27 vakkundig gemaakte voicemailgroeten voor zakelijke communicatie

Rapporten tonen aan dat ongeveer 80% van de bellers die naar de voicemail worden gestuurd geen bericht achterlaten. Maar een opvallende voicemail begroeting zal ze aanmoedigen om dat gewoon te doen en het enige wat jij dan nog hoeft te doen is antwoorden.

Voicemail is een handig hulpmiddel waarmee klanten met je kunnen communiceren, ook al kunnen ze je op dat moment niet bereiken. Motiveer je klanten om een bericht voor je achter te laten door opvallende professionele telefoonbegroetingen te maken die niemand zal achterlaten.

Weet je niet hoe een professionele begroeting eruit moet zien? Hieronder vind je 27 vakkundig gemaakte groetberichten die je voor verschillende gelegenheden kunt gebruiken. Blijf lezen!

Belangrijkste opmerkingen:

• Stem je begroeting af op de persoonlijkheid van je merk en spreek je specifieke doelgroep aan, zodat elke beller zich gewaardeerd voelt.
• Duidelijkheid is belangrijk: Houd uw boodschap duidelijk en beknopt, zodat bellers precies weten welke informatie ze moeten achterlaten en wat ze daarna kunnen verwachten.
• Vermeld essentiële informatie: Vermeld altijd je bedrijfsnaam, de reden waarom je niet beschikbaar bent en een verzoek om de gegevens van de beller.
• Bellers op de juiste manier doorverbinden: Bied bellers alternatieve manieren om informatie te vinden of hulp te krijgen, zoals het bezoeken van je website.
• Snelle actie: Moedig bellers aan om een bericht achter te laten en verzeker hen van een tijdige reactie, toon respect voor hun tijd en vraag.

Wat is een goede voicemail begroeting voor bedrijven?

De ideale begroeting is actueel, duidelijk, precies en informatief. Het moet je bedrijfsnaam bevatten en een spijtbetuiging voor het missen van de oproep. Je moet de beller ook vragen om te vertrekken:

• hun contactgegevens
• de reden voor hun oproep
• alle andere details die je nodig hebt voor een effectieve follow-up.

Daarnaast bevat een goede zakelijke voicemail begroeting vaak een geschatte tijdspanne voor een terugbelgesprek, wat realistische verwachtingen schept voor de beller.

Het is goed om alternatieve contactmethodes of hulpbronnen in te bouwen, zoals bellers doorverwijzen naar je website voor directe antwoorden op veelgestelde vragen. Deze aanpak laat zien dat uw bedrijf klantenservice en efficiëntie hoog in het vaandel heeft staan.

Waarom zijn voicemailbegroetingen belangrijk?

Volgens Nectafy zal 88% van de mensen die zoeken naar een lokaal bedrijf binnen 24 uur het kantoor bellen of bezoeken. Maar als je bedrijf niet veel anders te bieden heeft dan een bezettoon, is de kans groot dat de beller ophangt en op zoek gaat naar een ander bedrijf.

Je kunt natuurlijk niet al je telefoontjes meteen beantwoorden. Daarom moet je professionele zakelijke telefoongroeten voorbereiden.

7 sleutelelementen van een professionele telefoongroet

Een professionele telefoonbegroeting is je eerste kans om een positief en efficiënt beeld van jezelf of je bedrijf neer te zetten. Het zet de toon voor de interactie en kan de perceptie van de beller aanzienlijk beïnvloeden.

Voicemailbegroetingen hebben een basisstructuur van wat ze moeten bevatten. Het volgen hiervan kan je basis zijn voor het op maat maken van een perfecte boodschap.

Hier zijn essentiële onderdelen voor een effectieve professionele begroeting:

1. Creëer een warm welkom

De eerste begroeting moet vriendelijk en warm zijn, zodat de beller ziet dat hij gewaardeerd wordt.

Voorbeeld:“Hallo” of“Goed [morning/afternoon/evening]”

2. Stel jezelf voor

Stel jezelf en je bedrijf of afdeling meteen voor. Dit bevestigt de beller dat hij op de juiste plaats is en voegt een persoonlijk tintje toe.

