By S. Lucido-Balestrieri

| 19 jul 2024

Technisch, Telefoonsysteem

De volledige VoIP implementatiegids: Vereisten en installatie

Tegen 2024 zal de wereldwijde VoIP-markt naar verwachting een omvang hebben van $194,5 miljardgedreven door de kosteneffectiviteit, minimale behoefte aan ondersteuning door personeel, verbeterde betrouwbaarheid en diverse functies.

Toch vereist het maximaliseren van de voordelen een strategische aanpak vanaf het begin. Hiervoor is een methodisch en goed doordacht plan nodig, inclusief een zorgvuldige analyse van de behoeften, doelen en beschikbare middelen van je bedrijf.

In dit artikel leiden we je door het hele implementatieproces, van vereisten tot installatie.

Leer hoe je VoIP in een mum van tijd kunt gebruiken.

Belangrijkste opmerkingen

Voor een succesvolle VoIP-implementatie moet je rekening houden met must-haves zoals het implementeren van beveiligingsmaatregelen, het zorgen voor voldoende bandbreedte en het selecteren van de juiste apparatuur voor een soepele communicatie.
VoIP opzetten houdt in dat je de behoeften van je bedrijf moet begrijpen, de juiste provider moet kiezen en voortdurend moet testen om optimale prestaties te garanderen.
Een soepele migratie naar VoIP vereist zorgvuldige planning. Evalueer je huidige infrastructuur, voer piloottests uit, implementeer de software geleidelijk en stel noodplannen op om een naadloze overgang te garanderen.

VoIP-implementatie: Essentiële vereisten

Voor een succesvolle VoIP-implementatie is het cruciaal om deze vereistenchecklist te volgen:

#1 Zorg voor voldoende bandbreedte

Bandbreedte verwijst naar de hoeveelheid gegevens die in één keer door een netwerk kan stromen.

Eenvoudiger gezegd, is het vergelijkbaar met de capaciteit van een weg voor auto’s. Net zoals een bredere snelweg meer voertuigen kan herbergen zonder dat er opstoppingen ontstaan, zorgt een hogere bandbreedte ervoor dat er meer gegevens door een netwerk kunnen stromen zonder vertragingen of knelpunten.

Om VoIP vlot te laten werken, is er voldoende ruimte op het netwerk of bandbreedte nodig. Dit hangt af van hoeveel gesprekken er tegelijkertijd plaatsvinden en van de kwaliteit van de internetverbinding.

Daarom, is het cruciaal om voldoende bandbreedte te hebben om alle gesprekken probleemloos af te handelen. Als er niet genoeg zijn, kunnen gesprekken wegvallen of een slechte geluidskwaliteit hebben. Het verbeteren van de internetverbinding of het gebruik van betere technologie kan dit probleem oplossen.

#2 Selecteer een netwerk met lage latentie

Latency is de tijd die je stem nodig heeft om de luisteraar te bereiken, cruciaal voor vlotte gesprekken. Een snel, betrouwbaar netwerk met lage latentie minimaliseert deze vertraging en zorgt voor minimale vertragingen in de gegevensoverdracht.

Dankzij de lage latentie wordt er vrijwel direct gereageerd, waardoor gesprekken natuurlijk en gemakkelijk aanvoelen, zonder lastige pauzes of onderbrekingen.

Voor professionele omgevingen en realtime communicatie zoals live bellen of chatten, is een latentie van 150 milliseconden of minder nodig om soepele gesprekken te garanderen.

#3 VoIP-verkeer voorrang geven boven andere gegevens

Prioriteit geven aan VoIP-verkeer is cruciaal om online spraak- en videogesprekken van hoge kwaliteit te garanderen.

Wanneer je VoIP-verkeer voorrang geeft, zorg je ervoor dat je systeem voldoende internetbronnen heeft om gesprekken vlot af te handelen, vooral als andere apps ook bandbreedte gebruiken.

Dit is belangrijk omdat VoIP-gesprekken snel en duidelijk moeten zijn. Als er te veel vertraging of onderbreking is, kan dit ten koste gaan van de gesprekskwaliteit.

Door Quality of Service (QoS) instellingen te gebruiken in je netwerkconfiguratie kan je VoIP-gesprekken voorrang geven en internetcongestie, vertragingen en gegevensverlies voorkomen die de gesprekskwaliteit kunnen beïnvloeden.

