads? Inzicht in je unieke vereisten zal je helpen je opties te beperken en een dialer te kiezen die voldoet aan je bedrijfsdoelstellingen.

#2 Begrijp uw gespreksvolume en de capaciteit van uw contactcenter medewerkers:

Evalueer uw belvolume en de capaciteit van uw contactcenter medewerkers om de schaalbaarheid en efficiëntie van uw uitgaande dialer te bepalen.

Als je hoge gespreksvolumes verwacht en een groot team van contactcenter medewerkers hebt, kun je baat hebben bij een power dialer die de nummerkeuze automatisch kan aanpassen op basis van de beschikbaarheid van de medewerker.

Omgekeerd, als je een kleiner team of variabele belvolumes hebt, kan een progressive of power dialer meer geschikt zijn om gesprekken te pacen zodat de capaciteit van de contactcenter medewerkers effectief wordt aangepast.

#3 Overweeg koppelingen met derden:

Koppeling met uw bestaande CRM (Customer Relationship Management) en softwareplatforms is essentieel voor naadloze activiteiten en gegevensbeheer.

Kies een outbound dialer die robuuste koppelingen biedt met populaire CRM-systemen, zoals Salesforce, HubSpot of Zoho CRM.

Dit zorgt ervoor dat je verkoopteam moeiteloos toegang heeft tot relevante klantinformatie, interacties kan volgen en gegevens kan synchroniseren, waardoor de workflow wordt gestroomlijnd en de productiviteit wordt verhoogd.

#4 Compliance in de gaten houden:

Naleving van regelgeving is, zoals we al eerder zeiden, van het grootste belang als je efficiënte uitgaande campagnes wilt voeren, vooral internationaal. Daarom is het van vitaal belang dat je op zoek gaat naar een provider die voldoet aan alle vereisten in de landen waar je je op richt.

De belangrijkste functies zijn het automatisch opschonen van lijsten met DNC (Do Not Call), het beheer van toestemming voor gespreksopname en opt-outmechanismen. Je moet echter ook letten op robuuste versleutelingsprotocollen en veilige gegevensopslag.

De 3 beste praktijken voor uitgaand bellen

#1 Train en rust je team uit:

Zorg voor een uitgebreide training voor je verkoopteam om ervoor te zorgen dat ze bedreven zijn in het gebruik van de outbound dialer software en over de nodige vaardigheden beschikken om prospects effectief te benaderen.

Tijdens de training moeten verschillende aspecten aan bod komen, zoals navigeren door de dialer-interface, inzicht in belworkflows, omgaan met bezwaren en gebruikmaken van CRM-integratiefuncties.

Zorg er daarnaast voor dat je team goed op de hoogte is van de compliance-regels en het bedrijfsbeleid om risico’s te beperken en professioneel te blijven tijdens interacties.

#2 Investeer tijd in scripting en gespreksplanning:

Ontwikkel goed opgestelde scripts en belplannen om je verkoopteam te begeleiden tijdens uitgaande belcampagnes.

Scripts bieden een kader voor gesprekken, stimuleren authenticiteit en flexibiliteit om aan te passen aan de unieke behoeften en voorkeuren van elke prospect. Neem de belangrijkste gespreksonderwerpen, waardevoorstellen en strategieën voor het omgaan met bezwaren op in je scripts om interacties gefocust en impactvol te houden.

Regelmatig evalueren en verfijnen van scripts op basis van feedback en prestatiemetingen om de effectiviteit voortdurend te verbeteren.

#3 Gespreksstatistieken bewaken en analyseren:

Controleer en analyseer regelmatig de gespreksstatistieken om de prestaties van je uitgaande belcampagnes te evalueren en gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn. Volg belangrijke statistieken zoals verbindingspercentages, conversiepercentages, gemiddelde gespreksduur en het gebruik van contactcenter medewerkers om de effectiviteit van de campagne en de productiviteit van de medewerkers te meten.

Maak gebruik van de rapportage- en analysehulpmiddelen van uw uitgaande nummerkeuze software om inzicht te krijgen in gesprekstrends, strategieën met hoge prestaties te identificeren en eventuele problemen of knelpunten direct aan te pakken.

Gebruik inzichten op basis van gegevens om kiesparameters te optimaliseren, scripts te verfijnen en middelen effectief toe te wijzen voor maximale resultaten.

Inpakken

Het zal inmiddels geen wonder meer zijn waarom zoveel bedrijven zoveel waarde hechten aan uitgaande dialer software. En gezien de recente verbeteringen op het gebied van AI en automatisering, zal het waarschijnlijk alleen maar effectiever worden.

Maar dialers zijn niet het enige dat effectief uitgaand bellen mogelijk maakt. Als je echt het maximale uit je inspanningen wilt halen, moet je veel best practices uit de sector en deskundige strategieën implementeren. Gelukkig heeft CloudTalk dat geregeld.