Voorbeeld: “Je bent nu bij CloudTalk, afdeling Verkoop. Mijn naam is …”

3. Hulp bieden

Spreek na de introductie je bereidheid uit om te helpen. Een eenvoudige vraag nodigt de beller uit om zijn doel te omschrijven en laat zien dat je bereid bent om te helpen.

Voorbeeld:“Hoe kan ik je vandaag helpen?“

4. Duidelijke begeleiding bieden

Bellers begeleiden bij wat ze nu moeten doen. Duidelijkheid is essentieel, of het nu gaat om het navigeren door een telefoonmenu of het verkennen van alternatieve contactopties.

Voorbeeld: “Als je belt over een bestaande bestelling, druk dan op 1. Als je hulp nodig hebt bij het plaatsen van een nieuwe bestelling, druk dan op 2.“

5. Vermeld reactietijd en roep op tot actie

Het is nuttig voor de beller om te weten wanneer hij of zij kan verwachten dat er contact met hem of haar wordt opgenomen. Vermeld daarom een verwachte responstijd. Zorg ook voor een oproep tot actie, zoals het achterlaten van een bericht of een verzoek om de identiteit van de beller en zijn/haar reden om contact met je op te nemen.

Voorbeeld: “Ik neem binnen 24 uur contact met je op.” / “Laat alstublieft een bericht achter na het signaal. Vermeld uw naam en het doel van uw oproep.“

6. Vereenvoudigen en focussen

Houd je begroeting duidelijk en to the point. Probeer binnen 20-25 seconden te vertellen wat nodig is en vermijd al te ingewikkelde zinnen of vakjargon dat de beller in verwarring kan brengen.

7. Gebruik een professionele toon

Gebruik een professionele toon in je begroeting. Dit houdt in dat je beleefd moet zijn, de juiste taal moet gebruiken en een positieve houding moet aannemen.

Afhankelijk van de situatie kun je ook het volgende toevoegen:

• Een verontschuldiging voor je onbeschikbaarheid en een korte uitleg;
• Bedank de beller voor het achterlaten van de boodschap;

PRO TIP: Als je bellers in verschillende tijdzones hebt, zorg er dan voor dat je je kantooruren en je tijdzone vermeldt, zodat je precies communiceert en verwachtingen schept.

27 Professionele Zakelijke Voicemail Groeten Scripts

Bekijk onze collectie van 27 professionele voicemailbegroetingen, stuk voor stuk ontworpen om efficiëntie, warmte en professionaliteit over te brengen. Deze voorbeelden zorgen ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen, zelfs als je de telefoon niet kunt opnemen.

Voicemail begroetingen voor bedrijven

1. Standaard zakelijk voicemailbericht

Dit is een begroeting die wordt afgespeeld wanneer je aan het werk bent maar momenteel niet beschikbaar bent om wat voor reden dan ook. Je woont bijvoorbeeld een vergadering bij.

Je kunt het langer houden, maar nog steeds op de aanbevolen snelheid van maximaal 30 seconden.

VOORBEELD: “Hallo, u bent nu op <bedrijfsnaam.>. Het spijt ons, maar we kunnen uw telefoontje nu niet aannemen. Laat je naam, contactgegevens en de reden van je bezoek achter. Een van onze teamleden neemt zo snel mogelijk contact met je op. U kunt ook onze website bezoeken [company website URL] voor meer opties. Bedankt dat je contact met ons hebt opgenomen.”

2. Gepersonaliseerd voicemailbericht in wachtstand

Dit is wat de klant hoort als hij in de wachtrij staat, omdat al uw contactcenter medewerkers momenteel een andere zaak aan het behandelen zijn. Klanten kunnen in de wachtrij wachten of meteen een voicemail inspreken.

VOORBEELD: “Beste beller, het spijt ons, maar al onze contactcenter medewerkers zijn momenteel bezet. Blijf alstublieft aan de lijn en een contactcenter medewerker zal uw oproep zo snel mogelijk beantwoorden. U kunt ook een bericht achterlaten. Bedankt voor uw geduld.”

3. Out-of-Office Voicemailbericht

Als je team afwezig is, raden we je aan specifieke berichten op maat te maken voor deze doeleinden. Het is vooral handig als je klanten wilt laten weten dat je kantoor beschikbaar is op specifieke kantooruren. Zo stel je een verwachting in van wanneer klanten je kunnen bereiken of wanneer ze je kunnen bereiken.