#4 Beveiligingsmaatregelen implementeren

VoIP-communicatie heeft te maken met beveiligingsrisico’s zoals phishing, malware of virussen. Hier zijn enkele belangrijke stappen om ervoor te zorgen dat je gegevens beschermd zijn:

Kies een betrouwbare, veilige VoIP-provider.
Ervoor zorgen dat software voldoet aan accreditaties (zoals ISO, PCI/DSS, GDPR).
Versleutel alle gegevens (inclusief gesprekken, contactgegevens, gesprekslogs, media, creditcardgegevens en wachtwoorden).
Controleer regelmatig de status van je provider (je kunt bijvoorbeeld de status van Cloudtalk vinden op status.cloudtalk.io).
Weten met wie je contact moet opnemen in geval van een cyberaanval.

#6 Kies de juiste apparatuur

Bij het opzetten van een cloud-gebaseerd VoIP-telefoonsysteem heb je niet veel extra apparatuur nodig, maar zorg er wel voor dat je het essentiële hebt:

Een stabiele internetverbinding met hoge snelheid.
Een toestel dat met VoIP werkt, zoals een IP-telefoon, computer of mobiele telefoon.
Kwaliteitskoptelefoon met microfoons. Het gebruik van een hoofdtelefoon met actieve ruisonderdrukking (ANC) kan de geluidskwaliteit verbeteren en achtergrondgeluid verminderen tijdens VoIP-gesprekken.

Checklist voor VOIP-implementatie

Voor een succesvolle VoIP installatie is het cruciaal om de belangrijkste aspecten uit de VoIP Implementatie Checklist voor, tijdens en na de implementatie aan te pakken. Laten we elke stap in detail bekijken.

#1 Houd rekening met de behoeften van uw bedrijf

Overweeg deze aspecten voordat je VoIP in je bedrijf implementeert:

Hoe uw medewerkers en klanten momenteel communiceren. Als uw personeelsbestand bestaat uit werknemers die op afstand of op meerdere locaties werken, of als uw bedrijf vaak langeafstandsgesprekken voert, kan VoIP een kosteneffectievere en handigere oplossing zijn dan traditionele telefoonsystemen.

Zorg ervoor dat het VoIP-systeem kan voldoen aan de huidige behoeften van je bedrijf en ook geschikt is voor toekomstige uitbreiding. Evalueer factoren zoals gebruikersaantallen, gespreksvolumes en potentiële groeiplannen. Door te kiezen voor een schaalbare VoIP-oplossing kunt u naadloos nieuwe functies en extra gebruikers integreren naarmate uw bedrijf groeit, waardoor er minder dure systeemrevisies of upgrades nodig zijn.

#2 Overweeg verschillende VoIP-types

Er zijn drie hoofdtypen VoIP-systemen om te overwegen. Ze hebben allemaal hun eigen kenmerken en voordelen:

PBX op locatie: PBX (Private Branch Exchange) verwijst naar een privé-telefoonnetwerk binnen een organisatie, dat zich fysiek op het bedrijfsterrein bevindt, investeringen in apparatuur en software vereist en vaak technische expertise voor het beheer vereist.

Apparaat-gebaseerde VoIP: Deze oplossingen worden geïnstalleerd op apparaten zoals computers, laptops en smartphones. Ze stellen gebruikers in staat om te bellen en gebeld te worden vanaf elke plek met een internetverbinding, waardoor ze ideaal zijn voor kleine bedrijven of werknemers op afstand.

Cloud-gebaseerde telefooncentrale: Dit VoIP-systeem wordt gehost in de cloud in plaats van op de fysieke locatie van je bedrijf. Het biedt veel van dezelfde functies als een PBX op locatie, maar met lagere initiële kosten en een grotere schaalbaarheid.

Ontdek gedetailleerde informatie over deze systeemtypes in de onderstaande tabel:

PBX op locatie

VoIP via apparaten

Cloud-gebaseerde telefooncentrale

Kosten

Hoog

Matig

Matig-laag

Voordelen

Meer controle, aanpassing en spraakverkeer onafhankelijk van lokaal internet.

Bellen en gebeld worden waar je ook bent. Er is geen grote initiële investering nodig.

Lagere kosten en schaalbaarheid. Er is geen grote initiële investering nodig.

Nadelen

Hogere initiële investering en minder flexibiliteit. Voor het management is technisch ervaren personeel nodig.

De kwaliteit van de service kan afhankelijk zijn van de internetverbinding.
Minder controle en aanpassingen dan een PBX op locatie.

Afhankelijkheid van internetverbinding.
Minder controle.

Geschikt voor

Grote bedrijven met specifieke middelen en behoeften.

Kleine bedrijven en telewerkers.

Bedrijven van elke grootte die op zoek zijn naar flexibiliteit en kostenbesparingen.

