Top 12 Out-of-Office Voicemail Voorbeelden voor 2024

Ooit vastgezeten in de monotonie van voicemailbegroetingen? Je bent niet alleen.

Maar wat als je maar liefst 22% meer reacties zou krijgen als je een krachtige voicemail gebruikt, zelfs als je niet achter je bureau zit?

Effectieve voicemails verbeteren lead-nurturing en conversiepercentages door contact te leggen met gemiste prospects, een blijvende indruk achter te laten en aan te zetten tot actie, waardoor de verkoop mogelijk toeneemt.

Ga met ons mee en onthul de top 12 van voicemailvoorbeelden voor buiten kantoor, samen met tips van experts om je voicemail te verbeteren.

Belangrijkste opmerkingen:

• Verbeter de communicatie door de betrokkenheid te verbeteren en een persoonlijk tintje toe te voegen, terwijl je ook zorgt voor toegankelijkheid en het stroomlijnen van communicatieprocessen.
• Leer hoe je voicemails kunt opstellen met een klantgerichte aanpak die toewijding aan de klantenservice laat zien, sterkere relaties bevordert en in de loop der tijd vertrouwen opbouwt.
• Verwerk een vleugje humor of creativiteit in out-of-office voicemails om bellers te vermaken en een blijvende positieve indruk achter te laten, zodat ze een sterkere band en merkherinnering krijgen.

Waarom zijn Out-of-Office Voicemails belangrijk?

In de snelle wereld van vandaag is een buiten-kantoor voicemail niet alleen hoffelijkheid, het is een cruciaal contactmoment dat de perceptie van je klanten kan vormen en je bedrijf draaiende kan houden, zelfs als je er niet bent om het gesprek direct te beantwoorden.

Als je denkt dat voicemails buiten kantoor niet belangrijk zijn voor een bedrijf, dan zijn hier een aantal redenen om dit te heroverwegen:

• Out-of-office voicemails houden bellers op de hoogte wanneer je niet beschikbaar bent en zorgen zo voor een transparante communicatie.

• Ze informeren bellers over de duur van je afwezigheid en geven contactpersonen voor noodgevallen als dat nodig is.

• Door bellers te vertellen wat ze moeten doen tijdens je afwezigheid, zorgen voicemails voor afwezigheid ervoor dat belangrijke berichten niet over het hoofd worden gezien.

• Voicemails geven aan wat bellers kunnen verwachten en bieden begeleiding, wat professionaliteit en betrouwbaarheid uitstraalt.

• Door urgentie en een persoonlijk tintje toe te voegen, kunnen voicemails buiten kantoor de Klantentevredenheid verhogen en zo de bedrijfsreputatie en -relaties versterken.

Bovendien hebben onderzoeken aangetoond dat het gebruik van een krachtige voicemail kan leiden tot 22% meer reacties, wat benadrukt dat het effectief is om de betrokkenheid te behouden en ervoor te zorgen dat kritieke communicatie niet wordt gemist.

PlanRadar’s resultaten met Cloudtalk functies zoals voicemail

• 20% Efficiëntieverhoging bij contactcenter medewerkers
• 70% Meer efficiëntie bij het afhandelen van oproepen
• 3% Daling in gemiste oproepen

De perfecte out-of-office voicemail maken

Nu we hebben besproken waarom voicemails buiten kantoor belangrijk zijn, volgen hier 5 tips om ze optimaal te benutten:

#1 Introduceer je bedrijfsnaam

Begin je voicemail met een duidelijke vermelding van de naam van je bedrijf. Deze eenvoudige stap voegt een vleugje professionaliteit toe en zorgt ervoor dat bellers weten dat ze op de juiste plaats zijn.

Voorbeeld: “Hallo, dit is CloudTalk…”.

#2 Overzicht openingstijden

Schep verwachtingen door vooraf je openingstijden te vermelden. Dit helpt bellers te begrijpen wanneer ze een reactie kunnen verwachten en vermindert de kans op frustratie.

Voorbeeld: “Onze kantooruren zijn van 10.00 tot 17.00 uur Centraal Europese Tijd.”

#3 bieden duidelijke richtlijnen

Bellers begeleiden bij wat ze nu moeten doen. Of het nu gaat om het inspreken van een voicemail, het navigeren door een telefoonmenu of het verkennen van alternatieve contactmogelijkheden, duidelijkheid is essentieel.

Voorbeeld: “Als u belt over een bestaande bestelling, drukt u op 1. Als u hulp wilt bij het plaatsen van een nieuwe bestelling, drukt u op 2.”

#4 Extra contactmogelijkheden bieden

Bied alternatieve contactmethoden zoals e-mail of live chat. Dit zorgt ervoor dat bellers u ook buiten kantooruren kunnen bereiken.

Voorbeeld:“Contactcenter medewerkers zijn beschikbaar om u te helpen via de live chat functie op onze website. U kunt ons ook een e-mail sturen op help@cloudtalk.io.”

#5 Houd het zoet en eenvoudig

Respecteer de tijd van je bellers door je boodschap kort en bondig te houden. Streef naar 20-25 seconden om essentiële informatie effectief over te brengen.

Voorbeeld: “Hallo, dit is [Your Name] op [Your Company]. Ik ben momenteel niet op kantoor, maar kom terug op [Return Date]. Laat je naam, nummer en een kort bericht achter en ik neem zo snel mogelijk contact met je op. Bedankt voor het bellen en nog een fijne dag!”

Sluit de verkoop af met Out-of-Office Voicemail Mastery

Als je ooit hebt getwijfeld aan het belang van out-of-office voicemails voor een bedrijf, dan hebben we hier overtuigende redenen om dit te heroverwegen en tips om het potentieel ervan te maximaliseren.

Onthoud dat een goed opgesteld voicemailbericht het verschil kan maken in het onderhouden van sterke relaties met klanten en het verbeteren van je bedrijfsreputatie.

Maar om het volledige potentieel van je voicemailstrategie te benutten, heb je een voicemailoplossing nodig die het leven makkelijker maakt.

Met CloudTalk is het beheren van je voicemailberichten een fluitje van een cent. Van het bekijken en beantwoorden van voicemails direct in de app tot het ontvangen van transcripties in je e-mail, CloudTalk vereenvoudigt communicatie zodat jij je kunt richten op wat belangrijk is.

Lees hier meer over onze voicemailfunctie.