VOORBEELD: “Hallo, dit is <bedrijfsnaam.>. We kunnen uw oproep momenteel niet beantwoorden. Onze standaard openingstijden zijn van 9.00 tot 17.00 uur, van maandag tot en met vrijdag.

Je kunt onze website bezoeken voor meer informatie. Als u een bericht voor ons wilt achterlaten, vermeld dan uw naam, nummer en de reden van uw telefoontje. We nemen dan contact met u op. Dank u.”

4. Voicemailbegroeting voor oproepen ontvangen na kantooruren

Voor die momenten dat klanten of cliënten buiten je normale openingstijden bellen, is het cruciaal om een begroeting te hebben die hen informeert over wanneer ze een reactie kunnen verwachten.

VOORBEELD: “Bedankt voor het bellen [company name]. Ons kantoor is momenteel gesloten. Onze openingstijden zijn van [start time] naar [end time]Maandag tot en met vrijdag.

Laat uw naam, telefoonnummer en een kort bericht achter en we bellen u terug zodra ons kantoor weer open is. Bezoek voor meer informatie onze website op [website URL]. Bedankt!”

5. Voicemailbegroeting voor je mobiele telefoonnummer

Als je een zakelijke mobiele telefoon gebruikt, wil je een begroeting die professioneel en toch persoonlijk is. Dit voorbeeld heeft de juiste balans:

VOORBEELD: “Hoi, je hebt bereikt [your name] met [company name]. Ik ben momenteel niet beschikbaar om je telefoontje aan te nemen. Laat je naam, nummer en een gedetailleerd bericht achter en ik bel je zo snel mogelijk terug. Bedankt voor je contact en ik kijk ernaar uit om binnenkort met je te praten.”

6. Prompt antwoord per e-mail Voicemail

Als e-mail je favoriete contactmethode is, laat dat dan blijken in je voicemail om luisteraars aan te moedigen deze te gebruiken.

Dit script zet e-mailen neer als een sneller en efficiënter communicatiekanaal en leidt bellers daar naartoe.

VOORBEELD: “Hallo, dit is [name] van [company]. Stuur voor een onmiddellijk antwoord een e-mail naar [insert email address] en ik garandeer een antwoord aan het einde van de volgende werkdag. Als je vraag niet dringend is, laat dan je contactgegevens achter en ik neem contact met je op. Ik wens je een heerlijke dag.”

7. Voicemailbericht voor het doorsturen van specifieke vragen

Om geen tijd te verspillen aan telefoontjes die beter door iemand anders of op een andere manier kunnen worden afgehandeld, biedt dit voicemailbericht duidelijke aanwijzingen voor veelvoorkomende vragen.

VOORBEELD: “Hallo, met [your name]. Voor vragen over [X reason]moet je contact opnemen met [alternate contact] of [bezoek onze website, stuur een e-mail].. Voor al het andere kunt u uw naam en een kort bericht achterlaten, en ik beloof u dat ik u binnen enkele minuten terugbel. [one to three] werkdag[en].”

8. Informatief voicemail script voor algemene vragen

Dit voicemail script moet bellers efficiënt naar de meest gevraagde informatie leiden, wat tijd bespaart voor zowel de beller als je team. Het biedt een eenvoudig pad voor het verkrijgen van informatie, terwijl het toch de mogelijkheid biedt voor persoonlijk contact als dat nodig is.

VOORBEELD: “Hallo, je bent verbonden met [company]. Voor meer informatie over [X], onze [Facebookpagina, bedrijfswebsite, enz.] is een geweldige bron. Geïnteresseerd in meer informatie over [Y]? Bekijk [specifieke pagina op onze site, ons YouTube-kanaal, enz.]

Als je nog vragen hebt of gewoon met iemand van ons team wilt spreken, laat dan je naam en contactnummer achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.”

9. Verzoek om een geschikt tijdstip om terug te bellen

Laat je bellers weten dat je graag met ze in contact wilt komen door ze te vragen een voorkeurstijd in te spreken waarop je terug kunt bellen.

