Gids voor VoIP-problemen oplossen: De 9 meest voorkomende problemen oplossen

VoIP heeft zakelijke communicatie veranderd met goedkope gesprekken en flexibele set-ups. Bijgevolg, 31% van de bedrijven momenteel VoIP-systemen.

In dit artikel nemen we de meest voorkomende problemen in VoIP-netwerken onder de loep en bieden we eenvoudige oplossingen om je communicatie soepel te laten verlopen.

Belangrijkste opmerkingen:

• VoIP transformeert zakelijke communicatie, maar problemen zoals echo, jitter en wegvallende gesprekken blijven bestaan. Ontdek hoe uw bedrijf deze uitdagingen het hoofd kan bieden.
• Ondanks de belofte van betrouwbaarheid van VoIP, kunnen factoren zoals de kwaliteit van het internet en netwerkcongestie nog steeds gesprekken verstoren. Leer effectieve strategieën voor naadloze communicatie.
• Het implementeren van proactieve maatregelen zoals regelmatige controles van apparatuur en robuuste beveiligingsprotocollen kunnen VoIP-storingen voorkomen. Maar wat zijn de belangrijkste stappen om mogelijke problemen voor te blijven?

Is VoIP betrouwbaar?

Voordat we ons gaan verdiepen in betrouwbaarheid, nemen we even de tijd om te begrijpen hoe VoIP werkt.

VoIP (Voice over Internet Protocol) is een technologie waarmee je telefoongesprekken kunt voeren via het internet in plaats van via het traditionele PBX-netwerk. Het werkt als volgt:

1. Een VoIP-systeem zet analoge signalen (d.w.z. uw stem) die door uw microfoon worden ontvangen, om in digitale signalen.
2. De gegevens worden opgesplitst in kleine brokjes die spraakpakketten worden genoemd.
3. De pakketten worden afzonderlijk binnen milliseconden over verschillende paden geleid.
4. De digitale gegevens worden aan de kant van de ontvanger weer omgezet in analoge geluiden.

Dit proces maakt gegevensoverdracht zo efficiënt mogelijk en is de reden waarom VoIP kan bogen op een betrouwbaarheid van 99,9%. Je kunt echter nog steeds last hebben van echo, jitter en zelfs wegvallende gesprekken, afhankelijk van je verbinding, locatie, provider en netwerkcongestie.

De 9 meest voorkomende VoIP-problemen oplossen

Laten we nu de beste manieren bespreken om de hierboven vermelde problemen te vermijden en de best mogelijke gesprekskwaliteit te garanderen.

#1 Echo bij VoIP-gesprekken

Echo bij VoIP-gesprekken staat ook bekend als latentie. Spraakpakketten komen binnen met verschillende tijdsintervallen en geluidsniveaus, waardoor het leiden van een productief gesprek een uitdaging wordt.

Vaak is een beller zich niet volledig bewust van de echo omdat alleen de ontvanger het meeste hoort.

Er zijn drie mogelijke oorzaken van echostoring: Het apparaat, de vertraging van de Bluetooth-headset of de netwerkvertraging.

Problemen oplossen:

• Onderzoek het apparaat dat u gebruikt

Controleer of het systeem is bijgewerkt naar de nieuwste versie. Vergeet niet om ook de hardware te controleren: is alles goed aangesloten of is er schade? Nadat je goed hebt gekeken, kun je de functionaliteit testen.

• Fix de Bluetooth-headsetvertraging.

Als de apparaatconfiguratie geen oorzaak is, kan het probleem bij je Bluetooth-headset liggen.

Als je de vertragingen opmerkt in je Bluetooth headset maar niet in de bedrade handset, dan is het mogelijk om dit in korte tijd te verhelpen.

Als je bij VoIP-gesprekken meestal een echo hoort in het oortje en het mondstuk van je telefoon of headset, dan komt dat omdat het volume van het oortje te hard staat waardoor het mondstuk overstemd wordt.

Probeer het mondstuk van je telefoon af te dekken. Als de echo lager wordt, hoef je alleen het volume van het oortje lager te zetten.

#2 Jitter

Als delen van je gesprek ontbreken, door elkaar lopen of niet op volgorde staan, heb je last van Jitter. Hierdoor kunnen belangrijke delen van je gesprek onbegrijpelijk worden, wat de Klantentevredenheid niet ten goede komt.

