Hoe kom ik aan een zakelijk telefoonnummer? Een complete gids

Wist je dat 72% van de consumenten een bedrijf meer vertrouwt als het een professioneel telefoonsysteem heeft? Telefoneren is nog steeds een van de populairste manieren voor bedrijven en klanten om met elkaar te communiceren. Het is jouw kans om een uitzonderlijke eerste indruk te maken.

Het maakt niet uit of je in de B2B- of B2C-sector werkt, een herkenbaar zakelijk telefoonnummer kan het verschil betekenen tussen een lead die je telefoontje opneemt of het op de voicemail laat belanden. Een professioneel telefoonnummer is het merkimago van je bedrijf. Elke keer dat een klant dit ziet, moet hij denken aan vertrouwen, betrouwbaarheid en de klus klaren.

Belangrijkste opmerkingen:

• Een zakelijk telefoonnummer is cruciaal om je professionele en persoonlijke leven gescheiden te houden.
• Virtuele telefoonnummers zijn kosteneffectief en snel in te stellen, perfect voor teams op afstand die meerdere apparaten gebruiken.
• Lokale en gratis nummers kunnen je helpen een betrouwbare merkaanwezigheid te vestigen bij een wereldwijd klantenbestand.
• CloudTalk biedt een brede selectie nummers voor elk doel, plus een platform met krachtige functies zoals oproeproutering, opname en analyse.

Een zakelijk telefoonnummer instellen

Hoe je een zakelijk nummer krijgt, hangt volledig af van het type bedrijfstelefoonsysteem dat je kiest. Laten we de stappen uiteenzetten voor elk van de drie oplossingen die het meest worden gebruikt door bedrijven:

Wanneer u kiest voor een vaste lijn

Zakelijke telefoonnummers instellen voor een vaste lijn op locatie kan tijdrovend zijn. Vooral als je eerst de benodigde apparatuur moet installeren.

Het goede nieuws is echter dat de telecomprovider veel van deze technische dingen voor je doet.

In dit scenario verloopt het proces meestal als volgt:

1. Kies een provider: Kies een betrouwbare telecomprovider met goede ondersteuning.
2. Kies een plan: Kies een belplan dat aan uw behoeften voldoet – lokaal, interlokaal of internationaal.
3. Koop de hardware: Koop de benodigde bureautelefoons en het PBX-systeem.
4. Installeren: Laat de provider lijnen installeren en aansluiten op je centrale.
5. Kies een nummer: Je provider zal een pool van beschikbare nummers aanbieden of je kunt een bestaand nummer overdragen. Zodra je een keuze hebt gemaakt, wijst de provider deze toe aan je PBX-systeem voor routering naar specifieke extensies.

Wanneer u een mobiel telefoonabonnement voor bedrijven wilt

Veel bedrijven kiezen voor mobiele telefoonabonnementen omdat deze apparaten internetverbindingen hebben, e-mail/SMS-functies en kunnen worden gebruikt om te bellen of gebeld te worden als ze niet op kantoor zijn.

Het kan ook de noodzaak wegnemen om PBX-apparatuur aan te schaffen, hoewel de kosten kunnen oplopen als je langeafstandsgesprekken voert of veel belminuten maakt.

Als je deze weg inslaat, kun je het beste kiezen voor een toestel met een geïntegreerde eSIM om een zakelijk telefoonnummer te krijgen dat bij je past. Deze kaarten hebben vaak de mogelijkheid om meerdere profielen en actieve lijnen te hebben, wat betekent dat je onderweg van nummer kunt wisselen.

