Gehoste IVR: wat het is, hoe het werkt en hoe het u kan helpen

Aangezien 35% van de klanten de voorkeur geeft aan self-service klantenservice, zijn gehoste IVR-diensten van vitaal belang voor uw bedrijf. De juiste IVR-hosting helpt uw klanten zichzelf te helpen.

Vraag het jezelf af: Wil je indruk maken op je klanten vanaf het moment dat ze contact opnemen? Wil je een gelikt, geavanceerd, gepersonaliseerd contactsysteem dat klanten rechtstreeks naar de antwoorden leidt die ze nodig hebben? Hosted IVR kan je precies dat bieden.

Laten we eens kijken wat gehoste IVR is, hoe het werkt en hoe uw bedrijf er baat bij kan hebben.

Belangrijkste opmerkingen:

• IVR is een intuïtief contactsysteem dat klanten via Interactive Voice Response-menu’s naar de antwoorden of mensen leidt die ze nodig hebben.
• Gehoste IVR biedt bedrijven veel voordelen, zoals meer personeel en Klantentevredenheid, door de gemiddelde gespreksduur met wel 40% te verkorten.
• CloudTalk kan een intuïtieve en intelligente cloud IVR-oplossing bieden die bij uw budget past.

Vind de provider die het beste past bij de unieke behoeften van uw bedrijf.

Gratis lezen

Wat is gehoste IVR?

Interactive Voice Response (IVR) is een effectieve manier om bellers naar de juiste plaats te leiden. Bij IVR “praat” de klant tegen het systeem en het systeem stuurt hem door. Op zijn best is het snel, effectief, persoonlijk en intuïtief.

Een gehost interactief voice response systeem bevindt zich in de cloud en wordt daarom ook wel cloud-gebaseerde IVR genoemd. Het gebruik van een gehost systeem heeft verschillende voordelen. Zo zijn de prijzen voor gehoste IVR vaak voordeliger en hebben gehoste IVR-oplossingen snellere en eenvoudigere insteltijden en een grotere schaalbaarheid.

Hoe werkt gehoste IVR?

IVR werkt via menusystemen. Als een klant belt, wordt hij begroet en krijgt hij een reeks opties te zien. Op basis van hun antwoorden zal het IVR-systeem hen snel door de menustromen leiden en hen naar de juiste persoon doorverwijzen.

Zie het als de contactcenterversie van triage. Het systeem identificeert snel de behoeften van elke klant en brengt ze op een gepersonaliseerde, intuïtieve manier naar de juiste plaats.

Wat maakt gehoste IVR-systemen anders?

Welnu, een gehost IVR-systeem wordt extern gehost door een externe aanbieder van gehoste IVR. Hosted IVR werkt meestal op SaaS-basis (Software as a Service). Klanten betalen een maandabonnement en krijgen toegang tot IVR software die in de cloud wordt gehost.

Met de juiste oplossingen kunnen gebruikers van gehoste IVR call flows ontwerpen en de software aanpassen aan hun behoeften. Ondertussen hoeven ze zich geen zorgen te maken over hardwarekosten of opslag en kunnen ze erop vertrouwen dat het hostbedrijf de beveiliging goed regelt en de software up-to-date houdt.

Wat zijn de voordelen van gehoste IVR?

Van schaalbaarheid tot uitstekende beveiliging en gepersonaliseerde customer journeys, er zijn veel voordelen van een gehost IVR-systeem:

Voor bedrijfsvoering

Flexibiliteit is een van de belangrijkste factoren in elke bedrijfsvoering. Problemen worden veel sneller en effectiever opgelost als je kunt vertrouwen op flexibele oplossingen.

PlanRadar benadrukt hoe goed de flexibiliteit van CloudTalk is geweest voor bedrijven:

Voor uw contactcenter medewerkers

Een gehoste IVR-service kan de druk op uw contactcenter medewerkers enorm verlichten. IVR’s leiden klanten rechtstreeks naar waar ze moeten zijn, beperken de frustratie bij klanten tot een minimum en zorgen ervoor dat er geen personeelstijd wordt verspild.