VOORBEELDEN: “Hallo, dit is [company name]. Sorry dat we je oproep gemist hebben! We komen graag bij je terug. Laat alstublieft uw naam en telefoonnummer achter, waarom u belt en wanneer u het beste teruggebeld kunt worden – we willen er zeker van zijn dat we u de volgende keer weer te pakken hebben. Ik kijk ernaar uit om binnenkort met je te praten.”

“Bedankt voor het bellen [your company]. We kijken ernaar uit om met je te praten. Laat ons je terugbellen zodra we beschikbaar zijn door je naam, contactgegevens en de reden van je telefoontje achter te laten. Nog een fijne dag.”

Vakantie, feestdagen en voicemail begroeten achterlaten

10. Voicemail vakantiebericht

Bedrijven werken meestal niet tijdens feestdagen, zoals Kerstmis of Pasen. Je moet een klant laten weten wanneer je terugkomt.

Deze begroeting kan ook wat informeler zijn omdat feestdagen vrolijke tijden van het jaar zijn.

VOORBEELD: “Hallo, <bedrijfsnaam/teamnaam> is uit tot [date]. We zorgen ervoor dat we je meteen terugbellen als we terugkomen. Als je verzoek dringend is, stuur ons dan een e-mail op [company email address]. Hartelijk dank. Fijne vakantie.”

11. Voicemail ouderschapsverlof

Ah, de vreugde van het verwelkomen van een nieuw gezinslid! Als je ouderschapsverlof hebt gekregen, overweeg dan om een voicemailscript te gebruiken dat bellers doorverwijst naar een ander contactpunt en tegelijkertijd een beetje van je persoonlijkheid laat zien.

Je hoeft je niet aan een formele toon te houden; pas het bericht gerust aan je eigen stijl aan.

VOORBEELD: “Hallo, u hebt bereikt [your name and title]. Ik ben momenteel met ouderschapsverlof tot [date]. In de tussentijd kunt u alle telefoontjes richten aan [alternate contact name] op [phone number] en e-mails naar [email address]. Bedankt, en ik zie je in [month you’ll be back in the office].”

12. Avontuurlijke vakantie voicemail bericht

Voor een vleugje humor in je vakantie voicemailbericht kun je het gegeven voorbeeld personaliseren. Het is een leuke manier om je bellers op de hoogte te brengen van je escapades. Vergeet niet te vermelden wanneer je terugkomt om opnieuw contact te maken.

VOORBEELD: “Hoi, dit is [your name]. Ik ga op avontuur, misschien [trektochten maken door Zuid-Amerika, navigeren door de dichte jungle van Borneo, snorkelen met walvissen in de Galapagos] – of heel misschien [vechten tegen een ernstige jetlag, zoeken naar ‘Zijn zwarte schorpioenen dodelijk’ of op jacht naar een extra sterke after-sunscreen].

Ik zal buiten bereik zijn tot [date]. Laat uw naam en de reden van uw telefoontje achter en ik neem contact met u op zodra ik terug ben.”

13. Ontslag Voicemail

Als je naar een nieuwe baan gaat, is het handig om een voicemailscript klaar te hebben voor je voormalige bedrijf dat bellers op een positieve en informatieve manier informeert over je vertrek. Het toevoegen van een persoonlijke notitie over “nieuwe avonturen najagen” voegt een vriendelijk tintje toe en brengt opwinding over je volgende hoofdstuk over.

VOORBEELD: “Hallo, [Person’s name] is op zoek naar nieuwe avonturen en is niet langer bij [Company name]. Stuur alle toekomstige verzoeken door naar [new or interim person’s name] op [phone number]. Bedankt voor het bellen!”

Voicemailbegroetingen voor specifieke bedrijven

14. Voicemailbegroetingen voor verkoopprofessionals

De juiste indruk maken is essentieel voor verkoopprofessionals.

Deze begroeting moedigt potentiële klanten aan om hun gegevens achter te laten voor een snelle follow-up:

VOORBEELD: “Hallo, en bedankt voor het bellen naar de verkoopafdeling van [company name]. Al onze verkopers zijn momenteel andere klanten aan het helpen, of je hebt buiten onze normale kantooruren gebeld, die zijn [start time] naar [end time].

Laat je naam, contactgegevens en een kort bericht achter over waar je naar op zoek bent en we bellen je graag terug om je te helpen. Bedankt voor het overwegen van [company name] voor je behoeften.”