In dit scenario verloopt het proces als volgt:

1. Kies een provider: Kies een mobiele provider met een goede dekking in je omgeving.
2. Kies een plan: Zoek een data- en belplan dat past bij de grootte van je team en je mobiele gebruik.
3. SIM-kaarten aanschaffen: Koop SIM-kaarten of eSIM’s voor de apparaten van je team. SIM’s worden geleverd met vooraf toegewezen nummers, die de provider kan wijzigen om bestaande zakelijke nummers over te dragen.
4. Nummers toewijzen: Werk samen met je provider om de SIM’s te activeren met nieuwe of geporte nummers voor elke werknemer.
5. Deel toestellen uit: Stel mobiele telefoons van het bedrijf ter beschikking of laat werknemers hun eigen toestellen gebruiken met de nieuwe simkaarten.

Wanneer u zich abonneert op software op basis van VoIP

Bijna een derde van de bedrijven is overgestapt van traditionele telefonie naar VoIP-services (dat is tech-speak voor bellen via internet).

We zullen later ingaan op het waarom , maar voor nu hoef je alleen maar te weten dat als je op zoek bent naar een eenvoudige manier om een zakelijk telefoonnummer in te stellen, een op VoIP gebaseerd systeem een slimme keuze is.

In dit scenario verloopt het proces als volgt:

1. Onderzoek aanbieders: Kijk naar betrouwbare VoIP-serviceproviders, zoals CloudTalk.
2. Kies een plan: Kies een pakket met handige functies zoals virtuele assistenten, gespreksopname en meer.
3. Aanmelden: Meld je aan voor de service en maak je bedrijfsaccount aan.
4. Nummers kiezen: Kies verschillende nummers uit de uitgebreide pool van de provider of draag bestaande bedrijfsnummers over naar het nieuwe VoIP-platform. Je kunt ook op deze stap terugkomen als je later een nieuw virtueel nummer wilt aanmaken.
5. Apparaten configureren: Stel IP-telefoons, desktop clients of mobiele apps in voor je team en zorg ervoor dat alle nummers correct worden gerouteerd en dat de gesprekskwaliteit uitstekend is.

Eenvoudig zakelijke telefoonnummers krijgen met CloudTalk

Nu je weet hoe zakelijke telefoonnummers werken, gaan we dieper in op de details.

Een telefoonnummer instellen met CloudTalk is eenvoudig:

1. Ga naar je CloudTalk-dashboard en klik op de tab “Nummers”.
2. Je huidige telefoonnummers staan hier. Klik bovenaan op “Een nummer kopen”.
3. Kies het type nummer – lokaal, mobiel, nationaal of gratis – en bekijk de maandelijkse prijzen.
4. Voer het netnummer of het aantal nummers in dat u nodig hebt, als u specifieke locaties of meerdere nummers wilt.
5. Bevestig je selectie om de banner met de orderbevestiging te zien. Je aankoop wordt per e-mail bevestigd.

Wilt u uw bestaande nummer behouden? Je kunt het eenvoudig overzetten naar CloudTalk. E-mail je verzoek naar porting@cloudtalk.io met als onderwerp “Port-in request”, samen met de volgende informatie:

• De nummers om over te dragen in internationaal formaat. Bijvoorbeeld +442012345678.
• De huidige aanbieder(s) van telefoondiensten en bereikhouder(s) voor het/de nummer(s).
• De persoon of het bedrijf aan wie het nummer of de nummers zijn geregistreerd en hun volledige adres(sen).
• Een recente factuur voor het nummer of de nummers die je wilt porteren.

Nadat we je verzoek hebben ontvangen, controleren we of de nummers geporteerd kunnen worden. Zo ja, dan ontvang je een Letter of Authorization (LOA) die je moet invullen, ondertekenen en terugsturen. Raadpleeg onze tabel voor nummeroverdracht voor meer informatie over de geschatte tijd en kosten voor dit proces (omdat deze kunnen variëren afhankelijk van je locatie).

CloudTalk maakt het porten soepel. Zodra je de LOA hebt ondertekend, zorgen wij voor het technische gedeelte en schakelen we je nummer probleemloos over van je oude provider naar ons systeem. Je kunt het gewoon gebruiken zonder je zorgen te maken over downtime of andere bedrijfsbedreigende problemen.