Een gehoste callcenteroplossing kan je ook helpen om veel processen te automatiseren. Nogmaals, dit bespaart tijd en maakt uw contactcenter medewerkers vrij om te doen waar ze het beste in zijn.

Als je kiest voor een gehoste oplossing, hoeft je personeel zich bovendien nooit zorgen te maken over het updaten of repareren van je systeem. Het hostbedrijf regelt dat allemaal voor je.

Voor uw klanten

De grootste voordelen van een gehost IVR-systeem zijn voorbehouden aan uw klanten.

Met een gehost IVR-systeem kunnen klanten snel doorverbonden worden met de persoon of service die ze nodig hebben. Een snelle klantenservice is altijd goed voor CX.

Een gehost IVR-systeem zoals CloudTalk is veilig genoeg om klanten gerust te stellen, intuïtief genoeg voor een naadloze klantervaring en persoonlijk genoeg om die zo belangrijke menselijke band met elke klant te behouden.

Waarom heeft uw bedrijf gehoste IVR nodig?

Waarom heeft uw bedrijf gehoste IVR nodig? Stel jezelf dan de volgende vragen:

• Hebben uw klanten verschillende behoeften, vragen en problemen?
• Heb je medewerkers die op afstand (willen) werken?
• Worstel je met hardwarekosten?
• Is het onderhoud van je bestaande systeem duur en/of tijdrovend?
• Zouden uw klanten een sneller en intuïtiever contactsysteem op prijs stellen?

Zo ja, dan is gehoste IVR zeker iets voor u.

U moet vaak IVR menu’s en gespreksstromen aanpassen

Wat als je bedrijf zo dynamisch is dat de redenen voor klantcontact vaak veranderen? Is het geen gedoe om IVR-menu’s en callflows te blijven veranderen?

Nee. CloudTalk maakt het heel eenvoudig om bijna elk aspect van het systeem te veranderen en aan te passen aan jouw behoeften. Deze flexibiliteit is een voordeel voor dynamische bedrijven omdat ze zo hun klantcontacttrajecten heel snel kunnen aanpassen, wanneer dat nodig is.

U hebt contactcenter medewerkers die op afstand willen werken

Volgens een recent State of Remote Work Report zei 98% van de ondervraagden dat ze minstens een deel van de tijd op afstand zouden willen werken. Bedrijven die op afstand of hybride kunnen werken, hebben dus een groot voordeel bij het aannemen van personeel.

Omdat hosted IVR niet gebonden is aan één werkplek, kunnen uw medewerkers op afstand werken, wat van vitaal belang is omdat het duidelijk is dat werken op afstand een blijvertje is.

Zolang je personeel toegang heeft tot je gehoste interactieve voice response software – of tot de beloplossing waar het deel van uitmaakt – kunnen ze werken waar ze maar willen.

De installatie- en onderhoudskosten van uw hardware zijn te hoog

Telefonie- en callcenterhardware kan erg duur zijn en onderhoudskosten kunnen een zware last zijn. De prijzen van IVR-telefoonsystemen zijn daarentegen meestal kosteneffectiever en eenvoudig te begrijpen.

Het SaaS-model betekent dat je bedrijf gewoon betaalt voor een abonnement. De belangrijkste hardware en het onderhoud worden allemaal verzorgd door de externe gehoste IVR-provider. Dit bespaart je tijd en geld.

Bied ondersteuning op topniveau met gehoste IVR

Een gehoste IVR-oplossing zoals die van CloudTalk kan uw klantentevredenheid enorm verhogen. En er zijn ook andere voordelen voor uw bedrijf.

Van het stroomlijnen van activiteiten tot het vrijmaken van uw personeel om zich te concentreren op wat belangrijk is, gehoste IVR kan echt wonderen verrichten in bijna elk aspect van uw bedrijf.
Neem vandaag nog contact op met CloudTalk en ontdek wat we voor u kunnen doen.