15. Voicemail begroeting voor medische kantoren

In een medisch kantoor moet een voicemail begroeting een balans vinden tussen urgentie en instructies voor niet-spoedeisende situaties.

VOORBEELD: “Bedankt voor het bellen [medical office/doctor’s name]. We zijn momenteel niet beschikbaar om je telefoontje aan te nemen. Als dit een medisch noodgeval is, bel dan 911 of ga naar de dichtstbijzijnde eerste hulp.

Laat voor afspraken en alle andere vragen je naam, contactnummer en een kort bericht achter, dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op. Onze normale kantooruren zijn [hours and days]. Bedankt voor het bellen [medical office/doctor’s name].”

16. Voicemail groeten voor contactcenter medewerkers

Voor contactcenter medewerkers kan een goede voicemail begroeting het begin zijn van een nieuwe klantrelatie. Dit voorbeeld nodigt potentiële kopers en verkopers uit om hun gegevens achter te laten:

VOORBEELD: “Hallo, u hebt bereikt [your name]uw toegewijde makelaar bij [real estate company]. Ik help momenteel een andere klant of ben niet op kantoor.

Je telefoontje is erg belangrijk voor me. Laat je naam, contactgegevens en details over het object waarin je geïnteresseerd bent achter en ik neem zo snel mogelijk contact met je op. Bedankt voor het kiezen van [real estate company]waar we jouw droomhuis werkelijkheid laten worden.”

17. Voicemail begroeting voor advocatenkantoren

In een advocatenkantoor moeten voicemailbegroetingen professionaliteit en vertrouwelijkheid uitstralen. Hier is een voorbeeld dat beide doet:

VOORBEELD: “Bedankt voor het bellen [law firm name]. Ons kantoor is momenteel gesloten of we zijn in overleg. Laat na de pieptoon uw naam, contactgegevens en de aard van uw juridische vraag achter.

We behandelen elk gesprek vertrouwelijk en met prioriteit. We bellen je terug tijdens onze volgende kantooruren, die zijn [hours and days]. Bedankt voor het kiezen van [law firm name]waar uw juridische behoeften onze topprioriteit zijn.”

18. Voicemail begroeting voor kleine bedrijven en starters

Voor kleine bedrijven en starters is elk gesprek een potentiële kans om relaties op te bouwen, je netwerk uit te breiden of een verkoop te doen. Een beknopte, vriendelijke voicemail begroeting kan een groot verschil maken en professionaliteit en warmte uitstralen, zelfs als je de telefoon niet kunt opnemen.

Het is je kans om een positieve indruk achter te laten, verdere betrokkenheid te stimuleren en belangrijke informatie beknopt over te brengen.

VOORBEELD: “Hallo! Je hebt bereikt [Your Business Name]. We hebben nu alle hens aan dek en brengen je de beste [product/service] mogelijk en kan de telefoon niet opnemen.

Laat je naam, nummer en een kort bericht achter. We staan te popelen om met je te praten! Bezoek ook onze website op [Website URL] voor snelle informatie. Bedankt voor het bellen [Your Business Name], waar grote ideeën en geweldige service samenkomen. Spreek je snel!”

19. Voicemail begroeting voor horeca en dienstverlening

Een goed opgestelde begroeting kan uw bellers geruststellen dat hun tevredenheid en comfort uw topprioriteiten zijn, zelfs als u de telefoon niet kunt opnemen.

Het is een kans om warmte, professionaliteit en de essentie van je service over te brengen en tegelijkertijd essentiële informatie te geven.

VOORBEELD: “Bedankt voor het bellen [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name]waar jouw ervaring onze hoogste prioriteit is. Helaas kunnen we uw telefoontje op dit moment niet aannemen. We helpen waarschijnlijk andere gasten of klanten.

Laat je naam, contactnummer en de reden van je telefoontje achter. Als je belt om een reservering te maken of te wijzigen, om te informeren naar onze diensten of voor speciale verzoeken, dan horen we dat graag en beloven we je zo snel mogelijk terug te bellen.

Ga voor onmiddellijke hulp of meer informatie over onze diensten en aanbiedingen naar onze website op [Website URL]. Bedankt voor het kiezen van [Your Company Name]en we kijken ernaar uit om uw ervaring uitzonderlijk te maken. Fijne dag!”