Zo makkelijk is het!

Verschillende soorten zakelijke telefoonnummers

Zakelijke telefoonnummers kunnen op twee manieren worden ingedeeld:

• Door de technologie erachter (vaste nummers, mobiele nummers of virtuele nummers)
• Door de stijl van het nummer (gratis, lokaal, internationaal, enz.), waarmee je kunt bellen en gebeld kunt worden via elk van de bovenstaande soorten technologie.

We zullen een kort overzicht geven van de verschillende soorten, te beginnen met de soorten die zijn gecategoriseerd op basis van technologie, die we al hebben aangestipt. Daarna gaan we in op de verschillende stijlen:

Traditionele vaste lijnen

Vaste telefoonnummers zijn verbonden met fysieke telefoonlijnen die in je bedrijfspand zijn geïnstalleerd. Ze zijn rechtstreeks verbonden met het Public Switched Telephone Network (PSTN).

Het nummer is dus gebonden aan de specifieke locatie, dus je hebt er meestal (minstens) één nodig voor elk kantoor of filiaal. Ze zijn duur en tijdrovend om op te zetten.

De sterkste reden om traditionele vaste lijnen in te zetten is wanneer je de infrastructuur al vooraf geïnstalleerd hebt op je kantoor. Als je vanaf nul begint, overschakelt op een hybride werkmodel of toegang wilt tot productiviteitsverhogende functies, is een VoIP-systeem je beste keuze.

Mobiele nummers

Zakelijke mobiele nummers werken net als persoonlijke mobiele nummers, maar zijn gebonden aan een zakelijk mobiel abonnement.

Ze geven je team toegang tot betrouwbare gesprekken, berichten en gegevens terwijl ze onderweg zijn. Vergeet niet dat uw werknemers mobiele apparaten kunnen gebruiken om oproepen te beantwoorden, waar ze ook zijn, zoals tijdens werkreizen, woon-werkverkeer of in noodsituaties buiten kantoor.

Virtuele nummers

Virtuele nummers hebben geen vaste geografische locatie en vereisen geen fysieke simkaart.

In plaats daarvan wijzen VoIP-providers (Voice over Internet Protocol) deze nummers toe als onderdeel van zakelijke telefoonsoftware. Je hebt er toegang toe via apps op meerdere apparaten, zoals een laptop of mobiele app, wat ideaal is voor teams op afstand.

Bovendien kun je een VoIP-nummer krijgen voor verschillende regio’s zonder dat je daar fysiek aanwezig hoeft te zijn.

Gratis nummers

Gratis nummers zijn handig voor je klanten: ze kunnen je bedrijf gratis of tegen een veel lager tarief bellen. Ze zijn perfect voor de klantenservice of verkooplijnen omdat ze aanzetten tot meer telefoontjes en een klantvriendelijk merkimago versterken.

Let op: gratis nummers verschillen van land tot land.

Hier zijn een paar voorbeelden:

• 800 in de VS, Turkije, Puerto Rico en Costa Rica
• 0800 in het VK, Duitsland, België en Brazilië
• 80 in Denemarken
• 01800 in Mexico en Colombia
• 900 in Spanje en Luxemburg

Lokale nummers

Lokale nummers helpen om je aanwezigheid in een bepaalde stad of regio te vestigen. Klanten zijn vaak eerder bereid om te bellen of oproepen te beantwoorden van lokale nummers.

Dat komt omdat ze ze herkennen en zich meer op hun gemak voelen als ze contact opnemen met een bedrijf in de buurt. Het is menselijk om meer vertrouwen te hebben in iets dat vertrouwd is. Bovendien weten we allemaal dat ongebruikelijke – of erger nog, achtergehouden – nummers de reputatie hebben vaak gebruikt te worden voor overlastoproepen.

Enkele populaire voorbeelden zijn 020 voor Londen, 212 voor New York City en 030 voor Berlijn.

