Telefoonsysteem met meerdere lijnen: Soorten, voordelen en essentiële functies

90% van de klanten zegt dat het essentieel of zeer belangrijk is dat de vraag van de klantenservice die ze stellen onmiddellijk wordt beantwoord. Dat betekent dat je telefoonsysteem die vraag moet aankunnen.

Als je je bedrijfscommunicatie wilt upgraden en een groter aantal gesprekken wilt afhandelen, kan het gebruik van een meerlijnig telefoonsysteem een kosteneffectieve optie zijn.

Als je meer wilt weten over de soorten meerlijnstelefoonsystemen, hun voordelen en de belangrijkste kenmerken waarop je moet letten, lees dan verder.

Belangrijkste opmerkingen

• Een telefoonsysteem met meerdere lijnen is een oplossing voor zakelijke telefonie waarmee je meerdere gesprekken tegelijk kunt beheren.
• Meerlijnige telefoonsystemen verbeteren de efficiëntie en klantenservice en zorgen voor kostenbesparingen.
• Er zijn verschillende soorten telefoonsystemen met meerdere lijnen, zoals 2-lijns, 4-lijns, 6-12-lijns en VoIP-gebaseerde alternatieven. Ze zijn allemaal geschikt voor verschillende bedrijfsbehoeften en -groottes.
• VoIP-telefoonsystemen hebben een reeks geavanceerde functies en zijn schaalbaar en flexibel.
• Voor het beste meerlijnentelefoonsysteem voor je bedrijf moet je kijken naar het aantal benodigde lijnen, de vereiste functies en de noodzakelijke integraties met andere tools.

Wat is een telefoonsysteem met meerdere lijnen?

Een telefoonsysteem met meerdere lijnen is een oplossing voor zakelijke telefonie waarmee je meerdere gesprekken tegelijk kunt beheren. In tegenstelling tot traditionele telefoons met één lijn, kun je met deze telefoons inkomende en uitgaande gesprekken over verschillende lijnen afhandelen, zodat geen enkel gesprek onbeantwoord blijft.

Een bedrijfstelefoonsysteem met meerdere lijnen helpt je productiviteit te maximaliseren via een reeks belangrijke functies:

• Meerdere extensies voor verschillende afdelingen of teamleden
• Mogelijkheden voor routeren en doorverbinden van gesprekken
• Wachtmuziek of berichten
• Voicemailboxen voor elke extensie

Met een meerlijnig telefoonsysteem kunnen uw contactcenter medewerkers efficiënter een groter aantal telefoontjes afhandelen, waardoor de wachttijden korter worden en de Klantentevredenheid toeneemt. Het zal ook de interactie tussen je eigen werknemers vergemakkelijken, waardoor het voor je team gemakkelijker wordt om samen te werken en informatie te delen.

Maar hoewel de snelheid en kwaliteit van beide netwerken nu vergelijkbaar zijn, zijn er nog steeds veel verschillen tussen beide netwerken. Hieronder belichten we de belangrijkste verschillen tussen PBX en VoIP, zodat je de beste optie kunt kiezen voor jouw zakelijke behoeften.

Hoe werkt een telefoonsysteem met meerdere lijnen?

Meerlijnige telefoonsystemen kunnen worden onderverdeeld in twee soorten, namelijk on-premises en cloud-gebaseerde systemen. Hier is een vergelijking van de twee:

Een cloudgebaseerd telefoonsysteem kan flexibel, schaalbaar en kosteneffectief zijn, dankzij Voice over Internet Protocol of VoIP-technologie.

VoIP-technologie zet spraaksignalen om in digitale gegevens en verzendt deze via het internet. Hierdoor kan je team bellen en gebeld worden vanaf vrijwel elke locatie, op elk moment en vanaf elk apparaat met een internetverbinding.