#3 Controleer je internetverbinding en netwerk

Naast het kiezen van een netwerk met lage latentie en het verzekeren van voldoende bandbreedte, moet je het volgende bevestigen:

Internetsnelheid en stabiliteit: Voordat je VoIP instelt, is het van vitaal belang om ervoor te zorgen dat je internetverbinding snel en stabiel is om heldere gesprekken van hoge kwaliteit te garanderen. Zorg ervoor dat je het van tevoren test.

Controleer pakketverlies: Houd het onder 1% om een goede gesprekskwaliteit te behouden.
Jitter: Handhaaf jitterniveaus van 30 ms of minder om een consistente audiokwaliteit te garanderen tijdens VoIP-gesprekken.

#4 Een budget opstellen

Houd deze dingen in gedachten bij het bepalen van je budget:

Denk aan initiële setupkosten en terugkerende kosten op lange termijn.
Houd rekening met alle kosten voor bedrijfscommunicatie.
Bereken potentiële besparingen met VoIP. Zo kun je gebieden identificeren waar je kosten kunt besparen en de efficiëntie kunt verbeteren.

#5 Kies de juiste VoIP-provider

Zodra je je budget hebt bepaald en hebt vastgesteld welke VoIP-opstelling het beste bij je behoeften past, is de volgende stap het kiezen van de softwareprovider.

Houd bij deze grote beslissing rekening met het volgende:

Functies en functionaliteit: Zorg ervoor dat de provider alle functies biedt die je nodig hebt, zoals Power Dialing, Call Flow Designing, internationale nummers of kunstmatige intelligentie. Controleer of hun software werkt met je huidige installatie.
Betrouwbaarheid en kwaliteit: Zoek een provider die bekend staat om zijn betrouwbare service met minimale tot geen downtime.
Schaalvergroting: U wilt een provider die kan meegroeien met uw bedrijf. Je moet gebruikers en functies kunnen toevoegen of verwijderen wanneer je maar wilt.
Prijzen: Zoek een provider met flexibele prijsopties die passen bij uw budget en gebruik.

Bij Cloudtalk bieden we plannen voor elk budget, inclusief een aanpasbare optie waarbij je de functies kunt selecteren die je nodig hebt.

Klantenservice: Het is ook cruciaal dat de provider uitstekende technische ondersteuning en klantenservice biedt. Ze moeten je helpen met technische problemen en vragen beantwoorden tijdens en na de installatie.
Reputatie en ervaring: Kies een provider met een sterke reputatie op de VoIP-markt. Zoek naar beoordelingen van andere klanten om te zien hoe tevreden ze zijn.

Een uitgebreide gids voor het kiezen van het juiste VOIP-pakket voor uw bedrijf

Gratis lezen

#6 Het nieuwe VoIP-systeem installeren

De installatie van een VoIP-systeem varieert afhankelijk van de provider en het systeem dat u kiest.

Voor VoIP op basis van toestellen moet je je telefoons met adapters op je modem aansluiten of IP-telefoons gebruiken, die via Wi-Fi of Ethernet-kabels verbinding maken met het internet.

Voor VoIP op locatie zijn professionele installatie en configuratie vereist, meestal door gecertificeerde VoIP-elektriciens.

Kiezen voor VoIP op basis van software of in de cloud vereenvoudigt het proces aanzienlijk.

Met Cloudtalk is het opzetten van een VoIP-systeem bijvoorbeeld heel eenvoudig. Gewoon:

Maak een account aan bij Cloudtalk.
Download de applicatie op je laptop of smartphone.
Activeer de gratis proefversie van 14 dagen.
Gespreksbeheer configureren volgens uw voorkeuren (bv. Gesprek doorschakelen).
Nummers instellen voor inkomende en uitgaande gesprekken.
Selecteer uw VoIP-nummer.

#7 Uw telefoonnummer verkrijgen of behouden

VoIP-providers bieden de flexibiliteit om nieuwe nummers te krijgen of bestaande nummers te behouden.

Overweeg voor het verkrijgen van nieuwe nummers:

Lokale nummers: Deze nummers worden geïdentificeerd door netnummers die specifiek zijn voor regio’s, steden of staten.
Virtuele nummers, zoals gratis opties, zorgen ervoor dat klanten contact met je kunnen opnemen zonder kosten te maken.

Als u uw huidige nummers wilt behouden, kunt u ook nummerbehoud aanvragen.

#8 Train uw team

Het benutten van functies en afdelingsgerichte trainingssessies zijn belangrijke onderdelen om de efficiëntie en productiviteit van VoIP-implementatie binnen een bedrijf te maximaliseren.