Jitter treedt op wanneer miljoenen gegevenspakketten tegelijkertijd over hetzelfde IP-adres reizen. Jitterbuffers moeten de pakketten eerst verzamelen en ze in een gelijkmatig tempo naar de ontvanger sturen.

Dat zorgt voor een duidelijk gesprek. Maar soms kunnen ze verkeerd geconfigureerd zijn, waardoor sommige gegevenspakketten te vroeg of te laat aankomen – met onregelmatige tussenpozen.

Jitterbuffers kunnen op twee manieren verkeerd worden ingesteld: of ze zijn te groot of te klein. Wanneer een jitterbuffer te klein is, kan hij te veel pakketten weggooien, wat de gesprekskwaliteit kan verslechteren. Omgekeerd, als het te groot is, kan het extra vertragingen introduceren, waardoor gesprekken moeilijker worden.

Problemen oplossen:

• Neem contact op met je netwerkbeheerder en vraag hem om een herconfiguratie uit te voeren op basis van jouw specifieke probleem.
  
• Upgrade je internetconnectiviteit via ISP (Internet Service Provider) en probeer snelheidstestcheckers. Als het meer dan 20 ms is, ligt het probleem bij de ISP en kun je overwegen om een andere ISP te zoeken.
  
• Overweeg een ander type internetverbinding. Een andere mogelijke oorzaak is Wi-Fi. Het is zeker niet de beste oplossing voor VoIP-gesprekken. Overschakelen op Ethernet is een goede keuze, hoewel zelfs die stap gebreken kan hebben, zoals defecte Ethernetcodes. Verouderde modems kunnen ook jitter veroorzaken.

#3 Uitgevallen gesprekken

Deze kwestie is uiterst problematisch omdat je klant kan denken dat je gewoon hebt opgehangen. Gesprekken die worden afgebroken komen voor tijdens pakketverlies – sommige pakketten komen niet aan op hun eindbestemming.

Je hebt ze allemaal nodig voor een correcte gegevensoverdracht. Zelfs één ontbrekend stukje kan ervoor zorgen dat alle pakketjes verloren gaan. Uitgevallen gesprekken komen meestal voor bij grote volumes uitgaande gesprekken. Je kunt ook merken dat de druppels na een bepaalde tijd vallen.

Problemen oplossen:

• Ontkoppel alle apparaten die verbonden zijn met VoIP-netwerken en sluit ze één voor één opnieuw aan. Zo kun je bepalen welke het probleem veroorzaakt.
  
• Zorg ervoor dat al je software, VoIP-hardware en apparatuur up-to-date zijn. Automatische updates inschakelen kan een goed idee zijn.
  
• TCP opnemen (Overdrachtscontroleprotocol) met een ingebouwde foutcontrolefunctie. Het vermoedt dat de firewall de verbinding kan afsluiten en kan voorkomen dat het gesprek wordt beëindigd.
  
• Neem contact op met de provider: Controleer of het probleem niet in je instellingen zit. Je hebt misschien een instelling die het gesprek automatisch verbreekt na een bepaalde tijd om er zeker van te zijn dat dit geen ongeldige open gesprekken zijn.

#4 Het oproepsysteem werkt niet

Een ander VoIP-probleem is dat je oproepsysteem gewoon niet ingeschakeld kan worden, of dat het ene systeem niet werkt en het andere wel.

Problemen oplossen:

• Gebruik een PoE-netwerkswitch of sluit de wisselstroomadapter aan. Als je oproepsysteem niet wordt ingeschakeld, is het mogelijk dat je geen PoE-verbinding (Power over Ethernet) gebruikt. PoE vereist kwaliteitsbedrading en een goede netwerkswitch. De oplossing is vrij eenvoudig. Zorg ervoor dat je bedrading het T568-B-patroon volgt dat wordt aanbevolen door de netwerkbeheerder. Dit patroon verwijst naar een specifieke bedradingsconfiguratie die wordt gebruikt in Ethernetkabels.
  
• Pakketverlies: Soms kunnen delen van het gesprek verloren gaan tijdens de transmissie, waardoor het geluid haperig klinkt. Dit gebeurt wanneer een of meer gegevenspakketten die over een netwerk reizen hun bestemming niet bereiken, wat resulteert in ontbrekende gegevens.

#5 Choppy audio

Stel je voor dat je midden in een belangrijk zakelijk gesprek zit en cruciale details bespreekt met een klant, als het geluid plotseling hapert en moeilijk te verstaan is.