Bovendien wordt dit type telefoonnummer steeds populairder omdat moderne smartphones de ontvanger vertellen waar een oproep precies vandaan komt. Dus zelfs als een klant de belcode van een stad niet herkent, kan hij toch een gefundeerde gok maken over wie je bent voordat hij de telefoon opneemt, waardoor je gespreksacceptatie omhoog gaat.

Internationale nummers

Internationale nummers hebben de belcode van een land als voorvoegsel, zoals +1 in de VS of +44 in het VK. Ze zijn een populaire keuze voor bedrijven die een virtueel telefoonsysteem hebben, omdat ze deze zelfs kunnen gebruiken als hun kantoor in een ander land is gevestigd (zoals een callcenter in de VS dat wereldwijd actief is).

Met de meer dan 160 internationale nummeropties van CloudTalk kan uw bedrijf nummers over de hele wereld hebben, van Europa tot Latijns-Amerika en verder. Dit is handig als je wilt uitbreiden naar nieuwe markten zonder fysieke vestigingen op te zetten in elke plaats waar je klanten hebt.

DID-nummers (Direct Inward Dialing)

Direct Inward Dialing (DID)-nummers zijn specifieke nummers die zijn toegewezen aan personen of afdelingen binnen uw bedrijf. Ze werken als extensies maar zijn aparte nummers, zodat klanten direct het juiste team of de juiste persoon kunnen bereiken zonder door een ingewikkeld telefoonmenu te hoeven navigeren.

Uw verkoopafdeling kan bijvoorbeeld een eigen DID-nummer hebben, terwijl de klantenservice een ander nummer gebruikt.

Voordelen van een virtueel zakelijk telefoonnummer

Overschakelen naar een virtueel telefoonnummer kan om een heleboel redenen je beste keuze zijn:

Kosten besparen

Laten we er geen doekjes om winden: de kosten van een zakelijk telefoonsysteem zijn het belangrijkste waarin de meeste bedrijven geïnteresseerd zijn. En we zullen je een geheim verklappen: een virtueel nummer is bijna altijd goedkoper.

Dat komt omdat je niet hoeft te investeren in de fysieke infrastructuur die je nodig hebt voor traditionele telefoniesystemen. We hebben het over zaken als PBX-eenheden, bekabeling, netwerkswitches, stroomvoorziening, handsets, de lijst gaat maar door…

Laat je teams op afstand werken

Werken op afstand is altijd moeilijk geweest, vooral door de logistieke beperkingen. Niet in dezelfde ruimte zijn als je collega’s kan dingen ingewikkeld maken.

Telefoneren lijkt misschien de meest voor de hand liggende keuze om deze hindernis te overwinnen, maar de harde waarheid is dat bestaande telefonie niet geweldig is voor remote en hybride werk.

Met traditionele systemen heb je te maken met knelpunten zoals internationale tol, problemen met doorschakelen, lock-in (als je niet makkelijk van telefoonmaatschappij kunt wisselen) en beperkte ondersteuning voor meerdere apparaten, om er maar een paar te noemen.

Daarom zijn virtuele telefoons nu de standaard voor werken op afstand. Deze systemen zijn eenvoudig te installeren. Jij en je team kunnen virtuele nummers altijd en overal gebruiken. Bovendien zijn VoIP-telefoonsystemen ook uitgerust met handige extra functies, zoals we verderop op deze pagina zullen bespreken.

Verhoog de productiviteit door Koppeling met andere tools te integreren

Het tweede grote voordeel van virtuele zakelijke telefoonsystemen is dat ze de productiviteit kunnen verhogen.

VoIP software kan worden geïntegreerd met een groot aantal zakelijke tools, van je CRM (customer relationship management) software tot agenda-apps of productiviteitstrackers.

Stel je voor dat je een enkele click-to-call knop in je CRM hebt waarop je medewerkers kunnen drukken wanneer een klant een klacht indient of een slechte beoordeling achterlaat.

