Hoe je virtuele vergaderingen interactiever kunt maken: Uw complete gids

Volgens Zippia besteden organisaties ongeveer 15% van hun tijd aan vergaderingen. 71% van die vergaderingen wordt echter als onproductief beschouwd. 55% van de telewerkers is bovendien van mening dat het merendeel van hun vergaderingen “een e-mail had kunnen zijn”.

Bijeenkomsten – virtueel of anderszins – moeten niet alleen bestaan uit één persoon die spreekt en de andere aanwezigen die luisteren (of niet luisteren!). Als dat zo is, dan had het echt een e-mail kunnen zijn.

Hoe je virtuele vergaderingen interactiever kunt maken, is een belangrijk punt voor elk bedrijf met externe werknemers. Door hen betrokken en geïnteresseerd te houden in vergaderingen, zullen die vergaderingen productiever worden. Dus, hoe kun je het doen?

Belangrijkste opmerkingen:

• Virtuele vergaderingen worden steeds gebruikelijker in veel bedrijven, waarbij werken op afstand en hybride werken populair blijken te zijn bij werknemers en bedrijven.
• Het kan een uitdaging zijn om virtuele deelnemers betrokken te houden bij vergaderingen, omdat ze meer potentiële afleidingen hebben en last kunnen hebben van technische problemen.
• Hoe maak je een virtuele vergadering interactief? Dat is een belangrijke vraag voor bedrijven, omdat het de betrokkenheid van de deelnemers vergroot.
• Enkele nuttige hulpmiddelen voor virtuele vergaderingen zijn ijsbrekers, realtime enquêtes of polls en relevante visuele hulpmiddelen.
• Bedrijven die succesvol omgaan met de vraag hoe ze werknemers virtueel kunnen betrekken, zien waarschijnlijk meer vertrouwen binnen hun teams, een sterkere bedrijfscultuur en productievere vergaderingen.

Wat zijn de grootste uitdagingen bij het online hosten van uw vergaderingen?

Het is geen nieuwe uitdaging voor bedrijven om vergaderingen interactiever te maken. Lang voordat virtuele vergaderingen gemeengoed werden, moesten bedrijven nog nadenken over hoe ze de deelnemers aan vergaderingen betrokken konden houden.

Het is echter waarschijnlijk nog moeilijker om een sterke betrokkenheid te bevorderen bij vergaderingen op afstand. Dat komt door deze unieke uitdagingen van virtuele zakelijke bijeenkomsten: :

• Technische storingen, zoals verbindingsproblemen of audioproblemen waar je geen controle over hebt, kunnen ervoor zorgen dat deelnemers cruciale informatie missen. Dat maakt het moeilijker voor hen om zich effectief in te zetten voor hun collega’s.
• Wanneer we persoonlijk communiceren, spelen visuele signalen en lichaamstaal een grote rol bij het overbrengen van de context. Zonder deze non-verbale signalen kan het moeilijker zijn om een goede verstandhouding en vertrouwen op te bouwen tussen de deelnemers. Daarom kunnen je teams terughoudender en terughoudender zijn om hun mening te delen in vergaderingen op afstand.
• Vermoeidheid door virtuele vergaderingen is een erkend psychologisch fenomeen. Te lang videovergaderen kan leiden tot uitputting, gebrek aan productiviteit en voortdurende vermoeidheid. Als het je externe teams treft, dan wordt het nog moeilijker om ze betrokken te houden bij vergaderingen.

Wat zijn nu enkele effectieve manieren om de interactie en deelname aan online vergaderingen te verhogen?

Weet je waarin telepresence verschilt van videovergaderen?

Meer informatie

6 tips voor meer interactieve vergaderingen met uw virtuele team

Van ijsbrekers voor virtuele vergaderingen tot manieren om plezier te maken, hier zijn onze zes beste tips om vergaderingen interactief te maken:

#1 Kies de juiste omgeving voor de vergadering

Leren hoe je virtuele vergaderingen interactief kunt maken begint voordat de vergadering begint-door na te denken over de setting van de vergadering.

Je wilt dat je deelnemers aandacht hebben voor de discussie en niet worden afgeleid door de omgeving. Je doel moet zijn om je omgeving en je achtergrond zo professioneel mogelijk te maken zonder te stijfjes over te komen.

