Communicatie in virtuele teams: Uw definitieve gids

In 2023 werkte 12,7% van de voltijdse werknemers op afstand en gebruikte 28,2% een hybride werkmodel, volgens Forbes. Dat is een aanzienlijk deel van de werknemers die ten minste een deel van hun tijd niet op kantoor zijn.

Managers zouden naar deze cijfers kunnen kijken en huiveren. Hoe kun je ervoor zorgen dat de communicatie binnen een virtueel team op hetzelfde hoge niveau staat als die met je personeel op kantoor?

Wij zijn er om die zorgen weg te nemen met praktische oplossingen.

Eerst gaan we in op wat effectieve virtuele teamcommunicatie zo belangrijk maakt, voordat we enkele van de belangrijkste uitdagingen bespreken en hoe deze overwonnen kunnen worden.

Belangrijkste opmerkingen:

• Bij virtuele teamcommunicatie gaat het erom teams op afstand en hybride teams te helpen verbonden te blijven en als een eenheid te werken.
• Goede virtuele communicatie is essentieel om de productiviteit en het moreel hoog te houden en om managers te helpen op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen.
• Om de communicatie in virtuele teams goed te laten verlopen, moet je over de juiste tools en mindset beschikken.
• CloudTalk is ideaal voor virtuele teams dankzij de gebruiksvriendelijkheid, hoge gesprekskwaliteit en functies voor monitoring en coaching op afstand.

Wat is communicatie binnen een virtueel team?

Zowel hybride werknemers als werknemers op afstand moeten met hun collega’s communiceren via virtuele oplossingen, omdat ze niet op dezelfde plaats zijn.

Telefonisch praten met iemand met wie je samenwerkt telt op zich niet echt als virtuele teamcommunicatie. In plaats daarvan beschrijft de term effectieve samenwerking, vaak tussen drie of meer teamgenoten, om naar een gemeenschappelijk doel toe te werken.

Je kunt het zien als het digitale equivalent van sterk teamwerk op kantoor, omdat beide berusten op een duidelijke en doelbewuste verbinding met teamleden om de best mogelijke resultaten te behalen.

Waarom je je zorgen moet maken over effectieve communicatie in virtuele teams

Communicatie in een externe werkomgeving kan moeilijk zijn. Zelfs met de beste software voor videoconferenties kun je niet vertrouwen op het lezen van de lichaamstaal van anderen en het kan erg moeilijk zijn om de toon nauwkeurig te lezen en over te brengen via tekst.

Waarom is het dan zo belangrijk om aandacht te besteden aan effectieve communicatie in virtuele teams?

Het eenvoudige antwoord is dat externe en hybride teams niet verdwijnen. Volgens recent onderzoek zou 98% van de ondervraagde werknemers op afstand willen werken – ten minste een deel van de tijd – voor de rest van hun carrière.

Dat betekent dat weten hoe je effectief communiceert in virtuele teams belangrijk wordt, zelfs voor bedrijven die werken op afstand momenteel niet aanmoedigen.

Virtuele teams zijn slechts zo goed als hun teamwork, en daarom is communicatie op topniveau absoluut essentieel. Je kunt zelfs een hogere eNPS-score bereiken door open communicatiekanalen te stimuleren en transparantie te bevorderen.

Uitdagingen voor communicatie in virtuele teams: Hindernissen om te overwinnen

We zullen niet ontkennen dat er veel communicatie-uitdagingen zijn in virtuele teams.

Om virtuele communicatieproblemen te overwinnen, moet je eerst begrijpen wat ze zijn. Dus, laten we beginnen.

Teamleden op afstand kunnen zich geïsoleerd voelen

Werknemers die volledig op afstand werken, hebben niet de kans om even naar het bureau van hun collega’s te lopen voor een kort praatje. Ze missen het sociale element dat komt kijken bij het werken in een gedeelde ruimte, vooral als ze asynchroon werken (niet op hetzelfde moment).

Dit geldt dubbel voor werknemers die al hun tijd doorbrengen in thuiskantoren, waar ze niet kunnen genieten van face-to-face communicatie met teamgenoten.