De verschillende soorten meerlijnentelefoonsystemen begrijpen

Er zijn verschillende meerlijnige telefoonsystemen waaruit je kunt kiezen om aan je zakelijke behoeften te voldoen. Elk van deze systemen heeft verschillende functies en voordelen. Het beste systeem voor jou hangt af van de grootte van je bedrijf, het aantal gesprekken dat je voert en je specifieke communicatiebehoeften.

Laten we de verschillende soorten meerlijnige telefoonsystemen eens nader bekijken:

2-lijns telefoons

Een 2-lijns telefoonsysteem is een soort telefoonsysteem met meerdere lijnen dat twee aparte telefoonlijnen of nummers biedt op één apparaat.

De belangrijkste kenmerken van een 2-lijns telefoonsysteem zijn:

• Twee verschillende telefoonlijnen met aparte telefoonnummers.
• Mogelijkheid om een gesprek in de wacht te zetten terwijl je een ander gesprek beantwoordt of voert.
• Conferentiegesprekken tussen de twee lijnen.
• Aparte belsignalen of indicatoren voor elke lijn om inkomende gesprekken gemakkelijk te herkennen.
• Oproepen doorschakelen tussen de twee lijnen.

Een 2-lijns telefoonsysteem is geweldig voor kleine kantoren, een bedrijf aan huis of iemand die maar een paar gesprekken tegelijk hoeft te voeren. Ze bieden een kosteneffectieve oplossing voor het afhandelen van meerdere gesprekken zonder dat er geavanceerdere functies of een groter aantal lijnen nodig zijn.

Gebruiksvoorbeeld: Dit telefoonsysteem is geschikt voor je als je een kleine winkel hebt die beschikbaar moet zijn voor telefoontjes naar klanten en tegelijkertijd naar leveranciers moet bellen. Of als je een thuisbedrijf hebt dat persoonlijke en professionele gesprekken gescheiden moet houden.

4-lijns telefoons

Een telefoonsysteem met 4 lijnen heeft vier afzonderlijke telefoonlijnen, of telefoonnummers. Dit telefoonsysteem is ideaal als je een klein team hebt en wilt dat een paar collega’s tegelijkertijd gesprekken kunnen aannemen en voeren.

De belangrijkste kenmerken van een telefoonsysteem met 4 lijnen zijn:

• Vier verschillende telefoonlijnen met aparte telefoonnummers.
• Gesprekken in de wacht zetten, gesprekken doorverbinden tussen lijnen en conferentiegesprekken opzetten.
• Aparte belsignalen of indicatoren voor elke lijn om inkomende gesprekken gemakkelijk te herkennen.
• Luidsprekerfunctie voor handsfree communicatie.
• Intercomsysteem voor interne communicatie tussen extensies.

Een telefoonsysteem met 4 lijnen is een goede keuze voor een klein bedrijf of kantoor dat extra functies nodig heeft zoals wisselgesprekken en de mogelijkheid om een gemiddelde hoeveelheid inkomende gesprekken van klanten te verwerken.

Ze verbeteren de efficiëntie en klantenservice doordat meerdere teamleden tegelijkertijd gesprekken kunnen afhandelen en effectiever kunnen samenwerken.

Gebruiksvoorbeeld: Dit systeem kan geschikt zijn voor jou als je een makelaarskantoor runt dat elke dag honderden telefoontjes naar klanten moet afhandelen, bezichtigingen moet organiseren en de communicatie tussen contactcenter medewerkers en ondersteunend personeel moet vergemakkelijken.

6-12 lijntelefoons

Een telefoonsysteem met 6-12 lijnen is een type telefoonsysteem met meerdere lijnen dat is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van grotere bedrijven of kantoren met grote gespreksvolumes.

Deze systemen ondersteunen tussen de zes en twaalf individuele telefoonlijnen of nummers, zodat gesprekken over veel afdelingen of teamleden kunnen worden verdeeld.

De belangrijkste kenmerken van een telefoonsysteem met 6-12 lijnen zijn:

• Ondersteuning voor zes tot 12 verschillende telefoonlijnen met aparte telefoonnummers.
• Geavanceerde oproeproutering en distributiemogelijkheden, zoals auto-attendant en wachtrijen.
• Aanpasbare opties voor doorschakelen en doorverbinden.
• Conferentiemogelijkheden voor meerdere deelnemers.