Maak optimaal gebruik van functies

Functies zoals Call Monitoring, Call Recording en Analytics spelen een cruciale rol in het vereenvoudigen van het trainingsproces.

Door gebruik te maken van deze functies kunnen supervisors trainingssessies aanpassen aan de specifieke behoeften van teams en individuen.

Gespreksmonitoring om gebieden te identificeren waar bepaalde teams extra ondersteuning of coaching nodig hebben, gespreksopnames om best practices te laten zien en voorbeelden uit de praktijk te geven tijdens trainingssessies, en analytics om prestatiecijfers bij te houden, trainingssessies op maat te maken en strategieën van toppresteerders te benadrukken.

Implementeer afdelingsgerichte training om teamvaardigheden te verbeteren

Door sessies af te stemmen op de unieke vereisten van elk team, krijgen werknemers gerichte begeleiding die direct van toepassing is op hun rollen en verantwoordelijkheden, zodat ze goed zijn uitgerust om het VoIP-systeem effectief in te zetten bij hun dagelijkse taken.

Als bijvoorbeeld een afdeling klantenservice overgaat op een nieuw VoIP-systeem, kan de afdelingsgerichte training praktische oefeningen bevatten over hoe het systeem te gebruiken voor het afhandelen van vragen van klanten, het efficiënt beheren van wachtrijen en het gebruik van geavanceerde functies zoals gesprek doorschakelen.

#9 Test uw nieuwe VoIP-systeem

Als je een nieuw VoIP-systeem wilt testen, overweeg dan om VoIP-serviceproviders te zoeken die gratis tests aanbieden.

Nadat je het systeem hebt geïnstalleerd en geconfigureerd, ga je verder met de volgende tests:

Testgesprekken voeren, zowel intern als extern, om de gesprekskwaliteit en functionaliteit te beoordelen.
Maak jezelf vertrouwd met functies van het VoIP-systeemzoals vaardigheidsgebaseerde routering, gespreksmonitoring, gesprekstags en gespreksopname.
Controleer integraties met Salesforce, Zendesk of HubSpot om een naadloze gegevenssynchronisatie en -rapportage te garanderen.
Evalueer de betrouwbaarheid van de internetverbinding door op verschillende momenten van de dag beltests uit te voeren.

#10 Uw VoIP-systeem gezond houden

Volg deze stappen regelmatig om ervoor te zorgen dat uw VoIP-systeem probleemloos werkt. Dit zorgt voor een soepele belervaring en algemene systeemprestaties.

Hier lees je hoe je je VoIP-systeem in goede conditie houdt:

Controleer regelmatig je bandbreedte om er zeker van te zijn dat deze gesprekken van hoge kwaliteit aankan.
Test de gesprekskwaliteit regelmatig om eventuele problemen snel op te sporen en te verhelpen.
Controleer de prestaties van je systeem consequent om problemen direct aan te pakken.
Houd zowel hardware als software up-to-date voor betere prestaties en beveiliging.
Train je team in VoIP-beveiliging om aanvallen te voorkomen.
Gebruik sterke wachtwoorden en firewalls om je gesprekken te beschermen tegen cyberbedreigingen.

4 Best Practices voor een soepele VoIP-overgang

Overstappen op VoIP kan een revolutie betekenen voor de communicatie binnen uw bedrijf, maar vereist wel zorgvuldige planning en uitvoering.

Dit zijn de belangrijkste stappen voor een soepele migratie:

Evalueer uw huidige infrastructuur: Beoordeel uw netwerk, apparatuur en software om te bepalen of u klaar bent voor VoIP-koppeling. Ontwikkel een gedetailleerd plan met tijdlijnen, budgetten en benodigde middelen.
Voer een piloottest uit: Voer voor de volledige uitrol een test uit met een kleine gebruikersgroep om mogelijke uitdagingen te identificeren en het VoIP-implementatieproces te verfijnen.
Implementeer het geleidelijk: Rol VoIP geleidelijk uit, te beginnen met geselecteerde afdelingen of teams. Breid de implementatie geleidelijk uit om risico’s te beperken en de acceptatie door gebruikers te garanderen.
Noodplannen opstellen: Ontwikkel protocollen voor noodgevallen of technische problemen, zoals stroomuitval of netwerkstoringen. Gegevensback-ups en herstelprocedures onderhouden om downtime tot een minimum te beperken.

Naadloze communicatie begint met het implementeren van slimme VoIP

Kortom, met de juiste VoIP-implementatie en -installatie kunt u tal van voordelen benutten, zoals een betere gesprekskwaliteit, meer flexibiliteit en mobiliteit, en aanzienlijke kostenbesparingen in vergelijking met traditionele telefoonsystemen.