Zelfs een klein proces als het draaien van een telefoonnummer kan elke week uren aan verloren productiviteit opleveren. Virtuele telefoonnummers doorbreken deze barrières en maken communicatie direct mogelijk.

Verbeter het bereik door lokale aanwezigheid te creëren

Virtuele zakelijke telefoonnummers gaan hand in hand met lokale handel op wereldwijde schaal.

Virtuele nummers kunnen worden “gelokaliseerd” waar je maar wilt. Als een prospect bijvoorbeeld in Zweden is gevestigd en je belt vanuit de VS, kan het voor hem of haar enigszins alarmerend zijn als hij of zij wordt gebeld door een nummer met een +1 prefix. Als je ze echter belt vanaf een lokale +46-belcode, is de kans veel groter dat ze je telefoontje beantwoorden.

Het is de basispsychologie van de mens. Klanten zien een bekend nummer, herkennen het en voelen zich verbonden met de beller nog voordat ze de telefoon opnemen.

Het staat gelijk aan betere opnamepercentages voor uitgaande gesprekken, wat je een voorsprong geeft in elk aspect van zakelijke communicatie, of het nu gaat om het aanprijzen van een product, het afsluiten van een verkoop of het bieden van uitstekende klantenservice.

Ga verder dan virtuele nummers met deze telefoonfuncties

Een virtueel ondernemingsnummer is nog maar het begin. Als je op zoek bent naar een VoIP-service, wil je misschien ook andere functies in het softwarepakket overwegen, want die kunnen een wereld van verschil maken voor de productiviteit van je callcenter.

Hier zijn enkele van de topfuncties voor telefoons die beschikbaar zijn met CloudTalk:

#1 Gespreksstroomontwerper

CloudTalk’s Call Flow Designer is een visuele interface waarmee je journeys voor inkomende gesprekken kunt bouwen of aanpassen. Je kunt eenvoudig beheren hoe gesprekken verlopen vanaf het moment dat ze je telefoonsysteem binnenkomen tot het moment dat ze worden opgelost, ongeacht welke weg ze afleggen.

#2 Aanpasbare gespreksroutering

Met de aanpasbare routering van oproepen kun je inkomende oproepen naar het juiste team of de juiste persoon in je organisatie leiden. Klanten hoeven alleen je belangrijkste zakelijke telefoonnummer op te slaan en zodra ze bellen, leidt een Interactive Voice Response (IVR)-systeem ze naar de juiste plaats met stappen zoals “Voor verkoop, druk op 1”.

Met CloudTalk zijn IVR en oproeproutering ingebouwd in de Call Flow Designer. Je kunt aangepaste regels instellen op basis van kantooruren, afdeling of prioriteit van de beller. Je kunt bijvoorbeeld gesprekken overdag doorsturen naar de verkoopafdeling, maar ’s avonds naar de klantenservice. Of je kunt VIP-klanten rechtstreeks naar hun accountmanager doorverwijzen.

#3 Gesprek doorschakelen

Met de functie Doorschakelen kunnen contactcenter medewerkers bellers doorschakelen naar een andere persoon in je organisatie. Het is handig voor moeilijke gesprekken waarbij een supervisor nodig kan zijn om deskundig advies te geven, of in het geval dat een klant gewoon verdwaald is in het IVR-menu.

Gesprekken kunnen ook worden doorgeschakeld naar het mobiele apparaat van een werknemer, een andere kantoorlocatie of zelfs een toegewezen voicemailbox. Allemaal redelijke scenario’s als een contactcenter medewerkers de telefoon niet heeft opgenomen na verschillende inkomende oproepen van een klant.

Gespreksverslagen #4 en opname

Call Recording maakt audio-opnames van je telefoongesprekken met klanten. Dit is geweldig voor het trainen van werknemers, naleving van wettelijke voorschriften of gewoon terugverwijzen naar wat er tijdens een vorig gesprek is gezegd.