Gebruiksvoorbeeld: Dit systeem kan geschikt zijn voor middelgrote tot grote kantoren, callcenters of klantenserviceafdelingen die een matig volume aan vragen verwerken.

VoIP-gebaseerde telefoonsystemen

Een VoIP-telefoonsysteem is een type telefoonsysteem met meerdere lijnen dat het internet gebruikt om telefoongesprekken te voeren en te ontvangen.

De belangrijkste elementen van een VoIP-telefoonsysteem zijn onder andere:

• Flexibiliteit en schaalbaarheid: VoIP-systemen kunnen een onbeperkt aantal lijnen of extensies ondersteunen, waardoor het eenvoudig is om gebruikers toe te voegen of te verwijderen als uw bedrijf groeit.
• Geavanceerde functies: Zoals gespreksanalyses, voicemail-naar-e-mail en CRM- of helpdeskintegratie.
• Kosteneffectiviteit: Goedkoper dan traditionele telefoonlijnen voor langeafstands- en overzeese gesprekken. Bovendien is het eenvoudiger en goedkoper te installeren en te onderhouden.
• Mobiliteit en werken op afstand: Gebruikers kunnen overal waar een internetverbinding is bellen en gebeld worden met een smartphone, laptop of bureautelefoon.
• Betere gesprekskwaliteit: Met een stabiele internetverbinding en de juiste set-up kunnen VoIP-systemen spraakgesprekken van hoge kwaliteit leveren met minimale latentie en onderbrekingen.

Gebruiksvoorbeeld: VoIP-gebaseerde telefoonsystemen zijn geschikt voor bedrijven van alle groottes. Ze zijn ideaal als je:

• Meerdere locaties of werknemers op afstand die naadloze communicatie- en samenwerkingstools nodig hebben. Finax vond het bijvoorbeeld gemakkelijk om over te stappen op werken op afstand dankzij de gebruiksvriendelijkheid van CloudTalk.
• Hoge gespreksvolumes of complexe vereisten voor het routeren van gesprekken.
• Beperkte budgetten voor communicatie-infrastructuur of een behoefte om de maandelijkse telefoonkosten te verlagen.
• De wens om telefooncommunicatie te integreren met andere bedrijfsapplicaties en workflows.

Enkele voorbeelden van VoIP-gebaseerde telefoonsystemen zijn:

• Cloudtelefoonsystemen voor kleine bedrijven die een complete, end-to-end, hardwarevrije communicatieoplossing bieden.
• Enterprise-grade VoIP-oplossingen die integreren met bestaande IT-infrastructuur en de geavanceerde functies bieden die grote organisaties nodig hebben.
• Hybride VoIP-systemen die een standaard telefoonlijn combineren met bellen via internet voor maximale flexibiliteit en betrouwbaarheid.

Wat is het belang van meerlijnentelefoonsystemen?

Het kiezen van het juiste meerlijnentelefoonsysteem, in het bijzonder een VoIP-gebaseerde oplossing, kan tal van voordelen bieden voor je bedrijf:

Lagere kosten terwijl de gesprekscapaciteit toeneemt

Een van de belangrijkste voordelen van het kiezen van een meerlijnig telefoonsysteem is de mogelijkheid om kosten te besparen. Als u bijvoorbeeld een op VoIP gebaseerd meerlijnensysteem gebruikt, kunt u de maandelijkse kosten voor vaste telefoonlijnen elimineren of op zijn minst verlagen.

Met VoIP-systemen kun je ook gemakkelijk je gesprekscapaciteit verhogen zonder dat je dure hardware-upgrades nodig hebt. Met een cloud-gebaseerde oplossing kun je snel nieuwe regels of extensies toevoegen als dat nodig is, vaak met slechts een paar klikken.