Helaas kan dit gebeuren en kan het worden veroorzaakt door:

• Niet genoeg bandbreedte: VoIP-gesprekken hebben een constante gegevensstroom nodig om goed te klinken. Alles wat de bandbreedte van je internet verbruikt, kan de gesprekskwaliteit verslechteren.
  
• Pakketverlies: Soms kunnen delen van het gesprek verloren gaan tijdens de transmissie, waardoor het geluid haperig klinkt. Dit gebeurt wanneer een of meer gegevenspakketten die over een netwerk reizen hun bestemming niet bereiken, wat resulteert in ontbrekende gegevens.
  
• Netwerkproblemen: Te veel verkeer of problemen met de netwerkinfrastructuur kunnen er ook voor zorgen dat VoIP-gesprekken slecht klinken.
  
• Problemen met de router: Als je router oud of verkeerd ingesteld is, kan dit VoIP-gesprekken in de war sturen.
  
• Problemen met hardware: Als je toestellen oud zijn of niet goed werken, kunnen ze ook problemen veroorzaken met de kwaliteit van VoIP-gesprekken.

Problemen oplossen:

• Controleer je internetverbinding. Onvoldoende upload-/downloadsnelheden zijn de meest voorkomende oorzaak van haperingen in VoIP-gesprekken. Voer snelheidstests uit en controleer of je voldoet aan de bandbreedteaanbevelingen van je VoIP-provider.
  
• Test je netwerk op problemen: Hoge latentie/jitter of pakketverlies kan een haperend geluid veroorzaken tijdens gesprekken. Als je deze problemen ervaart, overweeg dan routerfirmware-upgrades of neem contact op met je internetprovider (ISP).
  
• inschakelen Kwaliteit van dienstverlening (QoS) in op je router. Hierdoor krijgt VoIP-verkeer voorrang, worden vertragingen in pakketten voorkomen en klinken gesprekken vloeiender.
  
• Gebruik een bekabelde ethernetverbinding: Draadloze verbindingen zijn vatbaarder voor interferentie, waardoor vertraging en jitter kunnen optreden. Bedrade verbindingen zijn betrouwbaarder voor kristalheldere gesprekken.

• Reset PRAM op Mac of CMOS op Windows. Soms kunnen systeeminstellingen of firmwareproblemen audioproblemen veroorzaken. Als je leert hoe je het PRAM op je Mac reset of het CMOS op een Windows-pc wist, kun je deze problemen oplossen en de algehele gesprekskwaliteit verbeteren.

#6 Netwerk- en LAN-problemen

Bij het gebruik van VoIP voor gesprekken via een Local Area Network (LAN) kunnen er problemen ontstaan als apparaten privé IP-adressen gebruiken die niet gebruikt kunnen worden op het openbare internet.

NAT (Network Address Translation) verandert het lokale IP-adres van het apparaat in een openbaar IP-adres, maar soms wordt niet alle benodigde informatie in de berichten bijgewerkt.

Dit veroorzaakt problemen wanneer VoIP-toestellen proberen uit te zoeken hoe ze audio over het internet kunnen versturen omdat ze het privé IP-adres niet kunnen gebruiken.

Problemen oplossen:

• IP-telefoonsystemen configureren: IP-telefoonsystemen kunnen worden ingesteld om alle lokale IP-adressen te wijzigen in openbare adressen voordat berichten worden verzonden.
  
• Gebruik een speciale firewall/router: Een andere optie is om een speciale firewall/router te gebruiken die VoIP begrijpt en de IP-adresinformatie kan corrigeren wanneer berichten er doorheen gaan.

#7 beveiligingsproblemen

De meest voorkomende beveiligingsrisico’s bij VoIP zijn DDoS-aanvallen, geknoei met gesprekken, verouderde firewalls, vishing, VoIP-fraude, malware, VOMIT (Voice over Misconfigured Internet Telephones), SPIT (Spam over IP Telephony) en verouderde systemen.

Ze ontstaan vooral door de toenemende geavanceerdheid van cyberaanvallen, het gebrek aan bijgewerkte beveiligingsmaatregelen en de toename van het aantal apparaten en netwerken dat op het internet is aangesloten.