De juiste omgeving kiezen

• Gebruik een kamer met een deur die gesloten kan worden om afleiding te minimaliseren.
• Zoek een locatie waar weinig achtergrondgeluiden zijn.
• Kijk rond en kies een goed verlichte kamer met een effen muur of achtergrond en natuurlijk licht.
• Stel de camera op ooghoogte op.
• Zorg ervoor dat je computer is aangesloten en opgeladen.
• Controleer of je een sterke internetverbinding hebt.

Deze kleine veranderingen zullen een groot verschil maken voor de algehele kwaliteit en professionaliteit van je vergadering, zonder dat het veel moeite kost. Door er professioneler uit te zien, is de kans groter dat je de deelnemers aan de vergadering er voortdurend aan herinnert dat ze zich in een zakelijke omgeving bevinden waar hun aandacht en betrokkenheid een noodzaak is (zelfs als ze eigenlijk thuis zijn).

Zodra je je eigen omgeving hebt opgezet, is het tijd om je virtuele vergaderruimte voor te bereiden. Zorg ervoor dat alle deelnemers elkaar duidelijk kunnen zien en horen.

Afhankelijk van het gekozen platform voor interactieve virtuele vergaderingen kun je het scherm aanpassen aan de visuele identificatie van je merk. Bijvoorbeeld door een virtuele achtergrond met een merknaam te gebruiken. Je kunt ook een aantal functies toevoegen om de ervaring van deelnemers te verbeteren, zoals breakout rooms, het instellen van rollen en een opnameoptie (indien gewenst).

Natuurlijk, als je gespreksvergaderingen wilt gebruiken voor meer dan alleen vergaderingen (bijvoorbeeld voor webinars of productlanceringen), moet je ook met die behoeften rekening houden.

Als je vooruit plant, kun je je virtuele vergaderruimte net zo productief en boeiend maken als een persoonlijke vergadering, en dat maakt je perfect klaar voor het houden van een interactieve online vergadering.

#2 Gebruik ijsbrekers aan het begin van de vergadering

Wat is een manier om de interactie tijdens een virtuele vergadering te verhogen? Door de vergadering te beginnen op een manier die de deelnemers op hun gemak stelt en hen meer op hun gemak stelt om hun ideeën en inzichten te delen.

Houd voor dergelijke situaties een paar ijsbrekers achter de hand om iedereen te helpen ontspannen en een meer open, verbonden omgeving te creëren voor virtuele teamcommunicatie.

Virtuele ijsbrekers moeten snel zijn en makkelijk om mee te doen. Kies er een die iedereen leuk vindt of al eerder heeft geprobeerd, zodat ze zich vanaf het begin op hun gemak voelen. Trek meteen hun aandacht, doorbreek de barrières en je zult zien dat de hele vergadering soepel verloopt.

Een ijsbreker kan zo simpel zijn als een korte tijd praten over niet-werkgerelateerde onderwerpen. Of je kunt een van de volgende dingen proberen om een meer interactieve virtuele conferentie of vergadering te stimuleren.

Voorbeelden van ijsbrekers die je kunt proberen:

• “Teamgrappen – Bij ijsbrekers gaat het erom dat je elkaar op je gemak stelt, dus grappen of vrolijke opmerkingen die persoonlijk zijn voor je team zijn geweldig. Misschien plaag je een collega altijd met het weer waar hij of zij is of geef je updates over een gedeelde hobby.
• “Kennismakingsvragen – Een van de eenvoudigste ijsbrekers voor virtuele vergaderingen, “kennismakingsvragen” helpen teams om zich meer verbonden te voelen. Kies gewoon een interessante vraag, zoals “wat is je favoriete eten?” of “waar is je droomvakantie?”, en vraag de aanwezigen om hun antwoord.
• Eén waarheid en twee leugens – Nog een makkelijke. Je gaat gewoon de groep rond en vraagt iedereen om één waarheid en twee leugens over zichzelf te vertellen. Dan probeert de rest van jullie te raden wie wie is.
• Virtuele hints – Hier is een ijsbreker voor interactieve videovergaderingen. Kies een of twee deelnemers om een schertsvertoning op te voeren die de rest van de groep moet raden. Als je het wat zakelijker wilt houden, kies dan zinnen die relevant zijn voor je werk.
• Laten zien en vertellen – Kies elke bijeenkomst een deelnemer die de groep iets interessants of belangrijks laat zien. Misschien is het een leuk souvenir dat ze oppikken of misschien is het hun hond. Wat het ook is, het zal de rest van het team helpen om hen wat beter te leren kennen.