Betrouwbaarheid verhogen

Meerlijnige telefoonsystemen zijn betrouwbaarder dan traditionele vaste systemen. Zolang je internetverbinding stabiel is en je systeem correct is geconfigureerd, zou je geen last moeten hebben van downtime en zal je kunnen genieten van spraakgesprekken van hoge kwaliteit.

De meeste VoIP-providers hebben een robuuste infrastructuur, vaak met ingebouwde redundantie. Dus zelfs als het elektriciteitsnet uitvalt of als er een storing is op het lokale netwerk, kun je nog steeds je telefoon gebruiken.

Bovendien wordt VoIP vaak geleverd met handige functies zoals automatisch doorschakelen, IVR (Interactive Voice Response) en voicemail-to-email. Je mist nooit meer een belangrijk gesprek of bericht.

Versterk uw merkreputatie

De geavanceerde functies van een meerlijnig telefoonsysteem kunnen helpen om een professioneler en indrukwekkender imago van je merk uit te stralen.

Functies zoals auto-attendant, wachtrijen en aanpasbare wachtmuziek kunnen een gepolijste en efficiënte ervaring creëren voor je bellers, wat je inzet voor een goede klantenservice versterkt.

Bovendien kunnen deze systemen worden geïntegreerd met CRM software en andere bedrijfstools. Dat maakt persoonlijke begroetingen en klantinteracties mogelijk die je aandacht voor detail en je klantgerichte benadering laten zien.

Behoud flexibiliteit en schaalbaarheid

Op VoIP gebaseerde meerlijnstelefoonsystemen bieden ongeëvenaarde flexibiliteit en schaalbaarheid voor uw bedrijf. Met de mogelijkheid om te bellen en gebeld te worden vanaf elke locatie met een internetverbinding, kan je team op afstand of op meerdere locaties werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit of efficiëntie van de communicatie.

Naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt, kan een meerlijnensysteem gemakkelijk worden aangepast aan uw veranderende behoeften. Of u nu de routering van oproepen opnieuw moet configureren of moet integreren met nieuwe software, u beschikt over de flexibiliteit om wijzigingen snel en kosteneffectief door te voeren.

Direct communicatie instellen en personaliseren

Het aanpassen van een op VoIP gebaseerd meerlijnig telefoonsysteem aan uw specifieke bedrijfs- en klantbehoeften is sneller en eenvoudiger vergeleken met traditionele vaste telefoonsystemen. Met de intuïtieve webgebaseerde interfaces en configuratiehulpmiddelen voor slepen en neerzetten kun je je telefoonsysteem binnen enkele minuten personaliseren.

Dankzij dit aanpassingsgemak kun je je communicatieworkflows snel aanpassen aan veranderende omstandigheden, zoals seizoensgebonden schommelingen of de lancering van nieuwe producten.

Je kunt ook unieke gebruikerservaringen creëren voor verschillende klantsegmenten of afdelingen. Zo krijgt elke beller de meest relevante en effectieve ondersteuning.

10 Kenmerken en functionaliteiten van meerlijnentelefoonsystemen

Meerlijnige telefoonsystemen kunnen beschikken over een reeks geavanceerde functies om je bedrijfscommunicatie te verbeteren:

#1 Wachtrijen

Oproepwachtrijen zijn een essentiële functie voor bedrijven die veel gesprekken ontvangen. Als alle beschikbare contactcenter medewerkers bezet zijn, worden de oproepen in een wachtrij geplaatst en beantwoord in de volgorde waarin ze binnenkwamen of volgens andere, vooraf gedefinieerde regels.

Wachtrijen kunnen worden aangepast met wachtmuziek, informatieve berichten en geschatte wachttijden. Dat vermindert de frustratie bij bellers en verbetert de algehele klantervaring.

#2 Gespreksopname

Met gespreksopname kun je audio van telefoongesprekken vastleggen en opslaan. Deze functie is waardevol voor kwaliteitsborging, trainingsdoeleinden, naleving van wettelijke voorschriften en geschillenbeslechting.