20. Voicemail begroeting voor onderwijsinstellingen

Voor onderwijsinstellingen dient een voicemail begroeting als een belangrijk contactpunt voor leerlingen, ouders en personeel, om hen te voorzien van essentiële informatie en geruststelling wanneer directe communicatie niet mogelijk is.

Het is een kans om de toewijding van de instelling aan onderwijs en ondersteuning uit te drukken en tegelijkertijd bellers te begeleiden naar de volgende stappen.

VOORBEELD: “Bedankt voor het bellen [School/College/University Name]. We zijn momenteel niet beschikbaar, maar we nemen zo snel mogelijk contact met je op. Laat uw naam, contactgegevens en de reden van uw telefoontje achter.

Ga voor onmiddellijke hulp naar onze website op [Website URL] voor veelgestelde vragen en meer informatie. We waarderen je telefoontje en kijken ernaar uit om je educatieve reis te ondersteunen.”

Voicemailbegroetingen voor verschillende afdelingen

21. Voicemail begroeting voor recepties

De eerste indruk telt, en de voicemail begroeting van de receptie is vaak de eerste interactie die iemand heeft met je bedrijf. Maak het gastvrij en behulpzaam:

VOORBEELD: “Hallo, u bent bij de receptie van [company name]. We hebben momenteel een ander gesprek of zijn niet op kantoor.

Laat je naam, nummer en het doel van je telefoontje achter en we zorgen ervoor dat de juiste persoon zo snel mogelijk contact met je opneemt. Bedankt voor het bellen [company name]waar uw interesse wordt gewaardeerd.”

22. Voicemailbegroeting voor het telefoonnummer van de klantenservice

Klantenservice is ervoor zorgen dat je klanten zich gehoord en geholpen voelen, ook al is het via een voicemail.

Deze begroeting zet de juiste toon voor klantenservice:

VOORBEELD: “Dit is de klantenservice van [company name]. Het spijt ons dat we uw telefoontje gemist hebben. Ons team is beschikbaar vanaf [start time] naar [end time]Maandag tot en met vrijdag.

Laat je naam, contactnummer en de reden van je telefoontje achter, en een van onze medewerkers van de klantenservice neemt zo snel mogelijk contact met je op. Bedankt voor het kiezen van [company name].”

Voicemailbegroetingen verkoop

23. Voicemailbericht voor de verkoopafdeling

Deze begroeting onderstreept niet alleen de toewijding van het verkoopteam aan het succes van de klant, maar geeft ook op subtiele wijze aan hoe groot de vraag naar en de effectiviteit van hun diensten is.

Het is een slimme manier om de waardepropositie van het bedrijf te communiceren en tegelijkertijd de verwachtingen van de beller te managen.

VOORBEELD: “Hallo, u hebt gebeld met de verkoopafdeling van [Company name]. Onze teamleden helpen momenteel andere klanten door hen te helpen [vul doel in, zoals ‘25% groei realiseren door HR-activiteiten te stroomlijnen’], en kan uw telefoontje nu niet aannemen.

Laat je naam, bedrijfsnaam en telefoonnummer achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op. We waarderen uw telefoontje!”

24. Markeer promoties in uw voicemail

Informeer je bellers over lopende promoties, updates of nieuwe productlanceringen. Als je dat doet, kun je gemakkelijk een aantal van hun vragen van tevoren beantwoorden.

VOORBEELD: “Bedankt voor het contact met [company name]. Het klinkt alsof je geïnteresseerd bent in onze nieuwste [nieuw product, deal, aanbieding]. Wij zijn er ook erg blij mee!

Laat je naam en contactnummer achter en een tijdstip waarop we je het beste kunnen terugbellen. We staan te popelen om al je vragen te beantwoorden en de laatste updates te delen van [company name] met jou. We kijken ernaar uit om met je te praten en wensen je een geweldige dag!”

25. Voicemail verkoopresultaten

Je voicemail gebruiken om potentiële leads te koesteren is een slimme zet voor elke verkoopprofessional. Met zo’n script kun je kort benadrukken hoe jij waarde toevoegt aan je klanten, waardoor bellers herinnerd worden aan jouw unieke verkoopvoorstel.

Het is ook een slimme manier om mensen die per ongeluk je nummer hebben gebeld te informeren over wat je doet.