De AI-gebaseerde functie Gesprekstranscripties van CloudTalk is vooral handig om in één oogopslag de belangrijkste punten van een gesprek te begrijpen.

#5 Smart Dialer

Een Smart Dialer versnelt uitgaande oproepen en zorgt ervoor dat contactcenter medewerkers zelf geen nummers hoeven te draaien. Als een ontvanger niet beschikbaar is (omdat de lijn bezet is of de verbinding is verbroken), wordt automatisch de volgende contactpersoon in de lijst gebeld.

Dit is ideaal voor koude verkoopgesprekken omdat je vertegenwoordigers meer leads kunnen bereiken in veel minder tijd. Het wordt ook vaak gebruikt door contactcenters, bijvoorbeeld als er een lijst met tickets voor klantenondersteuning moet worden doorgewerkt. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar voorkomt ook dat contactcenter medewerkers voortdurend telefoonnummers moeten intypen, wat ze zeker zullen waarderen.

#6 Power Dialer

Een Power Dialer belt gewoon het volgende nummer in de lijst zodra het huidige gesprek beëindigd is. Het is een functie die seconden bespaart op elke interactie, wat neerkomt op een productiviteitsbesparing van uren voor je team per werkweek.

#7 Gespreksmonitoring

Met Call Monitoring kunnen supervisors live gesprekken beluisteren voor kwaliteitsborging en trainingsdoeleinden.

Ze kunnen gesprekken stilletjes monitoren zonder dat de agent of klant het weet of feedback geven via “fluistercoaching”, waarbij alleen de contactcenter medewerkers hun advies horen. Er is ook de “barge-in” optie, waarmee supervisors direct kunnen deelnemen aan gesprekken als dat nodig is.

#8 Telefoon Extensies

Telefoonextensies creëren unieke korte nummers, zodat bellers snel specifieke personen of afdelingen kunnen bereiken.

Klanten kunnen bijvoorbeeld het hoofdkantoornummer bellen en vervolgens een extensie invoeren om direct verbinding te maken en het IVR-menu overslaan. Het is ook handig voor als gesprekken worden verbroken en je de lijn weer moet herstellen.

#9 Voicemail

Met voicemail kunnen bellers ingesproken berichten achterlaten als er niemand beschikbaar is om hun gesprek aan te nemen. Je kunt begroetingen personaliseren, verschillende mailboxen instellen voor verschillende afdelingen en zelfs voicemails ontvangen als audiobestanden of teksttranscripties via e-mail.

#10 Ingebouwde Analytics

Het mooie van virtuele telefoondiensten is dat alle gespreksinformatie kan worden omgezet in ruwe gegevens en op één plek kan worden gecentraliseerd.

Met CloudTalk kun je statistieken bijhouden zoals het totale gespreksvolume, de gemiddelde afhandeltijd en de Klantentevredenheid. Je kunt filters toepassen om je zoekcriteria te verfijnen en je te concentreren op de prestaties van individuele contactcenter medewerkers. Het helpt je supervisors om persoonlijke training aan te bieden aan je team.

Zorg voor een zakelijk telefoonnummer dat de juiste indruk maakt

Je telefoonnummer kan het eerste zijn wat een klant ziet wanneer hij contact heeft met je bedrijf, dus het is de moeite waard om er wat moeite in te steken.

De eerste indruk telt tenslotte. Als je klant ziet dat een lokaal nummer hem belt, is de kans veel groter dat hij de telefoon opneemt. Het voegt een vleugje vertrouwdheid en vertrouwen toe nog voordat je een woord hebt gesproken en zet je gesprek op het juiste spoor.

Klaar om te beginnen? CloudTalk maakt het gemakkelijk om het type telefoonnummer te krijgen dat u wilt, met naadloze overdracht voor alle bestaande nummers in uw bedrijf.Ga aan de slag met een gratis proefabonnement vandaag nog!