#3 Oproepen doorsturen

Met de geavanceerde functies voor het routeren van oproepen kun je inkomende oproepen routeren naar de meest geschikte contactcenter medewerkers, afdeling of locatie. Routering kan gebaseerd zijn op factoren zoals beller-ID, tijd van de dag of vaardigheden van de contactcenter medewerkers. Bellers krijgen sneller de hulp die ze nodig hebben, waardoor uw eerste-oproeppercentage en Klantentevredenheid toenemen.

#4 Internationale & gratis nummers

Met een op VoIP gebaseerd telefoonsysteem met meerdere lijnen is het eenvoudig om internationale en gratis nummers aan te schaffen en te beheren. Dit maakt het mogelijk om het bereik van je bedrijf te vergroten en een grotere mate van professionele, 24 uur per dag toegankelijke bereikbaarheid te bieden aan klanten, ongeacht regio of land.

#5 Auto Attendant

Dit is een soort virtuele receptionist die je oproepen beantwoordt en opties voorstelt om bellers door te verbinden met de juiste afdeling of contactcenter medewerkers. De functie kan gesprekken automatisch routeren om wachttijden te verkorten en je bedrijf een professionele uitstraling te geven.

#6 Voicemail

Sommige geavanceerde voicemailfuncties, zoals voicemail-naar-e-mail transcriptie en visuele voicemail interfaces, maken het makkelijker om gemiste oproepen en berichten te beheren en beantwoorden. Dit helpt ervoor te zorgen dat belangrijke communicatie niet wordt gemist en indien nodig kan worden afgehandeld.

#7 Aanpassing

Met VoIP-gebaseerde meerlijnentelefoonsystemen kun je je telefoonsysteem aanpassen aan de behoeften van je bedrijf. Dit omvat het creëren van aangepaste begroetingen, het configureren van regels voor oproeproutering en het instellen van telefoon extensies voor individuele gebruikers of afdelingen.

#8 Analytics

Gespreksanalyses geven je inzicht in je communicatiepatronen, prestaties van contactcenter medewerkers en klantgedrag. Met deze informatie kun je trainingsmogelijkheden identificeren en gegevensgestuurde beslissingen nemen om je algehele klantenservice of verkoop te verbeteren.

#9 AI-inzichten

Sommige geavanceerde meerlijnstelefoonsystemen maken gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om nog geavanceerdere inzichten en automatisering te bieden.

Een AI-gestuurde sentimentanalyse kan bijvoorbeeld helpen bij het identificeren van klantentevredenheidsniveaus en toezichthouders waarschuwen voor mogelijke problemen. Intelligent call routing maakt gebruik van machine learning algoritmes om een beller dynamisch te koppelen aan de meest geschikte contactcenter medewerkers.

#10 Koppelingen

Meerlijnige telefoonsystemen kunnen worden geïntegreerd met verschillende zakelijke tools en softwarestacks, zoals CRM-systemen, helpdesksoftware en productiviteitssuites. Dit helpt bij het creëren van meer naadloze workflows en gepersonaliseerde interacties met klanten, terwijl er een eenduidig beeld ontstaat van klantgegevens op verschillende touchpoints.

Kies het beste meerlijnentelefoonsysteem voor uw bedrijf

Een goed ontworpen meerlijnig telefoonsysteem optimaliseert uw personeelsbestand, stroomlijnt uw activiteiten en biedt bruikbare inzichten in uw communicatiegewoonten.

Functies voor wachtrijen en routering zorgen er samen met AI-gestuurde analyses voor dat elke beller snel en adequaat antwoord krijgt. Dat vermindert de wachttijden en verhoogt de productiviteit van contactcenter medewerkers.

Neem geen genoegen met verouderde of beperkte communicatiemiddelen – zet vandaag nog de eerste stap op weg naar de transformatie van je bedrijf met een krachtig, functierijk meerlijnig telefoonsysteem.

Neem contact op en ontdek wat CloudTalk voor u kan betekenen.