Tegelijkertijd, als slechts enkele van je teamleden op afstand werken, kunnen deze werknemers zich buitengesloten voelen van de groepssocialisatie. Dat kan zorgen voor een moeilijke interne dynamiek binnen je team.

Hybride teamleden kunnen dit isolement ook scherp voelen als ze goed kunnen opschieten met andere teamleden wanneer ze hen persoonlijk zien. Het contrast tussen je verbonden voelen wanneer je op kantoor bent en geïsoleerd zijn wanneer je thuis bent, kan ervoor zorgen dat eenzaamheid erger aanvoelt.

Deze isolatie benadrukt het belang van communicatie in virtuele teams om het moreel en het welzijn van de werknemers op peil te houden.

Het kan moeilijker zijn om structuur te behouden

Een heel team gefocust, betrokken en productief houden is geen gemakkelijke taak. Hetzelfde resultaat virtueel bereiken is nog moeilijker.

Een virtuele omgeving leent zich niet goed voor een gestructureerde aanpak van het werk. Dit komt omdat externe en hybride werknemers hun dagen vaak flexibel willen indelen, wat op zich geen probleem is. De echte uitdaging begint wanneer ieders ideeën over wat een gestructureerde werkdag is, erg verschillen.

Het is cruciaal om te weten hoe je de gevoelens en behoeften van het team kunt inventariseren en vervolgens een structuur kunt creëren die al deze gevoelens en behoeften omvat. Door op deze manier aandacht te besteden, kun je ook virtuele vergaderingen verbeteren en teamgenoten betrokken houden tijdens langere gesprekken.

Teamleden kunnen verschillende communicatiestijlen hebben

Zoals hierboven vermeld, denken teamleden niet altijd hetzelfde, wat voor uitdagende situaties kan zorgen in een externe context.

In persoon kunnen teamgenoten nog steeds van mening verschillen vanwege verschillende communicatiestijlen. Maar als teamgenoten dingen gewoon persoonlijk kunnen uitpraten, kunnen situaties gemakkelijk worden rechtgezet.

Dezelfde kleine misverstanden kunnen op afstand snel uitgroeien tot grotere problemen. Zo kan iets ogenschijnlijk eenvoudigs als het toevoegen van een emoji aan een bericht voor verwarring zorgen.

Onderzoek door Statista heeft aangetoond dat mannen en vrouwen emoji’s op verschillende manieren gebruiken. Dit kleine verschil in communicatiestijl kan leiden tot miscommunicatie, vooral als een bepaalde emoji niet wordt gebruikt om hetzelfde te betekenen voor twee verschillende groepen.

Bedrijfscultuur opbouwen is moeilijker

Bij het bekijken van de voordelen en uitdagingen van virtuele teamcommunicatie is de bedrijfscultuur een niet te missen onderwerp. Het beïnvloedt de manier waarop werknemers werken, evenals het soort verwachtingen en beloningen die gepaard gaan met het kiezen van een specifieke organisatie.

Het is echter niet altijd eenvoudig om op afstand een bedrijfscultuur op te bouwen.

Dit komt omdat teams op afstand niet kunnen vertrouwen op conventionele cultuurindicatoren zoals kledingvoorschriften en decoratiestijlen in kantoorgebouwen. Zonder deze aanwijzingen kan het moeilijk zijn om af te leiden hoe de cultuur is, vooral als werknemers slechts regelmatig contact hebben met een klein aantal collega’s.

Training van agenten is lastiger op lange afstand

Als contactcenter medewerkers op de juiste manier aan de slag gaan, zijn ze klaar voor hun hele carrière bij uw bedrijf. Het is dus cruciaal om contactcenter medewerkers zo goed mogelijk op te leiden.

Virtuele managers kunnen niet naar de contactcenter medewerkers kijken die ze trainen en intuïtief weten wie het moeilijk heeft. Het uitleggen van ingewikkelde of uitdagende processen is ook tijdrovender als je stagiairs je niet kunnen tegenhouden om vragen te stellen, of als ze vastzitten met een slechte verbinding.