Problemen oplossen:

• Gebruik multi-factor authenticatie: Door authenticatie af te dwingen om legale gebruikers in het netwerk toe te laten, kan ongeautoriseerde toegang worden voorkomen.
  

• Implementeer twee-factor authenticatie: Dit kan ongeoorloofde toegang tot het VoIP-systeem voorkomen, omdat gebruikers een tweede vorm van authenticatie moeten opgeven, zoals een code die naar hun mobiele telefoon wordt gestuurd.
  
• Gebruik virtuele privénetwerken (VPN’s) voor toegang op afstand: Dit kan het risico om slachtoffer te worden van VoIP-hacking verkleinen, omdat het de gegevens versleutelt die via het internet worden verzonden.
  
• Kies een betrouwbare, veilige VoIP-provider: Zorg ervoor dat de VoIP-provider sterke beveiligingsmaatregelen heeft, zoals encryptie op hoog niveau, multi-factor verificatie en geavanceerd accountbeheer. Controleer of ze voldoen aan de accreditaties voor software (ISO, PCI/DSS, GDPR-naleving).

#8 Geen geluid na de oproep

Dit betekent dat je niets meer hoort nadat je gebeld hebt, ook al geeft de gesprekstimer aan dat het gesprek nog bezig is.

Dit probleem kan worden veroorzaakt door problemen met Network Address Translation (NAT), die invloed hebben op de manier waarop audio wordt getransporteerd in VoIP-gesprekken. Tekenen van NAT-problemen zijn onder andere eenrichtingsaudio bij gesprekken of audio die alleen werkt bij gesprekken op dezelfde locatie.

Problemen oplossen:

• Controleer je audio-instellingen om er zeker van te zijn dat de juiste apparaten geselecteerd zijn.
• Werk de audiodrivers van je computer bij naar de nieuwste versie.
• Zorg ervoor dat je microfoon en luidsprekers goed zijn aangesloten.
• Start je computer opnieuw op om tijdelijke problemen op te lossen.
• Houd je VoIP software up-to-date om compatibiliteitsproblemen te voorkomen.
• Als het probleem aanhoudt, moet u mogelijk contact opnemen met de ondersteuning van de VoIP-software of de fabrikant van uw computer voor verdere hulp. Enkele belangrijke punten over het oplossen van dit probleem:

#9 uitdagingen met faxen

Dit komt omdat de traditionele faxtechnologie gebaseerd is op analoge signalen, terwijl VoIP gebruik maakt van digitale pakketten.

Wanneer faxapparaten proberen te werken met VoIP-netwerken, kunnen ze problemen ondervinden bij het omzetten van analoge signalen in digitale gegevens.

Dit kan leiden tot problemen zoals verloren gegevens, vertragingen en problemen met apparaten die verschillende protocollen gebruiken.

Hoe het probleem op te lossen:

• Controleer compatibiliteit van apparatuur: Controleer of uw faxapparaat en beveiligingssysteem compatibel zijn met uw VoIP-apparatuur. Zo niet, overweeg dan om compatibiliteitsapparatuur te installeren, zoals een fax bridge.

• Lagere faxsnelheid: Pas de instelling voor de faxsnelheid aan op langzaam of standaard om de verzendsnelheid te verbeteren. Deze instelling is meestal te vinden in de fax- of instellingenmenu’s op het bedieningspaneel van de printer.

• Verminder internetverkeer: Minimaliseer internetactiviteit op andere apparaten die zijn aangesloten op het netwerk, omdat dit het VoIP faxen kan verstoren. Start de router en modem opnieuw op om problemen met de internetservice op te lossen.

• Controleer de faxverbinding: Controleer of de faxkabels goed zijn aangesloten op de juiste poorten en of de telefoonlijn is aangesloten op de poort 1-LINE. Controleer of er een kiestoon is door een telefoon aan te sluiten op de wandaansluiting en te bellen.

• Faxinstellingen aanpassen: Controleer de faxinstellingen, waaronder het kiestype (toon of puls) en de faxresolutie. Foutrapportage inschakelen om een rapport af te drukken in geval van fouten.

Beste praktijken om toekomstige VoIP-problemen te voorkomen

Hoewel VoIP talloze voordelen biedt voor communicatie in het huidige digitale tijdperk, is het niet immuun voor incidentele haperingen.

Het implementeren van best practices is echter essentieel om toekomstige VoIP-problemen te voorkomen en te zorgen voor een soepele communicatie-ervaring.