#3 Voeg visuele hulpmiddelen toe aan elke presentatie

Zodra de luchtige ijsbrekers voorbij zijn, is het tijd om na te denken over hoe je virtuele vergaderingen leuk en interactief kunt maken, zelfs als je belangrijke informatie deelt.

Het is moeilijk om de aandacht van een groep vast te houden als je alleen maar tegen ze praat. Het is nog moeilijker als je teams op afstand moet managen. Het zal niet lang duren voordat je deelnemers beginnen weg te dromen en naar de stapel strijkgoed in de hoek van hun woonkamer kijken of zelfs hun e-mails gaan checken.

Het toevoegen van visuele hulpmiddelen aan presentaties in je vergaderingen helpt om de aandacht vast te houden. Bovendien leren veel mensen visueel, wat betekent dat ze informatie gemakkelijker opnemen als ze die kunnen zien. Visuele hulpmiddelen kunnen er dus niet alleen voor zorgen dat de deelnemers aan de vergadering meer betrokken zijn, ze kunnen hen ook helpen onthouden wat je hen vertelt.

Hier zijn enkele voorbeelden van visuele hulpmiddelen die kunnen worden gebruikt als interactieve hulpmiddelen voor virtuele vergaderingen:

Visuele hulpmiddelen die u kunt gebruiken in interactieve vergaderingen

• Grafieken en diagrammen – Deze zijn geweldig voor virtuele vergaderingen waarin je resultaten of prestaties uitsplitst. Grafieken en diagrammen werken als interessante visualisaties van wat anders droge of saaie cijfers kunnen lijken. Het is nog beter als de grafieken allemaal in de goede richting wijzen!
• Diavoorstellingen of decks – Een paar eenvoudige dia’s met de belangrijkste punten die je probeert over te brengen is een ander voorbeeld van een nuttig visueel hulpmiddel. Bovendien herinnert het je aan alles wat je moet behandelen.
• Vergaderagenda – Misschien zijn er geen gegevens om in een grafiek om te zetten en heb je geen tijd om een volledige diavoorstelling te maken. Zelfs gewoon je scherm delen en de agenda van de vergadering weergeven kan al een visueel element zijn van je vergadering.

#4 Feedback krijgen in realtime

Deze tip om virtuele vergaderingen interactiever te maken is een van de eenvoudigere. Als je hun inbreng wilt en ze betrokken wilt maken, vraag het ze dan!

Behandel je vergaderingen niet als eenrichtingsverkeer. Zorg ervoor dat iedereen weet dat ze hun meningen en ideeën kunnen – en moeten – delen. Hoe je dat doet is aan jou, of je nu kiest voor het maken en delen van een QR-code of voor een link naar een feedbackformulier.

Sommige interactieve online vergaderplatforms laten je in realtime enquêtes of opiniepeilingen uitvoeren terwijl je vergaderingen plaatsvinden, wat geweldig is. Het hoeft echter niet zo ingewikkeld te zijn.

Stop op relevante momenten in de vergadering gewoon even en stel je collega’s vragen.

Wat u uw virtuele collega’s zou kunnen vragen

• Is er nog iets (anders) dat jullie willen bespreken?
• Wat vind je van dat idee? Is er een manier waarop we het beter kunnen doen?
• Zijn deze tijdschema’s realistisch of moeten we onszelf meer tijd geven?
• Denk je dat we nog een vergadering moeten organiseren om dit punt verder te bespreken?

#5 Afgevaardigde vergadering Rollen en taken

Vaak wordt interactiviteit en betrokkenheid gekoppeld aan participatie. Een andere manier om je virtuele vergaderingen interactiever te maken, is door de deelnemers rollen en taken toe te wijzen binnen de vergadering.

Afhankelijk van de aard van de vergadering zijn er een paar verschillende dingen die je aan je collega’s kunt vragen:

Taken die deelnemers aan de vergadering moeten uitvoeren

• Maak aantekeningen of notulen – Je wilt waarschijnlijk een verslag van je vergadering, dus je kunt één deelnemer opdragen om aantekeningen te maken. Je zou hen ook kunnen vragen om die notities om te zetten in een meer georganiseerde set notulen voor de vergadering na afloop. Als je bang bent dat dit ze afleidt van de vergadering, kan sommige software voor virtuele callcenters dit voor je doen door middel van automatische transcriptie en gesprekssamenvattingen.
• Optreden als facilitator – De facilitator van een vergadering zorgt ervoor dat alles op het juiste spoor blijft en bij het onderwerp blijft. Ze hebben de agenda voor zich liggen en kunnen ingrijpen om de discussie een andere wending te geven.
• Wees de tijdwaarnemer – Als je ervoor moet zorgen dat je virtuele vergadering niet ook maar een paar seconden te laat loopt, kan een tijdwaarnemer helpen. Laat ze van tevoren weten hoeveel tijd je hebt om elk agendapunt te bespreken. Dan kunnen ze iedereen waarschuwen als iets te lang duurt en de discussie op gang houden.