Bovendien is het moeilijk om de prestaties van nieuwe contactcenter medewerkers structureel te volgen als je ze op afstand aanstuurt. Dit maakt het moeilijker om concreet aan te geven op welke gebieden er werk aan de winkel is, of wat specifieke sterke punten zijn.

Tools voor virtuele teamcommunicatie: De oplossingen die externe werknemers met elkaar verbinden

Uitdagingen overwinnen begint met jezelf voorbereiden op succes, wat je kunt doen door de beste communicatietechnologieën voor virtuele teams te gebruiken.

Laten we eens kijken naar de verschillende soorten communicatiemiddelen voor virtuele teams en waar ze het beste voor zijn. Zo krijg je een duidelijk beeld van het soort tools dat je nodig hebt om je eigen externe en hybride teams te laten floreren.

Software voor virtueel callcenter

Callcenters zijn de interface tussen je merk en je klanten, dus als je ervoor zorgt dat ze de juiste tools gebruiken, kun je die klanten de beste ervaring bieden.

Software voor virtuele callcenters is een noodzaak voor bedrijven met teams van contactcenter medewerkers en callcentermanagers op afstand. De beste voorbeelden van callcentersoftware, zoals CloudTalk, bieden een heldere, duidelijke geluidskwaliteit, ongeacht de fysieke locatie van uw contactcenter medewerkers.

Dit zorgt voor een professionele gebruikerservaring en stelt contactcenter medewerkers in staat om alle bellers telkens weer een uitstekende service te bieden.

Wanneer bedrijven software voor een virtueel callcenter nodig hebben

Of u nu al lang manager bent van een callcenter of voor het eerst een virtueel callcenter opzet, de juiste software voor een virtueel callcenter maakt het verschil voor uw bedrijf.

Dit soort software creëert een virtuele werkplek voor uw werknemers, waar managers gesprekken kunnen bijhouden en teamleden contact kunnen leggen met zowel hun collega’s als de klanten.

Virtuele werkplekken brengen teams dichter bij elkaar. Ze vergemakkelijken samenwerking en het gezamenlijk oplossen van problemen, wat de productiviteit verhoogt. Ze zijn van nature ook zeer schaalbaar, wat betekent dat je je bedrijf zo instelt dat het gemakkelijk kan groeien door te kiezen voor een virtuele callcentertool.

Oplossingen voor zakelijk bellen

Telefoongesprekken behoren tot de meest gunstige communicatiekanalen voor virtuele teams. Ze zijn onmiddellijk, wat betekent dat je in realtime kunt spreken en tegelijkertijd nog steeds kunt opnemen voor toekomstige referentie of om breder te delen.

Moderne oplossingen voor zakelijk bellen maken meestal gebruik van VoIP-technologie (Voice over Internet Protocol). Dit betekent dat ze gesprekken routeren via het internet in plaats van via traditionele vaste lijnen of mobiele signalen.

Bellen via VoIP is ideaal voor interne communicatie en samenwerking, omdat je er even gemakkelijk lokale als internationale gesprekken mee kunt voeren. Je hebt alleen een internetverbinding nodig.

Wanneer bedrijven zakelijke beloplossingen nodig hebben

Als je teams regelmatig communiceren via telefoongesprekken, heb je een oplossing voor zakelijk bellen nodig.

Met dergelijke oplossingen kunnen je teamleden elkaar gemakkelijk bereiken. Het stelt managers in staat om teamleden te controleren via snelle telefoontjes, terwijl iedereen in het team eraan wordt herinnerd dat ze nauwer met elkaar verbonden zijn dan ze misschien denken.

Dat versterkt de teambanden, wat communicatie en samenwerking op afstand aanzienlijk vergemakkelijkt.

E-mailclients

Een ander item dat je vaak tegenkomt op een lijst met de beste communicatiemiddelen voor virtuele teams is een e-mailprogramma.

Hiermee kun je e-mails schrijven en versturen, waardoor je teams beschikken over een langzamere vorm van tekstgebaseerde communicatie dan instant messaging (binnenkort meer hierover).