Hoewel sommige problemen onvermijdelijk kunnen zijn, kan het volgen van deze tips je een hoop kopzorgen in de toekomst besparen:

• Proactieve bewaking implementeren: Gebruik netwerkbewakingstools om de prestaties van uw VoIP-systeem te controleren. Vroegtijdige detectie van onregelmatigheden kan escalatie van veel problemen voorkomen.

• Zorg voor een sterk beveiligingsprotocol: Bescherm je VoIP-systeem tegen ongeautoriseerde toegang en cyberbedreigingen door sterke beveiligingsmaatregelen te implementeren, waaronder firewalls, encryptie en veilige wachtwoorden.
  
• Regelmatige trainingssessies: Houd je team op de hoogte van de nieuwste VoIP-functies, mogelijke beveiligingsrisico’s en tips voor het oplossen van VoIP-problemen door regelmatig trainingen te geven.
  
• Optimaliseer bandbreedtebeheer: Zorg ervoor dat uw netwerk voldoende bandbreedte heeft voor VoIP naast andere toepassingen. Overweeg zakelijke internetdiensten die VoIP-verkeer voorrang geven.
  
• Plan routinecontroles van apparatuur: Inspecteer en test VoIP-hardware en gerelateerde netwerkapparatuur regelmatig om slijtage of verouderde technologie op te sporen en te corrigeren voordat dit leidt tot serviceonderbrekingen.
  
• Stel een noodplan op: Maak een noodplan en train werknemers in het omgaan met crisissituaties om de impact van onverwachte inbreuken op de beveiliging te beperken.

Wanneer neemt u contact op met uw VoIP-provider voor hulp?

Hoewel veel VoIP-problemen zelfstandig kunnen worden opgelost, is het soms het beste om je provider om hulp te vragen:

• Uitval van de service: Als je VoIP-service volledig uitvalt of regelmatig wordt onderbroken, is het belangrijk dat je contact opneemt met je provider voor hulp. Ze kunnen je helpen met VoIP-problemen oplossen en je service herstellen.
  
• Hulp bij configuratie: Als je problemen hebt met het configureren van je VoIP-toestellen, functies of netwerkinstellingen, kan het nuttig zijn om contact op te nemen met je provider voor begeleiding.
  
• Beveiligingsproblemen: Als je een vermoeden hebt van ongeautoriseerde toegang, ongewone activiteiten of inbreuken op de beveiliging van je VoIP-netwerk, is het van cruciaal belang om je provider onmiddellijk op de hoogte te stellen zodat de nodige beveiligingsmaatregelen kunnen worden genomen.
  
• Aanvragen van functies of upgrades: Als u extra functies, functionaliteit of upgrades nodig hebt voor uw VoIP-service, zoals gespreksopname of Koppeling met andere softwareplatforms, kunt u contact opnemen met uw provider om de beschikbare opties en aanpassingsmogelijkheden te bekijken.
  
• Problemen met hardware of apparatuur: Als uw VoIP-telefoons, adapters, routers of andere apparatuur defecten, compatibiliteitsproblemen of storingen vertonen, kan het technische ondersteuningsteam van uw provider u helpen bij het oplossen van VoIP-problemen of vervangende apparatuur regelen.
  
• Training en ondersteuning: Als u of uw teamleden training of hulp nodig hebben bij het effectief gebruiken van VoIP-functies, toepassingen of beheertools, kan uw provider trainingssessies, documentatie of online bronnen aanbieden om in uw behoeften te voorzien.

Kies verstandig om problemen te voorkomen

Samenvattend is het cruciaal om de belangrijkste problemen bij VoIP te begrijpen en hoe je ze effectief aanpakt.

Een laatste advies: kies een betrouwbare VoIP-provider die een uitstekende klantenservice biedt en prioriteit geeft aan beveiliging is ook essentieel.

Een betere gesprekskwaliteit en kortere wachttijden zijn essentieel om klanten een geweldige ervaring te bieden. Dit helpt om meer klanten aan te trekken en helpt bij de klantenwerving, zoals je kunt leren van het verhaal van PlanRadar.

Een weloverwogen beslissing nemen is de sleutel tot het optimaliseren van je VoIP-systeem en het verbeteren van je bedrijfscommunicatie.

Als je klaar bent om te kiezen, bekijk dan ons e-book om het perfecte VoIP-pakket voor jouw bedrijf te vinden.