VOORBEELD: “Hallo, u hebt gebeld naar [your name] op [your company]. Op dit moment help ik anderen – mogelijk geef ik hen meer macht [type of company] om [X resultaten te behalen , zoals ‘hun leads verdubbelen in 50 dagen’, ’toptalent op het gebied van engineering aantrekken’, ‘de klantconversie met 25% verhogen’].

Laat uw contactgegevens achter en laten we bekijken hoe we deze successen kunnen kopiëren voor uw bedrijf.”

Korte en grappige voicemailgroeten

26. Eenvoudige voicemail begroeting

Je klanten hebben het druk en jij ook. Kies voor deze korte voicemailbegroetingen om snel tot de essentie door te dringen en een bericht achter te laten.

VOORBEELDEN: “Hoi! Bedankt voor het bellen [company name/your name]. Laat een kort bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op. Fijne dag!”

“Je hebt bereikt [company name]. We kunnen je telefoontje nu niet aannemen, laat ons je terugbellen! Laat uw naam en nummer achter, de reden van uw telefoontje en de beste tijd om u terug te bellen – we willen u niet weer missen. Spreek je snel weer.”

27. Grappig voicemailbericht

Als we informeel praten, kun je proberen humor te gebruiken in je boodschap. Deze aanpak is echt effectief om de aandacht van klanten vast te houden, omdat ze meestal geamuseerd zijn en willen horen waar je naartoe wilt.

Maar evalueer of dit type telefoongroet past bij je merkimago. Het kan werken met creatieve industrieën, maar niet met strikt professionele, zoals de financiële sector.

VOORBEELDEN: “Hoi, je hebt<bereikt, je naam> op <bedrijfsnaam>. We zijn bezig de wereld te redden door <voeg toe waar je bedrijf goed in is>. Als je meer wilt weten over hoe we dat doen, laat dan je naam en telefoonnummer achter en we nemen contact met je op zodra onze missie voltooid is. Dat zou vrij snel moeten zijn. Bedankt!”

“Dit is Bond. James Bond. Oké, het is geen Bond, al zou ik willen dat dat wel zo was. Het is echt [your last name], [your first name], [your last name]. Ik ben momenteel op een missie, misschien niet de wereld redden met MI6, maar ik beloof je uiterlijk morgen terug te bellen. Ik hoop dat je een leuke dag hebt.”

8 beste praktijken voor telefonische begroetingen

De eerste indruk is van vitaal belang, vooral aan de telefoon, waar je stem en manier van doen de toon zetten voor het hele gesprek. Een professionele en vriendelijke begroeting kan het verschil maken in klantenservice, zakenrelaties en alledaagse communicatie.

Er zijn verschillende kenmerken van hoogwaardige zakelijke telefoongroeten die je in gedachten moet houden.

1. Wees snel en positief

Neem de telefoon op binnen de eerste paar keer dat hij overgaat en begin met een warme, positieve toon. Een snelle en vrolijke begroeting laat zien dat je de tijd van de beller waardeert en creëert een gastvrije sfeer. Glimlach terwijl je de begroeting opneemt. Dit klinkt misschien gek, maar als je lacht, kunnen luisteraars je zien als vrolijk, open en vriendelijk.

2. Stel uzelf en uw bedrijf voor

Laat de beller meteen weten dat hij op de juiste plek is door je naam en die van het bedrijf te noemen. Dit bevestigt niet alleen aan de beller dat hij het juiste nummer heeft gekozen, maar personaliseert ook de interactie vanaf het begin.

3. Spreek duidelijk en langzaam

Duidelijkheid en tempo zijn essentieel. Spreek duidelijk en met een gematigde snelheid om er zeker van te zijn dat de beller elk woord begrijpt. Dit is vooral belangrijk in een professionele omgeving waar miscommunicatie kan leiden tot verwarring of frustratie.

4. Bereid zijn om te helpen

Laat weten dat je bereid bent te helpen door te vragen hoe je de beller kunt helpen. Zinnen als“Waarmee kan ik u vandaag van dienst zijn?” laten zien dat u graag ondersteuning wilt bieden en het gesprek productief wilt sturen.