E-mailclients moeten je teamleden veel opties bieden voor het opstellen en categoriseren van hun digitale mail. Het is vooral belangrijk om aangepaste labels en submappen te kunnen maken, zodat ieders inbox goed georganiseerd blijft. Ook de optie om e-mails te markeren als e-mails met hoge prioriteit is een must, omdat dit helpt bij het prioriteren van taken.

Je wilt ook een uitstekende ingebouwde spamfilter om teamleden op afstand te beschermen tijdens het verzenden en ontvangen van e-mails.

Wanneer bedrijven e-mailclients nodig hebben

E-mailclients blinken echt uit wanneer het tijd is om een langer bericht te delen met minstens één teamgenoot of manager.

Omdat ze niet instant zijn, kunnen e-mails bewerkt en opgepoetst worden tot ze er precies zo uitzien als jij wilt. Zo kun je het beeld dat je via e-mails uitstraalt zelf bepalen, wat helpt om persoonlijkheid en een professionele houding in een virtueel team te creëren.

E-mailclients zijn ook handig als je team veel uitnodigingen verstuurt, bijvoorbeeld voor verkoopgesprekken of klantvergaderingen, omdat deze via e-mail kunnen worden verspreid en geaccepteerd of geweigerd.

Tools voor instant messaging

Als je overweegt hoe je de communicatie tussen virtuele teams kunt verbeteren, is het belangrijk om verder te kijken dan audio- en videokanalen. E-mailclients komen een heel eind in dit opzicht, maar je hebt ook een snellere, meer directe tegenhanger nodig.

Dat is waar instant messaging tools om de hoek komen kijken.

Bijna 90% van alle volwassenen in de VS in een Statista-enquête uit 2021 gaf aan Facebook Messenger te gebruiken, en dat is nog maar één instant messaging-app. Deze tools zijn niet alleen populair, ze zijn een moderne noodzaak op de werkplek, vooral voor externe werknemers.

Wanneer bedrijven tools voor instant messaging nodig hebben

Met tools voor instant messaging kunnen contactcenter medewerkers om hulp vragen bij een moeilijk ticket. Ze laten groepen contactcenter medewerkers hun kennis bundelen om de beste oplossingen voor vragen te bieden. Ze helpen managers om op een eenvoudige en niet-invasieve manier teamleden te controleren.

Bovenal creëren ze een sociale ruimte waar zelfs de meest geïsoleerde werknemer kan luisteren naar collega’s, zodat ze weten dat ze nooit alleen zijn.

Instant messaging tools worden bijna altijd geleverd met groep chat functies, die geweldig zijn voor het bespreken van specifieke onderwerpen in aangewezen ruimtes, of voor het samenbrengen van groepen medewerkers. Dat is cruciaal voor teams op afstand.

Oplossingen voor videoconferenties

Sommige vergaderingen worden het best face-to-face gehouden, wat moeilijk kan zijn in de context van een virtueel team. Dat is waar oplossingen voor videoconferenties om de hoek komen kijken.

Er bestaat een tool voor videoconferenties om realtime-interacties tussen leden op verschillende fysieke locaties te vergemakkelijken. Hiermee kun je andere gespreksdeelnemers zien en horen, die op hun beurt jou ook kunnen zien en horen.

Kortom, een tool voor videovergaderingen is het digitale antwoord op persoonlijke vergaderingen.

Wanneer bedrijven oplossingen voor videoconferenties nodig hebben

Wist je dat er zeven universele gezichtsuitdrukkingen zijn die in alle culturen herkend kunnen worden, zonder woorden?

Daarbovenop zijn er tonnen micro-expressies en reacties die de meeste mensen bij elkaar kunnen herkennen. Met behulp van videoconferencingoplossingen kunnen je virtuele teamleden zowel non-verbaal als met woorden communiceren.

Oplossingen voor videoconferenties geven teamleden het gevoel dat ze deel uitmaken van een groter geheel in plaats van een gezichtsloze entiteit. Ze zijn ook erg handig voor gehandicapte teamgenoten die misschien niet goed of helemaal niet kunnen typen, samen met teamleden die gebarentaal spreken.

Hulpmiddelen voor projectbeheer

Tot slot zijn projectmanagementtools ook erg belangrijk voor de communicatie in virtuele teams.