#6 introduceer een element van plezier

Bij communicatie op afstand ontbreekt vaak het soort ongedwongen, informele interacties die normaal zijn in een kantooromgeving. Werknemers op afstand missen bijvoorbeeld de snelle babbels met collega’s als ze langs hun bureau lopen of discussies tijdens de waterkoeler over de tv van het weekend.

Een andere geweldige manier om meer betrokkenheid bij je virtuele vergaderingen te stimuleren, is om wat van die leuke en ongedwongen interacties terug te brengen.

Naast de ijsbrekers die we eerder hebben besproken, zijn er nog een heleboel andere dingen die je kunt proberen:

Leuke elementen voor uw virtuele vergaderingen

• Eenvoudige bijpraten – Het hoeft geen raketwetenschap te zijn. Begin je virtuele vergaderingen met de vraag hoe het met je team gaat of wat ze in het weekend hebben gedaan.
• Trivia quizzen – Maak af en toe wat tijd vrij voor leuke quizzen. Laat misschien eens per maand een andere deelnemer de vragen bedenken en hun collega’s uittesten.
• Teambuildingsspellen – Bedenk een aantal virtuele spellen voor je teams om samen te spelen. Misschien kun je virtueel Pictionary proberen, waarbij iedereen moet raden wat een collega tekent? Of, misschien, speel het ja of nee spel waarbij iemand een beroemd persoon moet raden met alleen ja of nee vragen.

De voordelen van interactieve virtuele vergaderingen

We hebben het al eerder gehad over de voordelen van weten hoe je virtuele vergaderingen interactiever kunt maken. Het is echter de moeite waard om ze hier nog eens samen te vatten, zodat je kunt zien waarom het de moeite waard is om de moeite te nemen:

• Productievere vergaderingen – Bijeenkomsten die interactiever zijn, zijn steevast ook productiever. Als alleen jij bijdraagt aan een vergadering, dan zijn de inzichten en ideeën van slechts één persoon bepalend voor die vergadering. Maar als iedereen meedoet, gaan creativiteit, probleemoplossing en nog veel meer naar een hoger niveau.
• Vertrouwen en verstandhouding opbouwen – Als je teams op afstand regelmatig contact met elkaar hebben, zullen ze meer vertrouwen opbouwen. Collega’s zullen elkaar gemakkelijker om hun mening vragen of om hulp vragen. Dat bevordert het moreel in uw bedrijf en verbetert ook de samenwerking.
• Verbetering van de bedrijfscultuur – Door het grotere vertrouwen en de betere verstandhouding die worden opgebouwd tijdens productievere vergaderingen, zal de algehele bedrijfscultuur gezonder zijn. Werknemers zullen het gevoel hebben dat ze bij een bedrijf werken waar ze goede vrienden hebben en waar hulp of ondersteuning slechts een paar klikken of een telefoontje verwijderd is.

Maak virtuele vergaderingen interactief en haal meer uit uw externe team

Hoe virtuele vergaderingen boeiender te maken, lijkt nu hopelijk een veel eenvoudigere puzzel om op te lossen. Het arsenaal aan tools dat je in 2024 tot je beschikking hebt, maakt het houden van interactieve virtuele vergaderingen een makkie.

Uw virtuele vergaderingen interactief en productief maken kan een game-changer zijn voor uw team. Het geeft iedereen het gevoel dat ze een zinvol gesprek hebben gehad, klaar om hun volgende doel aan te pakken – niet meer het gevoel dat de vergadering ook een e-mail had kunnen zijn!

Gebruik de bovenstaande tips om van uw virtuele vergaderingen een waardevolle ervaring te maken waar uw werknemers naar kunnen uitkijken. En als je op zoek bent naar dat ene hulpmiddel waarmee je volgende virtuele vergadering zo soepel als boter zal verlopen, meld je dan vandaag nog aan voor een gratis proefversie en bekijk de schat aan functies die we bieden.

Neem contact op met ons vriendelijke verkoopteam voor meer informatie.

Contact verkoop