5. Alternatieven bieden als ze niet beschikbaar zijn

Als de persoon die de beller probeert te bereiken niet beschikbaar is, is het cruciaal om alternatieve contactmethoden aan te bieden of een boodschap aan te nemen. Door opties aan te bieden, toon je aan dat je rekening houdt met de behoeften van de beller en zorg je ervoor dat hun verzoek in behandeling wordt genomen.

6. Wees origineel

Sommige zinnen, zoals “Uw telefoontje is belangrijk voor ons“, zijn al zo vaak gebruikt dat ze geen goede indruk meer maken op bellers. Houd de begroeting origineel. Je kunt zelfs de stoute schoenen aantrekken en humor gebruiken.

7. Maak het gemakkelijk voor het oor

Zorg ervoor dat er geen achtergrondgeluid is tijdens het opnemen. Dat kan de voicemail begroeting moeilijk te begrijpen maken. Houd je begroetingen persoonlijk en makkelijk om naar te luisteren. Spreek duidelijk en langzaam. Wees niet te robotachtig.

8. Blijf kort en efficiënt

Vergeet niet dat voicemail ook bedoeld is om tijd te besparen voor klanten. Vermijd het opnemen van 2 minuten durende begroetingen met allemaal poeha die niet relevant is. Houd het kort en bondig. De aanbevolen lengte is maximaal 24 tot 30 seconden, anders kan een beller midden in je bericht ophangen.

PRO TIP: Indien nodig kun je de kwaliteit van je begroetingen garanderen door professionele stemacteurs in te schakelen.

Zakelijke telefoongroeten instellen met een virtueel telefoonsysteem

Als je moeite hebt met voicemailbegroetingen, geen zorgen. Tegenwoordig kun je rekenen op virtuele callcentersoftware – zoals CloudTalk – om je een handje te helpen. Met verschillende handige tools en functies die je niet hebt als je een vaste telefoon gebruikt, kan het het werk van jou en je klantenserviceteam een stuk eenvoudiger maken.

Met een virtueel telefoonsysteem kunt u:

• Stel specifieke groepen in afhankelijk van je behoeften en sorteer de inkomende oproepen in groepen(doorschakelen). De beller wordt dan doorverbonden met de juiste contactcenter medewerkers.
• Stel je openingstijden in de app in. Je kunt ook instellen dat alle oproepen en berichten die na kantooruren binnenkomen, worden doorgeschakeld naar een bepaald nummer.
• Neem alle gesprekken op zodat ze later geanalyseerd kunnen worden.

Door tools zoals Cloudtalk te gebruiken, kun je ook zoveel op maat gemaakte professionele zakelijke telefoongroeten instellen als je wilt en plannen wanneer je wilt dat ze worden afgespeeld.

Met de virtuele telefoonsystemen kun je verschillende andere soorten berichten voorbereiden, bijv:

• Welkomstgroet – een standaardboodschap die klanten te horen krijgen als ze je callcenter bellen.
• Interactive Voice Response (IVR) – een gebruiksvriendelijk menu dat bellers relevante informatie geeft of hen helpt de juiste contactcenter medewerker/afdeling te kiezen voor een bepaald probleem.

Hebt u een krachtig maar gebruiksvriendelijk virtueel telefoonsysteem nodig voor uw bedrijf?

CloudTalk is geavanceerde software die je voicemailbegroetingen naar een hoger niveau tilt. Onze functies werken naadloos voor zowel grote bedrijven als voor kleinere, groeiende bedrijven. Bekijk alle geavanceerde functies van CloudTalk en probeer het gratis uit!

Conclusie

Een professionele voicemail begroeting is een integraal onderdeel van het communicatieraamwerk van je bedrijf. De juiste boodschap kan het imago van uw bedrijf aanzienlijk verbeteren, bellers geruststellen over hun belang en uw klantenserviceproces stroomlijnen.

Door een van de 27 professionele voicemailbegroetingen die we hebben gedeeld te selecteren of op maat te maken, stel je niet alleen een hoge standaard voor klantinteractie, maar zorg je er ook voor dat elke oproep, zelfs de gemiste, positief bijdraagt aan je bedrijfsreputatie.

Onthoud dat het doel van je voicemailbegroetingen is dat elke beller zich gehoord en gerespecteerd voelt, wat de weg vrijmaakt voor vruchtbare toekomstige contacten.