Deze tools helpen managers om hun teamgenoten in de gaten te houden. Ze helpen bij het delegeren van taken, virtuele samenwerking en het bijhouden van de voortgang en geven aan wie hulp nodig heeft en wat prioriteit moet krijgen om deadlines te halen en productief te blijven.

Wanneer bedrijven tools voor projectbeheer nodig hebben

Projectmanagementtools zijn het nuttigst voor virtuele teams die aan veel projecten samenwerken, of teams die samenwerking belangrijker vinden dan soloprojecten.

Ze zijn een must voor managers die micromanagement willen vermijden, maar toch regelmatig genoeg willen controleren om een verschil te maken in het dagelijkse werkleven van hun teamgenoten.

10 Bewezen methoden om de communicatie binnen een virtueel team te verbeteren

Vervolgens behandelen we de best practices voor virtuele teamcommunicatie die je zullen helpen om de teamsamenwerking te verbeteren en een gastvrije, goed verbonden teamcultuur te bevorderen.

#1 Investeer in de juiste gereedschappen

De eerste tip die we willen delen is om op zoek te gaan naar samenwerkingstools voor virtuele teams en ervoor te zorgen dat je de juiste kiest.

Lees eerst veel reviews voordat je een definitieve beslissing neemt. Klagen mensen over nieuwe functies of alleen over functies die al jaren geleden zijn opgelost? Hoe wordt de klantenservice van elke provider beoordeeld?

De prijs is een andere belangrijke factor. Neem de tijd om te controleren wat de pakketten van elke provider omvatten en voor welke functies je apart moet betalen. Soms is een iets duurder pakket eigenlijk de voordeligere keuze, op voorwaarde dat het meer bevat van wat je zoekt.

Het is ook de moeite waard om gebruik te maken van demo’s en gratis proefversies, omdat je het product dan uit de eerste hand kunt ervaren en kunt zien of het aan je behoeften voldoet.

#2 Duidelijke doelen en verwachtingen definiëren

Als je teamgenoten geen antwoord kunnen geven op de vraag “waarom is communicatie belangrijk in virtuele teams?”, dan is dat een teken dat je niet duidelijk genoeg bent geweest in het opstellen van doelen en verwachtingen.

Iedereen moet weten wat de belangrijkste werktijden zijn en hoe “beschikbaar zijn” eruit ziet. Het moet duidelijk zijn welke apparaten zijn toegestaan en welke niet, bij wie ze dit moeten melden en waar ze advies kunnen krijgen.

Door vanaf het begin zo duidelijk mogelijk te zijn, kun je ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte begint en dat werknemers of contactcenter medewerkers later niet verloren gaan.

#3 Regelmatig inchecken maar niet Micromanagen

Als je externe werknemers aanstuurt, moet je een dunne lijn bewandelen tussen te afwezig zijn en micromanagen.

De juiste hulpmiddelen helpen hierbij.

Functies zoals ingebouwde analytics en gespreksmonitoring en coaching maken het makkelijker om structuur te houden in het bijhouden van prestaties als je op afstand werkt. Ze stellen managers in staat om onopvallend in te checken, zodat contactcenter medewerkers weten dat ze worden ondersteund, maar zich niet constant in de gaten gehouden voelen.

#4 Tweerichtingsfeedback aanmoedigen

Een van de beste manieren om de communicatie in virtuele teams te verbeteren is om feedback te vragen en daar consequent naar te handelen.

Managers moeten hun teams laten weten hoe ze het doen, net zoals werknemers moeten kunnen aangeven wat niet werkt voor hen.

Op die manier kun je een model van voortdurende groei invoeren dat zowel managers als werknemers ondersteunt.

#5 Onboarding en training creëren om werken op afstand te ondersteunen

We zeiden al dat training op afstand moeilijk kan zijn. Je kunt die uitdaging verkleinen door specifieke inwerk- en trainingsmodules te maken voor externe medewerkers.

Dit is gemakkelijk te doen met een tool als CloudTalk, waarmee je binnen één dag nieuwe contactcenter medewerkers aan boord kunt nemen. Op die manier kunnen ze al na 24 uur beginnen met het aannemen en plaatsen van telefoontjes.