Zoals we in het artikel hebben gezien, is het van cruciaal belang om aan specifieke vereisten voor VoIP-implementatie te voldoen en te evalueren welke opties aan je behoeften voldoen.

Als je overweegt binnenkort een VoIP-oplossing te implementeren, biedt CloudTalk een robuust platform dat de beperkingen van traditionele telefonie wegneemt en bedrijven in staat stelt naadloos te communiceren in meer dan 160 landen.

Op zoek naar een VoIP-provider? Bekijk hoe het werkt in CloudTalk.

Dialer en illustratie van binnenkomende gesprekken

Plan een demo

Veelgestelde vragen over VoIP implementatie

Wat veroorzaakt VoIP-uitval, echo’s of glitches?

Twee waarschijnlijke oorzaken van een VoIP-implementatie die last heeft van dropouts, echo’s of glitches zijn een hoge latentie en een hoge jitter.
Hoge latentie is overmatige vertraging bij gegevensoverdracht, waardoor spraakgegevens kunnen wegvallen, echoën of andere storingen vertonen. Om een hoge latentie op te lossen, kun je je VoIP-verbinding en netwerkstabiliteit controleren door een VoIP-snelheidstest uit te voeren, een netwerkbeoordelingstest uit te voeren, netwerkcongestie te verminderen door ongebruikte systemen uit te schakelen of apps die capaciteit verbruiken te sluiten,
Hoge jitter is overmatige variatie in vertraging, waardoor spraakpakketten niet op volgorde aankomen, wat kan leiden tot haperend geluid of vervormd geluid. Om hoge jitter te verhelpen, kun je je router upgraden, ethernetkabels gebruiken, zorgen voor snel internet of bandbreedtetests uitvoeren.

Wat zijn de meest voorkomende VoIP-problemen voor bedrijven?

Hier zijn enkele veelvoorkomende VoIP-problemen:
– Echo bij VoIP-gesprekken: Dit betekent dat er een vertraging optreedt in de overdracht van spraakgegevens, waardoor spraak elkaar overlapt en de communicatie wordt bemoeilijkt.
– Jitter: Dit betekent dat gegevenspakketten met onregelmatige tussenpozen aankomen, wat leidt tot onderbrekingen in de communicatiestroom.
– Uitgevallen gesprekken: Dit betekent dat gesprekken abrupt worden afgebroken of afgebroken door problemen zoals pakketverlies of netwerkinstabiliteit.
– Onbeschikbaarheid om gesprekken te voeren: Dit betekent dat gebruikers geen uitgaande gesprekken kunnen voeren vanwege technische problemen of beperkingen.
– Gemiste gesprekken: Dit betekent dat inkomende gesprekken de ontvangers niet bereiken of automatisch worden doorgeschakeld zonder kennisgeving.

Hoe controleer ik mijn VoIP-verbinding?

Om uw VoIP-verbinding te verifiëren, kunt u:
– Zorg voor voldoende bandbreedte voor VoIP-gesprekken: CloudTalk gebruikt bijvoorbeeld tot 100 kbps per gesprek, en het is aanbevolen om minstens 1 Mbps download- en uploadsnelheid per persoon te hebben, idealiter strevend naar 5 Mbps.
– Gebruik snelheidstestcheckers om de internetbandbreedte te controleren.
– Zorg ervoor dat je voldoet aan de systeem- en netwerkvereisten. Bijv. met een Google Chrome-browser.
– Vermijd VPN: Deactiveer VPN of gebruik het niet tijdens het gebruik van VoIP om verbindingsproblemen te voorkomen.

Hoe werkt een VoIP-systeem?

Met VoIP kun je telefoongesprekken voeren via het internet in plaats van via traditionele telefoonlijnen. Het werkt door je stem om te zetten in digitale gegevenspakketten, waardoor je kosteneffectief kunt bellen vanaf elke plek met internettoegang.
VoIP werkt als gewone internetdatatransmissie en maakt communicatie tussen verschillende apparaten mogelijk.
Bovendien slaan VoIP-systemen gegevens op in de cloud, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk en aanpasbaar zijn via online dashboards.

Wat zijn de VoIP-protocollen?

VoIP-protocollen zijn een reeks regels die bepalen hoe spraakgegevens via het internet worden verzonden. Ze omvatten SIP (Session Initiation Protocol), een subset van VoIP.
SIP wordt gebruikt voor het opzetten, onderhouden en beëindigen van realtime sessies met video, spraak, berichten en andere communicatietoepassingen en -diensten tussen twee of meer eindpunten op IP-netwerken.