Op die manier kun je je inwerkproces stroomlijnen en verfijnen tot je het kunt samenvatten in één efficiënte inwerkdag.

#6 Informatie gemakkelijk toegankelijk maken

Niet alle communicatie hoeft onmiddellijk te zijn, of zelfs maar snel. Asynchroon leren kan zelfs een van de beste manieren zijn om te communiceren met virtuele teams, omdat iedereen dan in zijn eigen tempo informatie kan lezen en oppikken.

Daarom wil je ervoor zorgen dat virtuele teamleden toegang hebben tot gedeelde schijven voor documenten, kennisbanken, mappen en andere informatiebronnen.

Hoe gemakkelijker de informatie toegankelijk is, hoe kleiner de kans dat mensen vaak dezelfde vragen stellen. Dit stroomlijnt de communicatie en stelt werknemers in staat zichzelf te helpen.

#7 Kies de juiste communicatiemethoden

Niet alle informatie leent zich voor dezelfde communicatiemethoden.

Als je bijvoorbeeld een checklist voor een verkoopteam op afstand met je team wilt delen, is een e-mail misschien effectiever dan een vergadering. Teamleden kunnen een e-mail teruglezen om zich opnieuw vertrouwd te maken met de checklist, terwijl gesproken informatie misschien niet zo gemakkelijk wordt onthouden.

Denk goed na over elk stukje informatie dat je wilt overbrengen en hoe je dat gaat doen. Bedenk vooral hoe je het volgende wilt ontvangen die informatie.

#8 Verwaarloos het welzijn van je teams niet

In het echt kun je gemakkelijk zien of iemand niet in orde is. Managers van virtuele teams moeten daarentegen een stapje verder gaan en actief werken aan het opmerken van ongewoon gedrag.

Je kunt deze kloof helpen overbruggen door je bewust te richten op welzijn.

Het kan bijvoorbeeld helpen om verplichte pauzes in te voeren, zodat werknemers niet snel een burn-out krijgen. Regelmatig geplande check-ins helpen ook.

Je zou ook toegang kunnen bieden tot hulpmiddelen voor mentaal welzijn, zoals speciale apps waarmee werknemers hun gevoelens kunnen vastleggen en erover kunnen praten in een veilige, persoonlijke virtuele ruimte.

#9 Niet-werkactiviteiten aanmoedigen

Een van de beste communicatietips voor virtuele teams is het creëren van digitale alternatieven voor teamactiviteiten op kantoor.

Waar teams op kantoor na het werk naar een bar of restaurant gaan, of zelfs gewoon een praatje maken bij de waterkoeler, hebben virtuele teams deze teambuildingcommunicatie niet ingebouwd in hun structuur.

Deze niet-werkactiviteiten zijn echter cruciaal voor de cultuur en het moreel – moedig ze dus aan als je wilt dat je team zich verbonden en hecht voelt.

#10 Processen voortdurend beoordelen en verbeteren

De wereld van werk op afstand verandert en evolueert voortdurend, wat betekent dat je mee moet groeien.

Er worden altijd nieuwe tools en processen ontwikkeld en overgenomen, dus je benadering van werkprocessen op afstand moet ook blijven veranderen. Blijf dingen controleren en aanpassen tot je ze goed hebt. Als er vervolgens nieuwe veranderingen komen, begin je het proces opnieuw.

Goede communicatie binnen een virtueel team is de sleutel tot productiviteit

Door de communicatiepraktijken van virtuele teams te perfectioneren, kun je de productiviteit van je externe medewerkers naar nieuwe hoogten brengen.

Daarom is het de moeite waard om tijd en middelen te investeren in het optimaliseren van de communicatie van je virtuele team: Zonder communicatie kunnen je teams niet het beste uit zichzelf halen.

Sterke communicatie zorgt voor effectieve, gemotiveerde teams die alles op tijd en volgens hoge normen voor elkaar krijgen, elke keer weer.

Met CloudTalk kunt u binnen enkele minuten een revolutie teweegbrengen in de communicatie van uw virtuele team. Begin gewoon met een demo en je zult klaar zijn om te veranderen!